秘 书 学

1. 秘书学 张瑾

2. 认识秘书 联合国历任秘书长 联合国第一任秘书长赖伊、第二任达格·哈马舍尔德、第三任秘书长吴丹，第四任秘书长库尔特·瓦尔德海姆、第五任秘书长佩雷斯·德奎利亚尔联合国第六任秘书长加利、联合国第七任秘书长安南和新当选的联合国秘书长潘基文。

3. 认识秘书 • 中华人民共和国国务院秘书长（简称国务院秘书长）是中华人民共和国国务院的组成人员之一，是国务院全体会议和国务院常务会议的成员。 • 国务院秘书长在国务院总理的领导下，负责处理国务院的日常工作。国务院设置副秘书长若干人，协助秘书长工作。国务院秘书长负责领导国务院办公厅的工作。

4. 案 例

5. 认识秘书 毛泽东的 秘书 胡乔木，1941年2月起任毛泽东秘书、中共中央政治局秘书。 田家英，毛泽东秘书，新中国成立后，历任中央办公厅秘书室主任。

6. 第一讲 秘书职业与秘书部门 一、秘书的含义 我国历史上，秘书有多种历史性含义。如在辞海中有五种涵义（陈合宜《秘书学》）： 1、指职务名称之一，是领导的助手。 三国时曹操高级助手 郭嘉 《三国志》记载，曹操赤壁之战后，“ 叹 曰 ： 郭 奉 孝 在 ， 不 使 孤 至 此 ”。 又 云 ： “ 哀 哉奉 孝 ！ 痛 哉 奉 孝 ！ 惜 哉 奉 孝 ！”

7. 秘书的含义 2、指官名。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书主、秘书郎等官职，掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令的宣示及官禁的图书等工作。 3、特指使馆的外交人员，分为一、二、三等级秘书。 4、指宫禁藏书。 尚书令印章 宫禁藏书-文皇帝实录

8. 第一讲 秘书职业与秘书部门 • 秘书的含义 • 《辞海》：秘书即领导的助手。 • 《英汉词典》：秘书缘于拉丁文secretarius，意即“可靠的职员”。 • 《现代汉语词典》：秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。

9. 全美秘书协会对秘书的定义是：高级官员的助手，掌握机关职责并具有在不同上司直接监督下，承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力在其职权范围内对机关工作做出决定。 • 国际秘书联合会对秘书的定义是：秘书应是上司的一位特殊助手，他们掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权利范围内做出决定。

10. 秘书的含义 就我国面言，普遍认同用的定义是以下3种： 1、秘书是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。（陈合宜《秘书学》） 2、秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。”（袁维国《秘书学》） 3、秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办会、办事等为主要职能，是主事者的参谋和助手。（方国雄《秘书学》）

11. 秘书的含义 • 人力资源和社会保障部《秘书国家职业标准》定义： 从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。

12. 第一讲 秘书职业与秘书部门 • 秘书的节日 • 每年四月的最后一个完整的星期的周三为全世界秘书的节日——国际秘书节。这一周又称为国际秘书周。

13. 来自中国光大银行的张婷获得超级炫秘书冠军。4月26日，中国高等教育学会秘书学专业委员会、亚商在线、北京高秘书学院联合举办国际秘书节50周年庆典活动，200多名来自各行各业的秘书汇聚在北京紫玉山庄。

14. 第一讲 秘书职业与秘书部门 • 秘书的组织 • 国际秘书协会    一九四二年由美国一批秘书发起成立，英文名为National Secretaries Association,一九八年八月，该协会改称为国际行政专业协会，英文名为Lntemational Asso-Eiation Of Administrative Professionals.现有近千万个分会和数万名会员。 • 国际专业秘书协会    一九四二年在美国成立，英文名为PRO-FESSIONAL SECRETARIES INTERNATIONAL，简称PSI，总部位于美国的勘萨斯市，现有近百个分会和数万名会员，是全世界最大的秘书组织，也是国际秘书周和国际秘书节活动的领导组织。

15. 欧洲专业秘书协会一九七四成立，英文名为EUROPEAN ASSOCIATION OF PRO-FESSIONAL SECRETARIES，简称EAPS，总部位于巴黎，由法国的桑尼亚威纽娜女士发起创立，其会员国包括绝大多数欧洲国家。 • 亚洲秘书协会 一九七四年二月由菲律宾的阿比尼亚女士及澳大利的罗宾柏先生发起创立，英文名为THE ASSOCIATION OF SECRETARIES IN ASIA，简称ASA。一九九八年改名为亚太行政专业协会。

16. 第一讲 秘书职业与秘书部门 秘书的分类 秘书是一个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。 1.从组织形式分（从服务对象和经济来源分）可分为公务秘书与私人秘书 公务秘书——是指为各级机关、企事业单位、社会体团服务，由组织与人事部门选调，从国家集体领薪的人员。 私人秘书——指为民办、集体企业、农民专业产、个体户及外资企业服务，由它们聘请并支付薪酬的秘书工作人员。

17. 秘书的分类 2.从工作性质、担任的角色分（即不同领域的秘书：政治生活中的秘书；经济生活中的秘书；科技文化领域的秘书。） 就工作性质分：可分为机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书等。 （周总理秘书名单及分类） 就社会领域分：可分为党政秘书、企业秘书、科技秘书、教学秘书等。

18. 秘书的分类 • 按秘书的业务内容划分： 行政秘书：机关首长的重要助手。 专业秘书：有法律秘书、教育秘书、医学秘书等。 机要秘书：为首长管理机关的文书处理工作。 事务秘书：负责总务、后勤等工作。 信访秘书：辅助处理人民来信来访工作。 外文秘书：做口头及书面翻译工作。 会议秘书：负责各级各类会议的承办、组织与协调工作。

19. 第一讲 秘书职业与秘书部门 秘书的层次 系统论认为，一切有机体都是按照严格的等级层次组织起来的，秘书作为一项职业种类也不例外。 秘书的层次主要指两方面的内容：一方面秘书人员所在的机关单位，其级别的高低，可分为中央、省、市、县、基层。另一方面，同一机关、单位秘书人员的职位也有高低不同，显现不同的层次 按秘书人员担任的职务划分： 秘书长、办公厅主任、秘书处处长、科长（含科级干事）、股长（非正式级别但有实际职务）、科员、办事员七个层次。 职业资格等级可分： 高级秘书；中级秘书；初级秘书。

20. 秘书的层次 例如省市政府机关秘书层次划分： 高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。他们可以参改议政，深入到决策全过程，是领导的重要助手，大部分是厅处级干部，有些人本身就是领导成员。 中级秘书：一般指任非领导职务的秘书，例如机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书等正副科级秘书及秘书科长等，大部分是科级以上、处级以下的干部，处于党政或企事业单位办公室的中层。他们负责起草文稿，办理文书，处理公文，调查研究，整理信息等工作，其工作成效，以领导决策起重要作用。 初级秘书：指从事一般日常工作的事务秘书，如接待、联络、会务、印校、收发与财务等，他与人民群众的联系最密切，其工作态度与作风，往往影响整个机关的形象。

21. 秘书的层次 • 按秘书的层次分： 初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主； 中等秘书（一般性秘书）——用英文写一般信函、起草报告和准备会议等。多为　　大专或本科毕业。 高级秘书（经理助理）——能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识，有应急处理能力。

22. 第一讲 秘书职业与秘书部门 • 秘书职业资格证书考试 • 全国秘书证书(人力资源和社会保障部) 证书价值：是在国内从事秘书职业的资格准入证明

23. 剑桥秘书证书(英国剑桥大学考试委员会和教育部考试中心中英中心)剑桥秘书证书(英国剑桥大学考试委员会和教育部考试中心中英中心) 考试内容：包括核心课程———文字处理、商务沟通和任务管理、办公室管理；选修课程———速记、客户服务、组织会议和活动、人际商务技巧、信息与沟通技术考试方式：采用作业设计和实践考核等方法考察工作技能的掌握程度考试等级：分初级、中级和高级三个等级考试时间：年底推出2至3个模块考试报名条件：对考生没有条件限制证书价值：在获得证书之后，学生可以选择就业或继续深造 　　

24. LCCIEB秘书证书(英国伦敦工商会考试局) 考试内容：办公程序、速记等 考试等级：Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ级，每一级的考试成绩又分为三个级别 考试时间：每年有四次定期(Series)考试，也可以根据需要组织即期(On Demand)考试 证书价值：国际认可的职业资格证书，获得学员可继续进修专业资格文凭或到国外大学进一步深造(世界上许多大学都承认LCCIEB的证书为入学条件之一)

25. 第一讲 秘书职业与秘书部门 • 秘书学参考书 • 《秘书学》 姜爽 赵莹，北京大学出版社 • 《现代秘书学教程》 范立荣，首都经济贸易大学出版社 • 《秘书学概论》 陆瑜芳，复旦大学出版社 • 《现代秘书学》 李化德，法律出版社 • 期刊《秘书工作》 中央办公厅秘书局主管的全国性秘书业务指导类刊物

26. 秘书学参考书 • 全国性秘书杂志目录 • 《秘书工作》（中共中央办公厅秘书局编） • 《秘书》（上海大学编） • 《秘书业务》（中共广东省委办公厅） • 《秘书之友》（兰州大学） • 《秘书界》（成都市秘书学会编） • 《秘书学研究》（江汉大学编） • 《文秘》（沈阳大学编） • 《秘书学刊》（郑州秘书专科学校编）

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28. 第一讲 秘书职业与秘书部门 思考与练习 如何全面理解秘书的含义？ 秘书划分为哪些层次？

29. 第一讲 秘书职业与秘书部门 秘书机构（部门） 一、秘书机构的概念，秘书机构有狭义与广义之分。 狭义的秘书机构，是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要等业务部门。 广义的秘书机构，是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要、调研、协调、督察、信访、接待和值班等业务 。

30. 秘书机构 性质、特点 二、秘书机构的性质 秘书部门是领导的左右手，可概括为三方面： 1、秘书部门是辅助机构，而不是权力机关 2、秘书部门是综合办事部门 3、秘书部门是协调部门 秘书机构的特点： 1、辅助功能的综合性 2、所处位置的中枢性 3、组织关系的封闭性

31. 秘书机构构建原则 影响秘书机构设置的因素 行政组织的存在决定了秘书 机构设置的必然性和广泛性 适用的原则 机关的管理权限和范围影响 秘书机构设置的规模。 精干的原则 机关管理工作的现代化程度 影响秘书机构的组织机构。 效益的原则 精简的原则 秘书机构 设置

32. 秘书机构设置 我国秘书部门的设置情况 （一）中央机关的秘书机构 中央机关与国务院机关实行的是分理制 ，分理制即采用部门办公的形式 。 全国人大常委和全国政协常委会实行综理制，由秘书长领导办公厅、综合办理日常工作。 国务院办公厅是协助国务院领导同志处理国务院日常工作的机构。其主要职责有： 　　（一）负责国务院会议的准备工作，协助国务院领导同志组织会议决定事项的实施。 　　（二）协助国务院领导同志组织起草或审核以国务院、国务院办公厅名义发布的公文。

33. 秘书机构设置 　　（三）研究国务院各部门和各省、自治区、直辖市人民政府请示国务院的问题，提出审核意见，报国务院领导同志审批。 （七）处理群众来信、接待群众来访，及时向党中央、国务院领导同志报告来信来访中提出的重要建议和反映的重要问题，办理党中央、国务院领导同志交办的有关信访事项。 　　（八）根据国务院领导同志的指示，组织专题调查研究，及时反映情况、提出建议。 　　（九）负责国务院值班工作，及时向国务院领导同志报告重要情况，协助处理各部门和各地区向国务院反映的重要问题。 　　（十）做好行政事务工作，为国务院领导同志服务。 　　（十一）办理国务院领导同志交办的其他事项。 （摘自国办发 [1998] 31 号文） ……

34. 秘书机构设置 （二）省、市、县级的秘书机构 （三）基层单位的秘书部门 （四）企事业的秘书部门 （五）民主党派和人民团体的秘书部门 （六）临时性秘书机构

35. 狭义秘书部门（典型秘书部门） 指各级党政领导机关与企事业单位的领导机关中的办公厅（室）、秘书处、秘书科、秘书股等，承担着各种基本的秘书工作。

36. 高级领导机关的秘书部门 指省部级以上的机关设立的办公厅 国务院办公厅：协助国务院领导同志处理国务院日常工作的机构

37. 国务院办公厅 中办国办信访局 行政司 人事司 秘书二局 秘书三局 秘书一局

38. 市政府联络把 北京市政府办公厅 秘书一处 秘书二处 秘书三处 秘书四处 秘书五处 行政办公室 基建房管处 人事处 市政府联络办 值班室 会议处 综合处 信息处 联络处 督察处 交际处 财务处 机关党委

39. 北京市政府办公厅主要职责 • 北京市人民政府办公厅是协助市政府领导同志处理市政府日常工作的部门，于1979年12月恢复成立，是市政府45个工作部门之一。内设17个职能处室、机关党委和12个厅属单位。    市政府办公厅的主要职责是：    （一） 协助市政府领导同志组织起草或审核以市政府、市政府办公厅名义发布的公文。    （二） 负责市政府会议的会务组织工作。    （三） 研究区、县政府和市政府各部门以及其他机构请示（商洽）市政府的事项，提出审核意见，报请市政府领导同志审批；承办国务院、国务院办公厅文件。    （四） 负责市政府值班工作，及时向市政府领导同志报告重要情况，协助处理区、县政府和市政府各部门向市政府反映的重要问题；协助市政府领导同志组织处理需由市政府直接处理的突发事件和重大事故；协助安排市政府领导同志参加重要政务活动；负责市政府的公务接待工作。

40. （五） 负责督促检查国务院文件的执行落实情况；督促检查区、县政府和市政府各部门对市政府公文、会议决定事项及市政府领导同志重要指示的执行落实情况，并跟踪调研，及时向市政府领导同志报告。    （六） 负责为领导同志提供重要信息；负责市政府机关办公自动化的规划、管理工作。    （七） 负责组织市政府有关部门办理人大代表建议和政协委员提案；联系北京卫戍区。    （八） 根据市政府领导同志的指示，组织专题调查研究，及时反映情况，提出建议。    （九） 领导市政府机关后勤服务工作。    （十） 领导《北京市人民政府公报》编辑工作和机要交换等工作。    （十一） 办理市政府领导同志交办的其他事项。    根据市政府的规定，管理市政府驻外办事处。

41. 中级领导机关的秘书部门 主要指地（市）一级党委和政府的机关，省的部、委、厅、局等，一部分大中型企事业单位，这些机构的办公室。

42. 河西区政府办 方志办 秘书科 查办科 财务科 行政科 提案工作科 值班接待科 报道科 信息科 资料科

43. 县级领导机关的秘书部门 主要指县的党政领导机关与一部分中型企事业单位的办公室。 基层的秘书部门 基层是相对的概念，有的组织很大，有的组织很小，设置很不一样。

44. 广义的秘书部门 • 从事调查研究，为领导决策服务的政策研究室或其他名称的研究室。 • 从事机关行政与后勤事务管理的机构。 • 从事某种专门工种的秘书工作，组织机构与办公厅（室）平行或略低，但受秘书长管辖的。 • 其他基层企事业单位的公关、统计部门等。

45. 河西区人民政府研究室内设机构区政府研究室（区政府经济休制改革办公室）内设2个职能科。（一）调研科负责调查研究工作。围绕区政府中心工作，进行超前论证和对策研究，为领导决策提供科学依据和可行性方案；参与起草和审修《政府工作报告》及有关文稿；联络、管理调研工作网络，组织推动全区调研工作；编辑调研简报、刊物。（二）体改科负责经济体制改革工作。起草体改工作计划；组织休改工作调研、论证；指导企业体改方案的制定和实施；审批区属国有、集体企业的重组、转制实施方案；组织改革试点工作，总结、推广试点经验；管理、指导区产权交易事务所工作。

46. 秘书部门的基本职能 1、后勤保障的职能 2、办理文书的职能 3、信息管理的职能 4、督促检查的职能 5、指挥协调的职能 6、“不管部”的职能