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Cómo hacer procedimientos?

Cómo hacer procedimientos?. Dra. Mónica Sandí Lizano Jefe Unidad de Gestión de Calidad SENASA 18 de marzo 2014. Objetivo. Capacitar a los funcionarios del SENASA en la elaboración de procedimientos de acuerdo al sistema de gestión de calidad implementado en la Institución.

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Cómo hacer procedimientos?

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Presentation Transcript

  1. Cómo hacer procedimientos? Dra. Mónica Sandí Lizano Jefe Unidad de Gestión de Calidad SENASA 18 de marzo 2014

  2. Objetivo • Capacitar a los funcionarios del SENASA en la elaboración de procedimientos de acuerdo al sistema de gestión de calidad implementado en la Institución

  3. Pirámide documental

  4. Contenido de los procedimientos • SENASA-PG-001 Control de Documentos 7. Descripción 8. Anexos

  5. Qué tiene que ser documentado en un procedimiento? Tema Crítico: • Que ponga en peligro la consecución de los objetivos de la Institución o dependencia en caso de que no se haga una tarea específica • Cuando el personal no tiene conocimiento de la tarea a realizar (el cómo?) o se va a implementar algo nuevo • Para estandarizar el criterio • Cuando intervienen varios actores en la ejecución de una tarea • Para aclarar un documento regulatorio

  6. Cuál es la metodología a aplicar? • Identificar cuál es el objetivo del documento a crear • Identificar el flujo de esa tarea o actividad • Identificar los actores • Identificar los documentos de apoyo para controlar el cumplimiento de la actividad (formularios)

  7. Cómo plantear objetivos? Objetivos Generales: corresponden a las finalidades genéricas de un proyecto o institución, no señalan resultados concretos si no que expresan el propósito central del proyecto, estos se materializa con el cumplimiento de los objetivos específicos. Objetivos específicos: Se derivan de los objetivos generales y los concretan, señalan el camino a seguir.

  8. Qué es el alcance? • El marco de acción • El límite de mi competencia • Hasta dónde puedo llegar!!?? • A quién aplica? O quién está involucrado?

  9. Responsabilidad y autoridad • Debe tener coherencia con el desarrollo del procedimiento (flujo) • Tener pertinencia con los manuales de puestos y funciones de la estructura • No se puede atribuir responsabilidades a quien no haya sido involucrado en el proceso (excepto por mandato regulatorio)

  10. Definiciones • Todo aquello que requiera aclararse para que el texto sea comprensión de todos aquellos que lean el documento. • Preferiblemente buscar definiciones legales, técnicas-científicas

  11. Abreviaturas y siglas • Detallar los acrónimos que se utilicen en el texto como por ejemplo:

  12. Referencias y bibliografía • Regulaciones nacionales relacionadas • Según APA: Guía a la redacción en el estilo APA, 6ta edición (derechos de autor) • Normativa internacional o nacional de referencia • Todos los formularios o instructivos que se desprendan del mismo

  13. Cómo hacer un diagrama de flujo? INGENIEROS INDUSTRIALES Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx xxxxxx

  14. Descripción • Hacer el flujo • Identificar actores • Alinear con responsabilidades y autoridad • Trazar con otros documentos (formularios, instructivos, guías, fichas técnicas)

  15. Ejemplos de preguntas para plantearnos? SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA)

  16. Cual es la diferencia de un instructivo? • Orden secuencial de actividades por hacer • Facilita la comprensión del objeto o simplemente es una guía para q realices de forma correcta los pasos a seguir. • se utiliza el infinitivo, el modo imperativo. (Prender la computadora o prenda la computadora). o las formas impersonales (se prende la computadora)acompañamiento de imágenes para reforzar o clarificar los pasos a seguirUno de los principales objetivos con los que se desarrolla cualquier tipo de instructivo es el de permitir a su usuario lograr llevar a cabo determinadas acciones de la mejor manera posible • claro y conciso • no deben ser demasiado extensos ya que se pueden volver confusos

  17. Ejemplos de tipos de instructivos

  18. Taller • Plantear un objetivo para un procedimiento • Determinar el alcance • Hacer el flujo • Determinar responsables, insumos, frecuencia • Buscar marco legal que respalde cada punto • Identificar siglas y abreviaturas y definiciones

  19. Ministerio de Agricultura y GanaderíaServicio Nacional de Salud AnimalTel.: (506) 2260.8300. Fax: (506) 2262.0221www.senasa.go.cr ¡Muchas gracias! Formato PPT Versión 2 febrero 2011. Comunicación y Notificación

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