Public Energy Procurement - Preparation and Procedures

1. Kommunale Energiebeschaffung first energy – Die EnergieExperten Struthweg 26 34260 Kaufungen Tel.: 05605-93928-00 Fax: 05605-93928-90 www.first-energy.net

2. Vorbereitung • Im Vordergrund einer jeden öffentlichen Ausschreibung steht die Vorbereitung, die folgende Aspekte zu berücksichtigen hat: • Was wird für welchen Zeitraum benötigt (Bedarfsermittlung)? • Welches Vergabeverfahren kommt zum Zug? • Welche Eignung sollte der Bieter mitbringen? • Welche weiteren Zuschlagskriterien, außer dem Preis, sind wichtig und wie werden diese bewertet?

3. EU-Schwellenwert • Mit dem 01.01.2016 hat die EU-Kommission neue EU-Schwellenwerte (auch Auftragswert genannt) bekannt gegeben und diesen im Bereich Liefer- und Dienstleistungsaufträge von 207.000 € auf 209.000 € gesetzt. • Die Höhe des Auftragswertes entscheidet, ob ein nationales (unter Schwellenwert) oder ein europaweites (über Schwellenwert) Vergabeverfahren durchzuführen ist. Bsp.-Rechnung: Für die jährliche Verbrauchsmenge von 6.000.000 kWh wird ein reiner Energiepreis von 2,426 ct/kWh angenommen. Daraus ergeben sich 145.560,00 € reine Energiekosten für 1 Jahr. Der Auftraggeber möchte für 2 Jahre die Energiebeschaffung vornehmen, was zu einem reinen Energiepreis von 291.120 € führt und demnach über dem Schwellenwert von 209.000 € liegt. Hinzurechnen muss der Auftraggeber auch noch die möglichen Vertragsverlängerungen, ebenso wie die Netzentgelte sowie Steuern und Abgaben plus die Zuschläge des Energieversorgers. Der Auftraggeber muss also ein europaweites Verfahren vornehmen. § 3 VgV Schätzung des Auftragswertes

4. Mögliche Verfahrensarten bei der Energiebeschaffung • Über Schwellenwert gem. GWB und VgV • Offenes Verfahren • Unter Schwellenwert gem. Haushaltsrecht, Verwaltungsvorschriften und VOL/A • Öffentliche Ausschreibung • Wahl des Verfahrens • Verfahrensarten

5. Bedeutung der Leistungsbeschreibung Die Leistungsbeschreibung konkretisiert Art und Umfang der Leistung, die der Auftraggeber ausschreiben möchte. Ebenso den Inhalt des Vertrages. Ohne eine konkrete Leistungsbeschreibung können Bieter ihre Leistungen nicht richtig kalkulieren. Eine gute Leistungsbeschreibung dient in erster Linie dem Auftraggeber seine Interessen dem Bieter deutlich zu machen. Ebenso sichert sie die wettbewerblichen Rechte der Bieter. Die Veröffentlichung einer Ausschreibung ist mit einer Einladung an Bieter Angebote abzugeben gleichzusetzen. Bei der offenen Ausschreibung kann eine unbegrenzte Anzahl von Bietern Angebote abgeben. Dessen sollte sich der Auftraggeber bewusst sein. Es sollte vom Auftraggeber klar ausformuliert werden was ausgeschrieben wird, um zu vermeiden das Bieter Angebote einreichen die wohlmöglich nicht gewollt sind und dann noch den Zuschlag erhalten. Der Zuschlag durch den Auftraggeber stellt die Annahme des Angebotes dar (§§ 150 ff. BGB).

6. Ausschreibungsgegenstand Ausschreibungsgegenstand ist u. a. die Anzahl der leistungsgemessenen (RLM) und nicht leistungsgemessenen (SLP) Lieferstellen des jeweiligen Energieträgers (Strom/Gas). Hierzu wird eine Lieferstellenübersicht erstellt, die auch dazu dient den eigentlichen Bedarf zu ermitteln. Eine Kostenschätzung, die der Ermittlung der Schwellenwerte dient, kann ebenfalls auf Grundlage der Lieferstellenübersicht geschehen. Die Höhe des Schwellenwertes bestimmt die für den öffentlichen Auftraggeber erlaubte Verfahrensart. Neben der Lieferstellenanzahl können hier auch die Losbildungen, soweit gewünscht, aufgeführt werden.

7. Energiequalität

8. Energiequalität

9. Vertragslaufzeit Rahmenvertrag

10. Preisgestaltung

11. Mögliche Beschaffungsmodelle Bsp.-Rechnung (Strom): Für die jährliche Verbrauchsmenge von 6.000.000 kWh wird ein fester Energiepreis von 2,426 ct/kWh vereinbart. Daraus ergeben sich 145.560,00 € (*) reine Energiekosten. In der Regel ist der Zuschlag des Versorgers bei einem Festpreis höher angelegt, da er durch die langen Bindefristen auch ein Risiko trägt (z. B. wenn sich der Energiemarkt zu seinem Nachteil entwickelt). Die Preisbildung gilt auch für die Gasbeschaffung mit den entsprechenden Energiepreisen der EEX. (*) Die Netznutzungsentgelte sowie Steuern und Abgaben sind hier nicht berücksichtigt. Dies sind gesetzlich geregelte Preisbestandteile, die weder Versorger noch Kunden beeinflussen können.

12. Mögliche Beschaffungsmodelle Bsp.-Rechnung (Strom): Die jährliche Verbrauchsmenge von 6.000.000 kWh wird in zwei Tranchen zu je 3.000.000 kWh aufgeteilt. Für die erste Tranche wird ein reiner Energiepreis von 2,426 ct/kWh und für die zweite Tranche ein reiner Energiepreis von 2,090 ct/kWh vereinbart. Woraus sich ein Mischpreis von 2,258 ct/kWh ergibt und reine Energiekosten von 135.480,00 € (*). Der Zuschlag des Versorgers ist bei einem Formelpreis geringer angelegt. Er kauft dann die gewünschte Energiemenge, wenn der Auftraggeber die Kauforder gibt. Die Preisbildung gilt auch für die Gasbeschaffung mit den entsprechenden Energiepreisen der EEX. (*) Die Netznutzungsentgelte sowie Steuern und Abgaben sind hier nicht berücksichtigt. Dies sind gesetzlich geregelte Preisbestandteile, die weder Versorger noch Kunden beeinflussen können.

13. Mengenbeschaffung Tranchen (= Teilmengen) Der Auftraggeber beschafft das gesamte Energievolumen in Tranchen zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Der Auftraggeber erhält pro Tranche bzw. Kaufzeitpunkt einen separaten Energiepreis.

14. Weitere Regelungen und Besonderheiten

15. Einheitliche Europäische Eigenerklärung

16. Einheitliche Europäische Eigenerklärung

17. Durchführung Sobald der Auftraggeber die Vorbereitungen abgeschlossen hat und die Leistungsbeschreibung dem entspricht was er ausschreiben möchte, kann die Bekanntmachung der Energiepreisausschreibung erfolgen. Auch hat der Auftraggeber die Wahl, ob er eine konventionelle oder eine Ausschreibung mittels elektronischer Auktion durchführen möchte. Die Auftragsbekanntmachung erfolgt im Amtsblatt der Europäischen Union (TED). Einführung der eVergabe Ab 18.April 2016: Ab 18. Oktober 2018: ● Erstellung und Übermittlung von Bekanntmachungen ● Entgegennahme elektronischer Teilnahmeanträge und● Bereitstellung elektronischer Vergabeunterlagen Angebote über die eNotice ● Elektronische Bewerber- und Bieterkommunikation Bereitstellung der Vergabeunterlagen Vergabeunterlagen

18. Angebotsfrist konventionelle Ausschreibung

19. Elektronische Auktion Der Auftraggeber hat die Möglichkeit die Auktion in mehrere Phasen aufzuteilen, sollte er bspw. weitere Zuschlagskriterien als nur den Preis des Angebotes auktionieren wollen: Phase 1) Vor der Durchführung einer elektronischen Auktion nimmt der Auftraggeber anhand der von ihm zuvor genannten Zuschlagskriterien eine Bewertung der Angebote vor. Die Bieter, die zulässige Angebote abgegeben haben, werden auf elektronischem Weg zur Teilnahme an der elektronischen Auktion aufgefordert. Phase 2) Frühestens 2 Tage nach Versenden der Aufforderung darf die Auktion stattfinden. Der Bieter kann neue Preise bis zum vom Auftraggeber genannten Zeitpunkt abgeben. Nach Abschluss der elektronischen Auktion vergibt der Auftraggeber den Auftrag.

20. Angebotsfrist elektronische Auktion

21. Zuschlags- und Wertungskriterien

22. Bindefrist

23. Nachbereitung

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