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SharePoint & ECM – eine Gesamtstrategie

SharePoint & ECM – eine Gesamtstrategie. Dr. Joachim Hartmann. DMS EXPO Stuttgart, 24.10.2012. … in 20 Minuten …. SharePoint & ECM – eine Gesamt-Strategie. Die Rolle von SharePoint im ECM-Markt. ECM-Strategie mit SharePoint. Abgrenzungsthemen. Ist SharePoint ECM?. MS SharePoint 2010

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SharePoint & ECM – eine Gesamtstrategie

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Presentation Transcript

  1. SharePoint & ECM – eine Gesamtstrategie Dr. Joachim Hartmann DMS EXPO Stuttgart, 24.10.2012

  2. … in 20 Minuten … • SharePoint & ECM – eine Gesamt-Strategie • Die Rolle von SharePoint im ECM-Markt • ECM-Strategie mit SharePoint • Abgrenzungsthemen

  3. Ist SharePoint ECM? MS SharePoint 2010 PROJECT CONSULT Einordnung in ECM 

  4. Marktanteile ECM Nischenanbieter? Anbieter von ECM-Basistechnologie?

  5. ECM traditionell MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM WF/ BPM RM PRESERVE

  6. Herausforderungen beim Einsatz von SharePoint OneVendor-Strategie ? MANAGE / STORE Search, Retreival, Enterprise Search, Check-In/Check-Out, , Office, Versionsmanagement, Records Management, Elektronische Akten, E-Mail Management, Fileablagen, Web Content Management Kategorisierung Digital Asset Management, CAD-Verwaltung, PDM, Signaturen, Verschlüsselung Digital Rights Scannen, COLD, OCR, ICR, Klassifizierung, Signaturen, Verschlüsselung, Formularerkennung Outputmanagement, Multi-Channel-Distribution, Web Publishing, Signaturen, Verschlüsselung CAPTURE DELIVER PRESERVE • ECM-Komponenten von unterschiedlichen Herstellern ! Langfristaufbewahrung, Speichermanagement, Schnittstellen, Formate, Speichermedien, Migration

  7. Die Lösung: ECM-Strategie Basis-Strategie für ECM • Ziele des Einsatzes von ECM • Rahmenbedingungen • rechtlich und regulativ • IT-Architektur und IT-Strategie • Standorte • Bestandsaufnahme aller vorhandenen ECM-Systeme • Business Blue Print • Einsatzszenarien IST, kurz- und mittelfristig • Archivstrategie • Berechtigungskonzept • Zugriffsmodelle • Schwachstellenanalyse/nicht abgedeckte Bereiche • Bewertung: Wirtschaftlichkeit • Bewertung: Risiko • Bebauungsplan • Ziel-Portfolio mit vorhandenen Komponenten und neuen Komponenten • Festlegung der Szenarien und Abläufe • Migrationskonzept • Road Map

  8. Die Lösung: ECM-Strategie • Periodische Überarbeitung und Anpassung • der ECM-Strategie • Periodische Anpassungen der Architektur und der Abläufe an • Geänderte rechtliche und regulative Rahmenbedingungen • Änderungen der IT-Strategie • Neuen oder geänderten fachlichen Anforderungen

  9. ECM-Strategie mit SharePoint Einsatzszenarien für SharePoint

  10. SharePoint und ECM: Varianten

  11. SharePoint und Archivierung    SharePoint SharePoint Outlook Office SAP … SharePoint SP4Archive Metadata Index Database Archiv- server Archive Management Archiv-Konnektoren Archiv-Infrastruktur

  12. SharePoint und Archivierung – weitere Themen • Archivierungsstrategie mit SharePoint • Zeitpunkt der Archivierung im Ablauf der Bearbeitung? • Archivierung ab welchem Fertigstellungsgrad? • Übergabe an die Archivierung automatisiert, teilautomatisiert oder manuell? • Sollen archivierte Dokumente noch zusätzlich als Kopien in SharePoint gehalten werden? • …  Archivierungsfragen in Zusammenhang mit SharePoint sind immer individuell zu klären. Eine einheitliche Archivierungsstrategie kann hier nicht vorgegeben werden.

  13. SharePoint und andere ECM-Systeme • ECM-Strategie mit SharePoint • Koexistenz von SharePoint und anderen ECM-Systemen ist möglich und in vielen Fällen fast zwingend • Häufige Überschneidungen: Dokumentenverwaltung, Metadaten, Suche, Dokumentfunktionen wie Versionskontrolle, Aktenverwaltung bzw. Records Management, Kollaboration, Web-Interface, Retention Policies. • Vor- und Nachteile jeweils in Szenarien abwägen, siehe ECM-Strategie • SharePoint ist wegen der Unterstützung von CMIS (Content Management Interoperability Services) besonders gut geeignet, mit verschiedenen ECM-Systemen zusammenzuarbeiten!

  14. Schlussbemerkung • Der Stellenwert von ECM in der IT-Gesamtstrategie • Koexistenz von SharePoint und anderen ECM-Systemen ist möglich • ECM ist nicht nur ein Kostenfaktor zur Unterstützung von Back Office-Prozessen • ECM-Komponenten sind wichtige Rationalisierungsinstrumente in produktiven Prozessen und in der Verwaltung. • Eine „ECM-Strategie„ liefert deshalb mehr Nutzen als die Einsparungen bei Investitionen in ECM • Die heutigen nationalen und internationalen Anforderungen bei Governance, IT-Compliance und Risikomanagement sind kaum ohne ECM-Lösungen zu beherrschen

  15. Schlussbemerkung • Die Unternehmensstrategie ist die Kunst, das Unternehmen zum Erfolg zu führen. • ECM trägt einen wichtigen Teil hierzu bei. • Eine ECM-Strategie muss deshalb nicht als Selbstzweck, sondern als Baustein der Unternehmensstrategie gesehen werden.

  16. PROJECT CONSULT ist spezialisiert auf die Beratung zu modernen Informationssystemen und deren organisatorischer Einführung. PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

  17. War mir ein Vergnügen! Dr. Joachim HartmannE-Mail: jh@PROJECT-CONSULT.com Präsentation, weitere Informationen...www.PROJECT-CONSULT.com Download Handout: www.PROJECT-CONSULT.de/files/??? Die Nutzung der Präsentation und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gestattet.

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