BÜROLARIN ÖRGÜTLENMESİ

2. BÜROLARIN ÖRGÜTLENMESİ • ÖRGÜTLEME; bürolarda yapılacak işleri, bu işleri yapacak kişileri ve çeşitli ilişkileri kağıt üzerine döken, bu unsurları belli bir sistem içinde işletme amaçlarının gerçekleştirilmesine yönelten, işlerin yetki ve sorumluluklarının da belirlendiği yönetim fonksiyonu idi. Büroların örgütlenmesinde izlenecek aşamalar: • Bürolar, örgüt amaçlarının gerçekleştirildiği mekanlardır. Amaçlara ulaşmak için büro faaliyetlerinin etkin ve verimli kılınması gerekir. Bu düşüncenin dikkate alınması maliyetleri büyük ölçüde azaltır.

3. BÜROLARIN ÖRGÜTLENMESİ • Örgütlenme, Toplam Kalite Yönetimine göre olmalıdır. • Gelecekteki ihtiyaçları karşılamak için büroların AÇIK ve ESNEK örgütlenmesi önemlidir. Açık ve esnek büro anlayışı hem tasarım bakımından hem de örgütsel faaliyetlerin yürütülmesinde unvanların, iş tanımlarının, rollerin ve insan kaynaklarının çağın ihtiyaçlarına göre yapılmasını gerektirir. Örgütleme yapılırken iş basitleştirme, iş zenginleştirme, motivasyon teknikleri geliştirme, iş analizleri, iş dağılımları, örgüt şemaları, başarı standartları gibi konularında örgütlenmesi (oluşturulması) gereklidir.

4. BÜRO YÖNETİMİNİN KAYNAKLARI • Bilgi kaynakları • İnsan Kaynakları • Maddi Kaynaklar • Hukuki Kaynaklar • Zaman Kaynağı

5. BÜRO BİLGİ SİSTEMLERİ Yönetici isabetli kararlar alabilmek için doğru, yeterli ve zamanında elde edilmiş bilgiye ihtiyaç duyar. Bu nitelikteki bilgi ile; • İşletmeyi ileriye götürecek hedefler belirlenebilir ve çalışanlara iletilebilir, • Etkin stres yönetimi metotları uygulanarak işletmeler için nitelikli kazanımlar elde edilebilir, • Çalışanların kontrolü sağlanabilir, • Üretimin planlanması, insan kaynaklarının işini yapabilmesi ve üretilen mal ve hizmetin satışı sağlanabilir.

6. BÜRO ÇEŞİTLERİ • AÇIK BÜROLAR: Geniş salonlarda toplu olarak çalışılan bürolardır. 5-100 kişilik personel çalışabilir. Alanları 150-3000 metrekare arasında değişir. Bu bürolarda verimli çalışma koşullarının sağlanması için “Yerleşim Etütleri” yapılmalıdır. • KAPALI BÜROLAR: Özellikle Üst yönetim için tercih edilir. Genellikle 1-4 kişi çalışır. Gizlilik gerektiren işlerde, plan proje çalışmalarında, dikkat gerektiren tüm işlerde, işle ilgili özel görüşmelerde kullanımı uygundur.

7. BÜRO ÇEŞİTLERİ • Uzmanlık alanlarına göre bürolar: doktorluk, avukatlık, noterlik, mühendislik vb • Ait oldukları kurumlara göre bürolar: Üretim, ticaret ve hizmet veren işletmeler olarak gruplandırılır. Üretim işletmelerindeki bürolar, elde edilen girdilerle mamul-yarı mamul üreten bürolardır (Fabrikalardaki bürolar). Ticaret İşletmelerindeki bürolar ise, satış, pazarlama, alım, satım işlerinin yerine getirildiği bürolardır. Hizmet işletmelerinde ise, bankacılık ve sigortacılık hizmetlerinin yürütüldüğü bürolardır.

8. BÜROLARDA ESTETİK VE DEKORASYON • RENKLER: Renklerin moral ve verimlilik ile insan psikolojisi üzerine etkisi büyüktür. Ayrıca seçilecek renkler çalışma alanının büyüklüğüne göre de belirlenmelidir. Koyu renkler mekanı daha dar, açık renkler ise daha aydınlık gösterir. Açık renklerin insanları dinlendirme, sakinleştirme etkisinin yanında, koyu renklerin melankolik ruh hali oluşturduğu tespit edilmiştir.

9. BÜROLARDA ESTETİK VE DEKORASYON • DEKORASYON: İyi bir dekorasyon için; • Çalışma ortamında gereksiz eşya ve objeler bulunmamalıdır, • Yerleşim, görünüşü sadeleştiren, estetik hale getiren, çevreyi ferahlatan çalışmayı kolaylaştıran formda olmalıdır, • Seçilen eşyalar lüks ve gösterişli değil, fonksiyonel, sağlam, işin gereklerine uygun ve çalışmayı kolaylaştırıcı nitelikte olmalıdır, • Seçilecek tüm eşya ve mobilyalar çalışanın güvenliğini tehlikeye düşürmeyecek biçimde olmalıdır, • Mobilyalar, büronun büyüklüğüyle orantılı olmalı, kullanılan renkler birbiri ile uyumlu olmalıdır, • Büro mobilyaları mutlaka DOĞAL MALZEMELERDEN seçilmelidir (uyumu kolaylaştırdığı için).

10. BÜROLARDA ESTETİK VE DEKORASYON • ESTETİK: İster kapalı ister açık büro olsun, çalışma yerlerinin çalışanların hoşlanacağı, dinleneceği, rahatlayacağı, göze hoş gelen niteliklere sahip olması gerekir. • ERGONOMİ: çalışma ortamının işgörenlere uyumlulaştırılması çalışmalarıdır. Çalışma ortamının, çalışanın hoşnut olacağı, onu mutlu edecek bir ortama dönüştürülmesi için yapılır. Amaç, çalışanların fizyolojik ve psikolojik sorunlarının en aza indirilmesidir. Çalışanlar ile yaptıkları iş arasında belirgin bir uyum sağlanarak, yıpranma en aza indirilmeye çalışılır. Çalışanın daha yüksek iş başarımı yakalaması sağlanmaya çalışılır.

11. BÜROLARDA ESTETİK VE DEKORASYON • TEMİZLİK VE DÜZEN: Sayılan tüm unsurlar içinde en önemli olanıdır. Yerler, duvarlar, halılar, kapılar, camlar, masalar, iskemleler, dolaplar gibi tüm eşyaların temiz ve bakımlı olması, tozdan arındırılması önemlidir. Dökülen boyaların onarılması, mobilyaların cilalanması, halıların lekelerinin çıkarılması, parkelerin cilalanması bu kapsama girer. • Ayrıca masa, dolap ve çekmecelerdeki eşyaların düzeni iş verimi için çok önemlidir. • Tuvaletler temiz, mutfak hijyenik ve sanitasyona uygun tutulmalıdır.

12. BÜROLARDA YERLEŞME • Birbiri ile ilgili iş görenler açık büroda yan yana masalara, kapalı bürolarda ise yan yana odalara yerleştirilmelidir. • Halka doğrudan hizmet veren bürolar giriş katında ve kapıya yakın yerleştirilmelidir. • Yönetim açısından görüşe ve denetime açık şekilde olmalıdır. • Açık büro ile hizmet veriliyor ise müdür odası camlı bölme ile ayrılmalıdır. • Çalışanların ortak kullandığı malzemeler herkesin rahat ulaşabileceği yere yerleştirilmelidir. • Çalışanların bireysel kullandığı gereçler, çalışana yakın, kolay ulaşılabilecek şekilde olmalıdır,

13. BÜROLARDA YERLEŞME • Seçilen mefruşat ve gereçler işe uygun, standart, rahat ve kullanışlı olmalıdır. • Yararlanılmayan alan oranı en aza indirilmelidir. • Rahat hareket için yeterli ölçülerde geçitler bırakılmalıdır. • Yangın, iş kazası, kayıp düşmelere engel olunacak tedbirler alınmalıdır. • Elektrik, telefon, bilgisayar kabloları açıktan geçirilmemeli, prizler makinaya yakın olmalıdır.

14. YERLEŞME BİÇİMİ • Açık bürolarda, masaların okul sırası gibi arka arkaya yerleştirilmesi, çalışanlar için monotonluk yaratır, verimsizliği beraberinde getirir. Bu nedenlerle büyük salonlarda daha çok asimetrik yerleştirme tercih edilir. Asimetrik yerleştirme de ise dağınık serpiştirme izlenimi oluşturmamaya dikkat edilmelidir.

15. YERLEŞİM STANDARTLARI • Kişi Başına 10 metrekare • Yöneticiler için 20 metrekare • Yönetici yardımcıları için 18 metrekare • 10-12 kişi toplu çalışılan salonlar 55 metrekare • Kabul salonu 55 metrekare • Mülakat odası 18 metrekare • Toplantı odası 70 metrekare Her masa arası 80 cm, geçitler için 1 metre boşluk bırakılmalıdır.

16. BİNA VE KAT PLANI • Binaların yerleştirilmesi ile ilgili planlar, binalara gelen ziyaretçiler, hizmet almaya gelen müşteriler için büyük kolaylıklar sağlar. Bunun için; • Binalar blok halinde ise her bloğa isim verilmesi, • Her binanın giriş kapısı karşısına BİNA PLANI asılmalıdır. Bu plan ile hangi katta hangi bürolar olduğu gösterilir. • Her katta kat planları bulunmalı, merdiven veya asansör karşısına asılmalıdır. • Özel büroların kapısına göz hizasında çalışanların isimlikleri montelenmelidir.

17. BÜRO MAKİNALARI KULLANIMI Makine ile yapılan işler sayesinde; • İşin maliyetini düşürür, • İş tıkanıklığını önler, • Hızlı ve temiz iş çıkar, • Zaman tasarrufu sağlanır, • İşin kalitesi artar, • Yapılan işin kontrolü kolaylaşır, • Verimlilik artar

18. BÜRO MAKİNELERİNİN ÇEŞİTLERİ • Otomatik veya standart yazı makinaları, • Bilgisayarlar, • Fotokopi ve teksir makinaları, • Fakslar, • Elektronik dizgi makinaları, • Elektronik hesap makinaları, • Yazıcı ve tarayıcılar, • Evrak imha ve kağıt kesme makinaları, • Hava temizleme makinaları, • Para sayma makinası, • Tepegöz, projektör

19. BÜRO MAKİNELERİNİN ÇEŞİTLERİ • Büro makineleri, bürolarda yapılan işleri kolaylaştırdığına göre bunların seçiminde titiz davranılmalıdır. Makinenin seçimi büronun türüne, işin niteliğine uygun olmalıdır. Çalışanların kullanımını bildiği makinaların alımı, çalışanın ve dolayısıyla büronun işini kolaylaştırır. Seçimde dikkat edilecek diğer husus, yedek parça ve teknik destek avantajlarıdır. • Büro makinalarının yerleri seçilirken, ortak kullanıma ait ise tüm çalışanların erişebileceği yer seçilmelidir. Makine için seçilen yerin, iş akışına uygun olması ve makinayı kullanan personeli yormamasına dikkat edilmelidir.

20. BÜROLARDA BİLGİSAYAR KULLANIMI • İşletim sistemi hakimiyeti, • Ofis programları hakimiyeti, • İşe uygun paket program kullanma becerisi, • İnternet yoluyla bilgi erişimi yeteneği, • Elektronik posta gönderme-alma yeteneği,

21. SARF MALZEMELERİ Bürolarda işlerin yürütülebilmesi için çalışanların kullanımına sunulan malzemelerdir. Bürolarda; • Demirbaş niteliğinde: büro mobilyaları, dolaplar, bilgisayar mobilyaları, koltuklar, ofis aksesuarları vb. • Demirbaş olmayan nitelikte: kırtasiye gereçleri, makas, yapıştırıcı, delgeç, zımba, stampa, dosya, klasör vb. olmak üzere iki tipte malzeme vardır. Demirbaş niteliğinde olmayan malzemeler sarf malzemesi olarak adlandırılır.

22. BÜROLARDA VERİMLİLİK • TEKNİK ETKİNLİK: Büro faaliyetlerinin belirlenen niteliksel standartlara ulaşabilme derecesidir. Belirli bir işi en ucuz yoldan yerine getirmek ya da belirli bir çıktıyı mümkün olan en düşük girdi ile sağlayabilmektir. • EKONOMİK ETKİNLİK: İşletmenin elinde bulunan kıt kaynakların en efektif şekilde kullanımıdır. • ETKİNLİK: Belirli bir girdi ile en yüksek çıktının elde edilmesi, belirli bir çıktı düzeyinin en düşük girdi ile sağlanmasıdır.

23. BÜROLARDA VERİMLİLİK • VERİMLİLİK: Üretimde elde edilen çıktıların fiziksel miktarlarının, bu üretim faaliyetlerine konan girdilerin fiziki miktarlarına oranıdır. • EKONOMİKLİK: Üretimin satış tutarının, üretimin maliyet tutarına oranıdır. • KARLILIK: Belirli bir zaman kesiti içinde, büro faaliyetleri sonucunda elde edilen toplam net karın, o zaman kesitinde kullanılan sermayeye oranıdır.