ปลอดภัยไร้ยา Expire

1. ปลอดภัยไร้ยา Expire กลุ่มงานเภสัชกรรมและคุ้มครองผู้บริโภค คณะกรรมการเภสัชกรรมบำบัด โรงพยาบาลปราสาท

2. ปัญหาและความสำคัญ • ปีงบประมาณ 2553 - พบยาหมดอายุปนอยู่ในชั้นยา 2 รายการ - พบยาหมดอายุซึ่งเป็นยาที่นำมาจากหน่วยงานอื่น/ไม่ทราบที่มา 1 รายการ - พบยาหมดอายุ ณ จุดบริการ 28 รายการ คิดเป็นมูลค่า 45,664.61 บาท • มาตรฐานกระทรวงสาธารณสุข กำหนดไว้ว่า จะต้องไม่มียาหมดอายุ มีโอกาสที่จะถึงผู้ป่วยได้เกิดอันตรายจากยา การรักษาไม่มีประสิทธิภาพ

3. ปัญหาและความสำคัญ • ปัจจัยหนึ่งที่อาจทำให้เกิดอันตรายจากการใช้ยาคือ “ยาหมดอายุ/เสื่อมสภาพ” • การจัด-จ่ายยา ไม่ได้ดูวันหมดอายุ ไม่มีหลักประกันว่าผู้ป่วยได้รับยาที่ไม่เสื่อมสภาพ • ยาและเวชภัณฑ์มีหลายรายการ การดูแลให้ครอบคลุมทั่วถึงทุกเวชภัณฑ์ทำได้ยาก • การตรวจสอบยาหมดอายุถูกละเลย • ขาดระบบเฝ้าระวังยาหมดอายุ

4. วัตถุประสงค์ วัตถุประสงค์หลัก ผู้ป่วยไม่เกิดอันตรายจากการใช้ยา วัตถุประสงค์ของการพัฒนา 1. เพื่อลดปัญหาการหมดอายุและเสื่อมสภาพของยา ณ จุดบริการ 2. เพื่อไม่ให้พบยาที่มีอายุต่ำกว่า 1 เดือนบนชั้นสำรองยา 3. สามารถบริหารจัดการยาที่เฝ้าระวังไม่ให้หมดอายุหรือเสื่อมสภาพได้

5. ตัวชี้วัด • ยาที่มีอายุ ≤ 7 เดือน ได้รับการเฝ้าระวัง ร้อยละ 100 • ยาที่มีอายุ < 1 เดือน ในชั้นสำรองยา เป็น 0 รายการ (ยกเว้นยากำพร้าและยาช่วยชีวิต) • มูลค่ายาหมดอายุลดลงร้อยละ 10 • ร้อยละของมูลค่าของยาเฝ้าระวังที่ป้องกันไม่ให้หมดอายุ > 95 • นิยามตัวชี้วัด • - ยาที่มีอายุ ≤ 7 เดือน ได้รับการเฝ้าระวัง ร้อยละ 100 หมายความว่า รายการยาที่มีอายุ ≤ 7 เดือน • ทุกรายการต้องได้รับการเฝ้าระวัง โดยการติด stickerสี ใช้ปฏิทินอัจฉริยะ และบันทึกข้อมูลลงสมุด • “บันทึกการตรวจสอบยาหมดอายุ” • - ยาที่มีอายุ < 1 เดือน ในชั้นสำรองยา เป็น 0 รายการ หมายความว่าต้องไม่มียาที่มีอายุ < 1 เดือน วางบนชั้นสำรองยายกเว้นยากำพร้าและยาช่วยชีวิต

6. อะไรที่ทำให้พบยาหมดอายุ ณ จุดบริการ • ปัญหาที่พบก่อนการพัฒนาระบบ 1. ชั้นเก็บยามียาหลายรุ่นปะปนกันไม่สามารถตรวจสอบได้ทุกชิ้น 2. เจ้าหน้าที่ละเลยไม่ปฏิบัติงานตามหลัก first in first out 3. ยาและเวชภัณฑ์ที่ใกล้หมดอายุไม่มีการทำสัญลักษณ์เตือนติดไว้จึงไม่สามารถสื่อสารให้บุคคลอื่นที่ไม่ได้เป็นผู้ตรวจสอบยาทราบและหยิบจ่ายยาหมดอายุให้ผู้ป่วย 4. การตรวจสอบยาหมดอายุไม่เป็นไปตามแนวทางปฏิบัติที่วางไว้

7. วิเคราะห์สาเหตุของปัญหาวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา ไม่กำหนดmax. การเบิก รับยาเข้าคลังย่อย การสั่งใช้ยา รับยาrate ใช้น้อย ใช้ยาที่ สรรพคุณ เหมือนกัน ไม่แจ้งผู้รับผิดชอบ โครงการ ออกน้อย stock ใกล้exp/exp เปลี่ยนrate rate ดูไม่ครอบคลุม ไม่รู้ที่มา ไม่ตรวจสอบ เปลี่ยน พ. ไม่ปรับตามจริง ยาหมดอายุ ไม่มี ไม่แบ่งโซน stock>1 แห่ง ไม่ดูวัน exp. ไม่ทราบ ไม่ครอบคลุม ที่เก็บ ไม่ส่งต่อ คน ไม่ได้ทำ ไม่แบ่งงาน ข้อมูล/สื่อสาร ตรวจสอบ ไม่ว่าง จัดเก็บยา ไม่ FIFO เก็บไม่ตรงชั้น

8. วิเคราะห์สาเหตุของปัญหาวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา • ยา pre-pack - Pre-pack ยาเม็ดเกือบทุกรายการ ยาที่มี rateการใช้น้อย exp - ไม่ได้กำหนด maximum stock  over stock - ยาที่ rate การใช้น้อย มีsubstock  dead stock

9. วิเคราะห์สาเหตุของปัญหาวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา • การเบิกยา - ไม่ได้กำหนด maximum  over stock - ไม่ปรับอัตราการเบิก  ยาค้าง stock - ดูไม่ครอบคลุมเยอะแล้ว-เบิกอีก - คลังยาเบิกยาโดยไม่ได้ดูวันหมดอายุนำยาหมดอายุสู่คลังสำรองยา - เบิกยาที่มีอัตราการใช้น้อย/น้อยมากเป็นหน่วยใหญ่ มียาหมดอายุบนชั้นยา (ยาฉีด/ตา/แช่เย็น/เซรุ่ม) - ไม่วิเคราะห์ปริมาณการใช้

10. วิเคราะห์สาเหตุของปัญหาวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา • การรับยาสู่คลังยา -รับยาใกล้หมด/หมดอายุสู่คลังยา/รับโดยไม่ได้ดูวันหมดอายุ - ไม่ตรวจสอบความถูกต้องของยาก่อนรับยาเข้าสู่คลังยา - รับยาที่ห้องยามี rate การใช้น้อย

11. วิเคราะห์สาเหตุของปัญหาวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา • การจัดเก็บยาขึ้นชั้น -เก็บยาไม่ถูก โดย ไม่ดูวันหมดอายุก่อนนำยาขึ้นชั้นมียาหมดอายุบนชั้นยา ไม่ถูกที่  หายาไม่เจอ  เบิกเพิ่ม ไม่ FIFO  ยาหมดอายุทีหลังถูกใช้ก่อน -ชั้นสำรองยาบางรายการมีมากกว่า 1 ที่  ถูกใช้และตรวจสอบไม่ทั่วถึง

12. วิเคราะห์สาเหตุของปัญหาวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา • การตรวจสอบยา - ไม่มีระบบเตือน/เฝ้าระวัง - ไม่ครอบคลุม/ไม่ทั่วถึง มีบางรายการตรวจพบช้า/ไม่พบ - ไม่ตรวจสอบตามแนวทางที่กำหนดยาเนื่องจากบุคลากรไม่เพียงพอ - แบ่งหน้าที่การตรวจสอบไม่ชัดเจน

13. วิเคราะห์สาเหตุของปัญหาวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา • การสั่งใช้ยา -เปลี่ยนแพทย์ เปลี่ยน rate การใช้ยาค้าง stock -ใช้ยาที่มีสรรพคุณเหมือน/คล้ายแทน ยาค้าง stock - โครงการ/การรณรงค์  ใช้มาก หยุดใช้

14. วิเคราะห์สาเหตุของปัญหาวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา • ข้อมูล/การสื่อสาร - ขาดการรวบรวมข้อมูล - ขาดการส่งต่อข้อมูลให้ผู้เบิกยา/แพทย์ - ขาดการวิเคราะห์

15. ปัญหาที่ต้องจัดการ/แก้ไขก่อนปัญหาที่ต้องจัดการ/แก้ไขก่อน • ยา pre-pack • สร้างระบบการรับยาสู่คลังยา • ระบบจัดเก็บตามมาตรฐาน • สร้างระบบตรวจสอบและเฝ้าระวังยาที่ใกล้หมดอายุ • ระบบข้อมูล/การสื่อสาร • ระบบรายงาน

16. การกระจายยา (กว่าจะถึงคนไข้) คลังยา คลังสำรอง (ยาใน,นอก) จุดบริการ (ห้องยา) หน่วยงานอื่น ผู้ป่วย จุดจ่ายยา จุดตรวจสอบก่อนจ่าย

17. นานาสาระพัน การแก้ปัญหาที่ผ่านมา

18. กระบวนการเฝ้าระวังยาหมดอายุ • การรับยาสู่คลังสำรอง • การจัดเก็บ ใช้ระบบ first in first out (ตามวันหมดอายุ) • การตรวจสอบ สร้างระบบเฝ้าระวังและตรวจสอบยาหมดอายุ โดยตรวจสอบทุกรายการ • ยา Pre-pack • คลังยา • สรุปและรายงานให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ

19. 1. การรับยาสู่คลังสำรองยา สร้างระบบการตรวจสอบและรับยาเข้าคลังสำรองยาโดย จัดทำ “บันทึกการรับยาจากหน่วยงานอื่น”

20. 1. การรับยาสู่คลังสำรองยา บันทึกการรับยาจากหน่วยงานอื่น • เพื่อป้องกันยาหมดอายุที่มาจากหน่วยงานอื่น • บันทึกรายการยาที่รับมาจากหน่วยงานอื่นในสมุดบันทึก • ก่อนนำยาขึ้นชั้นให้ตรวจสอบวันหมดอายุ หากพบอายุ ≤ 7 เดือน ให้ปฏิบัติตามแนวทางการเฝ้าระวังยาหมดอายุ ณ ห้องจ่ายยาผู้ป่วยนอก

22. 2.1 ใช้ระบบ first in first out (ตามวันหมดอายุ) 2. ขั้นตอนการจัดเก็บ เข้าซ้าย ออกขวา

23. 2. ขั้นตอนการจัดเก็บ 2.2 ปรับปรุงชั้นวางยาให้แยก lot ได้ 2.3 ไม่เติมยาและเวชภัณฑ์หลายรุ่น (lot number) ปะปนกันในชั้นวาง ถ้ามีหลายรุ่นต้องแยกกันอย่างชัดเจน

24. 2. ขั้นตอนการจัดเก็บ 2.4 กระตุ้นให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติตามหลัก FIFO ในการเก็บและการจัดยา 2.5 ลด sub-stockยาให้มีที่เดียว เพื่อง่ายต่อการตรวจสอบและการเบิกยา 2.6 สุ่มตรวจสอบการจัดเก็บยา สุ่มตรวจสอบ จัดเก็บ

25. 3. ขั้นตอนการตรวจสอบ 3.1รายงานยาหมดอายุจากระบบคลังยาโดยใช้ computer

26. 3. ขั้นตอนการตรวจสอบ คลังยาและเวชภัณฑ์

27. 3. ขั้นตอนการตรวจสอบ คลังย่อย

28. 3. ขั้นตอนการตรวจสอบ 3.2 การตรวจสอบวันหมดอายุ 3.2.1 ตรวจสอบวันหมดอายุคลังสำรองยาทุกเดือน • เน้นตรวจสอบและดำเนินการแก้ไขปัญหายาที่มีอายุ ≤ 7 เดือน ก่อน

29. 3. ขั้นตอนการตรวจสอบ 3.2.2 กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ - แบ่งผู้รับผิดชอบตรวจสอบยาตามพื้นที่ 5 ส - แบ่งโซนย่อยในแต่ละพื้นที่เป็น 4 โซน A1 A2 A4 A3

30. 3. ขั้นตอนการตรวจสอบ 3.2.3บันทึกการตรวจสอบยาหมดอายุ • บันทึกรายการยาที่ใกล้หมดอายุในสมุดบันทึก • ลงรายละเอียดให้ครบถ้วน ได้แก่ จำนวน Lot No. วัน Exp. • ระบุการดำเนินการ มีอายุ < 1 เดือน  เก็บออกจากชั้น  ทำลาย 6 เดือน ≤ 3 เดือน  เปลี่ยนป้ายที่ชั้นยาและปฏิทิน ดำเนินการสำเร็จ  ไม่มียาในชั้นยา  แถบสี+ใช้หมด

31. แก้ไขเรียบร้อยแล้ว

32. 3. ขั้นตอนการตรวจสอบ 3.2.4 สุ่มตรวจสอบ • สุ่มตรวจสอบการจัดเก็บยาว่าถูกที่/FIFO หรือไม่ • ตรวจสอบรายการยาที่คลังเบิกขึ้นมา • สุ่มตรวจสอบวันหมดอายุของยาที่เบิกในวันที่เบิกยาโดยดึงข้อมูลยาหมดอายุจาก HosXP

33. 3. ขั้นตอนการตรวจสอบ 3.2.5 ตรวจสอบยาและเวชภัณฑ์ทุกจุดที่มีการสำรองยา

34. Alert !!! 3.3 ระบบ

35. 3. ขั้นตอนการตรวจสอบ 3.3.1 “Sticker วิเศษ” สีฟ้า มีอายุ ≤ 7 เดือน สีเหลือง มีอายุ ≤ 3 เดือน • - เขียนชื่อยาและรายละเอียดลงใน sticker สี ตามที่กำหนด • - ติดที่กล่องยา/ชั้นยา เพื่อช่วยเตือน

36. เปลี่ยนสี

37. 3. ขั้นตอนการตรวจสอบ 3.3.2 “ปฏิทินอัจฉริยะ” เพื่อช่วยให้ตรวจสอบยาที่หมดอายุได้ง่ายขึ้น • อายุ ≤ 7 เดือน • เขียนการ์ดสีเพื่อแจ้งเตือนในปฏิทิน • อายุ ≤ 3 เดือน • เปลี่ยนการ์ดสี

38. ปฏิทินอัจฉริยะ • นำการ์ดสีใส่ไว้ที่ปฏิทินอัจฉริยะซึ่งแยกเป็นเดือน • เปลี่ยนแถบสีเมื่อเตือนหมดอายุ

39. ปฏิทินอัจฉริยะ เห็นปฏิทินทุกวัน นำออกจากชั้นทันทุกเดือน เตือนให้ระวัง...ไว แก้ไขได้ทัน ทุกชั้นปลอดภัย ใครก็ทำได้..ง่ายจัง

40. 3.5 กำหนดรหัสสีประจำปี เพื่อป้องกันยาหมดอายุ โดยใช้สีมาตรฐานบอกวันหมดอายุตามมาตรฐานที่สภาเภสัชกรรมกำหนด ติดสติ๊กเกอร์ที่กล่องยาทุกกล่อง ตั้งแต่คลังยา

41. 3.3.3 SMS Alert • แจ้งเตือนสถานการณ์ยาคงเหลือให้แพทย์พิจารณาใช้ก่อน ทาง Hos-XP, line ทุกเดือนจนกระทั่งบริหารยาหมด

42. 3.3.4 “ใช้ Lotนี้ก่อน” • พัฒนาระบบ FIFO ซึ่งเดิมเป็นระบบ เข้าซ้าย-ออกขวา และมีการเพิ่ม sticker “ใช้ Lot นี้ก่อน”

43. 3.3.5 Sticker prepack • sticker prepack : ทำสัญลักษณ์สีตามหน่วยงานกำหนด เฉพาะยาที่จะหมดอายุในปีปัจจุบัน

44. 4. ยา Pre-pack หลัง 4.1 กำหนด maximum ใน sub-stock 4.2 ไม่ทำ sub-stockยา pre-pack ที่มี rate การใช้น้อย ก่อน

45. 4. ยา Pre-pack 4.3 จัดทำรายการยาที่มักพบการ exp.  ห้าม pre-pack 4.4 ทำสมุด Pre-pack (ระบุวันหมดอายุจริง) มีผู้ตรวจสอบ

46. 5. คลังยาและเวชภัณฑ์ • รับประกันการส่งยาที่มีอายุ < 7 เดือนขั้นมาที่คลังสำรอง ยกเว้นยากำพร้า ยาฉุกเฉิน ยายืม • แจ้งรายการยาที่จะหมดอายุภายใน 6 เดือนผ่านHosXP • ลงข้อมูลวันหมดอายุในโปรแกรม INV ให้ครบทุกรายการ • จัดทำแนวทางในการการแลกเปลี่ยนกับบริษัท • จัดทำแนวทางในการแลกเปลี่ยนกับโรงพยาบาลอื่น • จัดทำแนวทางในการสนับสนุนเวชภัณฑ์ให้โรงพยาบาลอื่นช่วยใช้

47. 6. ข้อมูล/การสื่อสาร 6.1 จัดทำรายการยาใกล้หมดอายุ ≤ 7 เดือน ให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง/ แพทย์ทราบ เพื่อดำเนินการแก้ไข เช่นแลกเปลี่ยนกับ หน่วยงานอื่น/ให้แพทย์ช่วยใช้ 6.2 ใช้ระบบแจ้งเตือนใน computer ผ่าน HosXP ให้แพทย์ทราบ 6.3 นำเสนอการทำ CQI ทำให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องรับทราบและ ปฏิบัติตาม 6.4 แจ้งข้อมูลในที่ประชุม PTC 6.5 จัดทำรายการยาที่มีสรรพคุณเหมือน/คล้ายที่สามารถใช้แทนได้

48. 7. สรุปและรายงานให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ - แจ้งให้หน่วยงาน/ผู้เกี่ยวข้องทราบ เพื่อวิเคราะห์หาสาเหตุ และหาแนวทางแก้ไขต่อไป แจ้งผู้เกี่ยวข้อง แจ้งในที่ประชุมเพื่อหาแนวทางแก้ไข

49. การปรับเปลี่ยนอื่นๆ หน่วยอื่นๆใน รพ.ปราสาท ที่มีการสำรองยาและเวชภัณฑ์ • มีผู้รับผิดชอบประจำหน่วยงานที่มีการสำรองยาและเวชภัณฑ์ทำหน้าที่ตรวจสอบและบันทึกบาหมดอายุหรือใกล้หมดอายุ • มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายเภสัชรับผิดชอบตรวจสอบและเวชภัณฑ์สำรองจ่ายที่หน่วยบริการอื่นๆที่มีการ สำรองยาทุกเดือนเพื่อเฝ้าระวังการหมดอายุของยา และจัดให้ทุกหน่วยบริการมีการกระจายยาที่เป็นระบบ First expired in – First Expired outเหมือนกันทุกหน่วยงาน • มีการทบทวนร่วมกันเมื่อพบยาหมดอายุที่หน่วย

50. การปรับเปลี่ยนอื่นๆ รพ.สต. • ให้รพ.สต. จัดทำแผนใช้ยาประจำทุกปี • เภสัชกร นิเทศติดตามระบบบริหารคลังยาประจำทุกปี • กรณีวัคซีนหรือยาที่อายุใช้งานสั้น ไม่สามารถคืนบริษัทได้ จะมีการส่งใบแจ้งเตือนวันหมดอายุเพื่อให้เฝ้าระวังเป็นพิเศษ พร้อมเมื่อเบิกจ่ายยานั้นให้แก่รพ.สต. • รับแลกยาคืนจากรพ.สต. เมื่อพบยาที่มีอายุคงเหลือไม่น้อยกว่า 7 เดือน ยกเว้นวัคซีนซึ่งมีอายุใช้งานคงเหลือน้อยเป็นปกติ