Consolida dados das Planilhas recebidas, prepara os lotes p/ o pregão e encaminha à Reitoria

1. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão INÍCIO Envio de e-mail às Unidades, solicitando planilhas preenchidas Prepara Planilha e encaminha ao DT/SIBi Abre processo, faz Requisição de Compra, faz a Compra, monta o Edital, reserva verba, encaminha Processo p/ aprovação da CJ / Codage, publica Edital, realiza pregão, solicita Proposta Final ao fornecedor, faz conferência eletrônica, envia resultado ao DT/SIBi e submete o julgamento à Codage/GR, p/ homologação Consolida dados das Planilhas recebidas, prepara os lotes p/ o pregão e encaminha à Reitoria Planilha com Títulos Planilha Consolidada para pregão Elabora Lista por Unidade e Planilhas de Controle do material a ser entregue pelos fornecedores Resultado do pregão Divulga homologação e resultado final em mídia eletrônica e impressa Lista p/ Unidade Planilhas de Controle (DGFA) 1

2. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão 1 Encaminha resultado ao DF p/ conferência e empenho Após empenho, convoca o fornecedor p/ assinatura de contrato e publica extrato do Contrato no DOE Na Reitoria, assina contrato e envia material com NF ao DT/SIBi A Recebe material, assina canhoto da NF com “a conferir” e assina NF no verso datando o recebimento da mesma Material com NF Confere material com Planilha de Controle e NF 2

3. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão 2 Conferência Material Ok ? S N Assina NF no verso, acusando recebimento do material Preenche “Comunicado de Recusa do Material” e envia por e-mail ou fax ao fornecedor, no prazo de 5 dias do recebimento da NF Encaminha, NF assinada à Reitoria, no prazo de 5 dias do recebimento da mesma Material recusado c/ NF C B 3

4. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão 3 NF assinada Efetua pagamento ao fornecedor Recebe pagamento FIM B Acusa o recebimento do Comunicado e devolve assinado ao DT/SIBi, por Fax / e-mail Comunicado de Recusa de Material Comunicado assinado, devolvido por Fax / e-mail Substitui material recusado e envia ao DT/SIBi, c/ NF. em até 30 dias Recebe comunicado e aguarda a troca do material Material com NF A

5. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão C Solicita às bibliotecas, por e-mail, a retirada do material Retira material e faz análise física do mesmo em até 20 dias após convocação do DT/SIBi p/ a retirada do material Solicitação por e-mail Análise física do Material Ok? S N Preenche planilha c/ n. Tombo. Envia ao DT/SIBi, por e-mail Devolve ao DT/SIBi c/ “Comunicado de Defeito” E D

6. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão E Material c/ defeito Comunicado de Defeito Preenche “Comunicado de Recusa de Material com Defeito” e encaminha ao fornecedor Acusa o recebimento do Comunicado e devolve assinado ao DT/SIBi, por Fax / e-mail Comunicado de Recusa de Material c/ Defeito Comunicado assinado, devolvido por Fax / e-mail Substitui material c/ defeito e envia ao DT/SIBi Recebe comunicado e aguarda a troca do material Material Confere material com Planilha de Controle e NF C

7. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão F Encaminha informação de títulos esgotados à Reitoria Recebe informação do fornecedor e encaminha ao DT/SIBi, via Protocolado Informação de títulos esgotados Protocolado c/ Informação de títulos esgotados Recebe Protocolado e faz pesquisas p/ confirmar informações O item está esgotado? S N Devolve Protocolado à Reitoria p/ atualização da base de dados e comunicação ao fornecedor Devolve Protocolado à Reitoria p/ notificar o fornecedor p/ que entregue o material Protocolado c/ deferimento do pedido Protocolado c/ indeferimento do pedido 4

8. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão 4 Recebe protocolado, atualiza base de dados e comunica o fornecedor sobre deferimento / indeferimento do pedido Comunicado de deferimento / indeferimento de itens esgotados Acusa o recebimento do Comunicado e devolve assinado ao DA/RUSP, por Fax / e-mail Comunicado assinado, devolvido por Fax / e-mail No caso de indeferimento, envia material c/ N.Fiscal ao DT/SIBi Material com NF A

9. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão G Encaminha solicitação de prorrogação do prazo de entrega do material à Reitoria Recebe informação do fornecedor e encaminha ao DT/SIBi, via Protocolado Solicitação de prorrogação do prazo Protocolado c/ solicitação de prorrogação do prazo de entrega Recebe Protocolado e manifesta-se de acordo com cláusulas do Contrato Prazo de prorrogação aceito? S N Devolve Protocolado à Reitoria p/ atualização da base de dados e comunicação ao fornecedor Devolve Protocolado à Reitoria p/ notificar fornecedor sobre indeferimento do pedido Protocolado c/ deferimento do pedido Protocolado c/ indeferimento do pedido 5

10. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão 5 Recebe protocolado, submete à Codage p/ anuência, atualiza base de dados e comunica o fornecedor sobre deferimento / indeferimento do pedido Comunicado de deferimento / indeferimento de prorrogação de prazo Acusa o recebimento do Comunicado e devolve assinado ao DA/RUSP, por Fax / e-mail Comunicado assinado, devolvido por Fax / e-mail Envia material c/ N.Fiscal ao DT/SIBi Material com NF A

11. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão D Recebe arquivo das Unidades, consolida dados e envia à Reitoria Anexa planilha ao processo Planilha Consolidada FIM