A quick guide to understand how email appending works

1. A Quick Guide To Understand How Email Appending Works Posted by  Adam Clarke  on  5:22 AM  Email Append , quick guide for email append  1 comment When  marketers  talk  business  and  marketing  techniques,  email marketing tops the list! And when discussing email marketing one cannot help  but  address  its  challenges,  the  most  prominent  of  all  being  the dynamic  nature  of  data.  Research  shows  that  almost  25­30%  email addresses get obsolete annually. And to add to that it is estimated that almost 84% email traffic could be spam (Radicati). All those figures are too much to roll out campaigns without planned action. And that’s why email appending is recommended. E­append is supposed to be simple and thorough so that once your database is appended your campaigns can be free of email bounces and spam. Email appending is more than a process, so let’s understand how email appending works! Identifying the right vendor Email address appending starts with identifying the right vendor. There are  several  email  appending  companies  in  the  market  that  fight  for supremacy. As a marketer be prudent and identify a vendor who adheres to best practices such as having an exhaustive suppression file, offering opt­in ids, providing the source of email and more.  Sharing data Once the vendor has been identified, the nest step involves sharing your present  customer  database  with  the  vendor.  For  best  results  it  is recommended that all data is shared including your present list of opt­out addresses. Since you are going to pay for each email appended it is best not  to  pay  for  data  that  won’t  prove  beneficial.  Sharing  customer  data such as name, phone, title, company name, mailing address or any other detail, ensures data accuracy and efficiency.  The process of Email Address Appending    

2. The email append process starts with existing marketing database beingThe email append process starts with existing marketing database being matched  against  vendor  master  base  in  strict  confidentiality  to  identify missing  data,  misspellings,  obsolete  data,  new  data  and  updated accordingly. Based on the nature of data present and extent of e­mail append  expected,  this  process  takes  about  24­72  hours.  Though automated procedures are followed, some appending service providers also check for accuracy manually so that no data is missed or duplicated. Sending the welcome mail for permission pass Getting the permission pass simply means to get all “opt­in” addresses instead  of  “opt­outs”.  The  ICO  (Information  Commissionaries  Office)  in fact recommends opt­in email appends and a credible vendor will ensure that all your appended email addresses are permission based. Once the appending process is complete, a “welcome” message is drafted and sent to all addresses for permission for future communication usually in the form of an “unsubscribe” option or link for validation. So in order to have brand credibility and positive list deliverability it is recommended to get your permission pass through the welcome emails.  Closing the deal with appended emails Once the welcome emails are sent it is advisable to wait for 3­5 days for response.  Though  in  case  of  emails  one  or  two  days  are  enough  to determine permission, yet there’s no harm in waiting for the additional days. Once the permissions are achieved a comprehensive list can be designed  and  delivered  to  the  client,  hence  closing  the  entire  email appending process. So yes, email appending is totally worth the effort! At the end of the day you want to keep your customers engaged and ROI to improve – and that cannot be achieved if you are using an obsolete email database.  At iAppend we understand the losses your campaigns will make if data is not  authentic  and  hence  offer  affordable  email  appending  services  for small,  medium  and  large  businesses.  You  can  even  try  our  sample appending  process  to  judge  for  yourself  the  quality  of  our  Email appending services before buying. So why wait and waste time? Give us a call today or write to us for a free consultation today!