אשכול ראשון: ניהול תהליך הרישוי

1. אשכול ראשון: ניהול תהליך הרישוי תיעוד מלווה רישוי שלמה גיספן,מנהל אגף רישוי עסקים, חולון

2. מטרות • הכרה בחשיבות התיעוד הנכון • התנסות במיומנויות כתיבה נכונה

3. נושאים מרכזיים • למה לתעד • מה לתעד • איך לתעד • מי מתעד • מגבלות והשלכות התיעוד

4. נושאים מרכזיים • למה לתעד • מה לתעד • איך לתעד • מי מתעד • מגבלות והשלכות התיעוד

5. למה לתעד? מהם הערכים המרכזיים בתהליך הרישוי? מקצועיות דיוק שקיפות שיתוף בשקפים הבאים נבין עד כמה התיעוד תומך במימוש הערכים הללו ובכך מהווה חלק מרכזי בתהליך הרישוי .

6. למה לתעד מקצועיות הנה הכרח בתהליך הרישוי. מהם מרכיבי המקצועיות בתיעוד? הגדרת פריטים הנכונים הגדרת שלבי התהליך "אבני דרך" הגדרת השותפים הגדרת תחומי התעניינות ובדיקה של גורמי האישור ושל יחידת הרישוי . הגדרת שלבי ההתמודדות עם קשיים - "תיעדוף" הגדרת קווים אדומים ברורים קביעת לו"זלהתקדמות

7. למה לתעד • מקצועיות • תרומת מקצועיות לתהליך הרישוי: חוסר מקצועיות עלול לגרום לחוסר שליטה בידע. אילו עוד סכנות קיימות בחוסר מקצועיות?

8. למה לתעד מקצועיות דגשים לסיכום: ניהול התהליך לפי עקרונות משפטיים: מידתיות, סבירות,אחידות באכיפה.דוגמא: מגרש גרוטאות בעיריית רמת- גן. תיעוד נכון דורש מיומנות ושליטה בהיבטים של תהליך ותוכן,המחייבים למידה באופן קפדני.

9. למה לתעד דיוק • ניהול הליך הרישוי רצוף בפגישות רבות, ביקורות מקצועיות ובכתיבה רבה, שיחות מסדרון, הבטחות, טלפונים והנחיות להמשך טיפול . • חוסר תיעוד של הליך זה עלול לגרום שלא נזכור חלקים משמעותיים ודבר זה יהיה בעוכרנו בקידום התהליך ובחלק מהמקרים בבית- משפט • תיעוד מלא מדויק ועניני מאפשר לזכור פרטים שעלול להתברר כמהותיים בהמשך.

10. למה לתעד • שקיפות • תיעוד נכון ואמיתי יוצר שקיפות רבה בתהליך הרישוי. • שקיפות היא חלק ממתן שירות ראוי לבעל העסק. • תרומת השקיפות לתהליך הרישוי: מהן הסכנות בחוסר שקיפות בתהליך?

11. למה לתעד • שיתופיות • לעתים בהליך הרישוי לא נחשפים לכלל הקשיים והבעיות הצפויות. • תהליך תיעוד נכון מחייב שיתוף גורמים שונים רלוונטיים . • שיתוף מחייב זיהוי והכרת כל הגורמים הנ"ל. • תרומת השיתופיות לתהליך הרישוי: מהן הסכנות בחוסר שיתופיות בתהליך?

13. אז...למה לא מתעדים ? • אי הכרה בחשיבות • השקעת זמן • הם מ-פ-ח-ד-י-ם!!! • יכולת • עמימות • אי לקיחת אחריות

14. נושאים מרכזיים • למה לתעד • מה לתעד • איך לתעד • מי מתעד • מגבלות והשלכות התיעוד

15. מה לתעד? • כל פעילות בשוטף עם בעל העסק: 2. כל שלב מהותי בתהליך הרישוי. 3. כל התייחסות של גורמי הרישוי. 4. עדכונים עקרוניים ומשפטיים – חוקי עזר, שינוי מדיניות ועוד. 5. כל שלב בתהליך האכיפה- במידה והחל.

16. נושאים מרכזיים • למה לתעד • מה לתעד • איך לתעד • מי מתעד • מגבלות והשלכות התיעוד

17. איך לתעד? • פורמט קבוע"סטנסל" • משתנה בהתאם : • למהות התיעוד • לייחודיות האירוע • לדוגמא: התייחסות, שימוע , סיכום פגישה, ביקור ועוד. קבוע ומתאים למצבים דומים לדוגמא: התראות, ביטול אישור, זימונים קבועים.

18. נושאים מרכזיים • למה לתעד • מה לתעד • איך לתעד • מי מתעד • מגבלות והשלכות התיעוד

19. מי מתעד • בהתאם לסוג הפעולה: • ביקורת • פגישה במחלקה/ אגף • התייחסות לפניה • התראה ראשונה • התראה לפני משפט • התראה לפני סגירת עסק • בהתאם לחשיבות המסמך • בהתאם לסמכות הכותב העיקרון:כולם מתעדים בהתאם לסמכות

20. דרכי הפצה • דואר רגיל • דואר רשום • מסירה ידנית • E-mail • גם וגם- שילוב חשוב לוודא הגעה

21. נושאים מרכזיים • למה לתעד • מה לתעד • איך לתעד • מי מתעד • מגבלות והשלכות התיעוד

22. מגבלות והשלכות תיעוד • הימנעות ממתן "הבטחה שלטונית" • חריגה מסמכות • חשיפת סודות מקצועיים • פגיעה בצנעת הפרט

23. נושאים מרכזיים • למה לתעד • מה לתעד • איך לתעד • מי מתעד • מגבלות והשלכות התיעוד לסיכום,בפרק זה התייחסנו לנקודות המרכזיות בתהליך התיעוד ביחידת הרישוי.

24. הדרכת עובדים לתיעוד תקין

25. הדרכת עובדים לתיעוד תקין למה חשוב להדריך את העובדים לתיעוד תקין? • מייצר תהליך למידה בקרב העובדים ביחידת הרישוי • מעצים את העובדים. • להגדרת גבולות הסמכות לעובדים. • שיפור יכולת לקיחת אחריות של העובדים. • מניעת תקלות לעובדים ולמערכת.

26. הדרכת עובדים לתיעוד תקין מהי תרומת הדרכת העובדים לתיעוד תקין?

27. הדרכת עובדים לתיעוד תקין מהם הדרכים שאתם מכירים להדרכת עובדים לתיעוד? • ניתוח אירוע באופן מידי יחד עם העובד: טעויות/ "כמעט וקרה"/ "קרה" • ניתוחי פסיקות בתי משפט. • ריענון הנחיות קיימות • ביצוע ODJ באופן רציף(חניכה). • במקרה הצורך עבודה מול יועצת משפטית.

28. הדרכת עובדים לתיעוד תקין • זירת הלמידה יכולה להיות: • אישית או אירוע כלל יחידתי שבועי מובנה. • באופן מידי או במסגרת סיכום שבועי • בעל- פה או דרך כתיבת ריענונים רלוונטיים. • זירת הלמידה תותאם באופן נקודתי לפי צורך ומצב. אילו עוד דרכי למידה אתם מבצעים ביחידה שלכם?

29. הדרכת עובדים לתיעוד תקין • איך נמדוד את אפקטיביות התיעוד ביחידה? • הוצאת מכתבים ללא טעויות. • מספר פניות נמוך להתייעצות שוטפת. • מספר תגובות מגורמי רישוי ומבעלי עסקים בגין מסמכים. • מספר פניות נמוך ליועץ המשפטי. • ללא הפסד בעתירות מנהליות. • יעדי חזרת טפסים בעקבות תקלות תיעוד (עד 100%

30. תודה על ההקשבה,ותיעוד נעים !שלמה גיספן

31. התנסות

32. דילמות