โดย ครูนวรัตน์ วิบูลย์พันธุ์

1. โดยครูนวรัตน์ วิบูลย์พันธุ์ การควบคุมสินค้า

2. การควบคุมภายในเกี่ยวกับสินค้าการควบคุมภายในเกี่ยวกับสินค้า 1.มีผู้รับผิดชอบใบคลังสินค้าแต่ละแห่งอย่างชัดเจน และมีการอนุมัติเบิกจ่าย รับคืนหรือส่งคืน 2. มีระบบการรักษาความปลอดภัยอย่างดีพอ 3. มีทะเบียนหรือบัตรบันทึกการรับจ่ายสินค้า ใบเบิกสินค้า ใบรับสินค้า ใบคืน ใบยืมสินค้า 4. การตรวจนับสินค้าคงเหลือย่างน้อยปีละ 2 ครั้ง 5. การบันทึกและจัดทำรายงานสินค้าชำรุดเสียหาย เสื่อมสภาพหรือล้าสมัย

3. การควบคุมภายในเกี่ยวกับสินค้าการควบคุมภายในเกี่ยวกับสินค้า 6. การส่งสินค้าไปฝากขายให้จัดทำรายงานแยกต่างหากเพื่อควบคุมสินค้าที่ส่งไปฝากขาย 7. ตัดสต๊อกสินค้า 8. แยกหน้าที่ของผู้ตรวจนับสินค้ากับผู้จัดทำเอกสารเบิกจ่ายเป็นคนละคน 9. การตรวจนับ

4. การควบคุมในการดำเนินงานการควบคุมในการดำเนินงาน • การควบคุมในการดำเนินงาน (Operation Control) 1.การขออนุมัติซื้อ 2. การสั่งซื้อ 3. การรับสินค้า 4. การเก็บรักษา 5. การเบิกจ่าย

5. การขออนุมัติซื้อ การขออนุมัติซื้อ จะเริ่มจากพนักงานผู้รับผิดชอบในการควบคุมแจ้งให้ เจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดซื้ออ้างถึงปริมาณสินค้าคงเหลือ และความต้องการในการ สั่งซื้อเพิ่ม โดยจะต้องจัดทำใบขอซื้อ (Purchase Requisition) แบบฟอร์มใบขอซื้อ ควรจัดทำ 3 ฉบับ ฉบับที่ 1 ส่งให้แผนกซื้อ เพื่อดำเนินการ ฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกบัญชี ฉบับที่ 3 ผู้ขอซื้อเก็บไว้เป็นหลักฐาน

6. การสั่งซื้อ การสั่งซื้อ เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว ฝ่ายจัดซื้อจะทำการสอบถามราคา จากผู้ขายหลาย ๆ ราย เพื่อนำราคามาเปรียบเทียบราคาที่เหมาะสม เลือกผู้ขายแล้วจึงจัดทำใบสั่งซื้อ (Purchase Order) แบบฟอร์มใบสั่งซื้อ จัดทำ 5 ฉบับ ฉบับที่ 1 ส่งไปให้ผู้ขาย ฉบับที่ 2 เก็บไว้ที่แผนกจัดซื้อ

7. การสั่งซื้อ ฉบับที่ 3 ส่งให้แผนกรับสินค้า เพื่อตรวจสอบกับจำนวนของที่ ผู้ขายส่งมา ฉบับที่ 4 ส่งไปให้แผนกขอจัดซื้อ ฉบับที่ 5 ส่งแผนกบัญชี เพื่อตรวจสอบกับใบกำกับสินค้าที่ผู้ขาย ส่งมา

8. การรับสินค้า การรับสินค้า เมื่อผู้ขายได้จัดส่งสินค้ามาให้ตามใบสั่งซื้อ เจ้าหน้าที่ แผนกรับสินค้าจะตรวจสอบปริมาณและคุณภาพตรงตามใบสั่งซื้อหรือไม่ เมื่อแผนกรับสินค้าตรวจนับเรียบร้อยแล้ว ก็จะจัดทำใบรับของ (Receiving Report) แบบฟอร์มใบรับสินค้าควรจัดทำ 5 ฉบับ

9. การรับสินค้า ฉบับที่ 1 ส่งไปให้แผนกจัดซื้อ เพื่อตรวจสอบกับใบสั่งซื้อ ฉบับที่ 2 ส่งไปให้แผนกคลังสินค้าพร้อมกับปริมาณสินค้าที่ได้รับ ฉบับที่ 3 เก็บไว้แผนกรับสินค้า ฉบับที่ 4 ส่งแผนกบัญชีเจ้าหนี้ เพื่อตรวจสอบกับใบสั่งซื้อและ ใบกำกับสินค้า ฉบับที่ 5 ส่งแผนกบัญชีสินค้า เพื่อบันทึกบัญชี

10. การเก็บรักษาสินค้า การเก็บรักษาสินค้า เมื่อแผนกรับสินค้าได้ตรวจสอบเรียบร้อยแล้วก็จะส่ง มอบสินค้าให้แก่แผนกคลังสินค้า (Stores Keeper) เป็นผู้รับผิดชอบใน การดูแลสินค้าและอำนวยความสะดวกแก่ผู้เบิกจ่าย โดยปกติแผนก คลังสินค้าจะทำบัตรประจำสินค้า (Bin Card หรือ Stock Card) เพื่อบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า บัตรประจำสินค้า 1 ใบต่อ สินค้า 1 ชนิด

11. การเบิกจ่ายสินค้า การเบิกจ่าย เมื่อแผนกใดต้องการเบิกสินค้าจะต้องจัดทำใบเบิกสินค้าขึ้นมา แผนกคลังสินค้าก็จะควบคุมอย่างรัดกุม โดยให้แผนกที่ต้องการสินค้าต้อง ทำใบเบิกสินค้าอย่างน้อย 4 ฉบับและควรจะเป็นสีที่แตกต่างกัน โดยจัดส่งให้แผนกต่าง ๆ ดังนี้

12. การเบิกจ่ายสินค้า ฉบับที่ 1 แผนกคลังสินค้าจัดเก็บไว้ เพื่อบันทึกลงในบัตรประจำสินค้า ฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกบัญชีสินค้า เพื่อบันทึกในทะเบียนสินค้า ฉบับที่ 3 แผนกคลังสินค้าคืนให้แผนกที่ขอเบิกหลังจากรับสินค้าแล้ว ฉบับที่ 4 แผนกที่ขอเบิกเก็บไว้เป็นหลักฐาน

13. การควบคุมทางบัญชี การควบคุมทางบัญชี (Accounting Control) โดยการจัดทำบัญชีสินค้า ซึ่งเป็นบัญชีอีกชุดหนึ่งแยกจากบัญชีการเงิน ประกอบด้วย 1. ทะเบียนรับสินค้า 2. ทะเบียนจ่ายสินค้า 3. บัญชีแยกประเภทสินค้า

14. ทะเบียนรับสินค้า ทะเบียนรับสินค้าใช้สำหรับลงรายการรับสินค้าหรือซื้อสินค้าเข้ามา จดบันทึกเรียงตามลำดับวันที่ หลักฐานที่นำมาลงทะเบียนรับสินค้า คือ ใบรับของและใบคืนของรวมยอดสินค้าที่รับในวันสิ้นเดือน เพื่อนำยอดรวมไปตรวจสอบความถูกต้องกับบัญชีการเงิน

15. ทะเบียนจ่ายสินค้า ทะเบียนจ่ายสินค้า ใช้ลงรายการจ่ายสินค้าหรือเบิกสินค้า การลงรายการ เรียงตามลำดับวันที่การเบิกจ่ายของใช้วิธีซื้อก่อน – ขายก่อน การจัดทำ ทะเบียนจ่ายสินค้าแบบฟอร์มจะมีลักษณะคล้ายทะเบียนรับสินค้า

16. บัญชีแยกประเภทสินค้า บัญชีแยกประเภทสินค้า เมื่อได้มีการบันทึกใบทะเบียนรับ – จ่ายสินค้า จะผ่านรายการจากทะเบียนรับสินค้าและทะเบียนจ่ายสินค้าไปยังบัญชี แยกประเภทสินค้า สมุดบัญชีเล่มนี้ใช้สำหรับคุมยอดสินค้าแต่ละชนิด แต่ละประเภทและจะแสดงยอดคงเหลือเพื่อให้ทราบว่ามีสินค้าคงเหลือ จำนวนเท่าใด

17. การจัดทำบัญชีสินค้า แผนกบัญชีสินค้าจะบันทึกบัญชีสินค้าและจัดทำทะเบียนสินค้า จึงต้อง จัดทำแบบฟอร์มเพื่อใช้ในการบันทึกเกี่ยวกับการรับ – จ่ายสินค้า โดยจะต้องจัดทำแบบฟอร์มให้เป็นไปตามประกาศกรมทะเบียนการค้า พ.ศ. 2544 สินค้ารับ และการลงรายการในบัญชีสินค้า ลงรายการให้ เสร็จภายใน 15 วัน นับแต่วันสิ้นเดือน

18. การจัดทำบัญชีสินค้า การกำหนดจำนวนอย่างสูง (Maximum Limit)ซึ่งกิจการกำหนดจาก ความต้องการของลูกค้าโดยกำหนดจากยอดขายนั้นเองกิจการไม่ควรตั้ง จำนวนสูงไว้มากเกินไป เพราะนอกจากจะทำให้เกิดทุนจมแล้วอาจส่งผล ต่อสินค้าเสื่อมคุณภาพ ล้าสมัย และเสียค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาจำนวน สินค้าอย่างสูง = จำนวนสินค้าอย่างต่ำ + ปริมาณการสั่งซื้อ

19. วิธีการควบคุมปริมาณสินค้าวิธีการควบคุมปริมาณสินค้า การกำหนดจำนวนอย่างต่ำ (Minimum Limit) กิจการกำหนดปริมาณสินค้า จะต้องมีไว้ในคลังสินค้า เพื่อป้องกันไม่ให้สินค้าขาดมือหรือมีไม่พอขาย ซึ่งจะทำให้การดำเนินงานของกิจการหยุดชะงักและสูญเสียลูกค้าได้

20. วิธีการควบคุมปริมาณสินค้าวิธีการควบคุมปริมาณสินค้า จำนวนสินค้าที่กิจการต้องมีไว้อย่างต่ำ (Safety Stock) คือ ปริมาณสินค้า จำนวนอย่างต่ำที่กิจการมีไว้เพื่อป้องกันสินค้าขาดมือหรือมีไม่พอขาย กิจการต้องประเมินความต้องการซื้อสินค้าของลูกค้าและระยะเวลาสั่งซื้อ จำนวนสินค้าขั้นต่ำมีไว้เพื่อความปลอดภัย = อัตราการขายต่อวัน ×ระยะเวลาที่ ต้องการสำรองสินค้า

21. ระยะเวลาในการสั่งซื้อระยะเวลาในการสั่งซื้อ ระยะเวลาในการสั่งซื้อ (Lead Time) คือ ระยะเวลานับตั้งแต่กิจการซื้อ จนกระทั่งรับสินค้าเข้าคลังสินค้า ระยะเวลาในการสั่งซื้อจะมีผลต่อ ปริมาณสินค้าคงเหลือ ถ้ากิจการใช้ระยะเวลาในการสั่งซื้อหลายวัน กิจการจำเป็นต้องรักษาสินค้าขั้นต่ำไว้มากกว่าการใช้ระยะเวลาในการ สั่งซื้อน้อยวัน

22. จุดสั่งซื้อ จุดสั่งซื้อ (Reorder Point) คือ จุดที่กิจการเริ่มสั่งซื้อสินค้าเข้ามาใหม่ ส่วนที่ปริมาณจะเหลือเท่ากับจำนวนอย่างต่ำ จุดสั่งซื้อ = จำนวนสินค้าอย่างต่ำ + จำนวนสินค้าที่ใช้ระหว่างรอ การสั่งซื้อและรับของ

23. ปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัดปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัด ปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัด (Economic Ordering Quantity) คือ ปริมาณสินค้าคงเหลือที่กิจการควรจะมีไว้ในระดับใดจึงประหยัดที่สุด โดย ต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อและค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา

24. ปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัดปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัด E O Q= S= จำนวนสินค้าที่ขายตลอดงวด O= ค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อต่อครั้ง C= ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาต่อหน่วย

25. ปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัดปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัด ตัวอย่างกิจการใช้ระบบการควบคุมการสั่งซื้อที่ประหยัด คาดว่าจะขาย สินค้าได้ 3,000 หน่วย ค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อต่อครั้ง 500 บาท ค่าใช้จ่ายสนการเก็บรักษา 12 บาท ต่อหน่วย จงคำนวณปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัด

26. ปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัดปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัด E O Q= = = 500 หน่วย

27. ปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัดปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัด จำนวนครั้งของการสั่งซื้อ =ปริมาณซื้อ ปริมาณขาย = 3,000 5 = 6 จำนวนครั้งของการสั่งซื้อ 6 ครั้ง ต่อปี

28. ปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัดปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัด ระยะเวลาการสั่งซื้อ=จำนวนวันใน 1 ปี จำนวนครั้งที่สั่งซื้อ =365 6 = 60.83 วัน ระยะเวลาการสั่งซื้อ 61 วัน

29. การคำนวณจุดสั่งซื้อ ตัวอย่าง กิจการกำหนดจำนวนอย่างสูงของสินค้าไว้ 500 หน่วย จำนวนอย่างต่ำ 100 หน่วย ปริมาณสินค้าที่ใช้ระหว่างรอการสั่งซื้อและ รับของ 50 หน่วย ปริมาณการสั่งซื้อมาตรฐานครั้งละ 400 หน่วย จุดสั่งซื้อ = 100 + 50 = 150 หน่วย

30. การคำนวณจุดสั่งซื้อ ตัวอย่าง กิจการใช้สินค้าเดือนละ 200 หน่วย ระยะเวลาในการสั่งซื้อ 1 เดือน กำหนดจำนวนอย่างต่ำของสินค้าไว้ 100 หน่วย จุดสั่งซื้อ = จำนวนสินค้าอย่างต่ำ + (Lead Time × อัตราการใช้ ต่อเดือน) = 100 + (1 × 200) = 300 หน่วย

31. รหัสแท่ง (Bar Code )

32. รหัสแท่ง (Bar Code ) ประเภทของ บาร์โค้ด 1. โค้ดภายใน (Internal Code) เป็นบาร์โค้ดที่ทำขึ้นใช้เองในองค์กรต่าง ๆ ไม่สามารถนำออกไปใช้ภายนอกได้ 2. โค้ดมาตรฐานสากล (Standard Code) เป็นบาร์โค้ดที่เป็นที่รู้จัก และนิยมใช้กันอย่างแพร่หลายทั่วโลก มี 2 ระบบ คือ

33. รหัสแท่ง (Bar Code ) ระบบ EAN (European Article Numbering) เริ่มใช้เมื่อปี พ.ศ. 2519 มีประเทศต่าง ๆ ใช้มากกว่า 90 ประเทศทั่วโลก ในภาคพื้นยุโรป เอเชีย และแปซิฟิก, ออสเตรเลีย, ลาติน อเมริกา รวมทั้งประเทศไทย ทั้งนี้ EAN มีสำนักงานใหญ่อยู่ที่กรุงบรัสเซล ประเทศเบลเยี่ยม

34. รหัสแท่ง (Bar Code ) ระบบ UPC (Universal Product Code) เริ่มใช้เมื่อปี พ.ศ. 2515 ซึ่งกำหนด มาตรฐานโดย Uniform Code Council.Inc ใช้แพร่หลายในประเทศ สหรัฐอเมริกา และ แคนาดา

35. รหัสแท่ง (Bar Code ) สำหรับบาร์โค้ดในประเทศไทยเริ่มนำมาใช้อย่างจริงจัง โดยมีสถาบัน สัญลักษณ์รหัสแท่งไทย (Thai Article Numbering Council) หรือ TANC เป็นองค์กรตัวแทน EAN ภายใต้การดูแลของสภาอุตสาหกรรมกรรมแห่ง ประเทศไทย ทั้งนี้ ระบบ EAN ที่ประเทศไทยใช้นั้นจะมีลักษณะเป็นเลขชุด 13 หลัก ซึ่งมีความหมายดังนี้

36. รหัสแท่ง (Bar Code ) 885 : ตัวเลข 3 หลักแรก คือรหัสของประเทศไทย          xxxx : ตัวเลข 4 ตัวถัดมา เป็นรหัสโรงงานที่ผลิต หรือรหัสสมาชิก          xxxxx : 5 ตัวถัดมา เป็นรหัสสินค้า x : ตัวเลขหลักสุดท้ายเป็นตัวเลขตรวจสอบ เลข 12 ข้างหน้าว่ากำหนดถูกต้องหรือไม่ ถ้าตัวสุดท้ายผิด บาร์โค้ดตัวนั้นจะอ่านไม่ออก สื่อความหมายไม่ได้ แหล่งที่มา  htpp://www.learning. eduzones.com/ racchidlom/34667 : 2553