Beställning av tjänster Uppdragsgivarnas krav och förväntan

1. Ledningsprocesser Stödprocesser Medarbetare/resurser, ekonomi, administration, IT stöd, kvalitet, intern service, friskvård/rehab Beställning av tjänster Uppdragsgivarnas krav och förväntan Operativa processer Leverans Våra kärnprocesser Nöjd Kund Uppdragsresultat Ständiga förbättringar Återföring av erfarenheter, korrigerande och förebyggande åtgärder SHBK Intern service verksamhet kan inordnas i tre olika typer av processer:Operativa processer (kärnprocesser), stödprocesser och ledningsprocesser

2. Kvalitetssystem

3. GRÖNROOS KVALITETSSYSTEM Förväntad tjänst Upplevd tjänst Upplevd kvalitet Profil Tekn lösningar Beteende Tjänstvillighet Kund- kontakt Funktionell kvalitet IT Tekn kvalitet Utseende Maskiner Tillgänglighet Miljö Sakkunskap Attityder ”Hur” = Leveransen ”VAD”

4. Kvalitetslogik Organisation Informationoch analys Strategiskplanering Kund-tillfreds-ställelse Verksamhetensresultat Ledarskap Medarbetarnasutveckling Verksamhetensprocesser

5. Kvalitetsarbete • Kvalitetspolicy • Kvalitetscertifiering • ISO 9001 • Utmärkelsen Svensk Kvalitet (USK)

6. ISO • Serie internationella standarder som stödjer kvalitetsutveckling. Några är kravstandarder som måste uppfyllas för att leda till certifiering • Syfte: säkra styrning av verksamheten så att kunden blir nöjd

7. ISO forts. • Krav på: • kvalitetspolicy och kvalitetsmål, dokumenterade ansvars- och befogenhetsbeskrivningar, regelbunden uppföljning genom revision, aktiv uppföljning av leverantörer, krav på utbildning- och utvecklingsplanering,korrigerande och förebyggande åtgärder, förbättra intern kommunikation och information

8. Kvalitetsarbete • Vision • Övergripande mål • Delmål • Beskriva processer • Beskriva rutiner • Söka ständiga förbättringar • Interna och externa revisioner

9. Kvalitetsarbete • Tre hörnpelare • Frågeställningar • Organisationsmodell • Grundläggande värderingar

10. Kvalitetsarbete Grundläggande värderingar • 1 Kundorientering • 2 Engagerat ledarskap • 3 Allas delaktighet • 4 Kompetensutveckling • 5 Långsiktighet • 6 Samhällsansvar • 7 Processorientering

11. Kvalitetsarbete Grundläggande värderingar forts. • 8 Förebyggande åtgärder • 9 Ständiga förbättringar • 10 Lära av andra • 11 Snabba reaktioner • 12 Faktabaserade beslut • 13 Samverkan

12. Kvalitetssystemet är i kvalitetshandbokenuppdelat i följande avsnitt: • K01 Inledning • K02 Kvalitetsdeklaration • K03 Kvalitetspolicy, mål och visioner • K04 Organisation • K05 Befattningsbeskrivningar • K06 Kvalitetsmanual • K07 Processer/Rutiner • K08 Övriga handläggningsrutiner • K09 Blanketter och manualer • K10 Lagar och förordningar • K11 Ordlista/definitioner • K12 Gränsdragningslistor

13. SHBK Intern service kvalitetsarbete skapar verksamhets-utveckling. Införandet av ett gemensamt kvalitetssystem är ett stategiskt beslut i vår organisation. Arbetet bygger på följande grundpelare. Systematik: ett medvetetet genomarbetat, metodiskt arbetsätt som stimulerar till förbättringsarbete. Angreppssätt: präglas av att det förebygger fel, problem och risker genom framsynthet, förutseende och planering. Tillämpning: för att uppnå avsedda resultat/effekter måste angreppsätten tillämpas i hela organisationen, i alla processer och alltid vid relevanta tillfällen. Resultat: Följer upp den egna veksamheten mot egna målvärden Utvärdering: Bedriver en systematisk uppföljning och utvärdering av det vi gör och åtstadkommer samt jämför oss med andra. Kulturen: SHBK Intern service gemensamma värderingar stödjer våra angreppssätt, metoder och arbetsformer som organisationen tillämpar liksom de beslut och vägval organisationen gör.

14. Fastighet har följande huvudprocesser: • Anskaffning av lokaler till kommunens verksamheter • Vidmakthållande av fastigheter och lokaler genom drift, underhåll och reinvesteringar • Förädling genom att tillgodose verksamheternas krav på lokalanpassningar • Avveckling av lokaler som inte behövs • Huvudprocesserna är uppdelade i delprocesser som tillsammans med rutinbeskrivningar finns samlade under avsnitt K07 Processer/rutiner.

15. Fastighets Vision Viska betraktas som de som bäst kan tillgodose Umeå kommuns verksamheters behov av lokaler och bostäder Viska kunna mäta oss med de bästa i branschen Visionen är kärnan som kopplas till de fyra perspektiven • Ekonomi • Samhälle • Medarbetare • Kund

16. Fastighets verksamhetsidé Vi anskaffar, bevarar, förädlar, anpassar och avvecklar fastigheter. Det gör vi som partners till kommunens verksamhetsföreträdare kostnadseffektivt och ansvarsfullt Vihar hög kunskap i organisationen Vi ska i vårt arbete utveckla ett långsiktigt miljö- och kvalitetstänkande

17. Kvalitetsmål 2007 • Media Under 2007 ska viminskaelenergiförbrukningenmed 2 kWh/m2 • Lokalresursplanering Vi ska under 2007 ha upprättatlokalrevisionsplaner för samtliga gymnasieskolor • Byggproduktion Vi ska under 2007 upprättaprojekteringsanvisningar med livscykelperspektiv där energi, tillgänglighet, arbetsmiljö, fysisk miljö säkerhet och materialval ska beaktas • Yttrekvalitet Vi skaökavårtNKI-talmed minst 3 enheter 2007 jämfört med 2006 • Inrekvalitet Under 2007 ska vårtmedarbetarindexinte understiga 4,65 för Fastighet

18. Handlingsplan

19. Handlingsplan

20. Handlingsplan

21. Handlingsplan

22. Kvalitetssamordnarens uppgift och ansvar • Kvalitetssamordnarens uppgift är att bistå chefen för Förvaltning i arbetet med att underhålla, utveckla och kommunicera kvalitetssystemet inom enheten. I uppdraget ingår följande arbetsuppgifter: • Medverka i Fastighets kvalitetsgrupp för utveckling av kvalitetssystemet • Följa upp att beslutade ändringar i kvalitetssystemet blir kommunicerade inom respektive enhet • Fånga upp behov av förändringar av kvalitetssystemet och föra vidare för handläggning • Arbeta för att skapa en medvetenhet inom enheten om betydelsen av att kundkrav befrämjas och betydelsen av att vi skapar ett mervärde i de tjänster vi erbjuder våra kunder • Arbeta för att skapa ett engagemang inom enheten för förbättring av verksamheten med stöd av kvalitetssystemet

23. Dagordning Kvalitetsgrupp Fastighet Nya punkter:

24. PUL     Personuppgiftslagen AML    Arbetsmiljölagen AFS    Arbetsmiljöverkets författningssamling LOU    Lagen om offentlig upphandling AL       Arkivlagen LSO    Lagen om skydd mot olyckor LEO    Lagen om extraordinära händelser MB      Miljöbalken Lagar och förordningar som är gemensamma och styrande för SHBK Intern service

25. Rutiner i Kvalitetshandboken Fastighet Förvaltning, Förvaltare: • Lokalanskaffning FF-01 • Lokalanpassning FF-02 (Överboda projektet) • Avveckling lokaler FF-03

26. FF-01 Lokalanskaffning • Syfte / Omfattning • Syftet med rutinen är att klargöra arbetsuppgifter och ansvar för de personer inom Fastighet som är delaktiga i processen. Rutinen beskriver hur verksamheternas behov av lokaler utreds och anskaffas. • Ansvar • Förvaltarna har det övergripande ansvaret för att utreda och ge förslag på lösningar på verksamheternas påtalade lokalbehov. Under utredningsskedet ansvarar förvaltarna för att behovsbeskrivningar och överenskommelser dokumenteras och sparas intill dess att förslaget behandlats och beslutats. Arkivering av dokument ska ske i enlighet med arkiveringstabell. • Förbereda • Processen utgår från verksamheternas framförda lokalbehov, beslut om hyreskostnader & investeringar. • Genomföra • Genomförandet sker enligt processchema. Verksamheten granskar och godkänner det lokalförslag som arbetas fram i förstudie och utredningsskedet. • Informera • Förvaltarna informerar driftområdeschefen om planerade lokalanskaffningar. • Rapportera • Förvaltarna skickar en rapport till Planering för justering av fastighetsdatabasen när projektet är klart. • Bilagor/Hänvisning • Processchema FF-01 Lokalanskaffning • Blankett för rapport till fastighetsdatabas och blankett för uppdatering av hyreskostnad. • Arkivering • Hyresavtal arkiveras i Pondus fastighetssystem så länge avtalet är gällande.

27. FF-03 Avveckling av lokaler • Syfte / Omfattning • Syftet med rutinen är att klargöra arbetsuppgifter och ansvar för de personer inom Fastighet som är delaktiga i processen. • Rutinen beskriver handläggningen av fastigheter med lediga lokaler. • Ansvar • Förvaltarna  har det övergripande ansvaret för att,  utifrån vakanser i fastighetsbeståndet, utreda och besluta om åtgärder i egna eller förhyra lokaler. • Förbereda • Processen utgår från vakanser i fastighetsbeståndet med anledning av verksamheternas/hyresgästernas förändrade behov. • Genomföra • Genomförandet sker enligt processchema. • Processen resulterar antingen i att lokalen registreras som ledig, externa hyresavtal sägs upp och byggnader rivs eller säljs. • Informera • Förvaltarna informerar berörda driftområdeschefer och hyresgäster om planerad avveckling. RapporteraFörvaltarna skickar en rapport till Planering för justering av fastighetsdatabasen när avveckling är genomförd. • Bilagor/Hänvisning • Processchema FF-03Blankett för rapport till fastighetsdatabas