ทบทวน การบริหารจัดการโครงการซอฟต์แวร์

1. ทบทวน การบริหารจัดการโครงการซอฟต์แวร์

2. Initiate Prepare Execute & Control Close Track & Control • Scope Management • Workplan Management • Resource Management (Time, Cost, People) • Deliverable Mgmt • Quality Management • Transition Plan • Int/Ext Vendor Management Startup Definition / Scope / Requirements Planning and Resource Allocation Reporting Completion &Assessment Review Risk & Issue Management Sponsor Management Communication Management Project Framework or วัฏจักรชีวิตการบริหารจัดการโครงการซอฟต์แวร์

4. โครงสร้างแผนงาน/ โครงงานโครงการ/ สารบัญ / บริบท หัวข้อข้อเสนอโครงการ • ปก และสารบัญ • ชื่อแผนงาน (DNA:- POMA, PDCA, POSCORB or IPO Logic) • ชื่อผู้รับผิดชอบ หน่วยงาน/ หัวหน้าแผนงาน โครงการ • ชื่อโครงการ (DNA:- POMA, PDCA, POSCORB or IPO Logic) • ความสำคัญของแผนงาน/โครงการ หรือ หลักการเหตุผล • ปัญหาและสาเหตุปัญหา ข้อเท็จจริง หรือ (IPO Logic) • ปัญหาและสาเหตุปัญหา เชิงทฤษฎี(IPO Logic) • หลักการและหรือทฤษฎี(IPO Logic) • จุดมุ่งหมายเชิงคำถาม(IPO Logic)

5. โครงสร้างแผนงาน/ โครงงานโครงการ/ สารบัญ / บริบท หัวข้อข้อเสนอโครงการ ต่อ • วัตถุประสงค์:- SMART(IPO Logic) • ขอบเขตการดำเนินการ (IPO Logic) หรือ Scope = Time + Resources /งบประมาณ • ผู้เข้าร่วมโครงการ/ผู้รับบริการ(Stockholders, Shareholders, Stakeholders) • แผนการปฏิบัติงาน (ระบุวิธีการ/ขั้นตอนการปฏิบัติ ระยะเวลา) • ตัวชี้วัดโครงการ และหรือผลลัพธ์คาดที่ว่าจะไดรับ/ผลสัมฤทธิ์ของโครงการ (IPO Logic) • วิธีการประเมินผลโครงการ

6. นิยาม สมมติฐาน การบริหารจัดการโครงการซอฟต์แวร์ • ตัวแปรตาม (Dependent Variables) คือ ธรรมชาติ ทุกข์/ปัญหาของซอฟต์แวร์คืออะไรบ้าง • ตัวแปรอิสระคือ(Independent Variables) ตัวแปรเหตุคือ • โครงการ (Project) หมายถึง การดำเนินกิจกรรมตามแผนงานที่ได้จัดทำขึ้น เพื่อบรรลุเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ภายใต้ระยะเวลา ทรัพยากร และงบประมาณที่กำหนด • ตัวแปรแทรก (Intervening/ Control Variables) • การบริหารจัดการ (DNA Managements:- POMA, PDCA) เข้ากับโครงการ ได้อย่างไร • คำถาม วิธีกำหนดชื่อแผนงาน และ ชื่อโครงการ กำหนดได้อย่างไร

7. การบริหารจัดการโครงการซอฟต์แวร์การบริหารจัดการโครงการซอฟต์แวร์ ปัญหาคำถาม วิธีกำหนดชื่อแผนงาน และ ชื่อโครงการ กำหนดได้อย่างไร คำตอบ มีการ Feasibility Study / SWOT Analysis • กำหนดแนวความคิด การจัดทำซอฟต์แวร์ และประเมินผลซอฟต์แวร์ (คิด – ทำ - แก้) โดยศึกษาวิเคราะห์แผนงานโครงการ VS. PEST (Information Systems: IS) • กำนดกลุ่มเป้าหมายผู้ใช้ :- นักธุรกิจเอกชน ราชการ นักวิชาการ สื่อมวลชน และผู้บริโภค • ประเมินเลือกสรรชื่อ โดยพิจารณา เพื่อมุมมอง IPO Logic??หรือตาม POMA, PDCA

8. จึงกล่าวได้ว่าโครงการลักษณะและความสำคัญของปัญหา จึงกล่าวได้ว่าโครงการลักษณะและความสำคัญของปัญหา • จะต้องมีการศึกษา ตาม Feasibility Study • ความสำคัญของปัญหา หรือ หลักการและเหตุผล • มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน • มีขอบเขต IPO Logic มีระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด • ประกอบไปด้วยกลุ่มของงาน (Task) ดำเนินงานภายใต้เงื่อนไขTQC • ของเวลา (Time) • ต้นทุน (Cost) • คุณภาพ (Quality) ของงาน • สรุป ลักษณะโครงการ เป็นแบบชั่วคราว (วัฏจักรชีวิตไม่ถาวร) คือ เกิดขึ้นและสิ้นสุดลงในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งขึ้นอยู่กับผลFeasibility Study:- ความซับซ้อน ความยากง่ายและประเภทของโครงการ ด้วยลักษณะดังกล่าวของโครงการ จึงจำเป็นต้องอาศัยการจัดการการดำเนินงานและทรัพยากรให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด ซึ่งคือ การบริหารโครงการ

9. การบริหารจัดการโครงการซอฟต์แวร์ ต่อ • จะต้องมีการบริหารจัดการโครงการ • การบริหารโครงการ (Project Management) หมายถึง การประยุกต์ใช้องค์ความรู้ ทักษะ เครื่องมือ และเทคนิค เพื่อดำเนินกิจกรรมตามความต้องการของโครงการให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ • ซึ่งโครงการผลิตซอฟต์แวร์ (Software Project) จำเป็นต้องอาศัยการบริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากโครงการเป็นงานที่ต้องดำเนินการภายใต้ข้อจำกัดหลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นแรงงาน ต้นทุนและเวลา หากการบริหารโครงการบกพร่อง จะส่งผลเสียต่อโครงการอย่างมาก กล่าวคือ อาจทำให้ส่งมอบซอฟต์แวร์ไม่ทันเวลา ใช้ต้นทุนเกินที่คาดการณ์ไว้ และซอฟต์แวร์ไม่มีคุณภาพหรือไม่ตรงตามข้อกำหนดความต้องการ

10. เริ่มต้นโครงการ/คิด วางแผนโครงการ/คิด ปิดโครงการ/ แก้ ดำเนินโครงการ/ ทำ วัฏจักรชีวิตโครงการ อายุสั้น 4 ขั้นตอน (Phases) • ขั้นเริ่มต้นโครงการ • ขั้นวางแผนโครงการ • ขั้นดำเนินโครงการ • ขั้นปิดโครงการ

11. ขั้นเริ่มต้นโครงการ (Project Initiation Phase) • กำหนดขอบเขตและขนาดของโครงการ รวมทั้งกำหนดกิจกรรมหรืองานที่จะต้องทำในแต่ละขั้นตอน • ขั้นวางแผนโครงการ (Project Planning Phase) • กำหนดกิจกรรมในแต่ละชั้นตอนของการผลิตซอฟต์แวร์อย่างชัดเจน • ประมาณการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ • จัดตาราง ประเมินความเสี่ยง • ขั้นดำเนินโครงการ (Project Execution Phase) • ดำเนินกิจกรรมตามตารางที่กำหนดไว้ • ติดตามการทำงาน ดูแล สั่งการ ควบคุมลูกทีม • แก้ปัญหาที่เกิดขึ้น • ขั้นปิดโครงการ (Project Closing Phase) • ดำเนินงานหลังจากติดตั้งระบบซอฟต์แวร์แล้ว • เป็นการบำรุงรักษาระบบ

12. ความยากการบริหารจัดการโครงการซอฟต์แวร์ความยากการบริหารจัดการโครงการซอฟต์แวร์ • ธรรมชาติซอฟต์แวร์เป็นผลิตภัณฑ์ที่จับต้องไม่ได้มี IPR • กระบวนการผลิตซอฟต์แวร์ไม่มีมาตรฐานที่แน่นอน • โครงการผลิตซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ย่อมมีลักษณะพิเศษแตกต่างกัน • ความต้องการในการผลิตซอฟต์แวร์เป็นวัตถุดิบที่ไม่สามารถจับต้องได้

13. กิจกรรม ในการบริหารจัดการโครงการ • การเขียนโครงการ และขอบเขตโครงการ (TOR) • การเขียนข้อเสนอโครงการ Proposal • การวางแผนและจัดตารางงานโครงการ Activity Scheduling • การประมาณการต้นทุนโครงการ • การติดตามและทบทวนโครงการ • การคัดเลือกและประเมินบุคลากร • การเขียนและนำเสนอรายงาน

14. การงานแผนโครงการ • แผนงานคุณภาพ (Quality Plan) แสดงรายละเอียดกระบวนการจัดการคุณภาพและมาตรฐานคุณภาพที่เลือกใช้ • แผนงานการทวนสอบ (Validation Plan) แสดงแนวทางทรัพยากรที่ต้องใช้ และตารางการทวนสอบระบบ • แผนการจัดการโครงแบบระบบ (Configuration Management Plan) แสดงกระบวนการจัดการโครงแบบของระบบและโครงสร้างที่ใช้ • แผนงานบำรุงรักษาระบบ (Maintenance Plan) คาดการณ์ความต้องการบำรุงรักษาระบบในอนาคต พร้อมทั้งประมาณการต้นทุนและแรงงานที่ต้องใช้ • แผนงานพัฒนาบุคลากร (Staff Development) แสดงรายละเอียดทักษะและประสบการณ์ที่ทีมงานต้องปรับปรุง

15. การงานแผนโครงการ ประเมินข้อจำกัด (เช่น เวลา งบประมาณฯ) กำหนด Milestone และ Deliverable ประมาณการซอฟต์แวร์ (ขนาด แรงงานฯ) ปรับตัวเลขประมาณการ, ปรับตารางงาน, เจรจาต่อรองข้อจำกัดใหม่ จัดทำตารางงาน (Schedule) ดำเนินงานตามตาราง

16. สิ่งที่ได้จากขั้นตอนการวางแผนโครงการ คือ แผนงานโครงการ (Project Plan) ซึ่งส่วนใหญ่ประกอบด้วยรายละเอียดดังนี้

17. สิ่งที่ได้จากขั้นตอนการวางแผนโครงการ คือ แผนงานโครงการ (Project Plan) ซึ่งส่วนใหญ่ประกอบด้วยรายละเอียดดังนี้

18. เป้าหมายของกิจกรรมและการส่งมอบงาน(Milestone และ Deliverable) Milestone คือ เป้าหมายหรือหลักชัยของกิจกรรม มีประโยชน์ต่อการติดตามความคืบหน้าของงานที่ทำ เมื่อดำเนินกิจกรรมเสร็จสิ้นตามเป้าหมาย ทีมงานต้องส่งมอบให้แก่ผู้บังคับบัญชาในรูปแบบที่เป็นทางการ เช่น รายงาน ซึ่งต้องส่งหลังจากเสร็จสิ้นแต่ละกิจกรรมแล้วเท่านั้น Deliverable คือ ผลลัพธ์ที่จะส่งมอบให้แก่ลูกค้าซึ่งได้จากการดำเนินโครงการ โดยทั่วไปจะส่งมอบงานเมื่อเสร็จสิ้นงานแต่ละระยะของโครงการ เช่น ระยะการกำหนดความต้องการ หรือการออกแบบ เป็นต้น Milestone และ Deliverable มีลักษณะคล้ายกัน คือเป็นสิ่งที่ได้เมื่อเสร็จสิ้นกิจกรรม ตั้งสองมีความแตกต่างกัน คือ Milestone เป็นสิ่งที่ได้จากการดำเนินกิจกรรมที่ดำเนินการภายในโครงการ และต้องจัดทำรายงานนำเสนอต่อผู้บังคับบัญชา แต่ Deliverable เป็นสิ่งที่ได้จากการดำเนินกิจกรรมซึ่งต้องส่งมอบให้กับลูกค้า

19. การจัดตารางงานโครงการการจัดตารางงานโครงการ การจัดตารางงานโครงการ (Project Scheduling) เป็นกิจกรรมที่ผู้บริหารโครงการต้องเริ่มจากการนำกิจกรรมหลักมาบางเป็นกิจกรรมย่อย แล้วกำหนดระยะเวลาแล้วเสร็จให้กับแต่ละกิจกรรม ซึ่งบางกิจกรรมอาจถูกกำหนดให้ดำเนินการไปพร้อมๆ กัน ผู้บริหารโครงการต้องสร้างความสัมพันธ์ให้กับทุกกิจกรรมเพื่อจะได้ทราบว่ากิจกรรมใดมาก่อนหรือหลัง นอกจากนี้ยังต้องจัดสรรบุคลากรให้เหมาะสมกับกิจกรรมเหล่านี้ โดยไม่ทำให้กิจกรรมเสร็จสิ้นล่าช้าหรือต้องใช้งบประมาณเกินกว่าที่กำหนด ซึ่งจะทำให้กิจกรรมดังกล่าวกลายเป็นกิจกรรมวิกฤติ (Critical Task) ได้

20. Gantt Chart Gantt Chart พัฒนาขึ้นเพื่อใช้จัดตารางการทำงานในโครงการ (Project Scheduling) Gantt Chart เป็นกราฟแท่งในแนวนอน แสดงระยะเวลาของกิจกรรมแต่ละขั้นตอน โดยรายชื่อกิจกรรมจะถูกแสดงไว้ในแนวตั้งด้านซ้ายมือ ระยะเวลา การทำงานจะแสดงในแนวนอนของแผนภาพ

21. Gantt Chart (ต่อ) Gantt Chart แสดงให้เห็นเวลาเริ่มต้น – สิ้นสุดกิจกรรม (Start/Finish Time) และระยะเวลารวมแต่ละกิจกรรม (Duration) เนื่องจาก Gantt Chart มีลักษณะเป็นกราฟแท่งแนวนอน จึงแสดงให้เห็นลำดับของแต่ละกิจกรรมที่ต่อเนื่องกัน ทำให้ทราบได้ว่ากิจกรรมใดต้องมาก่อนหรือหลังกิจกรรมใด หรือกิจกรรมใดที่ต้องดำเนินการไปพร้อมๆ กัน ผู้บริหารโครงการสามารถใช้ Gantt Chart กำหนดกิจกรรมวิกฤติ (Critical Activity) ที่ไม่อาจล่าช้าได้ (หากล่าช้าจะส่งผลให้โครงการล่าช้าไปด้วย) หรือใช้จัดกำลังคนและงบประมาณในแต่ละกิจกรรม ตลอดจนใช้ติดตามความคืบหน้า (Progress) ในการดำเนินงานได้อีกด้วย

22. กุญแจสู่ความสำเร็จในการบริหารโครงการกุญแจสู่ความสำเร็จในการบริหารโครงการ สถาบัน PMI (Project Management Institute : PMI) ได้กำหนดงานบริหารที่จะนำไปสู่ความสำเร็จในการบริหารโครงการไว้ทั้งหมด 9 ส่วน ซึ่งผู้บริหารโครงการต้องบริหารจัดการงานทั้ง 9 ส่วนดังกล่าวให้สำเร็จลุล่วง โดยอาศัยเครื่องมือและเทคนิคต่างๆ เป็นส่วนสนับสนุน

23. ปัจจัยสู่ความสำเร็จของการบริหารโครงการปัจจัยสู่ความสำเร็จของการบริหารโครงการ Time Cost Scope Quality Project Management HR Procurement Integration Risk T O O L S T ECHNIQUES Communication

24. การบริหารโครงการแต่ละส่วนมีรายละเอียด ดังนี้ 1. การบริหารโครงการโดยรวม (Project Integration Management) เป็นงานบริหารทีทำให้มั่นใจว่าการประสานการทำงานกันของทุกๆ ฝ่ายมความเหมาะสมและเป็นที่พอใจของทุกฝ่าย โดยผู้บริหารโครงการจะมีหน้าที่ในการระบุข้อดี ข้อเสียของวัตถุประสงค์ต่างๆ เพื่อเลือกเฉพาะวัตถุประสงค์ที่ตอบสนองความต้องการของผู้บริหารระดับสูงได้อย่างแท้จริง การบริหารโดยรวมเป็นงานบริหารที่ต้องเกี่ยวข้องกับบุคคลหลายฝ่ายและต้องอาศัยข้อมูลจากแผนการบริหารส่วนอื่นเป็นปัจจัยสำคัญใน การดำเนินงาน

25. การบริหารโครงการแต่ละส่วนมีรายละเอียด ดังนี้ 2. การบริหารขอบเขตของโครงการ (Project Scope Management) เป็นงานบริหารเพื่อให้ขอบเขตของงานทั้งหมดในโครงการ มีเฉพาะงานที่จำเป็นต่อการดำเนินโครงการให้สำเร็จลุล่วงเท่านั้น ผู้บริหารโครงการมีหน้าที่ในการกำหนดว่างานใดควรหรือไม่ควรดำเนินการ โดยการกำหนดโครงสร้างของงาน (Work Breakdown Structure) ในแต่ละระยะของโครงการไว้ล่วงหน้า เพื่อใช้ในการตัดสินใจเลือกเฉพาะงานที่จำเป็นจริงๆ

26. การบริหารโครงการแต่ละส่วนมีรายละเอียด ดังนี้ 3. การบริหารเวลาโครงการ (Project Time Management) เป็นงานบริหารเพื่อให้ปิดโครงการได้ทันเวลาที่กำหนดไว้ในแผนงาน โดยผู้บริหารโครงการต้องเริ่มต้นจากการกำหนดกิจกรรมที่ต้องดำเนินการ กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรม กำหนดระยะเวลาที่แต่ละกิจกรรมต้องการ วิเคราะห์ลำดับขั้นตอนการดำเนินกิจกรรม วิเคราะห์ระยะเวลาที่ใช้ และทรัพยากรที่ต้องใช้เพื่อจัดทำตารางงานโครงการ และขั้นตอนสุดท้ายคือควบคุมการเปลี่ยนแปลงของตารางงาน

27. การบริหารโครงการแต่ละส่วนมีรายละเอียด ดังนี้ 4. การบริหารต้นทุนโครงการ (Project Cost Management) เป็นงานบริหารเพื่อให้โครงการใช้ต้นทุนไม่เกินงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ โดยผู้บริหารโครงการต้องเริ่มจากการประมาณการจำนวนทรัพยากรที่ต้องใช้ (ทั้งกำลังคน วัสดุและอุปกรณ์) ราราของทรัพยากร ต้นทุนรวมทั้งหมด และควบคุมการเปลี่ยนแปลงของต้นทุนและทรัพยากร

28. การบริหารโครงการแต่ละส่วนมีรายละเอียด ดังนี้ 5. การบริหารคุณภาพโครงการ (Project Quality Management) เป็นงานบริหารเพื่อให้ทุกๆ กิจกรรมที่ดำเนินการในโครงการมีคุณภาพที่สุด ผู้บริหารโครงการต้องจัดทำเป็นระบบคุณภาพ (Quality System) ซึ่งรับผิดชอบในการสร้างคุณภาพให้เกิดขึ้น โดยประกอบด้วยงานคุณภาพ 4 ประการ ได้แก่ การวางแผนงานคุณภาพ (Quality Planning) การรับประกันคุณภาพ (Quality Assurance) การควบคุมคุณภาพ (Quality Control)และการปรับปรุงคุณภาพ (Quality Improvement)

29. การบริหารโครงการแต่ละส่วนมีรายละเอียด ดังนี้ 6. การบริหารทรัพยากรบุคคลของโครงการ (Project Human Resource Management) เป็นงานบริหารการใช้ทรัพยากรบุคคลของโครงการให้มีประสิทธิภาพและคุ้มค่ามากที่สุด โดยทรัพยากรบุคคลจะหมายถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในผลประโยชน์ของโครงการ ผู้สนับสนุน และบุคคลกลุ่มที่เกี่ยงข้อง หากจะกล่าวให้ชัดเจนงานบริหารด้านนี้คือ การจัดทีมงานของโครงการ โดยเริ่มจากการวางแผนโครงสร้างองค์กรของโครงการ (กำหนดบทบาท หน้าที่รับผิดชอบ และสายบังคับบัญชา) จากนั้นจะมีการจัดหาทรัพยากรบุคคลตามบทบาทที่วางแผนไว้ และจัดตั้งทีมงาน

30. การบริหารโครงการแต่ละส่วนมีรายละเอียด ดังนี้ 7. การบริหารการสื่อสารในโครงการ (Project Communication Management) เป็นงานบริหารทีมีวัตถุประสงค์เพื่อให้การจัดทำรายงาน การเก็บรวบรวมข้อมูล การเผยแพร่ การจัดเก็บ และการส่งข้อมูลข่าวสารไปยังปลายทางถูกต้อง แม่นยำ และเหมาะสม การบริหารการสื่อสารยังเป็นงานที่ต้องเตรียมการติดต่อประสานงานระหว่างบุคคล การเชื่อมโยงแนวความคิดและสารสนเทศ เพื่อนำไปสู่ความสำเร็จของโครงการ นอกจากนี้บุคคลทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับโครงการต้องทราบถึงวิธีการรับส่งข้อมูลข่าวสาร ตลอดจนคำศัพท์ที่ใช้ในโครงการ วิธีการบริหารงาน โดยผู้บริหารต้องเริ่มด้วยการวางแผนการติดต่อสื่อสาร (Communication Planning : กำหนดว่ากลุ่มบุคคลใดต้องการข้อมูลประเภทไหน ในรูปแบบมด) กำหนดการกระจายข้อมูลไปยังบุคคลแต่ละกลุ่ม (Information Distribution) จัดทำรายงาน (Performance Reporting) และจัดทำรายงานเพื่อการปิดงานแต่ละระยะ (Administrative Closure)

31. การบริหารโครงการแต่ละส่วนมีรายละเอียด ดังนี้ 8. การบริหารความเสี่ยงของโครงการ (Project Risk Management) การบริหารหรือการจัดการความเสี่ยงเป็นงานที่เกี่ยวกับการกำหนดปัจจัยเสี่ยง (Risk Identification) การวิเคราะห์ความเสี่ยง (Risk Analysis) การวางแผนความเสี่ยง (Risk Planning) การติดตามความเสี่ยง (Risk Monitoring) และการแก้ปัญหาความเสี่ยง (Risk Resolving)

32. การบริหารโครงการแต่ละส่วนมีรายละเอียด ดังนี้ 9. การบริหารการจัดซื้อของโครงการ (Project Procurement Management) การบริหารการจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement Management) เป็นกระบวนการจัดซื้อฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และว่าจ้างให้บุคคลภายนอกผลิตซอฟต์แวร์ให้ ตลอดจนบริการสนับสนุนอื่นๆ โดยการติดต่อทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างกับผู้รับเหมาช่วงหรือธุรกิจคู่ค้า กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอน ได้แก้ การวางแผนจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement Planning) การดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement Execution) การทำสัญญา (Contraction Procurement) การยุตดสัญญา (Closing the Contract)

33. กิจกรรม ในการบริหารจัดการโครงการ • การเขียนโครงการ และขอบเขตโครงการ (TOR) • การเขียนข้อเสนอโครงการ Proposal • การวางแผนและจัดตารางงานโครงการ Activity Scheduling • การประมาณการต้นทุนโครงการ • การติดตามและทบทวนโครงการ • การคัดเลือกและประเมินบุคลากร • การเขียนและนำเสนอรายงาน

34. การวางแผนโครงการ • แผนงานคุณภาพ • แสดงรายละเอียดกระบวนการจัดการคุณภาพและมาตรฐานคุณภาพที่เลือกใช้ • แผนงานการทวนสอบ • แสดงแนวทาง ทรัพยากรที่ต้องใช้ และตารางการทวนสอบระบบ • แผนการจัดการโครงแบบระบบ • แสดงกระบวนการจัดการโครงแบบของระบบและโครงสร้างที่ใช้ • แผนงานบำรุงรักษาระบบ • คาดการณ์ความต้องการบำรุงรักษาระบบในอนาคต พร้อมทั้งประมาณการต้นทุนและแรงงาน • แผนงานพัฒนาบุคลากร • แสดงรายละเอียดทักษะและประสบการณ์ที่ทีมงานต้องปรับปรุง

35. แผนงานโครงการ

36. เป้าหมายของกิจกรรมและการส่งมอบงานเป้าหมายของกิจกรรมและการส่งมอบงาน • Milestone • คือ เป้าหมายหรือหลักชัยของกิจกรรม มีประโยชน์ต่อการติดตามความคืบหน้าของงานที่ทำ เมื่อดำเนินการเสร็จตามเป้าหมาย ทีมงานจะต้องส่งมอบรายงานให้แก่ผู้บังคับบัญชา • Deliverable • คือ ผลลัพธ์ที่จะส่งมอบให้แก่ลูกค้าซึ่งได้จากการดำเนินโครงการ โดยทั่วไปจะส่งมอบงานเมื่อเสร็จสิ้นงานในแต่ละระยะของโครงการ แตกต่างกันคือ Milestone เป็นสิ่งที่ได้จากการดำเนินกิจกรรมภายในโครงการ และต้องจัดทำรายงานนำเสนอต่อผู้บังคับบัญชา แต่ Deliverable เป็นสิ่งที่ได้จากการดำเนินกิจกรรมซึ่งต้องส่งมอบให้กับลูกค้า

37. กุญแจสู่ความสำเร็จในการบริหารโครงการกุญแจสู่ความสำเร็จในการบริหารโครงการ • การบริหารโครงการโดยรวม • การบริหารขอบเขตของโครงการ • การบริหารเวลาโครงการ • การบริหารต้นทุนโครงการ • การบริหารคุณภาพโครงการ • การบริหารทรัพยากรบุคคลของโครงการ • การบริหารการสื่อสารในโครงการ • การบริหารความเสี่ยงของโครงการ • การบริหารการจัดซื้อของโครงการ

38. การจัดตารางงานโครงการการจัดตารางงานโครงการ • เป็นกิจกรรมที่ผู้บริหารโครงการต้องเริ่มจากการนำกิจกรรมหลักมาแบ่งเป็นกิจกรรมย่อย แล้วกำหนดระยะเวลาแล้วเสร็จให้กับแต่ละกิจกรรม

39. Gantt Chart • พัฒนาขึ้นโดย Henry L. Gantt ในปี 1917 ใช้จัดตารางการทำงานในโครงการ (Project Scheduling) • เป็นกราฟแท่งในแนวนอน แสดงระยะเวลาของกิจกรรมแต่ละขั้นตอน โดยรายชื่อกิจกรรมจะถูกแสดงไว้ที่แนวตั้งด้านซ้ายมือ ระยะเวลาการทำงานจะแสดงในแนวนอนของแผนภาพ

40. Gantt Chart

41. PERT/CPM • PERT (Project Evaluation Review Technique) • เป็นเทคนิคในการวิเคราะห์หรือประเมินเวลาที่ต้องใช้ในแต่ละกิจกรรมของโครงการ • แสดงเป็นแผนภาพกิจกรรมของโครงการที่เชื่อมโยงกันในลักษณะของเครือข่าย ทำให้ทราบว่าจะต้องดำเนินกิจกรรมใดให้เสร็จสิ้นก่อนกิจกรรมถัดไป กิจกรรมแทนด้วยเส้นลูกศร (Activity on Arch : AOA) และเชื่อมโยงกันด้วยวงกลม • เหมาะสำหรับโครงการใหม่ที่ไม่เคยเกิดขึ้นเลย เป็นการกำหนดในรูปแบบความน่าจะเป็น (Probabilistic)

42. PERT/CPM • CPM(Critical Path Method) • คล้ายกับ PERT แต่ CPM จะแสดงกิจกรรมด้วยสัญลักษณ์รูปวงกลม เรียกว่า โหนด เชื่อมโยงกันด้วยเส้นลูกศร (Activity on Node:AON) • เหมาะสำหรับโครงการที่เคยเกิดขึ้นแล้วในอดีต ทำให้มีข้อมูลเพื่อกำหนดระยะเวลาของกิจกรรมได้เป็นที่แน่นอน (Deterministic) ปัจจุบันนิยมเรียก PERT และ CPM รวมเป็นเทคนิคเดียวกัน เนื่องจากวัตถุประสงค์เหมือนกันแตกต่างกันเพียงการใช้สัญลักษณ์แทนกิจกรรมเท่านั้น

43. ประโยชน์ของ PERT/CPM • ใช้คำนวณหาเส้นทางวิกฤติในการดำเนินกิจกรรม ช่วยให้ผู้บริหารโครงการคำนวณหาเวลาได้หลายลักษณะ เช่น • เวลาที่เร็วที่สุดของแต่ละกิจกรรม (Time Earliest: TE) • เวลาที่ช้าที่สุดของแต่ละกิจกรรม (Time Latest: TL) • คำนวณระยะเวลาเมื่อต้องเร่งการทำงานของโครงการ • คำนวณค่าใช้จ่ายและแรงงานเมื่อต้องเร่งโครงการ

44. ตัวอย่าง การเขียน PERT/CPM

45. ติดตั้ง โปรแกรม ออกแบบรายงาน จัดทำเอกสาร 6 5.5 1 5 2 6 4 5 2 7 3 8 1 ออกแบบ ฐานข้อมูล 5 3 6 ออกแบบหน้าจอ เขียนโปรแกรม ทดสอบ โปรแกรม PERT/CPM TE = 11 TE = 18.5 TE = 5 TE = 13 TE = 22 TE = 21 TE = 18 TE = 11 TE = Time Earliest (เวลาที่เร็วที่สุดของแต่ละกิจกรรม )

46. การบ้าน ให้วาด PERT/CPM และหาค่า TE ในแต่ละจุด

47. ปัญหาต้นทุนโครงการบานปลายปัญหาต้นทุนโครงการบานปลาย • ไม่มีการกำหนดโครงสร้างรายการงาน (Work Breakdown Structure) ทั้งหมดที่จำเป็นต้องมีเพื่อให้โครงการแล้วเสร็จสมบูรณ์ เมื่อแจกแจงงานไม่ครบถ้วนจึงเกิดงานตกหล่นทำให้ต้นทุนที่คาดไว้น้อยกว่าความเป็นจริง อีกทั้งการดำเนินโครงการก็มิใช่มีแค่เพียงงานก่อสร้างเท่านั้นที่ทำให้เกิดต้นทุน • ไม่มีการจัดทำโครงสร้างรายการต้นทุน (Cost Breakdown Structure) จากโครงสร้างรายการงานที่ทำให้เกิดต้นทุนทั้งหมดของงานแต่ละสัญญาอย่างชัดเจน จึงไม่สามารถควบคุมต้นทุนของแต่ละสัญญาได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากดำเนินโครงการแบบเร่งรัดงานก่อสร้าง (Fast Track Construction Approach) อีกทั้งทำให้พิจาณาตัวประกอบปัจจัยต้นทุนไม่ละเอียดครบถ้วน เช่น ค่าเตรียมงาน ค่าดำเนินงาน ค่าภาษี เป็นต้น-

48. ปัญหาต้นทุนโครงการบานปลาย ต่อ • - การประมาณราคาต้นทุนไม่แม่นยำเพียงพอ และไม่สอดคล้องกับสภาวะราคาตลาด ณ ช่วงเวลาดำเนินโครงการ ในกรณีที่เผื่อมากเกินไปจะทำให้โครงการเสียโอกาสในการสร้างสรรค์งานเนื่องจากเข้าใจผิดว่างบประมาณไม่เพียงพอ • ไม่มีการจัดทำกรอบงบประมาณโครงการ (Budget Framework) ของงานแต่ละสัญญาอย่างชัดเจน จึงไม่สามารถควบคุมมูลค่างานตามสัญญาหนึ่งสัญญาใดให้สอดคล้องกับงบประมาณที่มีอยู่จริง บางครั้งใช้งบประมาณที่เผื่อไว้ฉุกเฉินในช่วงก่อสร้างไปจนหมดขาดเงินสำรองทำให้ต้องจ่ายเงินเพิ่มเติมเรื่อยไป

49. ปัญหาต้นทุนโครงการบานปลาย ต่อ • - ไม่มีการจัดสรรแบ่งงานและงบประมาณแต่ละส่วนให้ผู้ที่รับผิดชอบอย่างรบถ้วน ทำให้เกิดงานตกหล่นที่ขาดผู้ดำเนินการ • ใช้งบประมาณที่มีอยู่ไม่คุ้มค่า เช่น ใช้วัสดุแพงเกินความจำเป็น ออกแบบเผื่ออย่างไม่มีเหตุที่เหมาะสม ลงทุนในสิ่งที่ไม่ทำให้เกิดประโยชน์ ขาดทางเลือกให้เจ้าของโครงการพิจารณา เป็นต้น • แบบ (Drawing) และ/หรือรายการ (Specification)ซึ่งเป็นเครื่องมือแปลงความคิดทั้งหมดไปสู่การปฏิบัติจริงขาดความสมบูรณ์ ได้แก่ ไม่ครบถ้วนตามโครงสร้างรายการงาน ไม่ครบถ้วนตามความต้องการของโครงการ (Project Requirements) ไม่ถูกต้องตามมาตรฐานวิชาการ ไม่ถูกต้องตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง รวมถึงความขัดแย้งของแบบทำให้ไม่สามารถก่อสร้างได้จริงจะต้องแก้ไขเพิ่มเติมบางส่วน

50. ปัญหาต้นทุนโครงการบานปลาย ต่อ • Cost Management ต้องทำแบบ Pro-active เพราะต้นทุนเป็น Dynamic ต้องเข้าไปควบคุมตั้งแต่เริ่มต้น สร้างงบขึ้นมา จัดสรรปันส่วนให้ชัดเจนตามแต่ละสัญญาจัดซื้อจัดจ้าง และควบคุมเอาไว้จึงจะสำเร็จ • เมื่อพิจารณาสาเหตุหลักของปัญหาต้นทุนโครงการบานปลายข้างต้นแล้ว กล่าวได้ว่า ลำพังการควบคุมต้นทุนโครงการ (Cost Control) ไม่สามารถป้องกันปัญหาได้ เนื่องจากบางสาเหตุของปัญหา