VAPH

1. VAPH 31.03.09 Vlaams Agentschap voor Personen met Handicap

2. VAPH Financieel managementInterne (financiële) controle 31.03.09 Dora Weckhuysen Diensthoofd Boekhouding – VAPH Dora.weckhuysen@vaph.be

3. VAPH - Algemeen • IVA met RP • Raadgevend Comité Voorheen: VOI cat. B met Raad van Bestuur • 332 personeelsleden (neuzen), waarvan 11 FTE op de boekhouding • Budget 2009 = € 1,126 mia  waarvan Dotatie = € 1,101 mia • Begroting 2008 = € 1,100 mia • Uitgavenrealisaties = € 1,088 mia

4. VAPH Situering Boekhoudomgeving: • Ongeveer 122.000 derden (Db/Cr) •  93.313 personen met een handicap waarvan minstens 14.640 actief gebruikt •  2.120 Instellingen •  6.472 Leveranciers en DI’s •  20.233 Diverse derden • +/- 170.000 verrichtingen op jaarbasis (excl. aanzuiveringstransfers, centralisatie- en ‘verbintenis’boekingen…)

5. VAPH - organisatie • Centraal bestuur in Brussel o.l.v. Laurent BURSENS, Administrateur-generaal Dany De WULF, Algemeen Directeur Directie + 5 afdelingen • Eén afdeling (I.D.B) heeft bijkomend 5 provinciaal gelegen diensten (PA’s) + extra antennepunt in Brussel

6. Centraal bestuur In Provincie

7. Interne (financiële) controle • Een zaak van alle leden van het VAPH • Het organiseren van interne controle is een zaak van de tophiërarchie  Administrateur-generaal en Algemeen directeur • Speerpunt van managementfunctie  Afdelingshoofden, Midden- & lager kader

8. Interne (financiële) controle VAPH • Delegatiebesluit van 10 oktober 2003  cf. artikel 23 mbt interne controle • Intern delegatiebesluit waarbij de AG delegatie geeft aan de centrale en provinciale afdelingshoofden • Binnen de afdelingen: financiële protocollen ikv de handtekeningbevoegdheid:  Op administratief vlak  Op financieel vlak

9. Financieel wettelijk kader VAPH In afwachting van invoege treding Comptabiliteitsdecreet: • Wet van 16 maart 1954 (cf. artikel 35 oprichtingsdecreet VAPH) • BVR 21 mei 1997 – Boekhoudbesluit • Begrotingsbesluit 19 januari 2001 • Ikv opmaak Begroting • Ikv controles Inspectie van Financiën (IVF) • Wet mbt openbare aanbestedingen 24/12/1993

10. Accent I • Budgethouderssysteem: naast hoofdbudgethouders (meestal afdelingshoofden) worden hulpbudgethouders aangeduid:  geënt op de organisatiestructuur  raming in P & Q (prijzen en kwantiteiten) • Centrale Begrotingscoördinator  Begrotingsopmaak • Centraal georganiseerde BKH-dienst  Begrotingsuitvoering (begrotingsrealisaties !)  Begrotingsboekhouding + Bedrijfs-Economische BKH

11. Accent II • Het aanduiden van (moderne) ordonnateurs  via interne delegatieregeling  vaak ook budgethouder  vaak geënt op de organisatiestructuur • Het aanduiden van een (moderne) rekenplichtige  interne delegatieregeling, ev. afzonderlijk AG-besluit  binnen financiële dienst • Functiescheiding

12. Accent II (vervolg) • Moderne ordonnateur Geeft opdracht tot betaling aan de boekhouding,  conform de vigerende regelgeving en  binnen de geraamde budgetten • Moderne rekenplichtige  binnen financiële dienst Aangesteld door/toegevoegd aan de AG:  voor maken van de rekeningen  Jaarrekening (Balansen, Resultatenrekening, Inventaris, …)  Beheer van de financiële rekeningen  Financiële handtekeningsbevoegdheid

13. Accent III • Dubbele handtekeningsbevoegdheid twee luiken: Luik A: groep directie AG (5 vervangers) Luik B: groep financiële dienst  Diensthoofd BKH (3 vervangers)

14. Accent IV Functiescheiding processen: door verschillende dossierbeheerders in interface, vanuit gedecentraliseerde cellen • Beheer van het administratief dossier: Aanvraag/Beslissing/Beheer • Beheer van het pré-boekingsproces:  Voorbereiding boekingsopdracht (betaling/terugvordering) • Beheer van het boekhoudproces:  Boeking, verwerking, bankprocessen, invordering

15. Accent V Ondersteuning via Informatica-systemen:  Automatische sturing en controles binnen interface: • Linken met andere databanken • Invoerschermen met achterliggende • BKH-coördinaten • Controles binnen boekhoudpakket: • Linken tussen BKH-coördinaten • Begrotingslimieten, … • Elektronische goedkeuring

16. VAPH Case ikv Betalingsverkeer • Via interfaces • Via boekhoudsysteem (PIA)

18. Budgettoets

19. Procesverloop (I) Functiescheiding processen: door verschillende dossierbeheerders in interface – gedecentr. cel • Beheer van het administratief dossier:(gekend in interface met Rijksregisternr. = RRnr)  Aanvraag/Beslissing/Beheer • Beheer van het pré-betaalproces: • Aanmaak/bijsturing (nieuwe) derden met PIA-nr/RR (coördinaten waaronder bankrek.nr) • Automatische aanmaak van vastlegging vr “positieve” beslissing (IMB) • Voorbereiding boekingsopdracht (betaling/terugvordering) registratie/invoer (P1)  controle en voorlopige goedkeuring (P2)  ordonnering betaalopdracht naar BKH

20. Procesverloop (II) Functiescheiding processen: • Controle ‘batch’ boekingsbestanden, ev. bijsturing, inboeking door financieel assistent (FA 1) in boekhoudpakket PIA, • Verificatie, verwerking ‘in betalingstelling’ door FA 2 in boekhoudpakket, • Ophaling in ISABEL, elektronisch betaalsysteem • dubbele handtekening bankbetaalbestanden, (ontdubbeling manueel versus elektronisch betaalsysteem ikv vlotte praktische afhandeling en sluitende controle) • Verwerking bankbestanden na de uitvoering (FA3)

21. Automatische controles (I) Ondersteuning via Informatica-systemen met  automatische controles binnen interface • Linken met KSZ (RRnrs) / KBO • Gestructureerde invoerschermen gekoppeld aan administratiefdossier met controles op berekeningen, refertebedragen, zorgvragen, gestructureerde bankmededeling… • Juiste (!) actiekeuze met achterliggende BKH-coördinaten… • Elektronische goedkeuring (paswoordenbeheer) •  binnen boekhoudpakket (PIA)

22. Automatische controles (II) Controles binnen boekhoudpakket: al dan niet automatisch • Afdekkingen voor verkeerde Actiekeuzes door gebruiker interface (met effecten voor BKH-coördinaten: BKH-rekeningen, KS, Prestatiejaar, Begrotingsjaar, Boekjaar, derdencode/-betaler,…) • Globaliteitscontroles, verschillenanalyses, rapporten van niet uitvoering, inconsistentiecontroles … • Budgettoets - Begrotingslimieten • Elektronische goedkeuring (paswoordenbeheer) • Opvolging vastleggingen/verbintenissen in ‘Orde’rekeningen

23. VAPH Beheersingsmaatregelen (D.4) Voor Registratieproces “Subsidies“ Inschatting volgens raamwerk COSO-model voor risicoanalyse (Noot: De IC-fiches voor diverse thema’s kunnen elkaar vanzelfsprekend doorkruisen)

24. Controle doelstellingen raamwerk COSO model Volledigheid Correctheid Tijdigheid Efficiëntie Effectiviteit Rechtmatigheid Autorisatie

25. Regelgevend kader VAPH(Oprichtingsdecreet, decreten en uitvoeringsbesluiten, programmatiebesluiten, AG-besluiten, …) Strategische en Operationele doelstellingen (Organisatiedoelstellingen) ikv “Integratie en participatie van de PmH in de samenleving bevorderen” Beheerovereenkomst Ondernemingsplan Begroting (€ 1,127 mia in 2009)

26. Volledigheid Regelgeving / Oprichtingsdecreet Organisatiedoelstellingen Acties inventariseren en vertalen in Tussenkomsten, Toelagen, Subsidiëringen,… Gekoppeld aan te leveren Zorg, Hulpmiddelen, te leveren Prestaties met resultaatverbintenis, …

27. Actor toewijzing (eigenaar proces/ materie) Alle items ? Ieder item begroot ? In betaalinterface voorzien ? Uitbetaalkader - regime ? Dossier volledig ? Volledigheid (vervolg)

28. Aan wie betalen? Bedrag gekend ? Vermijden van dubbele betalingen ! Juiste bedrag ? Juiste bankrekening ? Juiste BKH-coördinaten? (Rekening, Journaal, Budgetrekening, Kostensoort, …) Diverse controlepunten ! Correctheid

29. Volgens tijdsschema, Vervaldag, Boekhoudperiode Opgelegd in decreet, uitvoeringsbesluit, AG-besluit, omzendbrieven, interne richtlijnen Tijdigheid

30. Efficiëntie(werking proces) • Minimale input qua personeel en werkingsmiddelen • Maximale output • Evaluatie van de processen • Regelmatige bijsturing van de processen • versus werkdruk

31. Effectiviteit(werking proces) • Realisatie organisatiedoelstellingen ? • Controle • Evaluatie

32. Controledoelstellingen in werkingsproces !  Een zaak van interne (financiële) controle: bestede middelen in relatie tot organisatie-doelstellingen (dus geen privé-bestedingen ! ) Organisatie-doelstellingen  Een zaak van de algemene interne controle ikv het beleidseffecten-rapport, monitoring… Opgelet: Effectiviteit

33. Gerechtigde ? Aan wie kan kwijtend, rechtsgeldig betaald worden ? Wettelijkheid ? Wettelijk bedrag ? Vervallen ? Beslag ? Overdracht schuldvordering ? Subrogatie ? Schuldbemiddeling ? Rechtmatigheid

34. Wie is bevoegd om dossier te beheren? Wie mag VAPH verbinden ? Wie mag opdracht tot betaling geven? Kredietoverschrijding ? Functiescheiding ! Autorisatie

35. Probabiliteit of de waarschijnlijkheid dat bepaalde risico’s zich voordoen Functie van:  Veelheid /aantal verrichtingen/ incidenties  Aantal betrokkenen  Risico al dan niet gekend bij gebruiker  Complexiteit van regelgeving, materie, dossier  Slechte communicatie Impact op organisatie Functie van:  grootte van bedragen  aantal verrichtingen Impact bepalend voor te nemen beheersmaatregelen COSO raamwerk

36. COSO raamwerk Actor: tenminste te bewaken door …  Kolom toegevoegd ikv het ‘proces’ eigenaarschap, te nemen acties door… In bijlage:  In afzonderlijke paper werd vanuit het VAPH een visie geschreven over een mogelijke invulling (met cascade /niveaus) • Voorbeeld/toepassing voor het VAPH, over alle thema/titels beheersmaatregelen heen (Tot de lagere niveaus nog te verbijzonderen in specifieke ramen)

37. Beheersmaatregelen Opvangen door: • Formeel kader (regelgeving, omzendbrieven, AG-besluit,…) • Procedures • Werkschema’s / flowcharts werkflow • Checklists, zelfcontrole, … • Inventarisatie beloftes, verbintenissen… • Ondersteunende Informatica-systemen/interfaces (KSZ / KBO)

38. Interne (financiële) controle • Leiding • Interne controller • Externe auditor Revisor Rekenhof IAVA IVA Accounting

39. VAPHBedankt voor uw aandacht !