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第四章 零售業資訊流

第四章 零售業資訊流. 自動化採購訂單 及 庫存 系統報表之建立技術. 大 綱. 零售業經常有自動化報表的處理，對於建議訂購單，存貨週轉率，安全庫存，預測值，訂購點，正確的訂購量 本單元就實務上及學理上之操作方式，將其實際舉例呈現給想要從事於本行業之零售業者，有更進一步的探討。. 學習的目標：. 了解國際零售業資訊訂單之邏輯系統。 零售產業的訂單與最適庫存量的系統安排。 零售商店的 POS 系統與 DMS 的計算。 零售商店在資訊上 Order Proposal Lists 的產生與設計。 零售產業的訂單、最低訂購條件的安排與實際上的資訊系統之結合。

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第四章 零售業資訊流

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  1. 第四章 零售業資訊流 自動化採購訂單及 庫存系統報表之建立技術

  2. 大 綱 • 零售業經常有自動化報表的處理，對於建議訂購單，存貨週轉率，安全庫存，預測值，訂購點，正確的訂購量 • 本單元就實務上及學理上之操作方式，將其實際舉例呈現給想要從事於本行業之零售業者，有更進一步的探討。

  3. 學習的目標： • 了解國際零售業資訊訂單之邏輯系統。 • 零售產業的訂單與最適庫存量的系統安排。 • 零售商店的POS系統與DMS的計算。 • 零售商店在資訊上Order Proposal Lists 的產生與設計。 • 零售產業的訂單、最低訂購條件的安排與實際上的資訊系統之結合。 • 供應商之聯結與OPL 的實際操作。

  4. 零售業之主要資訊管理 • 以單品為基準(SKU)的存貨管理，當然要講求有存貨週轉率、服務水準、安全庫存、預測值、正確的訂購點，以維持商店庫存的營運管理 • 同時在銷售時點(POS，point of sales)的系統下，能夠確實掌握營業額，以及有效的庫存管理。

  5. 供應鏈的流通系統觀念 • 結合銷售時點(pos，point of sales)的系統、 JIT(Just In Time及時供貨)、 • 快速回應系統 (QR ，Quick Response)、 • 有效消費者回應（ECR，Efficient Consumer Response）、 • 電子資料交換（EDI，Electronic Data Interchange） • 電子訂貨系統（EOS，Electronic Order System） • 以及供應商管理庫存系統（VMI，Vendor Managed Inventory）以達到供需的整合，以管理商店之銷售與 庫存的合理化 • 貫穿其中最重要的資訊系統設計為自動化建議訂單 報表（order proposal list）的設計。

  6. 第一節 自動化建議訂單報表的設計 • 快速回應系統(QR ，Quick Response) • 1986年緣於美國，由美國之倉儲俱樂部(如:Sam’ Club或批發商俱樂部)、折扣商店，及成衣製造商為主所推動產生，因成衣的製造週期過長，不容易做好產品的預算計畫，易產生當季產品生產過剩或缺貨的現象，由於亞洲大陸新興市場的興起，使零售業者與製造商意識到競爭的來臨。 • 研究合作從製造、配銷、通路批發、零售到消費者手上過程之縮短，以降低彼此之庫存成本，增加商品週轉率，減少缺貨率。在1986年以後甚多美國百貨連鎖業者加入QR系統的推動，快速回應系統隨之興起。

  7. 第一節 自動化建議訂單報表的設計 • 有效消費者回應系統（ECR，Efficient Consumer Response），西元1992年美國食品營銷協會所倡導，目的在除去整個供應鏈中流程作業中沒有附加價值的部分，由過去推（push）的觀念體系更改為有效率拉（pull）的系統作業，並將這些效率化的成果回饋給顧客，主要發起成員為民生消費品零售業者及供應商。 • 電子資料交換（EDI，Electronic Data Interchange）為企業文件以特定的標準格式，在各企業間的電腦中傳遞交換訂單、發票、帳單之確認等等作業系統，通常以電子訊息交換之方式 來往於各企業間。

  8. 第一節 自動化建議訂單報表的設計 • 電子訂貨系統（EOS，Electronic Order System）零售業者經由電子資訊傳輸設備向上游廠商訂貨之方式，使訂單傳遞及處理時間、錯誤率等大為降低，使零售也者與供應商之商品訂貨及配送作業能夠達到完全的自動化發展。 • 供應商管理庫存系統（VMI，Vendor Managed Inventory）為了降低供應商與零售業者的庫存量，增加庫存的迴轉率，使得供應商與零售商雙方透過資訊分享，達到改善彼此對於市場需求之預測、進貨補貨計畫，配送、促銷計畫之配合作業等。

  9. 建議訂單量（ORDER PROPOSALS） • 由於自動化建議訂單的設計發展使得自動補貨系統供應鏈之各作業整合更形完備，爰將自動建議採購訂單及庫存系統報表之技術設計作一詳盡的探討（請配合附件報表標示對照說明）。 • 電腦系統依據公司採購經理人員所設定的採購條件 (Buying Condition)、採購週期 (Order Schedule)、交貨期 (Delivery Period)、自動建議訂單訂購量）(Propose Quantities)，以減低人力且避免遺漏，同時讓庫存合理化。

  10. 訂貨流程

  11. 廠商送貨條件、送貨時程 • 每一廠商之訂單皆有其最低訂購條件。 • 如設立條件代號:0 - 無條件 1 - 銷售單位( Selling Unit ) 2 - 重量：訂購送貨重量 3 - 金額：訂購交易金額 4- 訂購單位( Order Unit )：訂購送貨單位 • 每一廠商在每星期中亦有其交貨日之排程。

  12.  電腦報表在電腦處理判讀時，電腦會判讀 1 代表廠商會送貨，0 代表廠商不會送貨。  供應商送貨日之前一天或後一天交貨,商店店家收貨處可彈性收 貨。若超過則需商店店家同意,方可收貨。

  13. 商品資訊(Article Information) • 電腦報表在設置的時候，應該給商品資訊各欄位，用以記錄各項商品的促銷情形，避免操作錯誤。 • 特價會員商品(Membership promotion items) • 特別促銷降價商品或印花特價商品、瘋狂價格商品(Crazy price items) • 快訊DM商品(Direct Mail) • 店內促銷商品(In Store Promotion) • 禮盒商品(Hamper): 五一、端午、中秋、尾牙………. • 專刊商品或分類專刊商品(Assortment): 年貨專刊、玩具專刊、夏季電器專刊…….等。 • 清倉舊商品(Idle items) • 鎖碼不再進貨商品(DB-Definite Block)

  14. 歷史銷售資料 • 建議訂購報表OPR（或OPL，如附表）理應設計能夠提供去年下月、去年本月、今年上月、當月初至今之銷售金額及每日平均銷售量(DMS，DailyMean Sales)等資料,以利下訂單之判斷。 • 電腦快速處理 • 電腦自動化計算處理（及時處理或者夜間處理資料整合建議訂單OPL）→各商店所修正訂單→鍵入（Key In） 電腦→電腦自動整理程式以產生訂單成立→電腦自動將訂單傳真至廠商。 • 庫存合理化

  15. 依建議訂購單報表（Order Proposal List）公式維持商店或賣場銷售所需的最低安全庫存量,以免滯壓貨款。 • 避免缺貨 • 電腦自動審核每一商品之庫存,若庫存不足且能滿足該廠商之最低訂購量時,電腦中心會自動建議訂單。 • 不過賣場店家必須依據實際需要修改之。 • 若因大宗、促銷、季節性….等原因所造成之過高每日平均銷售量DMS（Daily Mean Sales），則太大的建議量，就必須予以刪減。

  16. 建議訂購報表的系統元素介紹

  17. 建議訂購報表的系統元素介紹 (2) 111:報表流水號 註:報表出現次數之流水號,此流水號欄位只有3碼,當號碼累計到999,便會自001重新計次。 (3) 報表名稱ORDER PROPOSALS: 建議訂單報表:即建議訂貨、銷貨、存貨（進、銷、存）之管制 報 表，用以管制商店之各單品銷貨名細與 (4) 店舖編號（STORE）: (5) 報表產生的日期（DATE）: 註:此日期為電腦資料處理產生報表的日期,通常我們是在第二天 才會看到報表。 例: 07-05-2003 電腦資料處理產生報表,我們在5月8日看報 表,經修改、鍵入電腦、（或利用晚上）電腦自動傳真訂單,我們 在5月9日才會看到正式的訂單。 (6) 報表頁數（PAGE）:此頁報表在此份報表中之頁數,食品、百貨一起計算,食品在前,百貨在後。

  18. (7) 部門別、課別分類等DEPARTMEMT : 一般分類以001至099為食品部分類，而100至999為百貨之分類，僅舉例目前市場之一 般技術分類概況如下： • 001~099-食品分類。 • 001--蔬果.水畜產.雜貨熟食 • 002--冷藏.冷凍食品.麵包 • 003-- 麵米調理.罐頭.飲料.米 • 004--濃縮飲料.糖餅 • 005--煙酒 • 006--禮品

  19. 100~199-百貨分類。 • 101-男女童內衣.寢具.襪子.毛巾類 • 102-男女飾品.男女童服飾.旅行箱 • 121-文玩具.辦公用具.書籍.鐘錶. • 122-家庭五金.塑膠用品 • 123-運動器材 • 124-汽車百貨.手工具.園藝. • 125-清潔.日用.紙類用品 • 126-家電.傢俱.卡/影帶

  20. 建議訂購報表的系統元素介紹 (8) SUPPLIER:廠商編號 (9) SUPPLIER NAME:廠商名稱 (10) CONTACT PERSON:廠商聯絡人 (11) PHONE:廠商電話號碼 (12) FAX:廠商傳真號碼

  21. 建議訂購報表的系統元素介紹 (13) MIN.AM:廠商最低訂購金額(條件1)編碼代號表示: 1.MSU→MINIMUM SELLING UNIT -最低銷售單位 2.MWV→MINIMUM WEIGHT/VOLUMN -最低重量/容量 3.MAM→MINIMUM AMOUNT-最低訂購金額 4.MOU→MINIMUM ORDER UNIT -最低訂購單位

  22. 建議訂購報表的系統元素介紹 (14) ORDER AM:廠商最低訂購金額(條件2) (15) 33981 113%：請配合附表一符合條件一之品項的建議量總金額(100%=33900)。電腦建議量的總金額佔廠商最低訂購量之百分比。 例: (2*＄428.57)+(44*＄561.9)+(24*＄171.43) =＄33981同一供應商所提供的商品單價乘該時點所需的建議單位衡量其是否滿足最低交貨的運送金額。

  23. 建議訂購報表的系統元素介紹 (15) 33981 113%：請配合附表一符合條件一之品項的建議量總金額(100%=33900)。 電腦建議量的總金額佔廠商最低訂購量之百分比。 例: (2*＄428.57)+(44*＄561.9) +(24*＄171.43)=＄33981 • 同一供應商所提供的商品單價乘該時點所需的建議單位衡量其是否滿足最低交貨的運送金額。

  24. 建議訂購報表的系統元素介紹 (18) DELIVERY DATE: 交貨日 • DELIVERY DATE 交貨日以”星期”、”日”、”月”方式表示。 • 例: FRI 12 MAY:5月12日星期五。 • 註:DELIVERY DATE =(CURRENT OPL+DELIVERY PERIOD)+距最近的廠商設定交貨日。 • 8+3+1=12(華貿送貨日:0100100)

  25. (19) 建議訂購量所計算的安全庫存天數OPL CALCULATION: • 建議量所計算的安全天數OPL CALCULATION (OPL DAYS) =每日平均銷量DMS×【(下一次看報表日期NEXT OPL－今天看OPL日期 CURRENT OPL)+交貨期(DELIVERY PERIOD) +1天準備日+額外的OPL日 （EXTRA OPL DAYS）】－ 庫存－ 未交貨訂單量 • 例: (11-8)+3+2+1=9（安全天數） • 後勤行政準備日:預計1天準備日=賣場修改訂單、行 政人員鍵入、電腦傳真訂單。 廠商第二天才看到訂 單。 額外建議訂單之準備天數EXTRA OPL DAYS=2天

  26. (20) NEXT OPL:下一次產生建議訂購報表清單的時間 • NEXT OPL下一次Run OPL的日期以”星期”、”日”、”月”方式表示。 • 例:THU 11 MAY : 5月11日 星期四。 • 例如:1.供應商華貿產生建議訂購報表清單一星期中的 時間（OPL Schedule）:1001000,此為我們看到OPL的日期。2.離下次看到OPL的日期,最多為 4 天。

  27. 建議訂購報表的系統元素介紹 (21) APR004: 2004年4月-今年上月(22) MAY003: 2003年5月-去年本月 (23) MAY004: 2004年5月-今年本月 (24) JUN003: 2003年6月-去年下月 (25) DATE LAST SALES:最後銷售日 (26) DATE LAST RECEIVED :最後收貨日 (27) STOCK:庫存數量 (28) STOCK DAYS:庫存天數 • 庫存天數STOCK DAYS=庫存STOCK/每天平均銷售量DMS

  28. (29).DMS:每天平均銷售量（Daily mean sales） • 每天平均銷售量的新預測值＝舊的預測值 ＋α×（實際需求值–舊的預測值） • 其中α值為常數介於0到1之間的常數係數，在實際操作上常以0.1為標準 • 當實際需求量很明顯的大量增加或減少的時候，新的預測值不會變成過大顯著的影響 • 如果我們把α改成為0.5，則預測值的變化更大。 • 係數定為1/10=0.1為電腦取最近十天的銷售數字為參考，因為電腦為自動攫取資料故取0.1，而α係數被稱為平滑指數係數。

  29. (29) DMS:每天平均銷售量Daily mean sales） • 範例:富維克礦泉水每日平均銷售量為30瓶，今日賣出50瓶，則新的預測值為多少？ 30＋0.1（50－30）＝32 • 若把α改成為0.5，則新的預測值變成 30＋0.5（50－30）＝40

  30. (29) DMS:每天平均銷售量（Daily mean sales） 1.計算公式: 新的預測值（DAILY MEAN SALE，DMS）= 舊的預測值DMS+ (本日銷售量－舊的預測值DMS)× 1/10 1/10＝0.1 2.凡鍵入DM(Direct Mail)檔的品項、特殊促銷品項、禮品（HAMPER）品項等暫不計算每天平均銷售量DMS 3.DMS 可能異常衝高的狀況: A.大量顧客訂單 B.季節性商品 C.店內促銷

  31. 建議訂購報表的系統元素介紹 (30) ON-ORDER：已訂購未交貨數量 (31) PRICE：商品售價（標示售價未含稅或含稅。） (32) DESCRIPTION：品名內容 (33) MUTATION：商品改包裝訊息H00424-HAMPER 2004年第24期禮盒商品C00404-CATALOGUE 2004年第4期開學目錄商品 (34) SALES UNIT: 銷售單位：每一銷售單位內所含之產品 數量

  32. 建議訂購報表的系統元素介紹 (35) ORDER PER:最低訂購單位 • ORDER PER:ORDER /PER DOLLARS UNIT 每次下單之”訂購量”必須是最低訂購量之”倍數” 。 例:依OPL公式算出需訂12的話,而其訂購單位為10,則必須 下10或20。 最低訂購單位通常為一整箱之裝箱數量。MOC不合理時,也 可調整此包裝量。 (36) PROPOSAL 電腦自動建議量 (37) ARTICLE NUMBER 貨品號碼 (38) MOC最低訂貨條件 MINIMUM ORDER CONDITION 1.-第一個最低訂購條件-MIN AM 2.-第二個最低訂購條件-ORDER DU(產品數量或重量..等)

  33. 第三節 自動建議訂單報表（OPL）的公式 • 訂購點：零售業經營賣場時，實用永續的訂購制度，要經常控制庫存於一定的水準並維持一定的銷售服務水準，利用經濟採購量（EOQ），於可供銷商品不足以應付顧客需求時，則必須開始訂貨 • 所謂訂購點，即商店存貨數量不足以供應銷售或是在下一批貨品交貨前，商店庫存會被消費者買完，此即訂購點，也就是自動建議訂單建議量的時機點。

  34. 訂購點建議量=(DMS×OPL安全庫存天數)－庫存－未交貨訂單訂購點建議量=(DMS×OPL安全庫存天數)－庫存－未交貨訂單 【PROPOSAL=(DMS×OPL CALCULATION)－ STOCK －OUTSTANDING ORDER】 1.OPL的公式 建議量所計算的安全天數=(下一次看OPL日期-今天看OPL日期)+交貨期+1天準備日+2天安全日

  35. 前置期(lead time) • (下一次看OPL日期-今天看OPL日期)：係指從下一次看到報表要下訂單到今天所看到報表之期間，您可能下訂單亦可能因庫存足夠多而不下訂單。

  36. ＊完整的OPL公式為: • 訂購點訂單建議量=DMS × 【(下一次看OPL日期NEXT OPL－今天看OPL日期，CURRENT OPL)+交貨期DELIVERY PERIOD +1天準備日+額外的OPL日期EXTRA OPL DAYS】－庫存－未交貨訂單量 • 說明:1.在建議量的計算過程中,不包含Direct Mail,因Direct Mail品 • 項不計入DMS，原因為促銷商品，因降價可能太大而發生差異。在系統中Direct Mail 之訂單,可在OPL上直接下單,電腦會自動將同一廠商之”正常訂單”與”快訊訂單”分開。 2.此訂購量是最低訂貨單位的倍數,所以修改訂單時必須注意。

  37. OPL的精神 (1)OPL的建議量之總金額超過廠商最低訂購額100%時, OPL才會出現建議量。 註:不同採購經理人之品項,但共用同一廠編時（供應商之貨品跨品類）,會合併計算。 (2) OPL的公式是以”安全庫存天數”為計算基準賣場若需要, 則必須人工修改OPL,經由Key in電腦後,方能產生訂單。 (3) 讓OPL功能正常發揮,儘量不下Telephone Order 、Manual Order。 註:必須注意-A.正確的庫存量B.不合理的 MIN AM ORDER UNITC. MOC有無Key-in (4) 不得以需要下緊急訂單時,需注意下足”安全庫存天數”,調 整其週期以免頻頻下單。

  38. 第四節 下建議訂單OPL的流程步驟 • 執行建議訂單OPL之必備資料 (1)供應商(SUPPLIER)→條件A、條件B（條件設定，依公司採購與供應商議定所設之條件而定） • 最小訂貨單位(ORDER UNIT) • 最小訂貨數量(MINIMUM ORDER QUANTITY) • 產品訂貨時程(ORDER SCHEDULE) • 產品收貨時程(DELIVERY SCHEDULE) • 產品交貨期(DELIVERY PERIOD)

  39. 執行建議訂單OPL之必備資料 (2) 貨品(ARTICLE) • 類別：銷售單位、重量/容量、金額 • 訂購單位：訂單鎖住與訂單正常狀態,（BLOCK不經由OPL 下單,通常有”永續訂單”, ”H.O下單”等 ) • 訂貨方式：OPL下單、店內下單(STORE) 、永續訂 單(PERMANENT)(經常性) 、總公司下單(H.O-HEAD OFFICE)(採購幹部下大單及進口商品)

  40. 執行建議訂單OPL之必備資料 • MUTATION:改包裝訊息 • 執行OPL之SCHEDULE • 每日平均銷售量:DMS • 庫存量 • 已訂購,尚未進貨之數量 • 促銷日期

  41. 如何將電腦建議訂單（OPL）之建議量化為真正的訂單如何將電腦建議訂單（OPL）之建議量化為真正的訂單

  42. 第五節 誤下建議訂購報表清單所 造成之問題與困擾

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