รศ.ดร. วีระพงษ์ แพสุวรรณ ปลัดกระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี

วิธีการทำ Performance Auditing โดยใช้ Project-based Management หลักการและแนวทางปฏิบัติ รศ.ดร. วีระพงษ์ แพสุวรรณ ปลัดกระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี 1กรกฏาคม 2557 สำนักบริหารและพัฒนาวิชาการ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

Strategy • Performance Auditing • Project-based Management • What is Project? • Project Planning • Project Control • Project Management The Principles

ยุทธศาสตร์ของสถาบัน สถาบัน สำนักงานปลัด วท สถาบัน ยุทธศาสตร์ 2 พัฒนากำลังคนด้าน วทน เพี่อตอบสนองการสร้างศักยภาพกำลังคนของประเทศ ยุทธศาสตร์ แผนงาน 2.1 สนับสนุนและเสริมสร้างศักยภาพกำลังคน วทน เพื่อรองรับการพัฒนาประเทศ แผนงาน โครงการ 2.1.1 โครงการ โครงการนักเรียนทุนรัฐบาลด้าน วทระยะที่ 3 กิจกรรม 2.1.1.1 กิจกรรม จัดส่งนักเรียนทุนไปศึกษาวิชาภายในประเทศ

การประเมินความสำเร็จสถาบัน (Performance Auditing) สถาบัน สำนักงานปลัด วท สถาบัน ยุทธศาสตร์ 2 พัฒนากำลังคนด้าน วทน เพี่อตอบสนองการสร้างศักยภาพกำลังคนของประเทศ ยุทธศาสตร์ แผนงาน 2.1 สนับสนุนและเสริมสร้างศักยภาพกำลังคน วทน เพื่อรองรับการพัฒนาประเทศ แผนงาน โครงการ 2.1.1 โครงการ โครงการนักเรียนทุนรัฐบาลด้าน วทระยะที่ 3 กิจกรรม 2.1.1.1 กิจกรรม จัดส่งนักเรียนทุนไปศึกษาวิชาภายในประเทศ

Ok… But How? ความสำเร็จของสถาบัน ความสำเร็จของโครงการ แต่… ความสำเร็จของโครงการนั้น จะวัดอย่างไร ?? Project-based Management

Project-based Management Benefits • Performance Visibility • Single point responsibility not a committee • A structured process • Plan • Communicated • Manage & Control Project-based Management

What is Project? “ A unique process, consisting of a set of coordinated and controlled activities withstart and finish dates, undertaken to achieve an objectiveconforming to specific requirements including constraints of time, cost and resources -- Lockyer and Gordon, 1996 ’ ’

What is Project?: Project Team Cross-FunctionalTeam โครงสร้างสถาบัน โครงสร้างของ Project Team ไม่จำเป็นต้องเหมือนกับโครงสร้างสถาบัน

Project Planning Need / Opportunity Goals Transforming “Strategies” into “Implementations” Actions / Responsibilty Objectives/Benefits Plan : activities, resources and time Work Breakdown Structure Solution /Delivery Strategy

Project Control • Earned Value Management (EVM)

Project Management • Develop common set of objectives of the project • Alight & manage the expectations and responsibility • Team-oriented Key Factors in Good Project Management Teamwork Leadership • Effective Delegation • Motivation • Being Consistent • Make tough decisions • Decision Making • Dealing with confronting situations • Open Communication Communication • Discard “managers manage” and “others do” concept • Open communication must be encouraged • Good personal communication skills • People respond positively to being kept informed

Project Planning • Work Breakdown Structure (WBS) • Responsibility Assignment Matrix (RAM) • Estimation Techniques for Planning How To

Project Planning Work Breakdown Structure + Responsibility Assignment Matrix Work + Time + Money + People

WBS Example: Web Design Project • Web Design Project • 1.1 Planning • 1.1.1 Product Definition • 1.1.2 Stakeholder Approval • 1.2 Definition • 1.2.1 Requirements Development • 1.2.1.1 Business Requirement Development • 1.2.1.2 System Requirement Development • 1.2.2 Conceptual Design Development • 1.2.2.1 Conceptual Data Design • 1.2.2.2 Conceptual Process Design • 1.2.3 Architectural Design Development • 1.2.3.1 Web Design Methods Evaluation • 1.2.3.2 Web Design Method Selection • 1.2.4 Bill of Materials (BoM) Creation • 1.2.5 Resource Procurement • 1.2.5.1 Human Resource Procurement • 1.2.5.2 Hardware Procurement • 1.2.5.3 Software Procurement • 1.2.5.4 Telecom Procurement • 1.3 Construction • 1.3.1 Detailed Designed Development • 1.3.2 High-Level Test Plan Development • 1.3.3 System Components – Code, Unit Test • 1.3.3.1 Database Components • 1.3.3.2 Code/Logic Components • 1.3.3.3 Web GUI Interface Components • 1.4 Testing • 1.4.1 Testing Execution • 1.4.1.1 System Test • 1.4.1.2 User Acceptance Test • 1.4.1.3 Performance Test • 1.4.2 Analyze Defects/Correct • 1.4.3 Production Readiness Verification • 1.5 Deployment • 1.5.1 Transition • 1.2.1.1 Support Personnel Training • 1.2.1.2 Support Procedures Documentation • 1.5.1.3 Software • 1.5.1.4 Hardware • 1.5.2 Legacy System Decommissioning • 1.6 Project Management

งาน: 10%, เงิน: 10K งาน: 40%, เงิน: 100K งาน: 15%, เงิน: 150K งาน: 15%, เงิน: 20K งาน: 10%, เงิน: 50K WBS: tree structures งาน: 10%, เงิน: 30K

Deliverable-Oriented • WBS ควรมุ่งเน้นสิ่งที่ส่งมอบ (deliverable-oriented) • 100% rule - กิจกรรมลูกรวมกันต้องได้ 100% ของกิจกรรมแม่ (ต้องรวมผลผลิต/ชิ้นงานทุกอันที่จะส่งมอบ) WBS ต้องสมบูรณ์ • โครงสร้างกิจกรรมของ WBS ไม่ใช่โครงสร้างองค์กร ไม่จำเป็นต้องแบ่งงานตามฝ่ายเสมอไป  cross-functional team • Weighting • ขนาดของเนื้องาน • ขนาดของงบประมาณ • จำนวนบุคลากร • ความสำคัญของงาน (เช่น งานที่อยู่บน critical path) • Level of Detail • WBS ควรมีระดับความละเอียดที่เหมาะสมที่สนับสนุนการวางแผนและการควบคุมโครงการ • แต่ละโครงการนั้นแตกต่างกัน ดังนั้น WBS ที่เหมาะสมของโครงการก็จะแตกต่างกันไป (ขึ้นอยู่กับ PM + Supervisorว่าจะบริหารโครงการอย่างไร) • แบ่งตามขั้นตอน/กระบวนการ • แบ่งตามชิ้นส่วนของ deliverable • แบ่งตามลักษณะงาน WBS Things to Keep in Mind • Participation • ควรจะให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง (stakeholders) มีส่วนร่วมในการจัดทำ WBS

Responsibility Assignment Matrix (RAM) Work Breakdown Structures + Organization Breakdown Structures Responsibility Assignment Matrix Responsibility Responsibility Assignment Matrix Assignment Matrix

การประมาณการค่าใช้จ่ายและทรัพยากรเวลาการประมาณการค่าใช้จ่ายและทรัพยากรเวลา “ ในโลกอุดมคติเราจะมีฐานข้อมูลที่มีข้อมูลงบประมาณและระยะเวลาดำเนินการของโครงการทั้งหมดขององค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน เอาไว้ช่วยในการประมาณการ เทคนิคในการประมาณค่า • Guesstimating • Delphi Technique • Time-Boxing • Analogous Estimates (Past experiences) • Top-Down • Bottom-Up • Parametric Modeling (Statistical) ”

เทคนิคในการประมาณค่า(1)เทคนิคในการประมาณค่า(1)

เทคนิคในการประมาณค่า (2)

Project: Example • Performance Auditing: Example Case Study

โครงการการปรับปรุงอุปกรณ์ในระบบการวัดและศึกษาพารามิเตอร์ของลำอิเล็กตรอนโครงการการปรับปรุงอุปกรณ์ในระบบการวัดและศึกษาพารามิเตอร์ของลำอิเล็กตรอน • 1. ชื่อโครงการ • โครงการการปรับปรุงอุปกรณ์ในระบบการวัดและศึกษาพารามิเตอร์ของลำอิเล็กตรอน • 2. หลักการและเหตุผล • เนื่องจากความเสถียรเชิงตำแหน่งของลำอิเล็กตรอนนั้นมีความสำคัญอย่างมากต่องานวิจัยที่ใช้แสงซินโครตรอน โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับระบบลำเลียงแสงที่มีการโฟกัสลำอิเล็กตรอนให้มีขนาดเล็กลง หรือระบบลำเลียงแสงที่ใช้เทคนิคการแทรกสอดกันของแสง เช่น เทคนิคการทดลอง FTIR (Fourier Transform Infrared Spectroscopy) เพราะฉะนั้นการปรับปรุงลำอิเล็กตรอนให้มีความเสถียรจึงมีความจำเป็นอย่างมาก ซึ่งทางฝ่ายเทคโนโลยีเครื่องเร่งอนุภาคได้ให้ความสำคัญและมีการพัฒนาปรับปรุงมาอย่างต่อเนื่อง เช่น การปรับปรุงระบบการวัดตำแหน่งของลำอิเล็กตรอน การปรับปรุงระบบการควบคุมอุณภูมิในวงกักเก็บอิเล็กตรอน การติดตั้งอุปกรณ์เพื่อสืบค้นและวิเคราะห์ข้อมูลความสัมพันธ์ รวมถึงการทดสอบโปรแกรมการควบคุมความเสถียรเชิงตำแหน่งอัตโนมัติ (global slow orbit feedback) ทำให้ปัจจุบันนี้อิเล็กตรอนมีความเสถียรเชิงตำแหน่งมากขึ้น โดยวัดค่าการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งทั้งในแนวนอน และในแนวดิ่งได้ประมาณ 5 ไมโครเมตร ทั้งนี้เพื่อเป็นการปรับปรุงประสิทธิภาพการควบคุม และวิเคราะห์ตำแหน่งของลำอิเล็กตรอน อุปกรณ์วัดตำแหน่งแสงโฟตอน (Photon Beam Position Monitor : PBPM) เป็นอีกหนึ่งอุปกรณ์ที่สำคัญที่ใช้ในการระบุตำแหน่งของแสงโฟตอนที่เปลี่ยนแปลงไปในแต่ละสถานีวิจัย และสามารถนำข้อมูลการวัดมาใช้ในการปรับปรุงระบบควบคุมความเสถียรเชิงตำแหน่งนี้ได้ • 3. วัตถุประสงค์ของโครงการ • เพื่อเพิ่มเติมระบบการวัดตำแหน่งแสงโฟตอน • เพื่อศึกษาและลดผลกระทบต่อความไม่เสถียรเชิงตำแหน่งของลำอิเล็กตรอน จากการเปลี่ยนแปลงของอุณหภูมิ ทั้งอุณหภูมิอากาศ และอุณหภูมิน้ำหล่อเย็นของแม่เหล็ก ฯ • เพื่อลดผลกระทบต่อความไม่เสถียรเชิงตำแหน่งของลำอิเล็กตรอน จากการเปลี่ยนแปลง Gap ของอุปกรณ์แทรก เช่น อัลดูเลเตอร์ มัลติโพลวิกเลอร์ • เพื่อลดผลกระทบต่อความไม่เสถียรเชิงตำแหน่งของลำอิเล็กตรอน จากการการทรุดตัวของโครงสร้างอาคาร • 4. เป้าหมาย/ตัวชี้วัด • อุปกรณ์วัดตำแหน่งแสงโฟตอนได้ติดตั้งแล้วเสร็จภายในเดือนตุลาคม 2558 บริเวณสถานีวิจัยที่ 2 บริเวณสถานีวิจัยที่ 4 • มี Diagnostic Beamlineเพื่อศึกษาพารามิเตอร์ของลำอิเล็กตรอน

5. วิธีและขั้นตอนการดำเนินงาน (WBS) ศรัญญู, พรทิพย์, สุโข งาน: 10%, เงิน: 0.16M พรทิพย์ งาน: 10%, เงิน: 0.16M พรทิพย์, สุพรรณ, ศรัญญู งาน: 15%, เงิน: 0.24M PM: พรทิพย์ เงิน: 3.7M สุพรรณ, ศรัญญู, พรทิพย์, สุโข งาน: 10%, เงิน: 0.16M พรทิพย์, ศิริวรรณ, มาลี งาน: 20%, เงิน: 2.47M พรทิพย์, สุโข, ศิริวรรณ งาน: 25%, เงิน: 0.40M ศรัญญู, พรทิพย์ งาน: 10%, เงิน: 0.16M

6. แผนการดำเนินงานและระยะเวลาในการดำเนินงาน

7. งบประมาณและแผนการใช้จ่ายงบประมาณ • 7.1 หมวดงบประมาณ

7.2 แผนการใช้จ่ายงบประมาณ

8. ผู้รับผิดชอบโครงการ

8.1 ผู้รับผิดชอบโครงการ • R: Responsible • ผู้ทำงาน • A: Accountable • ผู้รับผิดชอบเป็นผู้แจกจ่ายงานให้ผู้ทำงาน (R) • C: Consulted • ให้คำปรึกษา/ชี้แนะ มักเป็น 2-way communication • I: Informed • ต้องรายงายผล/ความก้าวหน้าให้เป็น 1-way communication

9. หน่วยงานที่ให้การสนับสนุน • ฝ่ายเทคโนโลยีเครื่องเร่งอนุภาค • ส่วนพลศาสตร์ลำอนุภาค • ส่วนงานปฏิบัติการเครื่องเร่งอนุภาค • ส่วนงานระบบควบคุม • ฝ่ายพัสดุ • 10. การประเมินผล (KPI) • อุปกรณ์วัดตำแหน่งแสงโฟตอนได้ติดตั้งแล้วเสร็จภายในเดือนตุลาคม 2558 บริเวณสถานีวิจัยที่ 2 บริเวณสถานีวิจัยที่ 4 • มี Diagnostic Beamlineเพื่อศึกษาพารามิเตอร์ของลำอิเล็กตรอน • 11. ผลที่คาดว่าจะได้รับ • ได้อุปกรณ์สำหรับงานในระบบวัดตำแหน่งแสงโฟตอนเพิ่มเติม ที่ สถานีวิจัยที่ 2 และสถานีวิจัยที่ 4รวมทั้ง Diagnostic Beam line ซึ่งอุปกรณ์ทั้งสองระบบจะเป็นอุปกรณ์ที่สำคัญสำหรับใช้วิเคราะห์คุณลักษณะของแสงซินโครตรอน พร้อมทั้งใช้หาสาเหตุและปรับปรุงความไม่เสถียรของลำอิเล็กตรอนที่เกิดขึ้นจาก อุณหภูมิ การทรุดตัวของโครงสร้าง อาคาร และอุปกรณ์แทรก

ระบบรายงานผลการดำเนินงานตามโครงการ/กิจกรรม แบบ Project-based Management 1 ดูภาพรวมของสำนักงาน • ภาพรวมของสถาบัน • ภาพรวมของยุทธศาสตร์ • ภาพรวมของแต่ละส่วนงาน 2 Online-Performance Auditing Project-based Management ด้วย S-Curve • วางแผน WBS และติดตามผลการดำเนินงาน/การใช้จ่ายงบประมาณโครงการ 3 ประเมิน/ติดตามประสิทธิภาพบุคลากร • ติดตามประสิทธิภาพของบุคลากร และ จำนวนชั่วโมง / ปี

ดูแผนการดำเนินงานโครงการ: S-Curve

ดูความก้าวหน้าการดำเนินงานโครงการ:S-Curveดูความก้าวหน้าการดำเนินงานโครงการ:S-Curve

การประเมินความสำเร็จ + เงิน งาน การวางแผน Performance Auditing Project-based Management สถาบัน สถาบัน งาน เงิน ยุทธศาสตร์ 2 ยุทธศาสตร์ + … + แผนงาน 2.1 แผนงาน + … + … โครงการ 2.1.1 โครงการ 93% 100% 86% 100% 86% 100% 86% 79% + … + …

การประเมินความสำเร็จ โครงการ + เงิน งาน การวางแผน Performance Auditing Project-based Management สถาบัน สถาบัน งาน เงิน ยุทธศาสตร์ 2 ยุทธศาสตร์ + … + แผนงาน 2.1 แผนงาน + … + … โครงการ 2.1.1 โครงการ 93% 100% 93% 100% 86% 100% 86% 100% 89% 100% + … + … Performance ของโครงการ โครงการ 2.1.1 โครงการสนับสนุนนักเรียนทุนรัฐบาลทางด้าน ว. และ ท. ระยะที่ 3

การประเมินความสำเร็จ แผนงาน + เงิน งาน การวางแผน Performance Auditing Project-based Management สถาบัน สถาบัน งาน เงิน ยุทธศาสตร์ 2 ยุทธศาสตร์ + … + แผนงาน 2.1 แผนงาน + … + … โครงการ 2.1.1 Performance ของแผนงาน โครงการ 93% 100% 86% 100% 86% 100% 86% 100% 89% 100% + … + … แผนงาน 2.1 กลยุทธ์ สนับสนุนและเสริมสร้างศักยภาพ กำลังคน วิทยาศาสตร์ เทคโนโลยี

การประเมินความสำเร็จ + เงิน งาน ยุทธศาสตร์ การวางแผน Performance Auditing Project-based Management สถาบัน สถาบัน ยุทธศาสตร์ที่ 2 การพัฒนากำลังคนด้าน วทนเพื่อตอบสนองการสร้างศักยภาพกำลังคนของประเทศ งาน เงิน ยุทธศาสตร์ 2 ยุทธศาสตร์ + … + แผนงาน 2.1 แผนงาน + … + … Performance ของยุทธศาสตร์ โครงการ 2.1.1 โครงการ 93% 100% 86% 100% 86% 100% 86% 100% 89% 100% + … + …

การประเมินความสำเร็จ สถาบัน + เงิน งาน การวางแผน Performance Auditing Project-based Management สถาบัน สถาบัน งาน เงิน ยุทธศาสตร์ 2 ยุทธศาสตร์ + … + แผนงาน 2.1 แผนงาน + … + … โครงการ 2.1.1 โครงการ 86% 79% 93% 100% 86% 100% 86% 100% 89% 100% + … + … Performance ของสถาบัน สำนักงานปลัดกระทรวงวิทยาศาสตร์

Q & A

รศ.ดร. วีระพงษ์ แพสุวรรณ ปลัดกระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี

รศ.ดร. วีระพงษ์ แพสุวรรณ ปลัดกระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี

Presentation Transcript