EDV-System zur beleglosen Anforderung- „Lübecker Specials“

EDV-System zur beleglosen Anforderung-„Lübecker Specials“ Ulf Oesinghaus Apotheke des Universitätsklinikums Lübeck München, 08.06.02

A G E N D A • Ist-Situation am UKL (Arzneimittel + Materialwirtschaft • Ziele des neuen Logistikkonzeptes • Anforderungen an eine Online-Stationsanforderung • Demonstration der bisher realisierten WEB-Browser-Funktionalitäten in Lübeck • Bericht zum Projektstand in Lübeck und Zusammen-fassung Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

1. Ausgangssituation Anforderung von Arzneimitteln / Wirtschaftsbedarf • Versorgung von ca. 2000 Betten, davon ca. 600 Betten Fremdversorgung (3 Häuser) an 3 Ausgabetagen pro Woche • EDV-Ausstattung: - SAP-R3 MM mit vorgeschaltetem MobiDik- System - KKS (Siemens/SMS-Dataplan) auf den Stationen • Stationsanforderungen über ausgedruckte Hitlisten und/oder Blankoformulare handschriftlich per Fax oder KFA in die Apotheke bzw. an den Einkauf (Modulsystem im Lager für Wirtschaftsbedarf) • Sichtung, Substitution, und Kontrolle jeder eingehenden Anforderung durch 2 Apotheker; barcodeunterstützte, händische Kommissionierung durch 8-10 Mitarbeiter mittels Handscannern und nachfolgender Datenübergabe an MobiDik sowie Liefer- und Bestellscheinausdruck • Händisches Auffüllen des Lagers nach WE und aus dem Übervorrat Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

2. Ziele des neuen Logistikkonzeptes • Rationalisierung der Arzneimittelausgabe auf das niedrigst mögliche Personalmaß durch Online-Anbindung der Stationen und Automatisierung des Warenlagers (Batchkommissionierung, Stockflow-Regale, Axon-System, Etikettendruck Infusionen/ Wirtschaftsbedarf) • Verdichtung des Arzneimittellagers um mind. 30%, da diese Fläche für den Neubau eines Zytostatikalabores benötigt wird • Entlastung des operativen Einkaufs • Tägl. Belieferung zwecks Abbau der Stationsläger • Qualitätssteigerung , Fehlerreduktion Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

3. Anforderungen an eine Online-Stationsanforderung • Keine SAP-Masken auf den Stationen, keine Integration ins KKS • geringste Speicherbelegung auf den Stations-PC´s • einfache, selbsterklärende Bedieneroberflächen auf den Stationen • einfacher, von der Materialwirtschaft unabhängiger Zugang für die Fremdhäuser ohne zusätzliche Schnittstellenpro-grammierung • Universelle Maske für das Ordering sämtlicher Stations- und Laborbeschaffungsgüter • elektr. Abbildung der Arzneimittelliste auf den Stationen Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

3. Anforderungen an eine Online-Stationsanforderung • Zeit-, Komfort- und Qualitätsgewinn der Stationen bei den Anforderungen (z.B. Einscannen der PZN bei AM-Bestel-lung, Hitlisten) • Integration der ABDA-Datenbank und –stammsätze als Voraussetzung für folgendene Funktionalitäten: • auf den Stationen wird beim Einscannen der PZN jedes zugelassene Medikament erkannt, egal ob Bestandteil der AML oder nicht • automatische Substitution wirkstoff- und dosisgleicher Präparate gegen die AML (vergleichbar „aut idem“-Funktion der Lauer-Taxe) Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

3. Anforderungen an eine Online-Stationsanforderung • Erweiterung des SAP-Materialstammsatzes um apothekenrelevante Informationen (z.B. ATC-Code, Lagerbedingungen usw.) • permanent aktuelle und über Indikationsgruppen gegliederte AML (muß auch jederzeit ohne aufwendige Nachbearbeitung als Printmedium druckbar sein) • automatische und zeitsparende Übernahme der wichtigsten Stammdaten bei Aufnahme eines neuen Präparates in die AML • mittelfristig Möglichkeit der Arzneimittelinformations-abfrage (ABDA-Datenbank) durch die Ärzte auf Station Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

3. Anforderungen an eine Online-Stationsanforderung • Simples und unbürokratisches Freigabe- und Berechtigungs-konzept für die Übermittlung der Online-Anforderungen durch die Ärzte/Oberärzte • Schalterabgabe, komfortable Retourenbearbeitung, einfache Verfalldatenkontrolle (auf eine Chargenkontrolle wurde verzichtet, da in Lübeck bereits mit „BluPlaDoc“ dokumen-tiert wird!) • Online-Dialog der Apotheke mit den Stationen sollte möglich sein (z.B. Mailfunktion, Substitutionsinformationen, Chargenrückrufe, wichtige Arzneimittelinformationen usw.) Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

3. Anforderungen an eine Online-Stationsanforderung • es müssen lagerortbezogene Kommissionierlisten (wahlweise nach Stationen oder nach Artikeln sortiert) erstellt werden können • bei Nicht- oder Teilmengenverfügbarkeit eines Artikels sollen automatisch Rückstelllisten generiert werden, die bei WE dieses Artikel bevorzugt beliefert werden können. • Die Materialstammsätze müssen händisch um weitere PZN erweitert werden können (für Substitution wirkstoffähnlicher Präparate) • Integration BTM-Dokumentation in SAP Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

4. WEB-Lösung im UKL WEB-Server (AML + ABDA-Datenbank) Stations-PC (WEB-Browser/Intranet) Apotheken-PC (SAP-MM) Cuphos-Server (gescannte Daten) Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

Vorteile der Stationsanforderung mittels WEB-Technologie • Universell einsetzbare, einfache Technologie (Fremdversorgung !!!) • Übersichtliche, individuell modifizierbare Anforderungsmasken • Erweiterbar für alle anderen Beschaffungsvorgänge • Komplette Einbindung der ABDA-Datenbank möglich (autom. Substitution, autom. generierbare AML, Wirkstoff-/ Indikationssuche, AM-Info über ABDA-Datenbank auf Station mgl.) Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

Vorteile der Stationsanforderung mittels WEB-Technologie • Technik der „verzögerten Verbrauchsbuchung“ führt zu permanenten Bestandsdaten auf den Stationen (Inventur wird überflüssig) • Die Einbindung von Scannererfassung führt auch auf den Stationen zu Zeitersparnissen • Lagerortspezifische, sortierte Kommissionierlisten führen in der Apotheke zu ca. 30% Zeitersparnis in der Kommissionierung Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

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