Система бюджетирования и управления финансами предприятия

1. Система бюджетирования и управления финансами предприятия Выступающий: Сафиулин Алексей Ведущий специалист группы продвижения КСУ НПО «Компьютер»

2. Генеральный директор Нигматулин Г.Т. О разработчике • С 1988 года на рынке информационных технологий • Штат компании - 240 человек • Статус MicrosoftGold Certified Partner • СМК сертифицирована на соответствие ISO 9001:2008 • Технологии разработки, внедрения, сопровождения ПО сертифицированы по системе ГАЗПРОМСЕРТ • Основные сферы деятельности: • Разработка и внедрение информационных систем управления для средних и крупных организаций, в том числе со сложной территориально-распределенной структурой — система Prestima, КАС «Бизнес Люкс» • Создание систем электронного документооборота и управления взаимодействием для средних и крупных организаций на базе системы DIRECTUM • Разработка инструментария для построения финансово-учетных систем и систем электронного документооборота — IS-Builder • Консалтинг в сфере управленческого учета, постановки бюджетирования, оптимизации бизнес-процессов • Обучение пользователей, администраторов и разработчиков

3. Крупные проектыв области бюджетирования и управления финансами ООО «Газпром трансгаз Чайковский» Обслуживание газопроводов (более 100 рабочих мест в 40 ЦФУ и 19-тифилиалах) ОАО «Удмуртнефтепродукт» Оптовая и розничная торговля нефтепродуктами (более 50 рабочих мест в Управлении и 11-ти филиалах) «АВИСМА» филиал ОАО «Корпорация ВСМПО-АВИСМА» Производство титановой продукции (более 130 рабочих мест) ОАО «Гипротюменнефтегаз» Проектный институт (более 20 рабочих мест) ООО «КОМОС ГРУПП» Агрохолдинг (более 30 рабочих мест в Управляющей компании и на 12-ти предприятиях) Полный список клиентов на сайте www.npo-comp.ru

4. Традиционные варианты работыпри отсутствии специализированного программного продукта • Использование локального офисного ПО (Excel, Access)в отделах планирования • Планирование силами планово-экономического и финансового отделов без подключения ЦФО • Планирование только основных финансовых бюджетов, отсутствие планирования операционных бюджетов • Планирование только одного-двух вариантов бюджетов на год • Согласование проектов бюджетов в бумажном виде • Ручной сбор факта исполнения бюджетов в локальном офисном ПО (Excel)

5. Проблемы традиционных вариантов работы ГДЕ ПРОБЛЕМЫ? ЧТО НЕОБХОДИМО? • Высокая трудоемкость и длительность процесса планирования • Планирование с низкой степенью детализации • Отсутствие возможности анализа в режиме «Что будет, если …?» • Отсутствие оперативного контроля исполнения бюджетов и определения причин и виновников отклонений • Запаздывание корректирующих действий • Сложность сопоставления плановых и учетных данных из-за несоответствия структуры статей бюджетов структуре статей затрат

6. Структура системы Prestima Бюджетирование Управление финансами Расчеты по договорам Механизм интеграции Инструмент разработки IS-Builder Управление показателями эффективности Корпоративная отчетность OLAP-отчеты Территориально распределенная работа

7. Процесс бюджетного управления Определение структуры Разработка бюджетной структуры 1 Анализ и корректировка Анализ план-фактных отклонений, выявление причин, выработка управленческих воздействий 2 Планирование и согласование Определение плановых значений элементов бюджетов Бюджетирование Prestima 5 3 Исполнение Учет фактических операций в разрезе ЦФО, статей бюджетов по периодам планирования 4 Контроль Текущий план-фактный контроль выполнения бюджетов

8. Решаемые бизнес-задачи Формирование сложной, многоуровневой бюджетной структуры • выделение центров финансовой ответственности • определение перечня оперативных и финансовых бюджетов предприятия и взаимосвязей между ними • определение разрезов планирования, разработка структуры бюджетов Обеспечение использования единой методики планирования для всех ЦФО • общие принципы и методы сбора плановых данных • единый регламент, описывающий порядок взаимодействия центров финансовой ответственности в процессе составления и исполнения бюджетов • единые формы корпоративной отчетности Организация сбора исходных данных для планирования из различных источников • разработка механизмов сбора данных для формирования плана из различных источников • определение алгоритмов обработки полученных данных для расчета плана Контроль исполнения бюджетов • выделение целевых показателей для контроля • недопущение превышения лимитов средствами системы Анализ и прогнозирование выполнения бюджетов • выделение ключевых показателей эффективности • проведение план-фактного анализа средствами системы Мотивация сотрудников на выполнение бюджетов • персонификация ответственности за исполнение бюджетов • выделение показателей мотивации

9. Определение структуры бюджетов 1 2 3 4 5 Бюджет продаж Инвестиционный бюджет Бюджет производственных запасов Бюджет производства Бюджет общепр. расходов Бюджет прямых затрат на материалы Бюджет прямых затрат на оплату труда Бюджет коммерческих расходов Бюджет закупок БДР Основные бюджеты БДДС Бюджет управленческих расходов ББЛ

10. Модель построения бюджетовна примере бюджета доходов и расходов 1 2 3 4 5 ЦФО (Отдел капитального строительства) Модель дает однозначный ответ на основные вопросы бюджетирования: КТО? Перечень ЦФО, которые участвуют в планировании Статьи затрат (Материалы на строительство) ЧТО? Набор статей затрат, в разрезе которых строится бюджет Подразделения (Ремонтная бригада) НА КОГО? Производственные подразделения, потребляющие ресурсы Варианты бюджета Изменение бюджетов во времени Сбалансированный бюджет Оптимистичный бюджет Пессимистичный бюджет

11. Пример структуры БДР 1 2 3 4 5 Система Prestima позволяет строить сложные иерархические структуры, охватывающие все уровни планирования на предприятии.

12. Планирование бюджетов 1 2 3 4 5 КАК ВВЕСТИ ПЛАНОВЫЕ ЗНАЧЕНИЯ В СИСТЕМУ ? Плановые мероприятия В модуле«Бюджетирование» системы Prestima применяются4 основных способа ввода плановых значений бюджета в зависимости от: Расчет Стадии планирования Формы планирования Формы Excel Направления планирования Роли пользователя

13. Плановые мероприятия Плановые мероприятия 1 2 3 4 5 Плановые мероприятия Расчет Формы планирования Формы Excel Собираются данные о потребности всех подразделений и филиалов в финансировании. Планы могут быть детализированы вплоть до объектов титульного списка и номенклатуры. Назначение Направление планирования Кем используется? Сбор отдельных бюджетных заявок на начальных этапах планирования «Снизу-вверх» ЦФО Исполнители

14. Плановые мероприятия Расчет значений статей бюджетов 1 2 3 4 5 Плановые мероприятия Расчет Формы планирования Формы Excel Настраиваются алгоритмы для автоматического расчета условно-постоянных затрат (налоги, отчисления, сборы и т.д.). Назначение Направление планирования Кем используется? Автоматический расчет плановых значений бюджетов по условно-постоянным затратам «Снизу-вверх» «Сверху-вниз» Отдел планирования

15. Плановые мероприятия Формы планирования 1 2 3 4 5 Плановые мероприятия Расчет Формы планирования Формы Excel Средство построения системы многоуровнего планирования и консолидации бюджетов. В формах реализована иерархия бюджетной структуры и разделение прав участников планирования. Назначение Направление планирования Кем используется? Многоуровневоепланированиес возможностьюразделенияпоправам «Снизу-вверх» «Сверху-вниз» Все участники планирования

16. Плановые мероприятия Формы Excel 1 2 3 4 5 Плановые мероприятия Расчет Формы планирования Формы Excel Средство консолидации и визуального представление сводного бюджета. Формы Excel позволяют корректировать показатели эффективности работы организации. Назначение Направление планирования Кем используется? Корректировкасводныхданныхнаверхнихуровняхпланирования «Сверху-вниз» Руководство Отдел планирования

17. Оформление задачив DIRECTUM Согласование бюджетов 1 2 3 4 5 Взаимодействие между пользователями в процессе распределения утвержденных лимитов Для автоматизации процесса согласования бюджетных заявок и утверждения лимитов пользователи системы могут использовать систему DIRECTUM. При этом задачи могут оформляться как в «бесшумном режиме», так и сопровождаться комментариями пользователя. Процесс согласования заявок и утверждения лимитов может иметь чрезвычайно сложную структуру и порядок прохождения. Для автоматизации этой части используются средства настройки типовых маршрутов системы DIRECTUM.

18. Первичныедокументы Исполнение бюджетов 1 2 3 4 5 Оформляются документы «Приход по банку» или «Расход по банку» Оформление задачи в DIRECTUM Расчет бюджета В табличной части определен перечень статей БДДС по которым производится оплата через банк Ввод данных «вручную» Источником формирования фактических данных может служить информация, отраженная в любых других модулях системы (Управление финансами, Расчеты по договорам). В этом случае при формировании документа пользователь напрямую указывает к исполнению какой статьи бюджета он относится.

19. Данные бухгалтерского и управленческого учета Первичныедокументы Исполнение бюджетов 1 2 3 4 5 Оформление задачи в DIRECTUM Модуль «Управление финансами» cистемыPrestima Способы расчета статей бюджета Расчет бюджета Расчет значений статей бюджета включает в себя сбор фактических данных из других учетных систем, таблиц MS Excel, модулей системы Prestima в автоматическом режиме. Этот вариант является основным средством сбора фактических данных. Ввод данных «вручную» Бизнес-решение «Бюджетирование и Финансы» Модуль «Бюджетирование» Хранилище данных системы Prestima

20. Первичныедокументы Исполнение бюджетов 1 2 3 4 5 Оформление задачи в DIRECTUM Расчет бюджета Данные о фактическом выполнении бюджета могут вводится в модуль «Бюджетирование» вручную, посредством форм планирования. Ввод данных «вручную»

21. Первичныедокументы Контроль исполнения бюджетов 1 2 3 4 5 Оформляетсязаявка на финансирование Оформление задачи в DIRECTUM Показатели эффективности Оперативный контроль исполнения БДДС, например, реализован в финансовых документах системы. В случае превышения лимитов при оформлении заявки на финансирование, платежного поручения или расхода по банку система может выдать предупреждение или жестко запретить проведение документа. Указывается статья бюджета, по которой будут расходоваться денежные средства Система не позволяет реализовать операцию, если сумма заявки превышает утвержденный в бюджете лимит

22. Первичныедокументы Контроль исполнения бюджетов 1 2 3 4 5 Управление показателями эффективности (KPI) Оформление задачи в DIRECTUM Показатели эффективности Модуль «Управление показателями эффективности» - средство анализа верхнего уровня, работающее с любыми источниками данных. Модуль обладает широким набором средств графического представления информации и призван автоматизировать рабочие места топ-менеджмента организации.

23. Анализ исполнения бюджета Контроль исполнения бюджетов 1 2 3 4 5 Решаемые задачи Используемые инструменты Prestima Оформление задачи в DIRECTUM Управленческая отчетность Корректировка В системе Prestima представлен широкий спектр средств анализа плановых и фактических значений. В зависимости от поставленных задач могут использоваться средства OLAP-анализа, таблицы MS Excel, аналитические отчеты вCrystal Reports. Аналитическая отчетность Отчеты в Crystal Reports Корпоративная отчетность Регламентированные шаблоны EXCEL

24. Анализ исполнения бюджета Контроль исполнения бюджетов 1 2 3 4 5 Оформление задачи в DIRECTUM Корректировка Многовариантность планированиясистемы Prestima позволяет хранить историю изменения плановых значений, формировать разные версии бюджетов в зависимости от изменения сценарных условий (например инфляции или конъюнктуры рынка), в т.ч. делать это в течении бюджетного периода.

25. Управление финансами план Заявки на финансирование факт Платежный календарь Фактическое движение денежных средств Ожидаемые финансовые поступления

26. Решаемые бизнес-задачи • Поддержка использования в компании единой методики оперативного финансового планирования, в том числе на предприятиях с территориально-распределенной структурой:  единый порядок регистрации заявок на финансирование и поступлений денежных средств; единые процедуры согласования платежей. • Контроль соответствия платежей утвержденному лимиту по статьям БДДС: соотнесение каждого платежа со статьей бюджета; определение допустимых размеров превышения; недопущение сверхлимитных платежей. • Формирование платежного календаря, позволяющего оценить ожидаемую платежеспособность компании, максимально эффективно распределить денежные средства предприятия, спрогнозировать «кассовые разрывы» и своевременно принять необходимые управленческие решения; контроль непроведенных и просроченных платежей. • Регистрация всех видов оплаты при расчетах с организациями-партнерами: ввод первичных документов по поступлению и выбытию денежных средств, организация передачи данных по движению денежных средств  между структурными подразделениями и ответственными за процессы оперативного финансового управления. • Организация сбора оперативных данных по движению денежных средств: разработка механизмов сбора данных по факту выполнения поступлений и платежей из различных источников (учетные системы, «Клиент-банк», таблицы Excel и Access); определение алгоритмов обработки полученных данных; формирование единых форм корпоративной отчетности.

27. Платежный календарь Формирование платежного календаря 1 2 Оформление задачи в DIRECTUM Включение ожидаемых финансовых поступлений и согласованных заявок на финансирование в оперативный план движения денежных средств осуществляется финансистами компании через платежный календарь. Платежный календарь —  это основной инструмент оперативного финансового планирования, представляющий собой специальный интерфейс, который позволит максимально эффективно распределить денежные средства, оценить ожидаемую платежеспособность компании, спрогнозировать «кассовые разрывы» и своевременно принять необходимые управленческие решения

28. Прочие виды оплаты Проведение платежей 1 2 Банковские платежи Платежный календарь На основании заявок на финансирование, распределенных в платежном календаре, автоматически формируются платежные поручения для перечисления денежных средств с расчетных счетов предприятия. Посредством механизма интеграции с программой «Клиент-Банк» созданные платежные поручения могут быть автоматически в электронном виде переданы в банк предприятия, а информация о проведенных платежах передана обратно в модуль. Платежные поручения Механизм интеграции Система «Клиент-Банк»

29. Прочие виды оплаты Проведение платежей 1 2 Оформляются документы по прочим видам оплаты – ценные бумаги, касса, взаимозачеты Банковские платежи Регистрируются документы по всем прочим видам оплаты (ценные бумаги, касса, взаимозачеты). Для каждого учетного документа модуля предусмотрен автоматический подбор заявок на финансирование и ожидаемых поступлений, что позволяет своевременно отслеживать исполнение платежей и поступлений, и оперативно корректировать финансовый план на предстоящий период. В табличной части определяется перечень заявок или поступлений, которым производится оплата

30. Расчеты по договорам Договоры Этапы договоров Доп. соглашения Заказы Выполнение договоров Оплата договоров Контроль и анализ данных по договорам

31. Решаемые бизнес-задачи Структурированный учет договоров: • детальный учет в необходимых разрезах - организация, договор, этап, допсоглашение, заказ, номенклатура материальных ценностей (МЦ) или состав услуг и т.д.; • отражение условий исполнения обязательств по договорам (необходимость предоплаты, сроки отгрузки или оплаты по факту и т.д.). Оперативный учет выполнения и оплаты обязательств по договорам: • учет выполнения и оплаты заказов на закупку, реализацию МЦ и услуг, работ по этапам договоров и прочего выполнения обязательств по всем видам договоров (например, по кредитным или лизинговым договорам); • формирование данных о планируемых платежах и поступлениях с учетом условий договоров и текущего выполнения обязательств. Контроль и анализ данных по договорам, подготовка отчетности с различной детализацией данных: • подбор поставщика или подрядчика (субподрядчика), определение условий для заключения договора с покупателем или заказчиком на основании данных о ценах, предыдущих заключенных договорах и т.д.; • своевременность и объемы отгрузки и оплаты при закупке и реализации МЦ и услуг, выполнении работ по договорам и прочих обязательств по всем видам договоров; • анализ дебиторской и кредиторской задолженности: списки дебиторов и кредиторов, акты сверки расчетов и т.д.; • реестры накладных, актов, счетов-фактур, платежных документов, отчеты по выполнению обязательств по договорам и т.д.

32. Договоры Заказы Ведение реестра договоров 1 2 3 Оформление задачи в DIRECTUM Этапы договоров Одной из ключевых задач управления расчетами по договорам является формирование единой базы всех договоров, заключаемых на предприятии. При этом для ведения управленческого учета актуально отражение реквизитов, соответствующих специфике договорной деятельности, для последующего анализа данных в необходимых разрезах.

33. Договоры Заказы Ведение реестра договоров 1 2 3 Оформление задачи в DIRECTUM Этапы договоров В рамках договора могут выделяться этапы, характеризующиеся содержанием работ, сроками и стоимостью.

34. Договоры Заказы Ведение реестра договоров 1 2 3 Оформление задачи в DIRECTUM Этапы договоров При учете договоров на закупку или реализацию МЦ и услуг дополнительно может учитываться наличие допсоглашений и конкретных заказов, отражающих спецификацию на отгрузку МЦ или оказание услуг.

35. Выполнение Выполнение и оплата по договорам 1 2 3 Оформление задачи в DIRECTUM Оплата Документ выполнение наших обязательств по договорам служит для отражения всех видов наших обязательств (поставка, оказание услуг и пр.), а документ выполнение обязательств партнеров по договорам - обязательства организации-партнера. В документах указываются дата, организация, договор, вид выполнения обязательства и сумма выполнения.

36. Выполнение Выполнение и оплата по договорам 1 2 3 Оформление задачи в DIRECTUM Оплата Информация об оплате договоров отражается в документах оплата наших обязательств по договорам и оплата обязательств партнеров по договорам (в т.ч. в валюте). Сведения об оплате в данные документы может попадать из модуля «Управление финансами».

37. Контроль и анализ данных по договорам 1 2 3 Модуль «Расчеты по договорам» с помощью аналитических отчетов позволяет: • подобрать поставщика, определить условия для заключения договора с покупателем на основании информации в прайс-листах, ранее заключенных договорах, оформленных заказах; • отслеживать своевременность и объемы отгрузки и оплаты по договорам на основании указанных условий расчетов, документов по выполнению и оплате обязательств; • формировать отчеты для анализа расчетов с организациями: сводные или отдельно по договору, закупкам или продажам.

38. Репликация Организация работыв территориально-распределенной структуре Оформление задачи в DIRECTUM Терминальный доступ Работа при территориально - распределенной структуре в системе Prestima может быть организована в режимах терминального доступа и репликации. Репликация – работа в режиме off-line с автоматизированным контролем целостности данных, изменяемых на разных серверах, в т.ч. на нестабильных каналах связи с низкой пропускной способностью. Терминальный доступ – работа в режиме on-line на стабильных каналах связи при необходимости мгновенного обмена информацией.

39. Варианты внедрения решения

40. Этапы внедрения Prestimaмаксимальное участие поставщика Технологии разработки и внедрения программных продуктов группы компаний НПО «Компьютер» сертифицированы по системам ISO 9001:2001 и ГАЗПРОМСЕРТ

41. Услуги по консалтингу и внедрению Бизнес-консалтинг • Разработка бюджетной структуры • Изучение и анализ бизнес-процессов «как есть» • Моделирование бизнес-процессов «как будет» • Проведение обучения ведущих пользователей предметной области бюджетирования • Разработка бюджетных регламентов • Оценка эффективности внедрения Внедрение • Проведение обучения и аттестации ведущих пользователей работе в систему Prestima • Проведение обучения и аттестации администраторов администрированию системы Prestima • Разработка и согласование проектных решений • Настройка и модификация системы согласно проектным решениям • Установка системы на рабочие места пользователей • Проведение обучения и аттестации пользователей работе в системе Prestima • Консультирование пользователей и администраторов по работе в системе

42. Эффект от внедрения Prestima Менеджеры высшего звена • Возможность прогнозирования финансового состояния компании • Повышение прозрачности процессов управления доходами и расходами предприятия • Возможность проведения оперативного анализа исполнения планово-контрольных показателей в любой момент времени • Увеличение времени реакции на изменения экономических условий функционирования предприятия Топ-менеджмент экономического блока • Снижение трудоемкости анализа исполнения бюджетов предприятия • Сокращение трудоемкости формирования отчетности • Уменьшение ошибок при обобщении планов производственных подразделений • Сокращение объемов сверхбюджетных платежей Топ-менеджмент экономического блока • Сокращение трудоемкости формирования и корректировки бюджета • Сокращение сроков и трудоемкости сбора данных о выполнении бюджетов с максимально возможной детализацией • своевременное принятие решений по оптимизации бюджетных показателей • Сокращение трудоемкости формирования управленческой/корпоративной отчетности по плановым и фактическим данным

43. Преимущества Prestima • Реальное повышение эффективности работы как руководителей, так и рядовых пользователей • Широкий функционал системы Prestima • Инструмент разработки IS-Builder • Организация территориально-распределенной работы • Высокая масштабируемость системы • Бесшовная интеграция с системой DIRECTUM • Качественное внедрение • Приемлемая стоимость

44. Спасибо за внимание! Ваши вопросы? 426003, г. Ижевск, ул. К.Маркса, д.2 тел. (3412) 505-500 www.prestima.ru www.directum.ru