如何開好股東會與董事會

1. 如何開好股東會與董事會 益思科技法律事務所 www.is-law.com 顏雅倫律師 ellen@is-law.com 二○○四年三月二十二日

2. 股東會與董事會的基本性質 • 股東會 • 由全體股東所組成之會議體，依股東會之總意在公司內部決定公司意思之股份有限公司的法定必備最高機關。 • 董事會 • 由全體董事組成的會議體，有決定公司業務執行權限，為股份有限公司法定、必備、常設之集體業務執行機關。

3. 董事會的權限範圍 • 於公司法修正後，明定公司業務之執行，除本法或章程規定應由股東會決議之事項外，均應由董事會決議行之（公司法§202），董事會與股東會的權限劃分更為清楚，董事會的權限也大幅擴充‧但董事會執行業務，均仍應依照法令章程及股東會之決議(公司法§193)。 • 目前公司法明文規定由董事會決定的重要事項如： • 簽證會計師之任免及報酬；經理人之選任、解任與報酬；技術作價的認定；發行新股作為受讓他公司股份之對價；買回庫藏股；與員工簽訂認股權契約；向股東會提出公司營業或財產重大變更之議案；選舉董事長、副董事長；經章程授權董事會決議辦理股息及紅利之分派時，以發行新股的方式分派股息與紅利；經章程授權董事會決議辦理公積撥充資本；募集公司債；於授權資本範圍內發行新股；控制公司與從屬公司的簡易合併；聲請重整。

4. 股東會的權限範圍 • 除了政府或法人股東一人所組織之股份有限公司，其股東會職權由董事會行使外，股東會為股份有限公司的最高機關，依據公司法，股東會的重要權限有： • 查核董事會造具之表冊、監察人之報告，並決議盈餘分派或虧損撥補。 • 會計表冊的承認。 • 決議超過轉投資限額、減資、公司資產與營業的重大變更事項、董事競業之許可、歸入權的行使、以發行新股方式分派股息及紅利、公積撥充資本、變更章程、私募有價證券、公司解散、合併或分割等。 • 選舉或解任董監事。 • 選任或解任清算人。

5. 董事會的基本運作方式 • 董事會為公司重要的業務執行機關，係由少數人決定公司業務的執行，在程序上比較彈性、簡便，召開的成本也較低。 • 董事會之召集程序或決議方法若有瑕疵，當然會影響其決議之效力，決議之內容違反法令或章程時亦同。但現行公司法就董事會瑕疵之原因及主張之方法未如股東會之瑕疵設有明文，但學說與實務見解均認為，董事會有瑕疵時，不論是屬於召集程序或決議方法等程序上之瑕疵，或決議內容上的瑕疵，均屬無效。

6. 股東會的基本運作方式 • 股東會為股份有限公司的最高意思機關。為求股東會的決議能真正地反應股東的多數意見，以保護股東權益，法律上對於股東會的召集程序、決議方法與決議內容，均有一定的規範。若違反法令的規定，可能有下述效果： • 股東會之召集程序或其決議方法，違反法令或章程時，股東得自決議之日起三十日內，訴請法院撤銷其決議(公司法§189) 。 • 法院對於前條撤銷決議之訴，認為其違反之事實非屬重大且於決議無影響者，得駁回其請求(公司法§189-1) 。 • 股東會決議之內容，違反法令或章程者無效(公司法§190) 。

7. 股東會的瑕疵 • 公司法§189條所謂決議方法之違反，係指非股東參與決議，特別利害關係人加入表決，或出席股東不足法定之定額或出席股東之股份數不足法令或章程所定代表已發行股份額數等，對決議結果有影響之情形而言。 • 對決議結果無影響的情形 • 股東會不採原定之表決方式，而採其他表決方式，僅屬決議行使方式之違反，對決議結果並無影響。 • 有瑕疵而得撤銷之股東會決議，經股東會另以相同之決議予以追認。 • 未依法於法定期間前通知各股東，致部分股東未能如期出席，但未出席股東所代表之股份數尚不致影響決議之作成。 • 若剔除不具股東適格身分者之表決權數，仍有成立決議所必要之 定額，且不構成決議之瑕疵或影響其效力 。

8. 董事會的運作—成員組成 • 董事會 • 公司董事會，設置董事不得少於三人，由股東會就有行為能力之人選任之（公司法§192） 。 • 常務董事會 • 董事會設有常務董事者，其常務董事依董事會特別決議互選之，名額至少三人，最多不得超過董事人數三分之一（公司法§208Ⅱ)。 • 常務董事於董事會休會時，依法令、章程、股東會決議及董事會決議，以集會方式經常執行董事會職權（公司法§208Ⅲ）。

9. 董事會的運作—召集權人 • 召集權人(公司法§203) • 董事會由董事長召集之。但每屆第一次董事會，由所得選票代表選舉權最多之董事召集之。 • 第一次董事會的召開 • 應於改選後十五日內召開之。但董事係於上屆董事任滿前改選，並決議自任期屆滿時解任者，應於上屆董事任滿後十五日內召開之。 • 董事係於上屆董事任期屆滿前改選，並經決議自任期屆滿時解任者，其董事長、副董事長、常務董事之改選得於任期屆滿前為之。 • 第一次董事會之召集，出席之董事未達選舉常務董事或董事長之最低出席人數時，原召集人應於十五日內繼續召集，並得適用董事會普通決議之決議方法選舉之。 • 得選票代表選舉權最多之董事，未在前述限期內召集董事會時，得由五分之一以上當選之董事報經主管機關許可，自行召集之。

10. 董事會的運作—主席(一) • 董事長為董事會及常務董事會主席 • 董事長請假或因故不能行使職權時，由副董事長代理之。 • 例如董事長當然解任、因案被押、逃亡或涉訟兩造公司之董事長屬同一人等。 • 若董事長已死亡或辭職，僅能補選董事長，無代理問題。 • 無副董事長或副董事長亦請假或因故不能行使職權時，由董事長指定常務董事一人代理之；其未設常務董事者，指定董事一人代理之；董事長未指定代理人者，由常務董事或董事互推一人代理之。 • 由半數以上董事或常務董事出席，及出席過半數之決議行之。

11. 董事會的運作—主席(二) • 董事會會議如經董事長宣布散會 ，應認為會議已經結束；嗣後雖仍有過半數之董事繼續集會，惟此項 集會既與上開規定有違，且無董事長不能行使職權之情形 (同法第二 百零八條第三項後段參照) ，其所作之決議，似不能認係董事會之決 議。

12. 董事會的運作—召集地點與時間 • 關於董事會的召集地點與時間，法規上並無明確規範或限制，原則上董事會之召開，應於公司所在地及辦公時間內為之。但為業務需要，得於其他便利董事出席且適合董事會召開之地點及時間為之。 • 經濟部曾有函示指出：公司董事會應在國內舉行，但依華僑回國投資條例或外國人投資條例從事投資者，其董事會召開之地點不限於國內。

13. 董事會的運作—召集程序 • 董事會之召集，應載明事由，於七日前通知各董事及監察人。但有緊急情事時，得隨時召集之(公司法§204)。 • 遇有緊急情事得否以書面通知，應視公司章程規定。 • 但召集通知應對董事全體為之，如有部分董事漏未通知，則董事會之決議為不適法。

14. 董事會的運作—代理出席的處理 • 董事會開會時，董事應親自出席。但公司章程訂定得由其他董事代理者，不在此限。 • 若章程未訂有董事出席董事會之代理者，董事委託其他董事代理出席董事會對公司不生效力。 • 董事委託其他董事代理出席董事會時，應於每次出具委託書，並列舉召集事由之授權範圍。代理人以受一人之委託為限。 • 違反此規定而為委任時，不生委託出席之效力 • 董事居住國外者，得以書面委託居住國內之其他股東，經常代理出席董事會。但該項代理，應向主管機關申請登記，變更時，亦同。 • 此處所謂其他股東不包括居住國內已當選為董事之股東在內。 • 必須將該等事項向主管機關申請登記，否則不生授與代理權之效力。

15. 董事會的運作—決議方式(一) • 普通決議 • 應有過半數董事之出席，出席董事過半數之同意行之(公司法§206)。 • 所謂「過半數」 不包含半數之本數在內。 • 特別決議 • 應由三分之二以上董事之出席，及出席董事過半數之同意。 • 三分之二以上董事之計算，係包含本數三分之二在內 。 • 適用特別決議的情形 • 發行新股作為受讓他公司股份之對價；買回庫藏股；與員工簽訂認股權契約；向股東會提出公司營業或財產重大變更之議案；選舉董事長、副董事長與常務董事；經章程授權董事會決議辦理股息及紅利之分派時，以發行新股的方式分派股息與紅利；經章程授權董事會決議辦理公積撥充資本；募集公司債；於授權資本範圍內發行新股；控制公司與從屬公司的簡易合併；聲請重整。

16. 董事會的運作—決議方式(二) • 董事會開會時，如以視訊會議為之，其董事以視訊參與會議者，視為親自出席。 • 必須達到能從事面對面會談的情形方屬之。 • 董事會係以會議形式為之且以董事彼此交換意見及討論以達成決議為必要，關於董事會之召開，如未經董事親自或委託他人代理「出席」於「某時」在「某地」 (即場所) 舉行之集會，而由散居各地之董事以電話或其他方式溝通、討論與決議，尚難謂已合法召開董事會。

17. 董事會的運作—表決權的計算 • 董事有自身利害關係致有害於公司利益之虞時，不得加入表決，並不得代理他董事行使其表決權(公司法§206Ⅱ準用公司法§178)。 • 董事不得行使表決權之股份數，不算入已出席董事之表決權數(公司法§206Ⅱ準用公司法§180Ⅱ) 。但仍應算入已出席之董事人數內。

18. 董事會的運作—議事規則(一) • 證交所：「○○股份有限公司董事會議事規則」參考範例。 • 議案討論 • 董事會討論之議案，原則上應依會議通知所排定之議程進行，但經出席董事過半數同意者，得變更之。 • 排定之議程於議事（含臨時動議）終結前，非經決議，主席不得逕行宣布散會。 • 會議進行中，主席得酌定時間宣布休息或協商。

19. 董事會的運作—議事規則(二) • 表決 • 主席對於議案之討論，認為已達可付表決之程度時，得宣布停止討論，提付表決。 • 議案表決時，經主席徵詢出席董事無異議者，視為通過，其效力與表決通過同。如經主席徵詢而有異議者，即應提付表決。 • 同一議案有修正案或替代案時，由主席併同原案定其表決之順序。但如其中一案已獲通過時，其他議案即視為否決，無須再行表決。 • 議案之表決如有設置監票及計票人員之必要者，由主席指定之，但監票人員應具董事身分。

20. 董事會的運作—監察人的列席 • 在公司法未修正前，實務上所謂的董監聯席會議，然此並無法源依據，監察人於董事會扮演的角色並不清楚。 • 公司法於九十年修正時，增訂下列規定： • 董事會之召集，應載明事由，於七日前通知各董事及監察人(§204)。 • 監察人得列席董事會陳述意見(§218-2Ⅰ)。 • 監察人列席董事會陳述意見時，得參與議案討論，但對於專屬董事會職權之事項，無表決權。 • 董事會或董事執行業務有違反法令、章程或股東會決議之行為者，監察人應即通知董事會或董事停止其行為(§218-2Ⅱ) 。

21. 股東會的運作—召集權人(一) • 原則上應由董事會召集之（公司法§171） • 未經董事會決議程序而以董事會名義召集股東會並作成決議？ • 召集通知上係以公司名義為之，並由董事長具名，未記載由董事會名義召集？

22. 股東會的運作—召集權人(二) • 經主管機關許可的少數股東召集權（公司法§173） • 繼續一年以上，持有已發行股份總數百分之三以上股份之股東，得以書面記明提議事項及理由，請求董事會召集股東臨時會，該請求提出後十五日內，董事會不為召集之通知時，股東得報經主管機關許可，自行召集。 • 得否加列其他召集事項？ • 董事因股份轉讓或其他理由，致董事會不為召集或不能召集股東會時，得由持有已發行股份總數百分之三以上股份之股東，報經主管機關許可，自行召集。

23. 股東會的運作—召集權人(三) • 監察人召集 • 監察人除董事會不為召集或不能召集股東會外，得為公司利益，於必要時，召集股東會（公司法§220） 。 • 法院對於檢查人之報告認為必要時，得命監察人召集股東會(公司法第§245Ⅰ) 。 • 監察人無召集股東會之必要時召集股東會？

24. 股東會的運作—主席 • 股東會會議主席，主持並指揮會議之進行，對於會議決議之過程及結果有 極大之影響，故如由無法定資格者擔任主席，則經其主持之股東會決議， 其決議方法，不能謂非違反法令，自構成決議撤銷之原因。 • 股東會由董事會召集者 • 董事長為股東會主席。董事長請假或因故不能行使職權時，由副董事長代理之；無副董事長或副董事長亦請假或因故不能行使職權時，由董事長指定常務董事一人代理之；其未設常務董事者，指定董事一人代理之；董事長未指定代理人者，由常務董事或董事互推一人代理之。 • 由董事會以外之其他召集權人召集者 • 主席由該召集權人擔任之，召集權人有二人以上時，應互推一人擔任之。

25. 股東會的運作—召集程序(一) • 通知股東的期間 • 非公開發行公司 • 股東常會：二十日前（對於持有無記名股票者，應於三十日前公告之） • 股東臨時會：十日前（對於持有無記名股票者，應於十五日前公告之） • 公開發行公司 • 股東常會：三十日前（對於持有無記名股票者，應於四十五日前公告之） • 股東臨時會：十五日前（對於持有無記名股票者，應於三十日前公告之） • 對於持有記名股票未滿一千股股東，其股東常會之召集通知得於開會三十日前；股東臨時會之召集通知得於開會十五日前，以公告方式為之

26. 股東會的運作—召集程序(二) • 召集事由的載明 • 改選董事、監察人、變更章程、公司解散、合併、分割、公司重大營業或資產變更事項，應在召集事由中列舉，不得以臨時動議提出。 • 公開發行公司，另依據證券交易法之規定，董事競業之許可、以發行新股的方式分派股息與紅利、公積撥充資本、有價證券之私募等事項，亦應在召集事由中列舉，不得以臨時動議提出。 • 章程修正事項的載明？ • 解任董監事可否以臨時動議提出？

27. 股東會的運作—召開地點與時間 • 股東會召開之地點，應於公司所在地或便利股東出席且適合股東會召開之地點為之，會議開始時間不得早於上午九時或晚於下午三時，召開之地點及時間，應充分考量獨立董事之意見。

28. 股東會的運作—決議方式(一) • 股東會的普通決議 • 代表已發行股份總數過半數股東之出席，以出席股東表決權過半數之同意行之（公司法§174）。 • 假決議（公司法§175） • 出席股東不足股東會普通決議定額，而有代表已發行股份總數三分之一以上股東出席時，得以出席股東表決權過半數之同意，為假決議，並將假決議通知各股東，於一個月內再行召集股東會，其發有無記名股票者，並應將假決議公告之。 • 對於假決議，如仍有已發行股份總數三分之一以上股東出席，並經出席股東表決權過半數之同意，視同股東會之普通決議。

29. 股東會的運作—決議方式(二) • 股東會的特別決議 • 已發行股份總數三分之二以上股東出席，以出席股東表決權過半數同意之股東會決議。 • 公開發行股票之公司，出席股東之股份總數不足上述定額者，得以有代表已發行股份總數過半數股東之出席，出席股東表決權三分之二以上之同意行之。 • 章程有較高之規定者，從其規定。 • 應經股東會特別決議之事項 • 超過轉投資之限制、公司資產與營業的重大變更、解任董監事、董事競業之許可、以發行新股方式分派股息及紅利、公積轉增資、變更章程、公司解散、合併或分割、私募有價證券等

30. 股東會的運作—決議方式(三) • 議案經主席徵詢全體出席股東無異議者，視為通過，其效力與投票表決同；有異議者，應採取投票方式表決。 • 決議方法，係經主席徵詢股東意見，股東對議案無異議者，應記載「經主席徵詢全體出席股東無異議通過」；惟股東對議案有異議時，應載明採票決方式及通過表決權數與權數比例。董事、監察人之選舉，應載明採票決方式及當選董事、監察人之當選權數。 • 議案表決之監票及計票人員，由主席指定之，但監票人員應具有股東身分。 • 反面表決的合法性？

31. 股東會的運作—委託書的使用(一) • 公司法的規定(公司法§177) • 股東得於每次股東會，出具公司印發之委託書，載明授權範圍，委託代理人，出席股東會。 • 一股東以出具一委託書，並以委託一人為限，應於股東會開會五日前送達公司，委託書有重複時，以最先送達者為準。但聲明撤銷前委託者，不在此限。 • 此五日之限制，似非強行規定。 • 最高法院六十五年台上字第一四一○號判例認為：公司雖未印發委託書，股東仍可自行書寫此項委託書，委託他人代理出席，公司未印發委託書並非股東會之召集程序有何違反法令，不得據為訴請撤銷決議之理由。

32. 股東會的運作—委託書的使用(二) • 證券交易法§25-1：「公開發行股票公司出席股東會使用委託書應予限制、取締或管理；其規則由主管機關定之（一項）。使用委託書違反前項所定規則者，其代理之表決權不予計算（二項）。」 • 公開發行公司出席股東會使用委託書規則第11Ⅰ。 • 出席股東會委託書之取得，除本規則另有規定者外，限制如下： • 一 、不得以給付金錢或其他利益為條件，但代為發放股東會紀念品不在此限。 • 二、不得利用他人名義為之。 • 三、不得將徵求之委託書作為非屬徵求之委託書出席股東會。

33. 股東會的運作—股東表決權的計算 • 除信託事業或經證券主管機關核准之股務代理機構外，一人同時受二人以上股東委託時，其代理之表決權不得超過已發行股份總數表決權之百分之三，超過時其超過之表決權，不予計算(公司法§177Ⅱ) 。 • 股東會之決議，對無表決權股東之股份數，不算入已發行股份之總數(公司法§180)。 • 股東會之決議，對有自身利害關係致有害於公司利益之虞的股東，其不得加入表決與代理他股東行使表決權之股份數，不算入已出席股東之表決權數(公司法§178、 §180)。 • 政府或法人為股東時，其代表人不限於一人。但其表決權之行使，仍以其所持有之股份綜合計算。代表人有二人以上時，其代表人行使表決權應共同為之(公司法§181) 。

34. 股東會的運作—議事規則的運用 • 早期對於股東會議事規則並無正式規範。內政部於民國五十四年雖曾公佈施行「會議規範」，但公司股東會議事程序的法源，一般咸認應由公司以股東會決議的方式自行通過的股東會議事規則。 • 最高法院七十八年台上字第一○三二號判決曾認為：「議 事規則雖經股東會決議通過，但其效力究與章程有別。原審以議事規則既 經股東會決議通過，即與章程具有同一之效力，進而認系爭股東會決議違 反議事規則之規定，被上訴人得據以請求撤銷，非無可議。 」 • 公司法於九十年修正後，增訂§182-1Ⅱ規定：「公司應訂定議事規則。….」 • 證交所：「○○股份有限公司股東會議事規則」參考範例。

35. 股東會的運作—議程的擬定與變更 • 股東會如由董事會召集者，其議程由董事會訂定之，會議應依排定之議程進行，非經股東會決議不得變更之。 • 股東會如由董事會以外之其他有召集權人召集者，議程由該有召集權之人訂定。 • 排定之議程於議事 (含臨時動議) 未終結前，非經決議，主席不得逕行宣布散會。 • 主席對於議案及股東所提之修正案或臨時動議，應給予充分說明及討論之機會，認為已達可付表決之程度時，得宣布停止討論，提付表決。

36. 股東會的運作—股東發言的處理 • 出席股東發言前，須先填具發言條載明發言要旨、股東戶號 (或出席證編號) 及戶名，由主席定其發言順序。 • 出席股東僅提發言條而未發言者，視為未發言。發言內容與發言條記載不符者，以發言內容為準。 • 同一議案每一股東發言，非經主席之同意不得超過兩次，每次不得超過五分鐘，惟股東發言違反規定或超出議題範圍者，主席得制止其發言。 • 出席股東發言時，其他股東除經徵得主席及發言股東同意外，不得發言干擾，違反者主席應予制止。 • 法人股東指派二人以上之代表出席股東會時，同一議案僅得推由一人發言。 • 出席股東發言後，主席得親自或指定相關人員答覆。

37. 股東會的運作—股東提案的處理(二) • 除議程所列議案外，股東提出之其他議案或原議案之修正案或替代案，應有其他股東附議。【提案人連同附議人代表之股權，應達已發行股份表決權總數百分之 或 股。】 • 但經濟部認為：股東會議程進行中，股東自得依法為臨時動議之提案，此允屬股東之固有權，尚不得於公司章程或公司自訂之股東會議事規則中加以限制 (包括附議之限制) • 同一議案有修正案或替代案時，由主席併同原案定其表決之順序。如其中一案已獲通過時，其他議案即視為否決，勿庸再行表決。

38. 股東會的運作—議場秩序的維護 • 股東違反議事規則不服從主席糾正，妨礙會議之進行經制止不從者，得由主席指揮糾察員或保全人員請其離開會場。 • 會議進行時，主席得酌定時間宣布休息，發生不可抗拒之情事時，主席得裁定暫時停止會議，並視情況宣布續行開會之時間。

39. 股東會的運作—散會的因應 • 原先公司法就股東會之散會程序並無規定，易流為主席之恣意行為，無法保障股東之權益，尤其股東會開會時，主席違反公司所定之議事規則任意宣布散會，再擇期 開會，不但耗費諸多社會成本，亦影響國內經濟秩序。 • 公司法於九十年修正時，增訂§182-1Ⅱ的規定，股東會開會時，主席違反議事規則，宣布散會者，得以出席股東表決權過半數之同意推選一人擔任主席，繼續開會。