کارکردهای عمومی دفتر مدیریت پروژه

1. فصل 4 کارکردهای عمومی دفتر مدیریت پروژه • دسته بندی کارکردهای PMO • کارکردهای پروژه محور • کارکردهای سازمان محور • اهمیت کارکردهای PMO • کدام کارکردها مناسب است؟ • ریسک فعالیتهای PMO • مشکلات فعالیتهای PMO

2. کارکردهای دفتر مدیریت پروژه • کارکرد پایه: دفتر مدیریت پروژه وظیفه حفظ و توسعه دارایی‌های نامشهود سازمانی در زمینه مدیریت پروژه را بر عهده دارد. • کارکرد ضروری: به کارگیری بهترین روشها (Best Practice) های مدیریت پروژه. • سایرکارکردها: تعیین کارکردهای دفتر مدیریت پروژه در سازمان تابع سطح بلوغ مدیریت پروژه سازمان و به تبع آن سطح بلوغ دفتر مدیریت پروژه و همچنین نوع مدل مفهومی خواهد بود.

3. کارکردهای دفتر مدیریت پروژه PMO • کارکردهای • پروژه محور • کارکردهای • سازمان محور

4. کارکردهای دفتر مدیریت پروژه کارکردهای پروژه محور کارکردهای سازمان محور پروژه 2 پروژه 1 پروژه 2 پروژه 3 پروژه 4 پروژه 4 پروژه 1 پروژه 3

5. کارکردهای دفتر مدیریت پروژه • مشارکت مستقیم در مدیریت و اجرای پروژه‌ها • پشتیبانی پروژه‌ها کارکردهای پروژه محور • مشاوره و آموزش • توسعه متدولوژی مدیریت پروژه • طرح‌ریزی و انجام ممیزی پروژه‌ها

6. کارکردهای پروژه محور مشارکت در مدیریت و اجرای پروژهها

7. کارکردهای پروژه محور مشارکت در مدیریت و اجرای پروژهها

8. کارکردهای پروژه محور مشارکت در مدیریت و اجرای پروژهها

9. کارکردهای پروژه محور پشتیبانی پروژهها

10. کارکردهای پروژه محور تدوین متدولوژی مدیریت پروژه • طراحی بر اساس استانداردهای مدیریت پروژه • متناسب با نیازهای سازمان • اهداف مورد نظر از تدوین PMM • برنامه‌ریزی دقیق و کنترل موثر پروژه‌ها • افزایش بهره‌وری • ایجاد هماهنگی و کارایی در واحدهای سازمانی • فراهم کردن امکان اولویت‌بندی پروژه‌ها • امکان گزارش‌دهی کلان پروژه‌ها PMBOK متدولوژی نیست و باید تفسیر و متناسب‌سازی شود.

11. کارکردهای پروژه محور تدوین متدولوژی مدیریت پروژه مزایای بهره‌گیری از PMM • دسترسی به راهنمایی‌هایی برای انجام فعالیت‌ها به صورت یکنواخت • صرفه‌جویی در زمان ایجاد مستندات اختصاصی هر پروژه • امکان استفاده در پروژه‌های آتی • استانداردسازی Format اطلاعات • تسهیل ورود افراد جدید به تیم پروژه • برقراری ارتباط به صورت شفاف و کارآمد • ایجاد مبنای تجزیه و تحلیل • ایجاد اطمینان از مستندشدن توافق‌ها • کاهش بروکراسی • کاهش تداخل فعالیت‌ها • ایجاد روشی برای استفاده از تجارب در پروژه‌های آتی • تسهیل تولید و به کارگیری مستندات

12. کارکردهای پروژه محور تدوین متدولوژی مدیریت پروژه • تهیه الگوها • راهنمایی برای اجرای فرآیندهای مورد نظر • پشتیبانی از ابزارهای مدیریت پروژه • تعیین ابزارهای مورد نیاز محیط هر پروژه • پیاده‌سازی و نگهداری ابزارها • آموزش استفاده صحیح از ابزارها و نظارت بر به‌کارگیری آنها در سطوح مختلف • اطمینان از یکپارچگی در بهره‌برداری از ابزارها

13. کارکردهای پروژه محور ابزارهای مدیریت پروژه

14. کارکردهای پروژه محور آموزش متناسب در حوزه مدیریت پروژه • مسووليت به طور معمول بر عهده منابع انساني • مشكلات رويه معمول: • عدم تشخيص ضرورت برقراري ارتباط مستقيم مربي و سازمان متقاضي • كسب ورودي آموزش‌ها از طريق منابع انساني يا گروه آموزش و عدم تناسب با نيازهاي واقعي سازمان • عدم توجه به اطلاعات جانبي مورد نياز مربي • عدم انطباق دوره با انتظارات مخاطبان

15. کارکردهای پروژه محور طرح ریزی و انجام ممیزی پروژه • تعیین محدوده (ممیزی برای همه پروژه ها یا یک یا چند پروژه خاص) و چگونگیانجام ممیزیها (ارزیابی رسمی یا غیر رسمی). • کیفیت، کارایی و ارزش خروجیهای حاصل از فرایندها و عملکردها بر اساس استانداردها یا اهداف از قبل تعیین شده مورد سنجش قرار می گیرد. • این کار PMO را قادر میسازد تا: • مشارکت مدیریت پروژه در تحقق اهداف تجاری را پایش کند. • عملکرد ضعیف یا مشکل دار پروژه را تشخیص دهد و به آن پاسخ دهد. • نظارت بر فعالیتهای مدیریت کیفیت را انجام دهد. • بهرهگیری از استانداردهای عملی و حرفه ای را در محیط مدیریت پروژه حفظ کند. • از تطابق سیاستهای سازمانی و تعهدات قراردادی اطمینان حاصل کند.

16. کارکردهای دفتر مدیریت پروژه • مدیریت سبد پروژه • حکمرانی بر پروژهها کارکردهای سازمان محور • مدیریت ارتباط با مشتریان و تأمینکنندگان • مدیریت دانش پروژهها • تعیین سازمان و ساختار پروژهها • مدیریت منابع

17. کارکردهای سازمان محور مدیریت سبد پروژه

18. کارکردهای سازمان محور مدیریت دانش پروژه • ایجاد رویکردی برای گزارش‌دهی عملکرد پروژه • ایجاد PMIS موثر • تسهیل همکاری تیم پروژه • مدیریت فعالیت تیم‌های مجازی • استقرار مرکز اسناد، اطلاعات و دانش پروژه • ثبت تجارب، دانش و نوآوری • ایجاد یک سازمان یادگیرنده

19. کارکردهای سازمان محور حکمرانی بر پروژهها • اطمینان نسبت به تحقق اهداف پروژه در انطباق با: • جهت‌گیری‌های تجاری • استانداردهای عملیاتی • PMOنسبت به تدوین سیاستهای مدیریت پروژه، تعیین اختیارات مدیران پروژه، استقرار کمیتههای کنترل اجرای پروژهها و ایجاد هماهنگی بین کمیتههای فنی و تجاری اقدام می نماید. • این کارکرد PMO را قادر میسازد: • اختیاراتی را برای ایجاد، اجرا و اداره راهکارهای مدیریت پروژه ایجاد نماید. • اختیارات و مسئولیتهای لازم را در برابر عملکرد پروژه به مدیران پروژه اعطا کند.

20. کارکردهای سازمان محور تعیین سازمان و ساختار پروژهها • تعیین ساختار سازمانی پروژه • تنظیم ارتباط میان پروژه و سازمان مادر • مدیریت فصول مشترک سازمانی • اطمینان از همسویی پروژه و سازمان

21. کارکردهای سازمان محور مدیریت منابع • يكي از مهم‌ترين وظايف از منظر مديريت ارشد • كجا، چه وقت و چه ميزان كار اضافي / بدون تحميل فشار • مديريت سبد پروژه‌ها • ضرورت وجود يك پايگاه اطلاعاتي واحد • اهميت جدي در سازمان‌هاي بزرگ و چند لايه

22. اهمیت کارکردهای PMO Dai.et.al. 2004 96 سازمان دارای PMO

23. اهمیت کارکردهای PMO دانشگاه Quebec 500سازمان دارای PMO

24. کدام کارکردها برای PMO مناسب است؟ • ريسك پياده‌سازي كاركرد • تمايلات مديران ارشد • سطح بلوغ سازماني • انتخاب كاركردها • وضع فعلی سازمان • مأموریت اصلی سازمان • سطح سازمانی PMO • اختیارات PMO

25. ریسک فعالیتهای PMO همه فعاليتهاي نسبت داده شده به PMO كارائيها و نارسائيهايي به دنبال دارند. اكثر اين نارسائيها ناشي از مقاومت زياد در برابر مسئوليتهاي جديد اختصاص يافته به PMO هستند.

26. ریسک فعالیتهای PMO

27. ریسک فعالیتهای PMO درجه بهتر است پياده‌سازي PMO را با ريسكهاي درجه كم آغاز كرد. افزايش ريسكها ريسك كم متوسط زياد • برنامه‌ریزی ظرفیت • الگوبرداری • انتشار اطلاعات • تدوین طرح توجیهی • برنامه‌ریزی استراتژیک برای مدیریت پروژه • مستندسازی تجارب گذشته • بهبود مستمر • گزارش شکست عملکرد • مشاوره • تدوین استانداردها • آموزش • مدیریت ذی‌نفعان

28. مشکلات فعالیتهای PMO • شمار نفرات (منافع PMO و تمايل به افزايش نفرات براي افزايش منافع) • خستگي (استفاده چرخشي) • تمركز بيش از حد بر كار مبتني بر كاغذ (توليد مستندات) • تغييرات ساختار سازماني (كشمكش در حوزه اختيارات و مسووليت‌ها) • تلاش براي ارايه خدمات به تمام سازمان و عدم توجه به محدوديت‌هاي ناشي از: • ارزش پروژه • دوره زماني پروژه • پيچيدگي پروژه • حساسيت پروژه • ريسك‌هاي پروژه