Systems Analysis and Design

1. Systems Analysis and Design การวิเคราะห์และออกแบบ

2. SYSTEM ANALYSIS Chapter 3

3. เนื้อหา • System Analysis - Analysis Process - Requirement Gathering Techniques

4. SYSTEM ANALYSIS

5. Key Definition • The As-Is system is the current system and may or may not be computerized • The To-Be-system is the new system that is base on update requirements

6. Key Ideas • เป้าหมายของขั้นตอนวิเคราะห์คือ เข้าใจความต้องการที่แท้จริงของระบบใหม่ และตัดสินใจว่าจะพัฒนาระบบตามความต้องการ หรือไม่

7. The Analysis Process

8. Analysis Across Area • วิเคราะห์ความต้องการทั้งทางธุรกิจ และเทคโนโลยีสารสนเทศ • เข้าใจกระบวนการทำงานของผู้ใช้ และเทคนิค

9. The SDLC Process AS-IS System Planning Analysis Design Implement To-Be System Understand As-is system Identify improvements Develop Concept for The to-be system แสดงขั้นตอนการพัฒนาระบบตามแบบแผน SDLC โดยในระยะการวิเคราะห์ จะต้องทำความเข้าใจกับระบบงานเดิม การเพิ่มเติมความต้องการ เพื่อพัฒนาแนวคิดสำหรับระบบใหม่ที่จะเกิดขึ้น

10. การศึกษาระบบงานเดิม ประกอบด้วย 3 ระยะ คือ 1. ทำความเข้าใจกับระบบงานเดิม (Understand AS-IS System) คือ การศึกษา ขั้นตอนการทำงานของระบบงานเดิมที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน มีจุดอ่อนหรือจุดแข็ง อย่างไร 2. กำหนดสิ่งที่ต้องการปรับปรุงเพิ่มเติม (Identity Improvements) กำหนดแนวทางในการปรับปรุงระบบให้เป็นไปในทิศทางที่ดีขึ้น 3. พัฒนาแนวความคิดสำหรับระบบงานใหม่ (Develop Concept for the To-Be System) สร้างแบบจำลองกระบวนการและแบบจำลองข้อมูล ทำให้ทราบถึง รายละเอียดของสารสนเทศ Three Steps of the Analysis Phase

11. Proposal Outline for New System • Table of contents • Executive summary • System request • Work plan • Analysis strategy • Recommended system • Feasibility analysis • Process model • Data model • Appendices

12. Requirement Gathering

13. Requirement Gathering • เป้าหมายของขั้นตอนการวิเคราะห์คือ การเข้าใจความต้องการระบบใหม่อย่างแท้จริงและพัฒนาระบบไปให้สำเร็จ • สิ่งที่ท้าทายการทำงาน - การค้นหาบุคคลที่ถูกต้องเข้ามามีส่วนร่วม - วิธีการที่จะใช้ในการเก็บรวบรวม

14. Requirement Gathering Techniques • Interviews • JAD • Questionnaires • Documents Analysis • Observation

15. Sampling • การสุ่มตัวอย่างเป็นการเลือกตัวแทนของประชากร • เกี่ยวข้องกับสองหลักในการตัดสินใจ - Document หรือ Website ที่สมควรจะเป็นตัวอย่าง - บุคคลที่สมควรจะถูกสัมภาษณ์หรือส่งแบบสอบถาม

16. Need for Sampling • เหตุผลของการสุ่มตัวอย่างในการวิคราะห์ระบบ - ลดค่าใช้จ่าย - เพื่อความรวดเร็วในการเก็บรวบรวมข้อมูล - เพิ่มพูนประสิทธิผล - ลดความโน้มเองในการเก็บรวบรวมข้อมูล

17. Sampling Design Steps • การออกแบบการสุ่มตัวอย่างที่ดี นักวิเคราะห์ระบบต้องดำเนินการตามสี่ขั้นตอนดังนี้ - กำหนดข้อมูลที่ต้องการเก็บรวบรวม - กำหนดประชากรที่ต้องการสุ่ม - เลือกแบบการสุ่ม - ตัดสินใจเลือกขนาดของการสุ่ม

18. Interviews

19. Interviews • การสัมภาษณ์ช่วยให้ได้ข้อมูล - ความคิดเห็นและความรู้สึกของผู้ถูกสัมภาษณ์ - เป้าหมายขององค์กรและส่วนตัว - กระบวนการทำงานอย่างไม่เป็นทางการ

20. Interview Steps • กำหนดจุดประสงค์ของการสัมภาษณ์ • เลือกผู้ถูกสัมภาษณ์ (SelectingInterviewees) • ออกแบบคำถามที่ใช้ในการสัมภาษณ์ (Designing questions) • เตรียมการสัมภาษณ์ (Interview Preparation) • การนำเข้าสู่การสัมภาษณ์ (Conducting the interview) • การบันทึก, รายงานสรุป, ให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ตรวจสอบความถูกต้องและเพิ่มเติมข้อมูล (Interview Follow-up)

21. Selecting Interviewees • ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ต้องการ • เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ครบถ้วนควรเลือกผู้ถูกสัมภาษณ์หลายระดับ -Manager - Users - Ideally, all key stakeholders • ทำตารางเวลาการสัมภาษณ์ ใคร, สถาที่ และเวลา สัมภาษณ์

22. Designing Questions • คำถามแบบปลายปิด (Closed-ended questions) - ต้องการคำตอบแบบเจาะจง - ได้รับคำสั่งซื้อทางโทรศัพท์วันละกี่ครั้ง ? - ลูกค้าสามารถวางคำสั่งซื้อได้อย่างไร • คำถามแบบปลายเปิด (Open-ended questions) - ให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ได้ขยายความ - คุณคิดอย่างไรกับระบบปัจจุบัน ? • คำถามต้องการคำอธิบายเพิ่มเติม (Probing questions) -คุณอธิบายเพิ่มเติมอีกนิดได้ไหม ? - คุณยกตัวอย่างได้ไหม

23. Closed-ended Questions • จำกัดจำนวนการตอบสนอง • ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง, เชื่อถือได้ ง่ายต่อการนำไปวิเคราะห์ • ผู้สัมภาษณ์ไม่ต้องมีความชำนาญมาก

24. Advantages of Closed-end Questions • ประหยัดเวลา • สามารถควบคุมผู้ถูกสัมภาษณ์ได้ • ได้ข้อมูลที่ตรงประด็น • ได้ข้อมูลที่ครอบคลุมเร็ว

25. Disadvantages of Closed-end Questions • ผู้ถูกสัมภาษณ์อาจมีความรู้สึกเบื่อ • ไม่ได้ข้อมูลที่เป็นรายละเอียด • ขาดแนวคิดหลัก • ไม่ได้สร้างบรรยากาศความคุ้นเคยระหว่างผู้สัมภาษณ์และผู้ถูกสัมภาษณ์

26. Open-ended Questions • อนุญาตให้ผู้ถูกสัมภาษณ์อธิบายรายละเอียดได้ • เหมาะสำหรับเมื่อนักวิเคราะห์ระบบ ต้องการคำตอบในเชิงกว้างและลึก

27. Advantages of Open-end Questions • ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์และละเอียด • ทำให้เห็นประเด็นที่ไม่เคยทราบมาก่อน • ผู้ถูกสัมภาษณ์มีความสนใจมากกว่า

28. Disadvantages of Open-end Questions • อาจจะได้ข้อมูลที่ออกนอกประเด็น • เป็นไปได้ที่จะควบคุมผู้ถูกสัมภาษณ์ไม่ได้ • อาจจะต้องเสียเวลามากกว่า ที่จะได้ข้อมูลที่ต้องการ

29. Probing Questions • ต้องการรายละเอียดมากขึ้นจากคำถามก่อนหน้า • วัตถุประสงค์ - ต้องการความหมายที่มากขึ้น - เพื่อความชัดเจน - ต้องการขยายความเห็นของผู้ถูกสัมภาษณ์

30. Questions Pitfalls • หลีกเลี่ยงคำถามชี้นำ ที่นำไปสู่คำตอบ - เพื่อลดความโน้มเอียง และเพิ่มความหน้าเชื่อถือและถูกต้อง • หลีกเลี่ยงคำถาม 2 คำถาม ในคำถามเดียว - ผู้ถูกสัมภาษณ์อาจจะตอบแค่เพียงคำถามเดียว

31. Questioning Sequence • Top Down - เริ่มต้นด้วยคำถามปลายเปิดและตามด้วยคำถามปลายปิด - เพื่อให้ผู้ถูกสัมภาษณ์เข้าใจหัวของของการสัมภาษณ์ก่อนเข้าสู่รายละเอียด

32. Questioning Sequence • Bottom up - เริ่มต้นด้วยคำถามปลายปิดและตามด้วยคำถามปลายเปิด - เพื่อเป็นการวอร์มอัพให้กับผู้ถูกสัมภาษณ์ ในกรณีผู้ถูกสัมภาษณ์ไม่ค่อย เต็มใจที่จะตอบคำถามในระดับสูง

33. Questioning Sequence • Mix - เริ่มต้นด้วยคำถามปลายปิดและตามด้วยคำถามปลายเปิดและจบด้วย คำถามปิด - เพื่อให้ผู้ถูกสัมภาษณ์มีความสนใจและตั้งใจในคำถาม

34. Interview Strategies • การสัมภาษณ์แบบไม่มีโครงสร้าง(Unstructured Interview) - เป็นลักษณะการสัมภาษณ์หัวข้อทั่ว ๆ ไปเกี่ยวกับองค์กร ไม่เจาะจงหัวข้อของการสัมภาษณ์ • การสัมภาษณ์แบบโครงสร้าง(structured Interview) - ผู้สัมภาษณ์จะต้องมีการเตรียมข้อมูล และคำถามเพื่อสอบถามข้อเท็จจริงต่าง ๆ จากผู้ให้สัมภาษณ์ โดยสามารถสอบถามข้อสงสัยต่าง ๆ เพิ่มเติมได้เพื่อตรวจสอบความเข้าใจของผู้สัมภาษณ์ว่าถูกต้องหรือไม่

35. Interview Preparation • เตรียมแผนการสัมภาษณ์ทั่วไป - แสดงรายการคำถาม • ยืนยันหัวข้อที่จะรู้จากผู้ถูกสัมภาษณ์ • จัดลำดับความสำคัญของคำถามในกรณีที่เวลาไม่พอ • แจ้งผู้ถูกสัมภาษณ์ล่วงหน้า - เวลาสัมภาษณ์ - เหตุผลในการสัมภาษณ์ -หัวข้อในการสัมภาษณ์

36. Conducting the Interview • เริ่มต้นสร้างความคุ้นเคย • แต่งตัวให้มีบุคลิกภาพและไม่แสดงความมีอคติ • อธิบายเหตุผลของการสัมภาษณ์ • บันทึกทุกข้อความที่สัมภาษณ์ • แน่ใจว่าเข้าใจทุกคำตอบ • แยกแยะระหว่างข้อเท็จจริงและข้อคิดเห็น • ให้เวลาผู้ถูกสัมภาษณ์ในการตอบคำถามและให้ข้อมูลเพิ่มเติม • หมดเวลา

37. Interview Follow-up • จัดทำรายงานการสัมภาษณ์ให้เร็วที่สุด (ภายใน 48 ช.ม.) - จุดประสงค์ของการสัมภาษณ์ - สรุปผลของการสัมภาษณ์ - ประเด็นที่ยังสรุปไม่ได้ - Note • ให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ตรวจสอบความถูกต้องและเพิ่มเติมข้อมูล

38. Joint Application Design (JAD)

39. JAD Key Ideas • จัดให้ Project manager, user และ developers ทำงานร่วมกัน • อาจช่วยลด scope creep ได้ 50 % • ช่วยลดการเกิดความต้องการที่เฉพาะเจาะจงหรือคลุมเคลือมากเกินไป อันจะทำให้เกิดปัญหาในขั้นตอนต่อไปของ SDLC

40. JAD Personnel • Facilitator • Scribe • Analysts • Users • Executives • Observers

41. JAD Setting • U-Shaped seating • Away from distractions • Whiteboard/flip chart • Prototyping tools • e-JAD

42. JAD Meeting Room

43. The JAD Session • ช่วงระยะเวลาประมาณ 5 – 10 วัน ไปถึง 3 สัปดาห์ • คัดเลือกผู้เข้าร่วม • จัดเตรียมคำถามเหมือนกับการสัมภาษณ์ • จัดหัวข้อการประชุมและกฏการประชุม • หน้าที่ของ Facilitator - ควบคุมให้อยู่หัวข้อการประชุม - ช่วยอธิบายคำศัพท์ทางด้านเทคนิค - ช่วยแก้ปัญหา • ทำรายงาน

44. Managing Problems in JAD Sessions • ลดการแสดงความโดดเด่นคนเดียว • กระตุ้นให้ออกความคิดเห็น • มีการคุยกันนอกเรื่องหรือคุยกันในกลุ่มเล็กๆ • ไม่สามารถแก้ความขัดแย้ง • ใช้อารมณ์ขัน

45. Advantages of JAD • ประหยัดเวลาเมื่อเทียบกับวิธีอื่น • พัฒนาระบบได้รวดเร็ว • ทำให้ยูสเซอร์รู้สึกเป็นเจ้าของระบบ • สร้างสรรความคิดในการพัฒนาระบบ

46. Disadvantages of JAD • ต้องหาเวลาเพื่อให้ทุกคนมีเวลาว่างพร้อมกัน • ถ้ามีการเตรียมการที่ไม่สมบูรณ์ การประชุมอาจดำเนินไปได้ไม่ดี • ถ้ารายงานไม่สมบูรณ์ การทำ JAD อาจจะไม่สำเร็จ

47. Questionnaires

48. When to Use Questionnaires • แบบสอบถามจะใช้ในกรณี - องค์กรมีหลายสาขากระจายอยู่ในหลายภูมิภาค - มีพนักงานจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

49. Questionnaire Steps • เลือกผู้ตอบแบบสอบถาม - ใช้วิธีสุ่มตัวอย่าง - ไม่ทุกคนที่จะส่งแบบสอบถามกลับ • ออกแบบสอบถาม - ออกแบบสอบถามอย่างชัดเจนไม่คลุมเคลือ - นักวิเคราะห์ระบบสามารถแยกระหว่างข้อเท็จจริงและความคิดเห็นได้ • บริหารงานให้มีการตอบกลับแบบสอบถาม - อธิบายเหตุผลที่ได้รับแบบสอบถาม • ทำรายงาน - ส่งให้ผู้ตอบแบบสอบถามตรวจสอบ

50. Question Types • ชนิดของคำถาม - แบบปลายปิด - แบบปลายเปิด