Технология внедрения систем электронного документооборота

1. Технология внедрения систем электронного документооборота Начальник Управления делами ООО «Межрегионгаз» Иванов Сергей Васильевич Москва, 01 октября 2009 г.

2. ГЕОГРАФИЯ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГРУППЕ КОМПАНИЙ ООО «МЕЖРЕГИОНГАЗ» 2007 - 2009 гг. – СЭД внедрена в более чем 60 компаниях, более 5 000 АРМ. 2009 - 2011 гг. – планируется внедрение в более чем 180 компаниях, более 10 000 АРМ. Технология внедрения систем электронного документооборота 1

3. Базовые предпосылки успешного внедрения СЭД • Налаженная система классического делопроизводства и бумажного документооборота • Совершенная нормативная база делопроизводства • Развитая IT-инфраструктура Компании • Навыки работы сотрудников с электронной почтой • Ясное понимание целей и ожидаемых результатов • Мнимые цели • Экономия бумаги и расходных материалов • Сокращение персонала Технология внедрения систем электронного документооборота 2

4. ЦЕЛЬ СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГРУППЕ КОМПАНИЙ ООО «МЕЖРЕГИОНГАЗ» Повышение эффективности внутрикорпоративного управления и качества информационного обеспечения производственной деятельности за счет: • комплексной автоматизации процессов документирования, подготовки и принятия управленческих решений • внедренияэлектронных форм работы документами • обеспечения прозрачности документооборота • стандартизации процессов работы с документами • электронного документооборотамежду компаниями Технология внедрения систем электронного документооборота 3

5. Этапы организации внедрения СЭД • Создание проектной команды • Анализ текущего состояния делопроизводства и документооборота, оснащения рабочих мест и уровня квалификации сотрудников • Разработка основных требований к СЭД • Выбор промышленного решения • Развертывание СЭД • Разработка и издание нормативных документов • Создание системы дистанционной поддержки и обучения пользователей • Обучение пользователей • Опытная эксплуатация системы с дублированием электронных документовбумажными • Переход к промышленной эксплуатации системы с отменой использования бумажных документов во внутреннем документообороте Технология внедрения систем электронного документооборота 4

6. Создание проектной команды Куратор проекта – руководитель высшего звена, курирующий реализацию проекта и заинтересованный в его результатах Руководитель проекта – эксперт ДОУ со знаниями в области управления проектами и применения современных информационных технологий При отсутствии такого специалиста в Компании, целесообразен найм Руководителя проекта (с опытом внедрения аналогичных проектов) на условиях срочного контракта (1 год) Рабочая группа проекта внедрения СЭД в составе: - руководители и ключевые специалисты службы ДОУ; - специалисты службы информационных технологий; - специалисты службы информационной безопасности; - делопроизводители ключевых подразделений. Технология внедрения систем электронного документооборота 5

7. Развертывание СЭД в подразделениях • Издание приказа о внедрении СЭД, закрепление ответственности руководителей за работу по внедрению системы в подразделениях • Утверждение плана развертывания системы в подразделениях и обучения пользователей • Установка СЭД на рабочих местах всех сотрудников службы ДОУ и их обучение • Установка СЭД на рабочих местах делопроизводителей (секретарей) подразделений и их обучение • Установка СЭД на рабочих местах руководителей и их заместителей, обучение производится на месте их секретарями • Планомерное подключение к СЭД ключевых пользователей и их самостоятельное обучение с помощью системы дистанционного обучения и службы технологической поддержки ДОУ Технология внедрения систем электронного документооборота 6

8. Организационно-методическое обеспечение проекта • До начала опытной эксплуатации СЭД необходимо разработать и довести до пользователей проекты следующих нормативных документов: • инструкцию по документационному обеспечению управления • приказ об обмене внутренними документами, подписанными электронной цифровой подписью в СЭД • положение о внутреннем электронном документообороте • порядок организации внутреннего электронного документооборота • порядок распределения ответственности по сопровождению системы электронного документооборота между службой ДОУ и подразделением информационных технологий Технология внедрения систем электронного документооборота 7

9. Опытная эксплуатация системы с дублированием электронных документов бумажными • Закрепление навыков работы в СЭД делопроизводителями и руководителями подразделений, а также наиболее подготовленными сотрудниками. • Практическое управление системой техническими и технологическими администраторами. • Отработка механизмов функционирования системы. • Плановая установка рабочих мест пользователей и подключение к системе. • Приобретение практических навыков работы с СЭД пользователей и закрепление знаний, полученных в результате самостоятельного обучения. • Периодическое информирование о наиболее успешных подразделениях, выделение лучших и инициативных сотрудников. • Контроль руководителями подразделений процесса освоения работы в СЭД и доклад о готовности к промышленной эксплуатации системы. • Доработка нормативных документов с учетом опыта эксплуатации СЭД. Технология внедрения систем электронного документооборота 8

10. Тиражирование СЭД в компаниях группы лиц • Приказ о создании рабочей группы и назначение руководителя проекта • Анализ организации делопроизводства и технического оснащения рабочих мест • Настройка СЭД с учетом локальной специфики Компании • Установка типового решения СЭД на рабочие места работников службы ДОУ и их обучение • Внедрение регистрации и сканирования документов в службе ДОУ • Назначение ответственных за делопроизводство в подразделениях компании, утверждение плана установки рабочих мест СЭД и обучение • Опытная эксплуатация СЭД в службе ДОУ и на рабочих местах ключевых подразделений • Разработка инструкции по ДОУ Компании на основе типовой инструкции для дочерних Обществ OOO «Межрегионгаз» • Приказ об утверждении инструкции по ДОУ и переходе к промышленной эксплуатации СЭД • Организация рабочего места по приему-передаче электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью • Заключение соглашения о подключении к корпоративной системе электронного документооборота OOO «Межрегионгаз» Технология внедрения систем электронного документооборота 9

11. Результаты внедрения СЭД • Повышение оперативности взаимодействия подразделений и региональных структур Компании. • Электронная рассылка организационно-распорядительных документов позволяет оперативно ознакомить с их содержанием сотрудников вне зависимости от расположения офиса • Использование СЭД делает прозрачным механизм согласования и исполнения документов, повышает эффективность контроля исполнения • Система электронного документооборота повышает эффективность производственной деятельности Компании в целом Технология внедрения систем электронного документооборота 10

12. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! ??? Иванов Сергей Васильевич Начальник Управления делами ООО «Межрегионгаз» S.Ivanov@mrg.gazprom.ru +7 495 719 50 35 Опыт внедрения систем автоматизации документооборота: Группа компаний ООО “Межрегионгаз”, проект корп. СЭД (Oracle+1С, 5000 р.м.), 2008 г. ООО “Межрегионгаз”, проект внедрения СЭД (Oracle, 450 р.м.), 2007 г. ЗАО Международный Московский Банк, проект внедрения СЭД (Lotus,1600 р.м.), 2005 г. Страховая компания “А-М-С”, проект внедрения САД (Lotus, 60 р.м.,) 1997 г.