1 / 17

In House Training SOSIALISASI PENGGANTIAN SISTEM RATEL KE APLIKASI SIMPELWEB/SISKOMDAT

In House Training SOSIALISASI PENGGANTIAN SISTEM RATEL KE APLIKASI SIMPELWEB/SISKOMDAT. PT PERKEBUNAN NUSANTARA V ( PERSERO ) 2010. LATAR BELAKANG. Unit kerja terkoneksi ke Jaringan Wide Area Network Telah diimplementasikannya aplikasi Simpelweb dan E-mail.

auryon
Download Presentation

In House Training SOSIALISASI PENGGANTIAN SISTEM RATEL KE APLIKASI SIMPELWEB/SISKOMDAT

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. In House Training SOSIALISASI PENGGANTIAN SISTEM RATELKE APLIKASI SIMPELWEB/SISKOMDAT PT PERKEBUNAN NUSANTARA V ( PERSERO ) 2010

  2. LATAR BELAKANG Unit kerjaterkoneksikeJaringan Wide Area Network TelahdiimplementasikannyaaplikasiSimpelwebdan E-mail. Sudahada SOP yang mengaturSistemPengiriman/berita/pesan/file BerbasisAplikasiKomputer (SISKOMDAT) Saran BagianAkuntansimelalui Memo No 399-M/05.05/05.09/X/2010 Perihal : Pemanfaatanfasilitasjaringanuntuk E-mail. Program P2TI yang sejalandengandisposisiDirpemdanRenbangatas Memo AkuntansiTersebut. RapatkoordinasiBagian P2TI, SDM, Akuntansi, Umumdan Biro CS menindaklanjutidisposisiDirpemdanRenbangdiatas

  3. Tujuan Memperlancarsistemkomunikasidanpengirimanberitaperusahaan PenggunaanAplikasiSimpelwebdan E-mail menggantikanRatel

  4. PEDOMAN Menggunakan aplikasi SimpelWeb untuk pengiriman berita di lingkungan internal perusahaan menggantikan Ratel dan aplikasi e-mail PT PN V ( Persero ) untuk komunikasi e-mail perusahaan. Agar sistem pengiriman berita yang telah berjalan tidak menimbulkan stagnasi maka penerapan penggantian dari ratel ke aplikasi e-mail dan SimpelWeb dilakukan secara bertahap.

  5. JADWAL TAHAPAN IMPLEMENTASI • Tahap I ( Masa Sosialisasi ) tmt 23 s/d 30 Desember 2010 • Tahap II ( Masa Percobaan ) tmt 31 Desember 2010 sd 28 Januari 2011 Seluruh unit kerja secara paralel menggunakan ratel dan aplikasi e-mail serta Simpelweb (SISKOMDAT) • Tahap III ( Tahap Implementasi ) tmt 29 Januari 2011 dan seterusnya seluruh unit kerja menghentikan penggunaan ratel dan sepenuhnya menggunakan aplikasi Simpelweb

  6. PEDOMAN UMUM • SISKOMDAT adalah Sistem Komunikasi Data yang merujuk kepada aplikasi e-mail dan SimpelWeb . E-mail adalah sistem Surat Elektronis PT PN V ( Persero ) yang menggunakan domain ptpn5.co.id. SimpelWeb adalah Aplikasi Pengiriman Berita dan File Melalui Web. • Koordinator SISKOMDAT di Kantor Pusat selama Masa Percobaan dan Masa Implementasi adalah Biro Corporate Secretary . • Koordinator SISKOMDAT di Unit Kerja adalah Asisten Urusan Administrasi yang bertugas memerintahkan operator SISKOMDAT Mengirim Berita dan juga bertugas melakukan verifikasi surat/file yang akan dikirim. • Penanggung jawab e-mail perusahaan dengan alamat : ptpn5@ptpn5.co.id adalah Biro CS.

  7. PEDOMAN UMUM ( lanjutan ) • Pengoperasian aplikasi SISKOMDAT dilaksanakan oleh 2 ( dua ) orang petugas yang dapat menjalankan aplikasi SimpelWeb dan E-mail , yang kemudian disebut dengan Operator SISKOMDAT. • Jadwal kerja Operator SISKOMDAT dalam bentuk shift sama dengan waktu kerja petugas ratel • Pengiriman Berita Internal adalah Berita ataupun File yang hanya digunakan di lingkungan internal PT PN V ( Persero ) . Aplikasi yang digunakan adalah SimpelWeb • Pengiriman berita e-mail adalah Berita maupun File yang dikirim ke pihak luar dengan sepengetahuan Manajemen PT PN V ( Persero ), aplikasi yang digunakanadalah e-mail PT PN V. • UntukmenjaminLegalitasSurat yang dikirimmelaluiaplikasi SISKOMDAT makaKebun/PKS/Unit harusmempunyaiperangkat Scanner. • BagianUmum agar tidakmemperpanjangijinlisensiperangkatratelsetelahMasaImplementasidanberkoordinasidenganBagianterkaitsehubungandenganpenonaktifanperangkatRateltersebut.

  8. PANDUAN TEKNIS PENGIRIMAN BERITA Langkah-Langkah Pengiriman Berita Di Lingkungan Internal PT PN V dengan menggunakan aplikasi SIMPELWEB adalah sbb : • Pada Masa Percobaan, Berita yang akan dikirim diketik di aplikasi MS Word dalam format Surat Pengiriman Berita Ratel yang selama ini berlaku seperti pada Lampiran I. Pada Masa Implementasi format Surat diubah menjadi seperti pada Lampiran II. • Pengiriman Berita Ratel tersebut dicetak oleh operator komputer dan di paraf oleh Asisten / Maskep / Askep / Kaur • Pengiriman Berita Ratel ditandatangani oleh GM / Kabag / Kabiro/ Manajer / Ka.Unit ybs • Operator Komputer / SISKOMDATmen-scan Surat tersebut dan menyimpan nya dalam bentuk file gambar atau format jpeg/jpg.

  9. PANDUAN TEKNIS PENGIRIMAN BERITA • Operator Komputer / SISKOMDAT membuka aplikasi SimpelWeb dan membuka Menu Kirim Berita, kemudian mengisi Nomor, Hal dan Tujuan surat sesuai dengan Surat yang telah discan. TujuansuratdariKebun/PKS/Unit ke Kantor PusatselainkeBagian/Biro yang dituju , Kebun/PKS/Unit harusmencantumkan Biro CS sebagaiTujuannyajuga. ContohkebunTandunmengirimsuratkeBagianAkuntansidan P2TI,maka padaaplikasitujuandiisikan : BagianAkuntansi, P2TI dan Biro CS • Operator Komputer/SISKOMDAT melampirkan File Hasil Scan keaplikasiSimpelWebdankemudian file/surattersebutdikirim. • Operator Komputer/SISKOMDAT unit kerja yang ditujumenerima file yang dikirimtadikemudianmencetaknyauntukditeruskankepadatujuan. • Biro CS sebagaiKoordinator SISKOMDAT di Kantor PusatmencetakseluruhSurat yang masukdariKebun/PKS/Unit kemudianmeneruskannyakepadaBagian/Biro ybs. • Petugas administrasi mengarsipkan hardcopy ( Hasil Cetak ) surat tersebut dan mengisi Agenda Pengiriman/Penerimaan Surat seperti pada Lampiran III

  10. PANDUAN TEKNIS PENGIRIMAN BERITA • Operator PengirimanBeritadariBagian/Biro Kantor PusatkeKebun/PKS/Unit diatursbb : • Bagian/Biro mencetakPengirimanBeritaRatel / PengirimanBerita ( PadaMasaPercobaan ./ PadaMasaImplementasi) danditandatanganiolehKabag/Kabiroybs • Surattersebutdiserahkanke Biro Corporate Secretary ( CS ) • PetugasSiskomdat Biro CS men-scan surattersebutkemudianmembukaaplikasiSimpelwebdanmengisiNomor, PerihalSurat, Tujuan Unit KerjasesuaidengansuratdariBagian/Biro tadisertamelampirkan file scan suratkemudianmengirimnya. Tujuansuratselain yang tertulispadasuratjugaditujukankepengirimsurat. ContohBagianAkuntansimengirimsuratkeKebunTandundanKebunSeiBerlian, makapetugas Biro CS padaaplikasiSimpelwebmemasukkantujuansuratkeKebunTandun, SeiBerliandanBagianAkuntansi • Petugasadmi Biro CS mengarsipkansuratdanmengisi Agenda PengirimandanPenerimaanSuratsesuaipadaLampiran III

  11. PANDUAN TEKNIS PENGIRIMAN E-MAIL Langkah-Langkah Pengiriman Berita e-mail dengan menggunakan aplikasi e-mail PT PN V adalah sbb : • GM/Kabag/Kabiro/Manajer/Ka. Unit menugaskan Operator Komputer/SISKOMDAT untukmengirim e-mail kepihakluar • Operator Komputer/SISKOMDAT membukaaplikasi e-mail PT PN V, kemudianmengirimTujuan e-mail, perihal, isisuratdankalauada file yang akandilampirkansesuaidenganpenugasan yang diberikandiatas.Sebelumdikirim, harusdicekkecocokannyadenganSurat yang aslinyaolehAsistenAdministrasi • Operator Komputer/SISKOMDAT harus mengisi cc ke Biro CS dan Unitkerja/Bagian Biro terkait. • E-mail di cetak oleh operator SISKODMAT dan di arsip oleh Petugas Administrasi. • Operator Komputer/SISKOMDAT mengisi Agenda PengirimandanPenerimaanSurat/File sesuaipadaLampiran III

  12. PANDUAN TEKNIS PENGIRIMAN FILE MELALUI SIMPELWEB • GM/Kabag/Kabiro/Manajer/Ka. Unit/Askep/Asistenmenugaskan Operator Komputer/SISKOMDAT untukmengirim file • Operator Komputer/SISKOMDAT membukaaplikasiSimpelWebmengisiPerihal File, IsiBerita File, Tujuan File danmelampirkan file tersebutkemudianmengirimnya • Operator Komputer/SISKOMDAT mengisi Agenda PengirimandanPenerimaanSurat/File sesuaipadaLampiran III

  13. LAMPIRAN I

  14. LAMPIRAN II

  15. LAMPIRAN III

  16. PENJELASAN LAMPIRAN • Lampiran I dan II CukupJelas • PenjelasanLampiran III sbb : • KolomNomor ( CukupJelas ) • KolomPengirimandanPenerimaandiisijikaSurat/File KeluarmakadisiiPengirimanjikaSurat/File masukdiisiPenerimaan • KolomJenisAplikasidiisiapakahSurat/File menggunakanE-mailatauSimpelweb • KolomTglKirim/TerimadiisitglpengirimanataupenerimaanSurat/File • KolomNomorSuratdiisiJikaadanomorSuratnya • KolomPerihalSurat/File isikanperihalsuratatauperihal file yang dikirim • Kolom TTD pengirim/penerimaFile diisitandatanganpengirimfile ataupenerima file, contohAskepmemerintahkan operator membuat file yang akandikirimke Kantor Pusatmaka yang menandatanganikolominiadalahAskepybs. Jikaadakiriman file operator memberikan file tersebutketujuandansipenerima file me- TTD kolomini • Kolom Unit Kerja Yang Dituju/Mengirimisikan unit kerjadariSurat/File yang ditujuatau yang mengirim • KolomKet, isijikaperlu • KolomParafPenerimaCetakanSurat /File diisiolehsipenerimaCetakanSuratatau File • Kolomterakhirdiisiparafoleh GM/Manajer/Ka.Unit/Kabag/Kabiro

  17. MekanismePengirimanBerita SuratDiketikdan Dicetak SCAN KIRIM TTD Manajer/Kabag

More Related