Centre de service et de coordination en télésanté du RUIS UL

1. Centre de service et de coordination en télésantédu RUIS UL IRIS Interface de réservationintégrée des systèmes de visioconférence du RUIS UL par Frédéric Levasseur

2. Principes d’IRIS • Les utilisateursd’IRISsontassociés à leurétablissement. • Les équipements de visioconférencesontassociés à leurétablissement. • Par défaut, les réservations ne sont visibles que pour : • L’utilisateur qui a créé la réservation; ET • Les utilisateurs dont un équipement de leur établissement participe à la réservation. • Si la réservation a la propriété « Visible à tous », alors tous peuvent la voir et s’ajouter/s’enlever en tant que participant. • Seul le créateur de la réservation peut effectuer des modifications à la réservation, ou encore, la supprimer.

3. Principes d’IRIS (suite) • IRIS détecte automatiquement si le pont national (Telus) doit être utilisé selon la capacité des équipements choisislorsqu’on crée ou modifie la réservation. • Si tel est le cas, un courriel est automatiquement acheminé au CSCT qui s’occupera d’effectuer la réservation auprès de Telus. • Le CSCT est automatiquement avisé si une modification ou une annulation dans IRIS est effectuée pour une réservation qui nécessite le pont national.

4. Principes d’IRIS (suite) • Par défaut, une période de prétest de 15 minutes est prévue. Une période de prétest est un bloc de temps réservé pour effectuer des branchements et des essais avec les autres participants afin de s’assurer que tout soit fonctionnel pour le début de la session. • Dans le calendrier, la période de prétest n’est pas visible, mais est indiquée dans la description (infobulle) et les équipements sont réservés 15 minutes plus tôt. • Par défaut, le mode de connexion est « Connexion manuelle ».

5. Principes d’IRIS (suite) • Une réservation qui ne nécessite pas le pont national (Telus) peut être modifiée (ou créée) jusqu’à 5 minutes avant le début prévu de celle-ci. • Une réservation qui nécessite le pont national (Telus), peut être modifiée (ou créée) jusqu’à 24 heures avant le début prévu de celle-ci.

6. Page d’accueil • Adresse : https://iris.lecsct.ca • Inscrivez votre nom d’utilisateur IRIS et le mot de passe. • Le lien « Version X.Y (voir les nouveautés) » est un lien vers le wiki du CSCT qui présente les modifications à IRIS. • Pour demander une nouvelle inscription, utilisez le lien « S’inscrire ».

7. DéconnexionetChangement de mot de passe • Dans le haut à droite, vous pouvez vous déconnecter d’IRIS en cliquant sur « Déconnexion ». • Après un délai d’inactivité de 10 minutes, vous serez automatiquement déconnectés d’IRIS. • Pour accéder à votre profil sur IRIS, cliquez sur « Mon profil ».

8. Mon profil • À l’aide de la section de gauche, il est vous est possible de modifier votre mot de passe; • La section de droite permet quant à elle de modifier votre adresse de courriel. Un avis de modification sera acheminé à la nouvelle adresse de courriel.

9. Mes stations • La partie du haut vous permet de gérer le nom de vos stations affichées dans IRIS. Il vous est également possible de désactiver des stations, si par exemple, elles sont hors de fonction. Cela a pour effet d’empêcher que les utilisateurs d’IRIS puissent les sélectionner lors des réservations.

10. Mes stations (suite) • La partie du bas vous permet d’inscrire des stations qui ne sont pas ajoutées au TMS du CSCT. Vous aurez par la suite la possibilité de sélectionner ces stations lors de la création de vos réservations.

11. Mespréférences • Cette section vous permet de sélectionner vos préférences pour l’affichage initial du calendrier ainsi que les paramètres par défaut lors de la création d’une réservation.

12. Filtres • À l’aide des filtres vous pouvez épurer les réservations affichées dans le calendrier. • Une fois la sélection de vos filtres effectuée, cliquez sur « Rafraichir » pour que ces filtres soient appliqués.

13. Calendrier principal • Permets de voir les réservations. • Permets d’accéder à l’écran pour créer ou modifier des réservations. • Permets d’avoir une vue « Jour », « Semaine » et « Mois ». • Le lien « Voir 24 heures », dans le bas, permet de voir une journée entière. • Cliquez sur une réservation avec le bouton droit de la souris pour voir l’ensemble des options disponibles.

14. Nouvelle conférence

15. Informations sur la conférence • Sélectionnez tout d’abord un type de visioconférence. • S’il y a lieu, sélectionnez une activité clinique. Vous pouvez filtrer la liste des activités en sélectionnant d’abord une spécialité. • Inscrivez un titre, une description, une date de début et une date de fin. • S’il y a lieu, inscrivez le nombre de cas de patients prévus par la visioconférence. • S’il y a lieu, inscrivez le nombre d’intervenants participants prévus (médecins, infirmières, cliniciens). • Si vous désirez que tous puissent voir la réservation, cocher « Visible à tous ».

16. Personnes à aviser • Permets d’ajouter des gens qui recevront des courriels lors de la création, modification ou annulation de la réservation. • Le bouton « Envoyer un courriel à tous » permet d’ouvrir l’outil de courriel par défaut et créer un nouveau courriel avec l’ensemble des personnes comme destinataires. • Lors de la modification ou l’annulation, vous pourrez sélectionner si vous désirez ou non renvoyer l’avis.

17. Systèmes participants • Permets de sélectionner les stations participantes à la réservation (les siennes comme celles des autres participants). • Les stations sont classées par établissement. • Permets de connaitre les informations sur le système sélectionné. • Pour chaque station, on peut voir leur disponibilité avec le calendrier. • Le « X » rouge permet d’enlever la station de la sélection.

18. Systèmes participants (suite) • Le bouton « Gérer les systèmes externes » vous permet d’inscrire des stations qui ne sont pas sur le TMS du CSCT. • Cependant, ces stations ne seront pas automatiquement connectées à la conférence. • Il faut alors soit réserver sur le pont national ou composer manuellement l’adresse de la station. • Le bouton « Ajouter des systèmes depuis mes préférences » vous permet de sélectionner les stations que vous avez inscrites dans votre profil.

19. Paramètres de la réservation • Type de connection : Vous permet de déterminer de quelle façon la communication sera initiée entre les équipements. • Lancement manuel : L’équipement hôte reçoit un message lui indiquant d’appuyer sur un bouton pour débuter la conférence. • Lancement automatique : Les équipements se branchent automatiquement sans la confirmation d’une personne. • Réservation seulement : Indique que les stations sont non-disponibles, cependant aucune connexion ne sera effectuée entre ces stations. • Mode d’affichage : Vous permet de choisir la façon dont l’affichage sera géré. • Présence continue : Affiche l’ensemble des participants égale à égale. • Commutation vocale : Le site ayant la parole s’affiche en mode plein écran pour l’ensemble des participants. • Amélioration CP : Similaire à commutation vocale, les autres sites participants sont visible avec un médaillon. • Période de prétest : Vous permet de choisir la période de prétest désirée.

20. Saisir les systèmes participants

21. Conférence à postériori • Pour permettre la collecte de statistiques, il est possible de créer des conférences à postériori. • Pour cela, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris et choisir l’option « Créer une conférence à postériori ». • Lorsque vous saisissez ce type de conférence, vous ne pouvez ajouter de personne à aviser ou encore modifier les paramètres (type de connexion, type d’affiche, période de prétest, etc.).

22. Terminer la réservation • Pour terminer, appuyez sur « Modifier ». Si au moins une station n’est pas disponible pour la plage horaire demandée, un message vous l’indiquera.

23. Verrouillage des réservations • Lorsqu’un utilisateur entre en « modification » sur une réservation, celle-ci devient verrouillée et aucun autre utilisateur ne peut la modifier. • Elle se déverrouille lorsque vous appuyez sur le bouton « Annuler » ou encore « Modifier ». • Si, par accident, votre fureteur internet (Internet Explorer) se ferme et que vous êtes sur une réservation, celle-ci risque de demeurer verrouillée. • Communiquez avec le CSCT, celui-ci sera en mesure de déverrouiller votre réservation.

24. En cas de problèmes / questions • Communiquez avec le CSCT au: • 418-577-4692 • Sans frais : 1-877-830-1051