Тема 6. Технологии электронного документооборота

1. Тема 6. Технологии электронного документооборота

2. Документ в СЭД • Документ — основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности. • Документ — логическая единица. Способ его хранения зависит от того, как с ним удобнее работать.

3. Жизненный цикл документа в СЭД • Рождение • Становление • Публикация • Архивирование

4. Рождение • В современных системах хранения фиксируется и хранится документ, однако в стихии обычных файловых систем можно легко потерять предысторию файла. • В СЭД документ не может возникнуть, если у него нет «паспорта» — карточки учета, которая может быть разной для различных типов документов: документ нельзя просто так удалить, переименовать или переписать поверх. • Все эти действия протоколируются, их следы останутся. В случае необходимости, система сохранит все предыдущие варианты, и даже удаленные документы. • Все действия, которые могут быть проделаны над документами, определяются правами, которые даны пользователям, что, позволяет задать стратегию работы с документами.

5. Становление • Любой документ непременно проходит этап своей жизни, который называется «черновиком» — неокрепший документ в этот период переходит из рук в руки, его меняют и переделывают. • В СЭД для организации коллективной работы над документом применяется техника блокировки редактируемых документов («check-out, check-in»). Система берет на себя заботу о том, чтобы в каждый момент документ мог редактировать только один человек. • Благодаря этому механизму исключается возможность того, что два сотрудника создадут у себя две локальные копии документа и одновременно внесут в него изменения.

6. Публикация • Публикация — это момент, после которого документ «умирает». • Благодаря наличию механизма публикации всегда будете иметь в электронном виде в точности то же самое, что было, например, подписано, или отправлено в печать, или выслано партнеру.

7. Архивирование • После публикации документ отправляется в электронный архив, где ему предстоит пробыть столько времени, сколько это предусмотрено распорядком вашей организации. • Для создания архива применяются технологии управления иерархическим хранением HSM (Hierarchical Storage Management), которые создают из всевозможных разнородных средств хранения «виртуальную файловую систему» сколь угодно большого размера, при этом управляя переносом информации с одного носителя на другой.

8. Компоненты СЭД • хранилище карточек (атрибутов) документов; • хранилище документов; • компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.

9. Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения «карточки» — набора полей, характеризующих документ. В СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка. Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения: использование собственного хранилища, стандартной СУБД или средств среды, на основе которой построена СУБД. Хранилище карточек (атрибутов) документов

10. Хранение в файловой системе понижает степень безопасности при разграничении доступа, так как файловая система может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой СЭД. Системы, имеющие свое собственное хранилище файлов или использующие хранилище среды могут гарантировать более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Хранилище самих документов

11. Бизнес-уровень • Управление документами в хранилище. • Поиск документов. • Маршрутизация и контроль исполнения. • Отчеты. • Администрирование.

12. Основные функции СЭД • обеспечение управляемости прозрачности деятельности предприятия, • накопление знаний и управление знаниями.

13. СЭД должна: • обеспечивать надежное хранение документов и их описаний; • обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве); • допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них; • поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа; • осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

14. СЭД должна: • обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации; • поддерживать технологию HSM; • протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования; • поддерживать удаленный доступ к информации.

15. Требования к архитектуре СЭД: • наличие выделенного сервера приложений; • наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера. • многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

16. Требования к открытости и интеграции с другими системами: • интеграция со средствами потокового ввода документов; • интеграция с офисными приложениями; • интеграция с электронной почтой; • наличие развитого программного интерфейса (API); • интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы; • возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи; • возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

17. Системы контроля исполнения и управления документооборотом • Свободная. Сотрудник в каждый момент времени может определить новый деловой процесс (в частном случае маршрут движения документа), тут же задать его параметры и запустить его на выполнение. • Жесткая. Перед тем, как сотрудники начинают работать, неким аналитиком создается карта деловых процессов, которая проверяется, тестируется и потом преобразуется в АДП-приложение.

18. Уровни контроля исполнения задания: • Контроль доставки - выдается информация инициатору задания, что его задание достигло места назначения. • Контроль прочтения - выдается информация инициатору заданию, что с его заданием ознакомились сотрудники для которых это задание было предназначено. • Контроль выполнения - выдается информация инициатору задания, о том что задание выполнено. • Мониторинг - инициатор всегда может посмотреть кто и что сейчас делает с его заданием. • Извещение о нарушении сроков исполнения - АДП-система может известить инициатора, о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником. • История выполнения заданий

19. Системы контроля исполнения и управления документооборотом • Системы со свободным движением документов с контролем доставки и прочтения - это обычные системы электронной почты. С помощью дополнительного программирования к ним можно добавить еще и контроль выполнения. • Системы со свободным движением документов и со всеми функциями контроля исполнения, включая мониторинг, извещения и историю - это класс специализированных маршрутизаторов. К ним можно отнести маршрутизатор Компании ВЕСТЬ WorkRoute 1.0 • Системы с жестким движением документов и со всеми функциями контроля исполнения - это высший класс АДП-систем. К ним можно отнести Action WorkFlow, StaffWare, IBM FlowMark, WorkRoute II.