BAB 3 PERANCANGAN

1. BAB 3PERANCANGAN Kolej Matrikulasi Negeri Sembilan

2. SUB TOPIK 3.1 Pengenalan Perancangan 3.2 Kaitan Tingkat Pengurusan dengan Perancangan 3.3 Objektif Organisasi 3.4 Alat-alat Perancangan

3. OBJEKTIF • Memahami Definisi Perancangan, Jenis-jenis Perancangan dan Kepentingan Perancangan. b) Mengaplikasi Hubungkait Antara Peringkat Pengurusan dan Perancangan. c) Memahami Visi, Misi dan Objektif, Jenis-jenis Objektif dan Kepentingan Objektif. d) Memahami Definisi dan Kegunaan Alat-alat Perancangan .

4. 3.1 PENGENALAN PERANCANGAN

5. DEFINISI PERANCANGAN • Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat organisasi. • “Aktiviti yang berorientasikan masa depan, iaitu apa yang hendak diperolehi pada masa hadapan dengan mula melaksanakan programnya sekarang.”

6. JENIS-JENIS PERANCANGAN • Perancangan Jangka Panjang (Strategik) • Perancangan Jangka Sederhana (Taktikal) • Perancangan Jangka Pendek (Operasian)

7. 1. Perancangan Jangka Panjang (Strategik) • Perancangan menyeluruh bagi mencapai matlamat organisasi. • Melibatkan proses pembuatan keputusan berkenaan matlamat jangka panjang organisasi. • Tempoh masa melebihi tiga tahun. • Dilakukan oleh pengurus peringkat atasan. • Risiko yang tinggi kerana melibatkan perancangan keseluruhan. • Memerlukan kemahiran konseptual yang tinggi.

8. 2. PerancanganJangkaSederhana (Taktikal) • Perancangan yang direkabentuk bagi melaksanakan perancangan strategik. • Diterjemahkan daripada perancangan jangka panjang oleh pengurus peringkat pertengahan. • Tempoh lebih singkat berbanding perancangan strategik iaitu antara satu hingga tiga tahun. • Juga dikenali sebagai rancangan fungsian yang meliputi perancangan sesuatu jabatan seperti perancangan pemasaran, perancangan kewangan, perancangan sumber manusia dll.

9. 3. Perancangan Jangka Pendek (Operasian) • Perancangan terperinci yang dilakukan oleh pengurus peringkat bawahan. • Jangka masa paling pendek kurang daripada satu tahun. • Penekanan pada tugas-tugas rutin. • Dilakukan secara berulang-ulang contohnya kerja harian, mingguan, bulanan. • Berkaitan aktiviti pengeluaran.

10. KEPENTINGAN PERANCANGAN

11. 1. Menyediakan Hala Tuju Organisasi • Membantu pengurus menentukan matlamat, kumpulan kerja dan membangunkan strategi yang menyeluruh bagi mencapai matlamat. • Pengurus juga dapat mengagih dan mengguna sumber dengan lebih efektif dan efisien. • Membantu mengenalpasti operasi yang diperlukan serta bagaimana ia mempengaruhi organisasi. • Contoh: Perancangan 5 tahun – menyatakan visi, misi, objektif, rancangan operasi, keperluan kewangan, keperluan sumber manusia bagi mencapai matlamat organisasi.

12. 2. Tanda aras untuk mencapai objektif • Perancangan membolehkan penetapan tanda aras yang hendak dicapai. • Tanda aras adalah satu proses mencari ciri-ciri produk, perkhidmatan atau proses yang terbaik berbanding pesaing sebagai satu standard atau piawai untuk meningkatkan prestasi organisasi.

13. 3.Bertindak kepada persekitaran yang dinamik • Pengurus dapat mengenalpasti peluang dan masalah/ancaman yang dihadapi oleh perniagaan pada masa sekarang dan masa depan • Penyesuaian boleh dilakukan dengan segera - memastikan operasi organisasi berjalan lancar – menjimatkan kos, mengurangkan pembaziran dan risiko.

14. 4. Sebagai Alat Kawalan Pengurus • Dengan perancangan satu sistem kawalan dapat diwujudkan. • Pengurus dapat memastikan pencapaian organisasi selaras dengan perancangan. • Tindakan pembetulan dapat dilakukan dari semasa ke semasa.

15. 3.2 KAITAN PERINGKAT PENGURUSAN DENGAN PERANCANGAN • Perancangan strategik, operasi dan taktikal masing-masing dilaksanakan oleh pengurus peringkat atasan, pertengahan dan bawahan.

16. Pengurus Atasan Perancangan Strategik Pengurus Pertengahan Perancangan Taktikal Pengurus Bawahan Perancangan Operasian Rajah: Tingkat Pengurusan Dan Jenis Perancangan.

17. 1. Pengurusan Atasan – Perancangan Strategik • Pengurusan atasan melakukan perancangan strategik (jangka panjang). • Merujuk kepada rancangan keseluruhan organisasi. • Pengurus perlu mempunyai kemahiran konseptual yang tinggi berbanding pengurus peringkat lain. • Pengurus perlu memantau persekitaran dalaman dan luaran seperti ekonomi, teknologi, kebudayaan, pelanggan, pekerja, pesaing dan sebagainya.

18. 2. PengurusanPertengahan – PerancanganTaktikal • Pengurus pertengahan menyediakan perancangan taktikal (jangka sederhana). • Menyokong perancangan jangka panjang yang dibuat oleh pengurus atasan. • Pengurus akan menentukan bagaimana syarikat akan menggunakan sumber-sumber yang ada bagi mencapai matlamat yang ditetapkan.

19. 3. PengurusanBawahan – PerancanganOperasian • Pengurus bawahan akan menyediakan perancangan operasian (jangka pendek) • Perancangan yang dibuat perlu selaras dengan perancangan yang dibuat oleh pengurus peringkat atasan dan pertengahan. • Mengawal operasi harian.

20. 3.3 VISI OBJEKTIF ORGANISASI MISI OBJEKTIF

21. Visi Satupernyataan yang menyeluruhtentangpenubuhansesebuahorganisasi. Merupakansesuatu yang ideal danunikuntukdicapai. Merupakanmatlamatjangkapanjangsesebuahorganisasi. Ciri-CiriVisi: Ringkas, padatdanjelas (tidakmelebihi 25 p.p.) Realistikdanmenimbulkansemangat Menjawabpersoalanapa, untuksiapadanbila

22. Misi • Tujuan utama sesebuah organisasi ditubuhkan. • Biasanya misi dinyatakan dalam bentuk yang umum, luas dan memperlihatkan nilai-nilai kepercayaan, keluaran utama, pasaran utama, sifat orang yang memegang kepentingan dalam firma dan masyarakat dan falsafah pengurusan. • Membentuk identiti dan imej organisasi. • Misi penting sebagai panduan dan motivasi ahli organisasi – hala tuju yang dikongsi bersama – dapat memfokus usaha. • Kepada pengurus, ia menjadi ukuran bagi menilai kejayaan organisasi – sejauh mana pengurus berjaya memenuhi misi tersebut melalui usaha pekerja bawahannya.

23. Objektif • Merupakansasaranatauhasilakhir yangcuba/dijangkadapatdicapaiolehsesebuahorganisasi – terbentukdaripadamisi. • Biasanyadinyatakandalambentuk yang lebihkhususberbandingmisiorganisasi – dimensimasalebihjelas. • Setiapbahagianatau unit akanmenetapkanobjektifmasing-masingselaridenganmisiorganisasi. • Ciriobjektif – Spesifik, Bolehdiukur, Bolehdicapai, DikaitkandenganGanjaran, Mempunyaitempohmasa. ’’’SMART”’

24. Spesifik • Objektif yang ditetapkan mestilah khusus (mendalam) dan jelas. • Pengurus perlulah mengenalpasti bidang-bidang utama dan aktiviti-aktiviti yang boleh menyumbang kepada prestasi syarikat.(prestasi kewangan, perkhidmatan dan kepuasan pelanggan dan inovasi) • Selalunya berlandaskan kepada visi dan misi syarikat • Cth: Objektif Kolej Matrikulasi Labuan spesifik kepada melahirkan pelajar cemerlang.

25. 2. Boleh Diukur • Objektif perlu dinyatakan dalam bentuk kuantitatif . • Kejayaan atau kegagalannya mudah diukur. • Cth: Sasaran jualan 150,000 unit dalam tempoh satu tahun. • Objektif yang tidak boleh diukur misalnya sasaran jualan yang tinggi dalam tempoh satu tahun.

26. 3. Boleh Dicapai • Matlamat mestilah mencabar tetapi boleh dicapai (Realistik). • Sesuatu objektif mestilah mampu dicapai. • Tidak terlalu tinggi atau mustahil untuk dicapai. • Objektif ditetapkan berdasarkan keupayaan organisasi. • Cth: Objektif jabatan pengeluaran perlu mengambilkira keupayaan menghasilkan barangan melalui sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi.

27. 4. Dikaitkan Dengan Ganjaran • Matlamat atau objektif perlu dikaitkan dengan ganjaran • Sebagai faktor pendorong kepada pelaksana. • Tujuannya supaya matlamat yang ditetapkan akan cuba dicapai dengan sebaik mungkin bagi mendapatkan ganjaran yang dijanjikan. • Cth: Bonus, pakej percutian, wang tunai dan lain-lain.

28. 5. Mempunyai Tempoh Masa • Objektif yang ditetapkan mesti mempunyai had masa bila ia perlu dicapai. • Tempoh masa diperlukan bagi mengukur pencapaian organisasi semasa proses kawalan – membolehkan penilaian dilakukan. • Sekiranya tempoh tidak dinyatakan, maka akan terdapat pelbagai definisi tentang tempoh masa yang sepatutnya – akan menjejaskan pencapaian organisasi. • Cth: Organisasi menetapkan untuk mencapai peningkatan keuntungan sebanyak 20% dalam tempoh 3 tahun.

29. JENIS-JENIS OBJEKTIF UNIT ORGANISASI JABATAN

30. 1. Objektif Organisasi • Objektif keseluruhan firma. • Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan atasan. • Tergolong dalam perancangan jangka panjang. 2. Objektif Jabatan • Objektif sesuatu jabatan. • Ditetapkan berdasarkan objektif organisasi

31. 3. Objektif Unit • Objektif bagi unit-unit kecil di dalam jabatan. • Penting untuk menyokong objektif jabatan dan seterusnya objektif organisasi.

32. Kepentingan Objektif

33. Motivasi/Komitmen • Perancangan akan menjelaskan tugas pekerja dalam mencapai matlamat sesebuah organisasi. • Pekerja akan lebih komited apabila mengetahui tugas yang perlu dilakukan. • Pekerja akan bermotivasi untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan. • Motivasi juga dapat dicapai apabila mereka sedar sumbangan mereka penting untuk memastikan pencapaian matlamat organisasi.

34. 2. Piawaian • Sebagai tanda aras/kayu ukur bagi menilai kemajuan kerja agar tindakan pembetulan dapat diambil jika perlu. • Ia berfungsi sebagai piawai penilaian.

35. 3. Rasional • Melalui perancangan, pengurus mengetahui apa tindakan yang perlu diambil oleh organisasi mengikut kesesuaian tanpa dipengaruhi oleh emosi • Segala keputusan dibuat untuk memastikan polisi dalaman, peranan, struktur dan juga perbelanjaan dan sebagainya dibuat menjurus kepada hasil yang hendak dicapai. • Keputusan organisasi mestilah selari dengan perancangan.

36. 4. Keberkesanan kos • Memastikan sumber-sumber digunakan dengan cekap bagi mengurangkan kos dan mengelakkan pembaziran dalam organisasi. • Sebarang pembaziran kos yang dikesan dapat diperbetulkan.

37. 4. Keformalan • Akan memberitahu pekerja secara rasmi apa yang perlu dilakukan untuk mencapai matlamat yang ditetapkan. • Pekerja akan dapat menyusun aktiviti mereka dan bekerja sama secara berkumpulan. • Memastikan struktur yang bersistematik untuk mencapai matlamat organisasi.

38. 3.4 ALAT-ALAT PERANCANGAN Belanjawan Carta PERT TPM Carta Gantt

39. 1. Belanjawan • Satu bentuk perancangan yang memperuntukkan sumber kewangan untuk pelaksanaan sesuatu aktiviti, projek atau program. • Merupakan alat pengurusan yang penting bagi tujuan pengagihan sumber kewangan yang terhad untuk pelbagai kegunaan. • Membantu mengenalpasti aktiviti yang perlu diberi keutamaan serta mengawal tindakan dan keputusan.

40. 2. Titik Pulang Modal (TPM) • Kuantiti produk yang perlu dijual sebelum penjual dapat melepasi kos berubah dan kos tetap dan membuat keuntungan (Ricky W. Griffin, Business 4th. Edition) • Membantu pengurus memahami hubungkait antara volum jualan, kos dan keuntungan dalam organisasi. • Analisis boleh dilakukan secara grafik atau matematik. • Membolehkan pengurus menentukan titik pulang modal iaitu tahap volum jualan di mana jumlah hasil menyamai jumlah kos [TR = TC]. • Pada titik pulang modal, organisasi tidak rugi atau untung tetapi hanya mendapat pulangan modal [TR – TC = 0]. • TPM penting bagi membolehkan organisasi mengetahui tahap keuntungan pada volum jualan tertentu.

41. TPM boleh ditunjukkan dalam nilai wang (ringgit) atau volum jualan mengikut formula berikut: TPM (unit) = KT H - KB TPM (ringgit) = TPM (unit) x H • Analisis TPM boleh juga ditunjukkan dengan grafik (lakaran graf) - merupakan titik persilangan di antara garis jumlah hasil (JH) dengan garis jumlah kos (JK).

42. Contoh… • Syarikat Azza dan Nadjmi menjual satu jenis barang pada harga RM10 seunit. Kos berubah seunit barangan tersebut ialah RM7. Bagi pengeluaran antara 700 unit hingga 1,500 unit, kos tetap ialah RM3,000 seminggu. Hitungkan titik pulang modal (TPM) dalam sebutan unit dan RM dalam masa seminggu • Jawapan: TPM (unit) = KT H – KB • RM3000 RM10-RM7 =1000 unit TPM (ringgit) = TPM (unit) x H = 1000 x RM10 = RM10 000

43. Titik Pulang Modal Hasil, Kos Jumlah Hasil Jumlah Kos B TPM p Kos Tetap A Volum jualan q

44. 3. Carta Gantt • Memberi gambaran tentang perancangan tahap kemajuan setiap aktiviti yang harus disiapkan di dalam sesuatu projek berdasarkan tarikh/masa penyempurnaan yang telah ditetapkan. • Alat perancangan yang paling awal diperkenalkan dan paling anjal. • Diperkenalkan oleh Henry L. Gantt.

45. Carta Gantt : Aktiviti Menyiapkan 50 helai pakaian

46. 4. Carta PERT • Rajah yang menggunakan garisan bagi mewakili turutan aktiviti-aktiviti dan masa yang diperuntukkan di dalam menyiapkan sesuatu projek di mana melaluinya masa terpanjang (laluan genting) projek dapat disiapkan boleh diketahui. • Analisis PERT adalah teknik yang digunakan oleh pengurus bagi melicinkan pengurusan projek. • Projek biasanya merujuk kepada tugas pengeluaran yang melibatkan satu tindakan yang rumit yang mesti dilaksanakan mengikut urutan tertentu. • Analisis PERT membantu mengenalpasti dan mengawal pelbagai tindakan yang berasingan yang perlu dilaksanakan bagi menyempurnakan sesuatu projek. • PERT digunakan dalam projek-projek industri bagi membolehkan masa aktiviti diketahui dengan tepat. • PERT digunakan untuk membantu pengurus mengenalpasti aktiviti-aktiviti penting/kritikal yang telah dijadualkan dalam sesuatu projek.

47. Lakaran Carta PERT/CPM

48. Lakaran Carta PERT/CPM 3 D3 B8 1 C6 E4 4 5 Tamat A4 2 Mula

49. TAMAT