I./H.

1. I./H. AZ ÖNKORMÁNYZAT ÁLTAL FELÜGYELT INTÉZMÉNYEKKEL VALÓ RENDSZERES INFORMÁCIÓÁRAMLÁS FOLYAMATÁNAK KORSZERŰSÍTÉSE, ILLETVE AZ INTÉZMÉNYEKTŐL ÉRKEZŐ VISSZACSATOLÁS BEÉPÍTÉSE A HIVATAL MŰKÖDÉSÉBE

2. TARTALOMJEGYZÉK 1. Elemző rész 1.1 Célok meghatározása 1.1.1 Célok felsorolása 1.1.2 Amikre választ keresünk 1.2 Helyzetelemzés 1.2.1 Intézmények 1.2.2 Helyzetelemzés 1.2.3 Kapcsolattartási technikák 1.2.4 Intézmények kapcsolata a képviselő-testülettel és bizottságokkal 1.2.5 Az intézményektől érkező javaslatok útja 1.2.6 Belső ellenőrzések 1.2.7 Informatikai helyzetkép 1.3 Következtetések

3. TARTALOMJEGYZÉK • 2. Tanácsadó rész • 2.1. Stratégiai tanácsok • 2.2. Taktikai tanácsok • 2.3 Informatikai megoldások

4. 1. Elemző rész – 1.1 Célok meghatározása

5. 1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA • Az államháztartás egészének 25-26 százalékát az önkormányzati kiadások teszik ki • Ezen belül is a legtöbb pénzt az intézmények működtetésére fordítják az önkormányzatok, amelyekből körülbelül 13 ezer van a szektorban • Az Állami Számvevőszék szerint: „A helyi gazdálkodási feszültségek fokozódásában szerepet játszott a feladatellátás módjának önkormányzatok általi gazdaságtalan szervezése is.”

6. 1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA • Azért is fontos ez a terület, mert a lakosság jórészt az intézmények működése alapján ítéli meg az önkormányzat munkáját • Vagyis, itt érdemes leginkább átgondolni a szervezeti kereteket, hiszen ezen a ponton lehet látványos eredményeket elérni a szolgáltatások színvonalának javításában, illetve érezhető megtakarításokra szert tenni

7. 1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA • Nem lehet az információáramlásra leszűkíteni a vizsgálódásokat. Ha tényleg meg akarjuk érteni az önkormányzatok és intézményeik kapcsolatát, annak a viszonyrendszernek az egészét kell vizsgálni, amelyben az önkormányzatok, a polgármesteri hivatalok és maguk az intézmények működnek • Óriási bürokratikus teher nehezedik ma az intézményekre. Az igazi kihívás az, hogy az önkormányzatok ne növeljék intézményeik nehézségeit, hanem segítsenek megfelelni a törvényi és

8. 1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA Az intézményi szektorból érkező információkra támaszkodva végezzék a szektor megújítását, amelynek célja a hatékony, magas színvonalú és költségtakarékos feladatellátás, szolgáltatás Kényszer is ez, hiszen a helyi közszolgáltatások alanyai részéről az elvárások egyre nőnek, és egyben kihívás, mivel ezeknek elvárásoknak egyre inkább csökkenő központi finanszírozás mellett kell megfelelni

9. 1.1.2 AMIRE VÁLASZT KERESÜNK • Milyen ügyekben és milyen csatornákon érintkezik egymással az önkormányzat, a hivatal és a felügyelt intézmény? • Hogyan lehetne ésszerűsíteni ezt a folyamatot? • A javaslattételi kultúra javítása - Hogyan lehetne jobban figyelembe venni az intézményektől érkező jelzéseket? • Milyen informatikai megoldásokkal lehetne korszerűsíteni a kapcsolattartást az intézményekkel?

10. 1. Elemző rész – 1.2 Helyzetelemzés

11. 1.2.1 INTÉZMÉNYEK Felügyelt intézmények Szentlőrinc városának kettő, az önkormányzat által felügyelt intézménye van Gazdálkodási jogkörük szerint: (Az új jogi terminológia alapján a korábban önállóan gazdálkodó szervezetek neve:önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv,a részben önállóan gazdálkodó szervezeteket pedig:önállóan működő költségvetési szervnekhívják. A továbbiakban, az egyszerűség kedvéért a régebbi megnevezéseket használjuk)

12. 1.2.1 INTÉZMÉNYEK Részben önállóan gazdálkodó intézmények: 1. Szociális Szolgáltató Központ Feladatai: • étkeztetés • nappali ellátás, családsegítés • házi segítségnyújtás, • jelzőrendszeres házi segítségnyújtás • gyermekjóléti szolgálat • tartós bentlakásos ellátás:

13. 1.2.1 INTÉZMÉNYEK • Néhány ellátási formát aSzentlőrinci Kistérségi Többcélú Önkormányzati társulás közigazgatási területén végez 2. Művelődési Központ és Könyvtár • A Művelődési Központ épületét 2006. február 23-án adták át. A több mint 700 négyzet-méteres épület minden eddiginél jobb feltételt jelentett. A létesítményt még ugyanabban az évben egy szabadtéri színpaddal bővítették is, így újabb létesítménnyel bővült az intézmény

14. 1.2.1 INTÉZMÉNYEK • A vezetőn kívül még 3 dolgozó tartozik az intézményhez Valamennyi oktatási intézményt a kistérségi társulás tartja fent • Első lépésként 2007. július 1-jén összevonták a Szentlőrinci Bölcsőde, Óvoda, Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény és Kollégium Intézményt, rövidített nevén a SZONEK-et (Szentlőrinci Oktatási-Nevelési Központot)

15. 1.2.1 INTÉZMÉNYEK • Az alapfokú oktatási és nevelési intézmények összevonása jelentős megtakarítást eredményezett, mely döntésnek pénzügyi hatása a 2008. év során a bér jellegű kiadások csökkenésében jelentkezett • 2008. július 1-től -  Hetvehely kivételével - az egész Szentlőrinci kistérséget lefedő integrált oktatási központ jött létre. A SZONEK városközpont iskolái, óvodái mellé tagintézményként csatlakoztak be Bicsérd, Bükkösd, Királyegyháza és Szabadszentkirály településeken működő kisiskolák és óvodák

16. 1.2.2 HELYZETELEMZÉS A kistérségi integráció céljai: • A Szentlőrinci Kistérségben az óvodai nevelés, az általános iskolai nevelés-oktatás minőségének és eredményességének javítása, • Az intézmények működtetéséhez szükséges állami hozzájárulás maximalizálása • Az ÚMFT DDOP keretében meghirdetett infrastruktúrafejlesztési forrásokhoz való hozzáférés • A kistérségi kapcsolatok még újak, sok a tisztázatlan kérdés; a tapasztalatgyűjtés időszaka zajlik

17. 1.2.2 HELYZETELEMZÉS • Az önkormányzatnak irányítási, felügyeleti és ellenőrzési jogkörei vannak intézményeivel kapcsolatban. Az együttműködés területei a részben önálló intézmények és a hivatal között • Az éves költségvetés tervezése • Az éves költségvetési előirányzatok módosítása • Előirányzatok felhasználása, kötelezettség vállalás, utalványozás • Karbantartási, felújítási tevékenység

18. 1.2.2 HELYZETELEMZÉS • Munkaügyi nyilvántartás • Pénzkezelés • Szabályozás, szabályzatkészítés • Könyvvezetés • Analitikus nyilvántartások • Selejtezés-leltározás • Beszámoló készítése • Egyéb adatszolgáltatások • Adóbevallások

19. 1.2.2 HELYZETELEMZÉS • Vannak olyan intézmények, amelyek több telephelyen működnek, itt a belső kommunikáció is nehézségekbe ütközik • Mivel a két intézmény nem önállóan gazdálkodók leginkább pénzügyi területen kapcsolódnak a hivatalhoz • Szakmai kérdésekben is napi szintű a kapcsolat a hivatallal és a tisztségviselőkkel: a polgármesterrel, a jegyzővel, az adott szakterület hivatali vezetőivel és ügyintézőivel

20. 1.2.2 HELYZETELEMZÉS • Szükség szerint összehívják az intézményvezetőket különböző aktuális témák kapcsán • A hatékonyság, eredményesség mérése nem szisztematikus • Az intézmények használóinak körében sem folyik rendszeres elégedettségi mérés • Mivel a nem önálló intézmények újabb 50 ezer forintot csak akkor vehetnek fel, ha elszámoltak az előzővel, ez gyakran gondot okoz

21. 1.2.2 HELYZETELEMZÉS • Nincsenek naprakész információik arról, hogyan állnak pénzügyileg aktuálisan, jó lenne látniuk – mennyi van még a bérekből, élelmezési keretből

22. 1.2.3 A KAPCSOLATTARTÁS TECHNIKÁI • személyesen • papír alapú levelezés útján • telefonon (vonalas és mobil) • e-mailen • faxon • kézbesítő közvetítésével • Kicsi a település, közel vannak az intézmények, így jellemző a személyes kapcsolattartás • Az Idősek otthonában és a hivatalban is van kézbesítő

23. 1.2.3 A KAPCSOLATTARTÁS TECHNIKÁI • A számlákat 10 naponta adminisztrátorok hozzák-viszik • A hivatal vezető munkatársai, az intézmények vezetői, és meghatározó szerepben lévő dolgozói egy flotta mobil csomagot használnak, ez jelentősen megkönnyíti a kommunikációt

24. 1.2.4 INTÉZMÉNYEK KAPCSOLATA A KÉPVISELŐ-TESTÜLETTEL ÉS A BIZOTTSÁGOKKAL Az intézmények kapcsolata a képviselő-testülettel és a bizottságokkal • Költségvetés tervezése és elfogadása • Beszámoló a testület előtt • Beszámoló a bizottság előtt • Részvétel a testületi és bizottsági üléseken • Kapcsolat a képviselőkkel • Kapcsolat a polgármesterrel

25. 1.2.4 INTÉZMÉNYEK KAPCSOLATA A KÉPVISELŐ-TESTÜLETTEL ÉS A BIZOTTSÁGOKKAL • A testületben több pedagógus is van, és intézmények dolgozói is ülnek külsős tagként bizottságokban • Nem hívják az intézményvezetőket minden testületi és bizottsági ülésre, csak ha rájuk vonatkozó napirendi pont van • Nem kapják meg rendszeresen az előterjesztéseket sem

26. 1.2.5 AZ INTÉZMÉNYEKTŐL ÉRKEZŐ JAVASLATOK ÚTJA Az intézményektől érkező javaslatok útja • A felvetések jellege dönti el a javaslat útját • Attól függ, hogy milyen szintű intézkedést igényel • ügyintézői • irodavezetői (osztályvezetői) • bizottsági • képviselő-testületi Ez utóbbi már mindenképpen írásbeli előterjesztést igényel

27. 1.2.5 AZ INTÉZMÉNYEKTŐL ÉRKEZŐ JAVASLATOK ÚTJA • Kulcsember a pénzügyi irodavezető – a felvetés pénzügyi vonzatait vele kell megtárgyalni • Szakmai szempontból az irodavezetők elé kerülnek az ügyek • Informális csatornák: • Az intézményvezetők a polgármester, alpolgármester, irodavezetőknél, képviselőknél lobbiznak (egy javaslatról elsősorban a polgármestert kell meggyőzni )

28. 1.2.5 AZ INTÉZMÉNYEKTŐL ÉRKEZŐ JAVASLATOK ÚTJA • A hivatali apparátus szerint jobb lenne, ha az ötletekkel előbb a szakmát keresnék, és csak utána lobbiznának a politikusoknál

29. 1.2.6 BELSŐ ELLENŐRZÉS • A kistérségnek közös belső ellenőre van • Létezik belső ellenőrzési ütemterv • A munkaterv alapján évente egyszer jut el az intézményekbe

30. 1.2.7 INFORMATIKAI HELYZETKÉP • A hivatalban hálózatba vannak kötve a gépek • Net-könyvtárakba rendezik az információkat, és hozzáférési szinteket adnak meg • Többféle szoftver segíti a munkát a hivatalban (például Forrás SQL integrált pénzügyi irányítási rendszer) • Minden intézménynél van számítógép és internet kapcsolat, de sok helyütt már régiek a gépek, és a nyomtatók is

31. 1.2.7 INFORMATIKAI HELYZETKÉP • Az intézmények nincsenek hálózatba kötve a hivatallal és egymással sem • Van mail-szerver a hivatalban, de nem mindenki használja a szentlorinc.hu végződést • A MÁK IMI rendszerét legtöbb intézményhez kitelepítették • Nincs minden intézménynek saját honlapja • Sok intézménynél nagyok a nyomtatási költségek

32. 1. Elemző rész – 1.3 Következtetések

33. 1.3 KÖVETKEZTETÉSEK • A sok adatszolgáltatási kötelezettség, és egyéb bürokratikus teendők miatt nagyon kevés idejük jut az intézményvezetőknek szakmai munkára • Ezek döntő része természetesen nem önkormányzati elvárás, hanem jogszabályok írják elő • Ma egy intézményvezetőnek mindenhez kell értenie, a jogtól a pénzügyekig, a munkaügyektől, a tervezésig • Túlságosan sokat egyeztetnek az intézményvezetők a hivatallal. Időnként úgy tűnik, a legapróbb kérdésekben is a hivatal dönt

34. 1.3 KÖVETKEZTETÉSEK Így hát, esetenként látszólagosnak tűnik még az önállóan gazdálkodó intézmények autonómiája is Jellemzően semmilyen új ötlet nem vethető fel év közben, aminek pénzügyi vonzata van. Mindent determinál a szűkös költségvetés. Egy éven át már csak ennek a szigorú végrehajtása folyik Ez leszoktatja az intézményvezetőket az év közbeni kezdeményezésekről

35. 1.3 KÖVETKEZTETÉSEK • Kevés figyelem jut a gazdaságossági, hatékonysági, eredményességi vizsgálatokra. A szolgáltatások felhasználóit sem monitorozzák • Bár a belső ellenőrzés feladata, hogy „… a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, valamint gazdaságosságot, hatékonyságot és eredményességet vizsgálja”, ez utóbbi két szempontra nem jut erő. Vagyis a belső ellenőrzéstől nem várható, hogy stratégiai problémákat jelezzen

36. 1.3 KÖVETKEZTETÉSEK • Nincsenek az intézmények hálózatba kötve a hivatallal, ezért nem lehet kihasználni az informatikában rejlő lehetőségeket • „Az önkormányzati szektorban világosan kirajzolódik egy jelentős intézménycsoport képe, melyet a passzivitás, a sodródás, a puszta túlélő alkalmazkodás jellemez. A jelenség mögött meghúzódó alapvető ok: az önkormányzati intézményfenntartás szakmai-értékelő oldalának krónikus gyengesége.” (Setényi János: Az önkormányzat szerepe az intézményi kudarc elhárításában)

37. 1.3 KÖVETKEZTETÉSEK • Bár ezt a kijelentést a szociális szférával kapcsolatban tette az Állami Számvevőszék, az egész intézményi területre helytálló megállapításokat tartalmaz: • „A szociális ellátórendszer és ezen belül az intézményi ellátások fejlesztési irányait magában foglaló hosszú távú koncepció, azt megalapozó hatástanulmány nem készülnek. Nincs információ, felmérés, számítás arra vonatkozóan, hogy mi lenne az ellátások kívánatos szintje, és ez milyen eszközökkel, intézkedésekkel forrásokkal valósítható meg.

38. 1.3 KÖVETKEZTETÉSEK Nem készülnek számítások az ellátottság különböző szintjeinek eléréséhez szükséges anyagi erőforrásokra, azok elérésének alternatíváira.”

39. 2. Tanácsadói rész – 2.1 Stratégiai tanácsok

40. 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK • „A nehézség nem az új eszmék kialakításában rejlik, hanem a régiektől való megszabadulásban.” John Maynard Keynes közgazdász  • Tényleg minden úgy jó, ahogyan éppen most van? • A legtöbb önkormányzatnál úgy gondolják, hogy a jelenleg kialakult intézményi struktúra és az azzal ápolt kapcsolatrendszer az ideális

41. 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK • Pedig ahhoz, hogy képesek legyenek segítséget nyújtani az adminisztrációs terhek csökkentéséhez, alaposan át kell gondolni, és esetleg alakítani a rendszert • Amikor részben önálló kategóriába sorolták valamennyi intézményüket, akkor, úgy tűnik, a valódi cél inkább az volt, hogy fokozottabban ellenőrizhessék őket • Érdemes lenne alaposabban végignézni, hogy az így elért létszámcsökkentés valóban megtakarítást eredményezett-e?

42. 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK Hiszen ugyanannyival fel is duzzadt a pénzügyi osztály, miközben pénzügyekkel mindenképpen foglalkozik egy, vagy néhány ember a részben önálló intézményeknél is • Nem él az önkormányzat azzal a lehetőséggel, hogy civileknek adjon át feladatokat – ezt a lehetőséget meg kell vizsgálni • Az intézményvezetőkkel, az ott dolgozókkal, és külső szakértők támogatásával meg kell vizsgálni, hogy az adott területen a meglévő szervezeti forma biztosítja-e a legjobb működést

43. 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK • Jó lenne egy kicsivel nagyobb autonómiát, nagyobb pénzügyi mozgásteret kell biztosítani az intézményeknek. Ha kell, új, saját bevételi forrásokat kell találni • Ki kellene használni az információs technológia nyújtotta lehetőségeket, amelyek jelentősen felgyorsíthatják, és megkönnyíthetik az adatáramlást a hivatal, és a felügyelt intézmények között • Érdemes azokat, az intézményvezetők által jelzett apróbb változtatásokat is végrehajtani, amelyek már a jelenlegi körülmények között is javulást hozhatnak

44. 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK • Alapelvvé kellene tenni, hogy valamennyi intézményvezető (sőt az intézményekben dolgozó meghatározó személyek is) jól tájékozottak legyenek az önkormányzat működéséről, és aktuális ügyeiről. Csak így tudják elhelyezni magukat a nagy egészben • Az önkormányzatok a 2008. évi CV. törvényt, amelyet„az államháztartási rendszer megújítása keretében a közpénzek felhasználásának, a közfeladatok ellátásának átláthatóbbá, hatékonyabbá tétele, és a költségvetési gazdálkodás modernizálásának

45. 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK megalapozása céljából a költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról alkotott az Országgyűlés” ma csak felesleges nyűgnek érzik, és nem látják benne a lehetőséget. Pedig, mint a törvény indoklásából kiderül: „…támogatja a közfeladat-ellátás különféle formái közötti választást” „…meg kell szüntetni a költségvetési szervek szervezeti-jogi uniformizáltságát, és megfelelő szervezeti formaválasztékot kell nyújtani a gyakorlat számára”

46. 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK • „mára az is nyilvánvalóvá vált, hogy a költségvetési szerveknél általában nem célszerű megtiltani a gazdálkodó szervezet alapítását, vagy az abban való részesedésszerzést, hiszen feladataik egy részénél, vagy azt „folytató”, támogató funkcióknál ez lehet az optimális ellátási mód • „A versenyszférához legközelebb álló vállalkozó közintézeti típus megalkotásának jelentősége éppen abban áll, hogy a magyar jogrendszerből mindeddig hiányzó kompromisszum születik a tekintetben, hogy

47. 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK • e szervek képesek legyenek a piaci koordináció, piaci mechanizmusok, módszerek hasznos elemeivel élni, a piacon a lehető legteljesebb értékű részvevőként működni, ugyanakkor a közpénz védelme a költségvetési szervekre érvényes szabályokkal továbbra is biztosítva legyen.” • Érdemes lenne megfontolni ezeket a törvény nyújtotta új lehetőségeket

48. 2. Tanácsadó rész – 2.2 Taktikai tanácsok

49. 2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK • Javasoljuk, hogy az önkormányzat valóban végeztesse el azokat a vizsgálatokat, amelyek a 2008 CV. törvényben találhatók: a) hatásvizsgálat alapján megvizsgálja és döntéshozatalra alkalmas módon bemutatja a közfeladat-ellátás iránti igény meglétét, a közfeladat-ellátás más megoldási módokkal, más szervezeti megoldásokkal szembeni előnyét, b) az a) pontban foglaltakon belül mérlegeli a szervezeti célszerűséget: a működési-gazdálkodási forma

50. 2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK • összhangját a tevékenység jellegével és a forrásszerkezettel, c) az a) pontban foglaltakon belül megvizsgálja a szerv által ellátott, ellátandó közfeladat elvégzésére alkalmas államháztartáson belüli vagy kívüli szervezetek vagy személyek közötti versenyhelyzetet, továbbá annak feltételezett hatását a gazdaságos, hatékony, eredményes, valamint megfelelő garanciákkal rendelkező közfeladat-ellátásra,