Neuvottelemisesta

1. Neuvottelemisesta Merja Hanhela

2. NEUVOTTELUN MÄÄRITELMÄ • Neuvotteleminen on vuorovaikutusta, jolla pyritään ratkaisemaan osapuolten yhteinen ongelma • Sopimisella pyritään sopimukseen • Sopimus on sopimisen tai neuvottelun kirjattu tulos tai se, mitä on koettu sovituksi • Suostumus tarkoittaa sopimusta, jos kukaan ei vastusta

3. Valmistaudu neuvottelemaan • Kysy asiaan liittyvät 5 M ja K (Mitä, Missä, Milloin, Miten, Miksi ja Kuka) • Perehdy asiaan laajasti (analysoi esim. toimintaympäristön sosiaaliset, lainsäädännölliset, taloudelliset, poliittiset ja teknologiset muutokset ja ympäristövaikutukset ) • Selkeytä tavoitteesi etukäteen • Muotoile tavoitteesi positiivisesti!

4. Valmistautuminen neuvotteluun • Hyvät perustelut ovat tärkeämmät kuin hyvä neuvottelutaktiikka • Jokainen toteuttaa omaa neuvottelutapaansa omista lähtökohdistaan käsin • Huomaa oikea ajoitus: asiat on otettava puheeksi silloin, kun niihin voi vielä vaikuttaa

5. Neuvotteluepisodit • Neuvottelut koostuvat episodeista • Aluksi luodaan suhde ja käynnistetään neuvottelutoiminta • Sitten esitellään kunkin osapuolen tavoitteet • Muodostetaan yhteinen näkemys • Jaksojen vaihtokohdat ovat käännekohtia ja vaikuttamisen hetkiä.

6. Vanha-aho - Mäkelä 2007

7. Valmistautuminen neuvotteluun • Laadi pitkän tähtäimen strategia (vaihtoehdot, yhteistyön kehitys) • Huomioi välittömät tavoitteesi, mutta ole avoin uusille ehdotuksille • Neuvottele avoimesti, avoimuus luo luottamusta, edistää päämäärään pääsyä ja yhteistyötä • Pelivara voi silti olla välttämätön • Tulos vaikuttaa jälkitoimiin

8. Juuri ennen neuvotteluja • Varmista faktat, tavoitteet ja taustatuki • Valmistaudu olemaan läsnä tilanteessa, pohtimalla mukavassa asennossa silmät kiinni: • Miltä keho tuntuu? • Miltä muuten tuntuu? • Mitä ajattelet? • Missä olet? • Totea tilanne, ravista se mielestäsi ja virittäydy olemaan läsnä neuvottelussa.

9. Erilaisissaneuvotteluissa erilaisia taitoja • Valmistelussa joustavuus ja ideointi • Ristiriitojen sovittelussa tarvitaan ideoita ja kykyä käsitellä tunteita • Monimutkaisissa neuvotteluissa tarvitaan kykyä jäsennellä asiat • Nopeus, valmistautuminen ja selkeä asioiden esittäminen ovat aina eduksi • Aikapaineessa varottava hätävalheita, voi sanoa: ’en tiedä’

10. Neuvottelutaktiikat, positiiviset • Asian käsittely: rajaus, järjestys, ... • Johtamistapa: keskustelu, vaikuttaminen • Luottamuksen rakentaminen • Verkostoituminen, yhteinen hyöty • Esisopimus, pakettiratkaisu, raamiratkaisu, osasopimus, sopimuksesta kiinnipitäminen • Lakiin, lupauksiin, käytäntöihin vetoaminen • Kriteereistä sopiminen • Eri ratkaisuvaihtoehtojen tarjoaminen • Aikatekijän yms. kautta kakun kasvattaminen

11. Neuvottelutaktiikat, negatiiviset • Asian jäsentämisen eri tavat • Painostaminen, uhkat, syyllistäminen • Ajankäyttö, kiirehtiminen, viivyttely, ”viimeinen tarjous”, ylisuuret vaatimukset • Sanaton viestintä, tunteet, vallankäyttö • Argumentointi, epäoleellisuudet, tilastot • Toissijaiset argumentit, henkilökohtaistamiset • Neuvotteluongelman siirto, suurentelu, vähättely • Mielistely, tunneilmaisut, uloskävelyt

12. Tiedottaminen tärkeää • 5 M ja 1 K hyvä sääntö myös tiedottamiseen! • Kerro asioista tasapuolisesti ja samalla tavalla kaikille • Valmistaudu arvioimaan myös tiedonkulun prosessia • Sähköisen tiedonkulun tukena muut menetelmät! (tiedotteet, keskustelut, ilmoitustaulut yms)

13. Jakamalla oikeaa tietoa edistät työyhteisösi oikeudenmukaisuutta • Tieto rohkaisee jokaista toimijaa, kun uusi asia pelottaa ja jännittää • Tieto asiasta ja myös toisten tunteista lisää yhteenkuuluvuutta • Tunteiden käsittely ja kokemusten sanallistaminen tärkeää • Tiedottamisen ohella tarvitaan keskustelutilaisuuksia

14. Kerro työyhteisölle, mitä teet • Kerro asioiden esilletulosta, etenemisestä ja päätöksistä • Kerro missä onnistut, missä et • Kerro mitä yritit saada aikaan, mitä esitit ja miksi • Kun tietää, uskaltaa vaatia enemmän • Kuuntele keskustelutilaisuuksissa aktiivisesti, kerro avoimesti

15. Haasteellisessa vuorovaikutukssan tarvitaan • Kykyä kuunnella. Kuuntelijan pitäisi kerrata, mitä hän kuuli ja miten ymmärsi. • Viestien vastaanottamista ja hyväksymistä.  Hyväksyminen eri asia kuin samaa mieltä oleminen. • Aitoutta eli asia- ja tunnesisällön on oltava sopusoinnussa. • Asia ilmaistaan sanoin, tunne keholla. • Jos sana ja keho ovat ristiriidassa, viesti ei mene perille.

16. Vuorovaikutuksesta ristiriitaan • Ongelmat jäävät pinnan alle, jos kokemukset ristiriitojen asiallisesta käsittelystä puuttuvat. • Ristiriitoihin on puututtava aktiivisesti ja viivyttelemättä - tarvittaessa esimiehiä, henkilöstöä ja luottamushenkilöitä on koulutettava. • Vuorovaikutus muuttuu epäonnistuessaan ensin voimakkaasti kilpailevaksi ja sitten taistelevaksi .

17. Miten ratkaista hankalia vuorovaikutustilanteita • Kaikkia osapuolia on kuultava: puhutaanko edes samasta asiasta. • Asiakasta kuultava, ja virheelliset tiedot oikaistava. • Aluksi selvitetään, johtuuko konflikti väärinkäsityksestä, vääristä tiedoista, erilaisista tavoitteista vai siitä, että ongelmiin suhtaudutaan eri tavoin. • Vältä voimakkaita ilmaisuja: pitää, täytyy, aina, ei koskaan, jokin ON näin tai miksi-kysymyksiä tai mutta -lauseita

18. Palautteesta • Palaute –sana epäselvä  Sovittava työyhteisöittäin, että: • Kuka antaa palautetta? Mistä? • Kenelle ja milloin? • Missä ja miten? • Palautetta annetaan vain asioista, joihin voi tai on voinut vaikuttaa. • Negatiivisesta asiasta voi joskus tehdä esittäjän ”oman ongelman”, jolloin vältytään syyllistämiseltä.

19. Miksi tänään tehtiin näin? Kollaboratiivinen oppiminen • Tarkoittaa yhteisöllistä oppimista. • Korostaa, että uutta tietoa rakennetaan yhdessä, sosiaalisen vuorovaikutuksen kautta. • Prosessissa ovat mukana tunteet, taidot ja tiedot, keskeistä on jokaisen osallisen halu ja kyky osallistua yhteiseen oppimisprosessiin.

20. Hyvää kotimatkaa! • Mikäli jokin jäi askarruttamaan, ota yhteyttä: • merja.hanhela@tjs-opintokeskus.fi