Kontraksmodulen i 360°

1. Kontraksmodulen i 360° Katrine Holm - Rådgiver Espen Nergaard - Selger 10.09.2014

2. Agenda • Introduksjonav oss og Public 360 • Datamodellen • Brukerflater • Kort introduksjon av kontraktsmodulen • Hva får man i modulen? • Demo av modulen • Sakstyper • Kontrakter og avtaler • Søk og gjenfinning: web-parts • Konklusjon • Gevinster • Hvordan implementere modulen?

3. Informasjonshåndtering i kjente brukergrensesnitt PROSJEKT SAK KONTAKT AKTIVITET DOKUMENT EIENDOM

4. Demo • Kort gjennomgang av brukerflater • Outlook • Office • Webgrensesnitt • Mobile enheter

5. Kontraktsoppfølging - Hva er dagens utfordringer? • Oversikt? • Oppfølging? • Tilgangskontroll? • Versjons- og revisjonskontroll? • Endringshåndtering og tillegg • til kontrakten? • Maler og prosesser?

6. Overordnet – hva får man i modulen? • Et felles arkiv for alle typer kontrakter • Ha oversikt over leverandører, kunder og kontaktpersoner hos disse • Ta vare på historikk og all korrespondanse knyttet til kontraktens livssyklus • Skanne og arkivere signerte kontrakter • Bli varslet om forfall når kontraktsperioden nærmer seg utløp • Godkjenne dokumenter • Tilgang til riktig og gyldig versjon/revisjon av kontrakter • Behandle endringer og tillegg • Mulighet for felles maler for dokumenter

7. 360° Kontraktshåndtering – hva ligger i modulen? Saksmappe for Anskaffelse og Leveranse Dokument for kontrakter med felter for oppfølgning «WEB Deler» gir enkel oversikt og kontroll for kontraktoppfølgning

8. 360° kan håndtere all informasjon i kontraktens livsløp • Foranledningen til en kontrakt vil gjerne være en anskaffelse/forhandlings prosess som fører fram til en avtale. • Deretter går man over i en leveranse og overvåkingsfase før man gjerne skal endre eller fornye avtalen KGV 360° Kontraktsmodul

9. Demo • Demonstrasjon av kontraktsmodulen

10. Praktisk implementering – noe å tenke på Kontroll med 360° Kontraktshåndtering • Justere / konfigurere felt og kodeverdier • Definere regler for tilgangskontroll • Importere/registrere eksisterende kontrakter • Etablere rutiner for registrering /skanning

11. Gevinster Kontroll med 360° Kontraktshåndtering • Avrop • Omsetning • Hente info. fra • Økonomisystem • Tilgjengelig • for alle ansatte • Informasjonsdeling • med ekstern • kontraktspart Samhandling • Frister – utløp, milepæler • Korrespondansen rundt Kontraktene • Mine kontrakter / min avdelings kontrakter • Revisjon av Kontrakter Forvalte Kontrakter • Et felles elektronisk kontraktsarkiv • Tilgangskontroll • Historikk TENK STORT, MEN START MED DET GRUNNLEGGENDE Ta vare på Kontraktene

12. Hvordan implementerer man modulen? • Lisenskostnad: • 17 000 kr inkl. mva • Oppsett/konfigurasjon: • 1 dag arbeidsmøte • 6 t konfigurasjon • 1 dag opplæring/kurs • Send en bestilling/epost til Jorunn Næss: jorunn.nass@software-innovation.com eller ring Espen på 95 90 48 96 • Katrine/rådgiver vil kontakte dere for å avtale tidspunkt for implementering

14. Oppsummering av 360° Kontraktshåndtering • 360° Kontrakts håndtering er et prosesstøtte verktøy som gjør at brukerne kan dokumentere relevant informasjon under hele kontraktens livssyklus. • Komplette saksmapper på anskaffelsen og leveransen • Alle dokumenter i saken : Korrespondanse, epost, kontrakt, merknader • Dokumenterer møter og andre aktiviteter • Fremdriftsplaner gir informasjon om prosessen og milepæler • Endringshåndtering i leveransen • Ett felles kontrakts arkiv • Ferdige WEB Parts til rollebaserte skrivebord for oppfølgning • Tilgang til siste gyldige kontrakt inkl. rettighetsstyring • Effektiv oppfølgning av kontraktene: Utløpstid, kontraktsparter, Internt ansvarlige, historikk • Revisjonshåndtering dersom man har egne kontraktsmaler

15. Kontraktsmodulen i 360° • En sakstype • Et dokumentbibliotek med flere metadata • Bruk av webparts ut på skrivebord • Bruk av søk • Bruk av forløpsmal /progress plan • Bruk av sjekklister

16. Metadata på ny den nye sakstypen • Sakstype • Anskaffelse / Leveranse • Sakskategori • Innkjøp • Leveranse • Innkjøpsnivå • Under 200.000 • 200.000 – 500000 • 500.000 – 1.000.000 • Over terskelverdi • Fase • Utredning/spesifikasjon • Forespørsel sendt • Evaluering • Forhandlinger • Kontrakt undertegnet • Ferdig

17. Dokument bibliotek (Contract) – dokument typer • Kontrakt • Rammeavtale • Support og vedlikeholdsavtale • Leieavtale • Driftsavtale • Innkjøpsavtale • Assistanseavtale • Oppdragsavtale • Intensjonsavtale • Oppdragsbeskrivelse

18. Tilleggsfelt • Avtaletype • Generell avtale • Produksjonsavtale • Lisensavtale • Leasingavtale • Revisjonsperiode • Kvartalsvis • Halvårlig • Årlig • Manuelt • Neste revisjon • Utløpsdato • Fagansvarlig

19. Tilgengelige web-deler for kontraktsoppfølging • Kontrakter i min avdeling • Mine kontrakter • Mine kontrakter som fagansvarlig • Mine kontrakter til oppfølging • Utløpsdato eller revisjonsdato innen neste 30 dager • Mine åpne anskaffelsesaker • Åpne anskaffelsesaker i min avdeling

20. Sjekklister – eksempel på forløpsmal på anskaffelse • Fase 1 • Sjekk innhold i alle kontor • Sett opp inventarliste • Fase 2 • Send ut ønske/forespørsel til alle ansatte • Motta og sammenfatt alle ønsker/krav • Fase 3 • Send forespørsel til leverandører • Alle forespørsler mottatt • Fase 4 • Velg leverandør • Bestill varer

21. Avklaringspunkter • Hvilke typer kontrakter har dere? ( f.eks vedlikeholdsavtale, rammeavtale, innkjøpsavtale • Hvor arkiveres kontraktene i dag? (papirarkiv, filserver) • Hvor dokumenteres prosessen for en anskaffelse frem til signert kontrakt? • Er det etablert rutiner for anskaffelser og arkivering av kontrakter / avtaler? • Er dagens kontrakter åpent tilgjengelig for alle internt? • Har dere egne konktraktsmaler?

22. Avklaringspunkter

23. Avtaletyper opprettet i WS • Bidrags-ogoppdragsavtale • Innkjøpsavtale • Interne avtaler • Leieavtale • Samarbeidsavtale

24. Avklaringspunkter • Er det behov for tilgangsstyring (tilgangsgrupper) i kontraktsarkivet? • Tilgangsgruppe opprettes av HIOA • Er det aktuelt å definere dokumentmaler i kontraktsarkivet? • Ikke avklart • Nummerering av kontrakter: standard eller tilpasset nummermaske (tilpasset ca. 4 t). • Standard • Det bør lages en rutine som dokumenterer hvordan en anskaffelsesprosess skal dokumenteres i 360° frem til signert kontrakt.