1. Cos’è il CAF

1. Il CAF uno strumento di successo per l’autovalutazione e il miglioramento continuo delle amministrazioni pubbliche dell’UE di Sabina Bellotti Roma - 14 luglio 2011

2. 1. Cos’è il CAF • È uno strumento per la gestione della qualità specificamente realizzato per favorire l’introduzione dell’autovalutazione e della cultura della qualità nelle amministrazioni pubbliche dell’Unione Europea. • Contiene tutti gli elementi che consentono di analizzare la performance di una organizzazione e capire dove intervenire per migliorarla.

3. 2. Le origini EUPAN NETWORK MINISTRI FUNZIONE PUBBLICA DIRETTORI GENERALI FUNZIONE PUBBLICA GRUPPI DI LAVORO IPSG: CAF quality conferences ….. E-GOV.WG HRM.WG

5. 3. La struttura e gli obiettivi del CAF IL MODELLO Il CAF si articola in 9 criteri e 28 sottocriteri con relativi esempi (personalizzabili in quanto parte non prescrittiva del modello). Contiene un sistema di assegnazione dei punteggi e linee guida per eseguire correttamente il processo di autovalutazione e miglioramento continuo (descritto in dieci step). A COSA SERVE Introdurrele amministrazioni pubbliche ai principi del TQM e guidarle, attraverso l’uso e la comprensione dell’autovalutazione, dalla sequenza “programmare – realizzare” alla sequenza completa del “ciclo PDCA” Facilitare l’autovalutazione di una organizzazione pubblica volta ad ottenere una diagnosi della situazione e l’individuazione di azioni di miglioramento Fungere da collegamento fra i vari modelli e metodologie utilizzate dalle amministrazioni dell’UE nella gestione della qualità Supportare azioni di comparazione a fini di apprendimento (benchlearning e benchmarking)

6. 4. I punti di forza del CAF • Agisce a livello culturale, introducendo un linguaggio comune • Si presenta come un “light, easy to use quality tool ” ed è gratuito • Punta sull’autovalutazione per pervenire, in logica graduale, a percorsi di miglioramento continuo • Valorizza il know how esistentee leesperienze pregresse • Favorisce la comparazione a fini di apprendimento (benchlearning), anche con il settore privato

7. 5. L’evoluzione del CAF • Definito dall’IPSG in collaborazione con Eipa, EFQM e Istituto Spayer (1998/2000) • Presentato al pubblico in occasione della prima Conferenza sulla qualità organizzata dall’EUPAN (1QC) – maggio 2000 Lisbona • Presentata la versione 2002, arricchita da linee guida, in occasione della seconda Conferenza (2QC) – ottobre 2002 Copenhagen • Presentata la versione 2006 in occasione della quarta conferenza (4QC) – settembre 2006 Tampere • Realizzati 4 eventi europei dedicati al CAF (Roma 2003, Lussemburgo 2005, Lisbona 2007 e Bucarest 2010) e tre indagini a livello UE sugli utenti CAF

8. 6. La diffusione • Il CAF è tradotto in 19 lingue (anche in cinese!) • È utilizzato in diversi paese europei nel contesto delle loro conferenze/premi nazionali sulla qualità nelle PPAA (Italia, Belgio, Danimarca, Germania, Finlandia, Portogallo, Repubblica Ceca, Ungheria, Slovacchia, Norvegia ecc…) • Sono oltre 2000 i casi di applicazione

9. 7. Gli attori del CAF • Il network degli utenti CAF (partecipanti agli eventi CAF, iscritti al sito) • I corrispondenti nazionali: rappresentanti per ciascun SM • I CAF network dei corrispondenti nazionali • Il Centro risorse CAF europeo gestito dall’Eipa • Il DFP – referente nazionale CAF • Il Centro risorse nazionale CAF gestito da FormezPA • Altri soggetti istituzionali operanti a livello nazionale o regionale

10. 8. Le ragioni del successo dal punto di vista dell’EUPAN • Commitment politico (piani di azione CAF approvati da Ministri/DG) • Molti e diversificati gli attori in campo • Strategie di intervento a diversi livelli (nazionali ed europeo) • Azioni di accompagnamento e di sostegno (del livello europeo verso gli SM e dei livelli nazionali verso le amministrazioni) • Confronto continuo e scambio di esperienze fra gli SM partecipanti sulle diversi politiche adottate ai livelli nazionali

11. 9. Le condizioni del successo • L’investimento richiesto da parte delle amministrazioni • Coinvolgimento attivo del top management • Piano di comunicazione efficace • Project leader • Gruppo di autovalutazione composto da +/- 12 persone rappresentativo dell’intera organizzazione • Formazione per il gruppo di autovalutazione • Tempo: da 5 a 6 mezze giornate per il processo di autovalutazione; 3 mesi in media per l’intero percorso

12. 10. I benefici secondo le amministrazioni • L’autovalutazione CAF aiuta a identificare: • il bisogno di scambiare informazioni e migliorare la comunicazione interna all’organizzazione • i punti di forza e le aree di miglioramento della performance organizzativa • le azioni da intraprendere per migliorare la performance (realizzate dal 62% nel 2003 e da quasi il 90% nel 2011) • Ne consegue: • l’ intenzione di usare di nuovo il CAF (82% nel 2003, 86% nel 2011)

13. 11. Le attività per promuovere il CAF • Dal 2002 è in corso l’azione di diffusione del modello negli SM dell’UE sulla base di approcci definiti a livello europeo e con il supporto tecnico dell’EIPA. Sono oltre 2000 le amministrazioni utenti CAF iscritte nel database europeo e quasi 400 i casi di applicazione in Italia. • Le attività di supporto realizzate, in collaborazione con il CRCAF gestito da FormezPA: • laboratori di accompagno per l’applicazione guidata del CAF • assistenza tecnica a distanza alle amministrazioni interessate • gestione del Premio QualitàPA • definizione di versioni personalizzate nei settori giustizia, istruzione e università • attuazione della procedura europea CAF external Feedback • Sono in corso collaborazioni con altri soggetti interessati a promuovere l’utilizzo del modello

14. 12. CAF external feedback • Supportare la qualità dell’applicazione del CAF e i suoi impatti sull’organizzazione e verificare se l’organizzazione sta integrando i principi del TQM e i risultati dell’applicazione del CAF. • Sostenere il livello di motivazione e rafforzare l’entusiasmo nell’organizzazione dando visibilità alle amministrazioni che si stanno impegnando nell’avvio di percorsi di miglioramento. • Avvicinare le amministrazioni all’autovalutazione e alla valutazione esterna e promuovere la “valutazione tra pari” (peer review) e il benchlearning. • Facilitare la partecipazione delle amministrazioni che utilizzano il CAF al percorso EFQM verso l’Eccellenza. A che punto siamo • È in corso l’attività programmata per il 2011. Sono 25 le amministrazioni italiane che accederanno alla procedura entro dicembre prossimo.

15. 13. Per saperne di più sulle iniziative CAF A livello UE CAF resource centre: caf@eipa-nl.com EIPA web site: www.eipa.eu A livello nazionale Portale PAQ: www.qualitapa.gov.it CAF@formez.it