文書組 蔡佩玲 中華民國 101 年 2 月 24 日

1. 文書組　蔡佩玲 中華民國101年2月24日 公文處理教育訓練

2. 壹、一般性的公文處理-收到公文時的診斷 公文速別為何？ 瞭解來文重點，思考該如何擬辦？ 留意公文結案日，於期限內辦畢公文，完成公文歸檔。

3. 壹、一般性的公文處理-收到公文時的診斷 簽上擬辦的內容後，蓋上職名章並簽註8碼日期/時間(如2月6日15時45分即可簽註為0206/1545)。 編頁碼（正面編於右下角，反面則編於左下角，有內容的頁面才需編碼） 免備文之彙整資料影印後裝訂於公文後面 函復之公文函稿則裝訂於公文最前面並依序編頁碼。 頁碼編寫完成後在第1面加上頁碼總數。如總數為5頁，則在第1面編寫1/5或5-1。 辦畢公文應於5日內歸檔。

4. 壹、一般性的公文處理-收到公文時的診斷 校長 文書組 教務主任 訓導主任 事務組 總務主任 簽辦公文（發文亦同），核章位置宜酌作調整，無內會時，由簽辦位置之左方開始，由上 而下蓋章並簽上8碼的日期及時間。如有內會及其他處室會簽時，舉例如下： 擬： 一、我是簽辦內容。 二、我也是簽辦內容。 三、文陳閱後存查。 敬會 教務處 訓導處 內會 事務組 1/3版面 1/3版面 1/3版面

5. 貳、公文處理常見問題-辦理公文的小叮嚀 歸檔前，請寫上檔號及對應之保存年限。 對於無須答復或辦理之案件，得視必要敘明案情後簽請存查。 公文如須函復、函報，應採取收發同號，即以原收文文號做發文文號。如收文文號為10130052600，則發文號為北市長中訓字第10130052600號。

6. 貳、公文處理常見問題-辦理公文的小叮嚀 來函內容具有免備文Email、傳真、逕送之公文應於公文辦理完成後，將彙整資料影印1份裝訂於公文上留存並編上頁碼，將公文連同彙整資料一併交予文書組發文及歸檔。 公文中如有敘明限期填報資料，可於資料彙整完成後，將彙整或填報之資料列印後置於公文最後一頁並編上頁碼，併同公文歸檔。

7. 貳、公文處理常見問題-辦理公文的小叮嚀 發文案件如採人工交換(紙本發文)，本文及附件應採雙面列印。 函稿如有添註塗改，請直接摃掉修改，並於修改處蓋承辦人職名章。修改過多時應進行清稿，原稿如機關首長已決行，則清稿後之函稿不需再會文，直接陳首長決行即可。原稿則置於清稿後之函稿後方依序編頁碼後發文及歸檔。（過多？建議改3處以上清稿） 如說明只有1項則將說明內容拉至說明：後方。 發文案件應於首長決行後1日內交予文書組發文及歸檔。

8. 貳、公文處理常見問題-辦理公文的小叮嚀 先簽後稿、簽稿併陳、以稿代簽之公文應將簽及函稿一起歸檔。 發文附件欄需詳填名稱數量，附件 數量應以阿拉伯數字書寫(附件欄不可填寫如主旨或如說明)。 新辦(創)案件應先向文書組取號後再行辦理。 新辦(創)案件應於取號後5日內(取號當日不計)辦畢。 函復之公文則以來文之辦理期限作為限辦日期。 應函復之公文不可先行歸檔後再創號辦理。

9. 貳、公文處理常見問題-辦理公文的小叮嚀 上簽辦理時，應填具辦理處室的名稱，而不是學校的校名。 承辦人擬辦公文時，如內容較多而空間不足時，可使用便箋或簽(公文格式)辦理，避免簽辦空間過於凌亂擁擠。公文辦畢後，將便箋或簽裝訂於本文第1頁，並編上頁碼後歸檔。

10. 貳、公文處理常見問題-辦理公文的小叮嚀 承辦人員不能如期辦完的案件，應在結案日期屆滿次日前申請展期。 臺北市立長安國民中學所屬處室公文展期申請表

11. 貳、公文處理常見問題-辦理公文的小叮嚀 來文之速別如為最速件或速件，但公文內容中並無限辦日期，且經處室主任判定並無相當急迫性後，可由處室主任在原速別上畫上刪除線修改為普通件並蓋上職名章後，通知文書組將公文修改為普通件。

12. 機關內部單位只可放於抄本，不可放於副本。

13. 公文內容撰寫應力求簡明，並注意稱謂用語： 如 上行文 用語：檢陳．．．請　鑒核、依．．．。 平下行文用語：檢送．．．請　查照、依據．．。

14. 公文處理，或許令人感到繁瑣，然而卻是公務處理過程中，最佳之依據。公文處理，或許令人感到繁瑣，然而卻是公務處理過程中，最佳之依據。 請大家一起重視！ 感謝大家的聆聽。