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花蓮縣政府

公文線上簽核推廣 承辦人員教育訓練. 花蓮縣政府. 電子公文線上簽核資訊教育訓練. 課 程 大 綱. 專 案 說 明. 專案緣起. 配合行政院研考會電子公文節能減紙政策，在現行公文系統上搭配自然人憑證建置線上簽核機制，規劃建置以 縣府為中心 ，集中式的線上簽核公文管理系統，提供市內各級機關公文管理整合服務。. 專案目標. 一、提供不同陳核層級處理流程版本，提供縣府與各級機關與鄉鎮市 公所公文簽核應用系統 。 二、整合公文電子交換並結合線上簽核機制提供公文相關表單功能。 三、系統導入 ( 教育訓練與上線輔導 ). 系統導入說明. 專案導入期程.

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Presentation Transcript

  1. 公文線上簽核推廣 承辦人員教育訓練 花蓮縣政府

  2. 電子公文線上簽核資訊教育訓練 課 程 大 綱

  3. 專 案 說 明 專案緣起 配合行政院研考會電子公文節能減紙政策，在現行公文系統上搭配自然人憑證建置線上簽核機制，規劃建置以縣府為中心，集中式的線上簽核公文管理系統，提供市內各級機關公文管理整合服務。 專案目標 • 一、提供不同陳核層級處理流程版本，提供縣府與各級機關與鄉鎮市 • 公所公文簽核應用系統 。 • 二、整合公文電子交換並結合線上簽核機制提供公文相關表單功能。 • 三、系統導入(教育訓練與上線輔導)

  4. 系統導入說明 • 專案導入期程

  5. 系統規劃說明 • 系統介紹

  6. 系統規劃說明 • 系統介紹 公文整合資訊系統 http://gdms.hl.gov.tw/ 使用帳號、密碼登入 帳號：由系統維護人員建立 密碼：6~10碼(含英、數字) 公文管理系統 公文管理/檔案管理/憑證管理

  7. 專 案 說 明 - 專案範圍 • 系統範圍 公文整合資訊系統 檔 案 管 理 作 業 系 統 維 護 作 業 承 辦 人 作 業 主 管 作 業 稽 催 管 制 作 業 文 書 作 業 花蓮縣政府 應用軟體共享 硬體資源共構 oo公文製作編輯軟體 二級機關 縣政府 一級機關

  8. 公文線上簽核說明 -什麼是公文線上簽核? 什麼是公文 線上簽核 ??

  9. 公文線上簽核說明 -什麼是公文線上簽核? 公文線上簽核─ 將機關內人工傳送的公文以電子方式在網路作業環境下，進行線上傳遞、簽核工作，或稱網路簽核公文。 (文章出處:經營決策論壇/53期/2008.8月 專訪行政院研考會 副主任委員 宋餘俠)

  10. 公文線上簽核說明 -決定公文線上簽核的因素 哪些公文要做線上簽核??

  11. 公文線上簽核說明 -決定公文線上簽核的因素 公文適用線上簽核條件 • 公文本文+附件頁數合計為10頁以內（含10頁） • 保存年限5年以內(含5年) • 附件檔案小於10M • 不適用併案公文

  12. 公文線上簽核說明 -決定公文線上簽核的因素 ※符合下列任一情況，不適用線上簽核！！ • 府一層決行公文 • 需會辦外機關公文 • 專案列管件 如立法委員質詢案件、監察案件、人民申請案件 • 、人民陳情案件、訴願案件 • 需蓋用印信 (如大印、關防)公文─例如所有人事表單 • 密件公文(含招標文件) • 會計憑證相關公文 • 附件為實體公文 如：獎狀、設計圖、採購招標文件、 • 立約商履約保證金保管憑証 …等 • 公文案情複雜 依公文複雜程度，由承辦人決定該公文是否使用線上簽核

  13. 公文線上簽核說明 -紙本與線上簽核作業差異說明 紙本+電子化公文處理 印出紙本 電子來文 紙本作業方式 完整紙本公文 紙本來文 完整電子化資訊 線上簽核方式 電子來文 紙本作業方式 紙本批核 流程點記錄 紙本檔案 紙本文傳遞 線上簽核 方式 線上簽核 流程點記錄 電子檔案 數位檔案傳遞 +簽核點紀錄與軌跡

  14. 公文線上簽核說明 -差異說明 線上簽核，會有哪些改變？

  15. 公文線上簽核說明 -線上簽核流程（收發版） • 文書不需將線上 簽核公文列印紙本交由承辦人員 • 承辦人與一、二層主管可執行線上簽核 • 線上簽核決行公文直接將發文/存查公文送文書、檔案室 • 紙本簽核決行公文維持現有作業模式執行發文，統一送文書 分文 線上擬簽、創稿 文書 承辦人 會辦/陳核 會辦 分文 線上批示、決行、文稿修改、退件 受會單位主管 單位主管、 一層主管 文書 發文 存查 檔案室 承辦人

  16. 如何進行公文線上簽核 - 環境準備 公文線上簽核需要有哪些準備？ 1.讀卡機 縣府提供各級機關、學校使用之讀卡機 (除各公所、各分局及花蓮地政以外，其餘各機關請上網至http://ra.hl.gov.tw填報上線前統計） 2.自然人憑證 戶政事務所可辦理批次申辦及核發，申辦費用每張275元 ，辦理時程約5~7工作天。 內政部核發之自然人憑證5年有效期，憑證到期者可免費 展期3年。

  17. 登入頁面說明 -登入系統 正式機 http://gdms.hl.gov.tw/ 測試機 http://gdmstest.hl.gov.tw/ 使用帳號、密碼登入 帳號：由系統維護人員建立 密碼：6~10碼(含英、數字) 測試機帳號密碼 承辦人 c123456789/a12345 主管 d123456789/a12345

  18. 系統介面圖示說明

  19. 如何進行公文線上簽核 -情境模擬講解 承辦人作業 一、系統安裝與環境設定 二、公文製作預設項目設定 三、創稿、創簽擬稿(以紙本作業說明) 四、來文公文處理(以線上簽核作業說明) 五、線上簽核公文清稿、發文或存查 六、一文多稿、先簽後稿 七、檔案借調

  20. 系統安裝與環境設定 請至公文下載區下載下列相關安裝程式: (1)安裝 OO30_花蓮版.exe (2)安裝oo_install.exe:包含下列各項軟體:

  21. 系統安裝與環境設定 (2-1)自動顯示java軟體安裝 (2-3)自動開啟註冊元件網頁，完成後會自動關閉 (2-2)自動顯示中華電信HiCOS憑證 軟體安裝

  22. 系統安裝與環境設定 (3).登錄公文管理系統:請輸入帳號、密碼

  23. 系統安裝與環境設定 首次登入公文管理系統時會出現下列設定 點選解除封鎖

  24. 系統安裝與環境設定 環境變數設定 請點選『是』 環境設定完成後，請點選『是』將電腦重新開機

  25. 系統安裝與環境設定 (5).進入公文製作系統會出現下列相關設定: 系統自動更新下載OO(open office)相關參數設定

  26. 公文製作預設項目設定 (1).設定發文機關: 請登入公文管理系統並點選『繕打新公文製作- 線上簽核』選擇範本(函) > 確定

  27. 公文製作預設項目設定 首次登入公文製作系統會出現發文機關設定； 請依貴單位點選 > 確定

  28. 公文製作預設項目設定 (2)設定值項目設定:點選『設定值設定』 檢查或設定承辦人名稱、聯絡地址、電話等基本資料是否正確。

  29. 公文製作預設項目設定 (3)公文製作編輯 畫面說明:

  30. 創稿、創簽擬稿 公文製作主要有三種類型可供選擇 : (1) 紙本簽核 :用於一般紙本取號之公文製作 (2) 線上簽核 :可於線上簽核作業之公文製作 (3) 離線製作 :只供繕打但不需取號之公文製作(如便簽)

  31. 創稿、創簽擬稿 (1)於公文管理系統點選公文製作:繕打新公文-紙本簽核 (2)選擇並新增開啟範本 ※ 新增:開新公文範本 ※ 例稿創新稿:開啟舊檔 (使用『另存文稿』儲存之公文檔案)

  32. 創稿、創簽擬稿 (3)輸入內容: 檢查發文機關、地址、承辦人等資訊是否正確。輸 入主旨說明(必填欄位)、密等設定…等

  33. 創稿、創簽擬稿 (4)檔號及保存年限設定(必填欄位): 於文稿中點選『檔號』> 顯示檔號編輯畫面 > 輸入年度、分類號、保存年限 > 確定

  34. 創稿、創簽擬稿 (5)設定正副本資訊:如副本需含附件可選擇含附類型 (6)公文內容輸入完畢後點選『取號』，取得正式公文號

  35. 創稿、創簽擬稿 (7)附件管理:如有附件需夾帶(電子檔)，點選附件管理 > 瀏覽 >選擇檔案 > 開啟 > 加入 。 ※如為實體附件請選擇媒體形式、附件數量、附件單位

  36. 創稿、創簽擬稿 (8)會辦設定:點選簽稿中會辦單位，選擇會辦單位 (兩個單位以上需填寫簽稿會核單)。

  37. 創稿、創簽擬稿 (9)修改上傳：已取號之公文如再次修改公文內容可從公文 管理系統中承辦處理匣點選『公文簽稿資訊』圖示進入編輯公文文稿。編輯完畢後點選『修改上傳』，系統將會更新所編輯之公文 公文製作主機儲存。

  38. 創稿、創簽擬稿 (10)列印簽稿(紙本送陳核、會辦):點選上方工具列 『列印』> 選擇印表機 > 確定

  39. 創稿、創簽擬稿 (11)稿轉函預覽:點選上方工具列『稿轉函預覽』 按鈕＞ 預覽 > 確定 選擇稿轉函類型： • 信封開窗紙本函　 - 印出機關地址 • 信封不開窗紙本函 – 不印出機關地址 • 電子發文函 – 不印出機關地址與署名

  40. 創稿、創簽擬稿 選擇稿轉文類型後即預覽顯示 正式公文資料 (12)公文交換匯出列印: 點選上方工具列 『公文交換匯出列印』 如要列印紙本公文請勾選 『紙本公文列印』。 如要電子交換請勾選『電子交換』

  41. 創稿、創簽擬稿 • 紙本列印 • 電子交換匯出

  42. 創稿、創簽擬稿 (13)發文與存查:已決行公文可於公文管理中點選 『公文文號』 > 選擇發文(送至總發文)或 存查(送至檔案室) 顯示發文或存查作業視窗 > 檢查公文資訊及輸入數量 > 儲存 > 即送至發文或檔案室人員

  43. 來文公文處理 (1) 來文函覆開啟公文製作系統: 於公文管理系統點選所要函覆辦理之公文

  44. 來文公文處理 (2) 開新公文 > 選擇範本 > 函 > 開啟 ※ 新增:開新公文範本 ※ 例稿創新稿:開啟舊檔 (使用『另存文稿』儲存之公文檔案)

  45. 來文公文處理 (3)輸入內容:輸入內容:檢查發文機關、地址、承辦人等資訊是否正確。輸入密等設定、檔號(必填欄位)、 主旨說明(必填欄位)、決行層級設定(必填欄位)…等

  46. 來文公文處理 (4)設定正副本資訊:如副本需含附件可選擇 含附類型 (5)公文內容輸入完畢後點選『修改上傳』，將所編輯之 公文內容自動更新至公文製作主機儲存

  47. 來文公文處理 (6)附件管理:附件夾帶(電子檔)，點選附件管理 > 瀏覽 >選擇檔案 > 開啟 > 加入

  48. 來文公文處理 (7)會辦設定:點選上方工具列『會辦單位』，點選所要會辦之單位 > 加入 > 確定 ※ 如貴機關無平行單位請勿選『平行』

  49. 來文公文處理 (8)傳送:點選上方『傳送』按鈕送至下一流程(陳核或會辦) 此時會跳出憑證驗證畫面請輸入自然人憑證PIN碼

  50. 線上簽核公文清稿、發文或存查 主管簽核後點選『公文簽稿資訊』進入公文製作系統檢視公文 (1)檢視簽核表:陳核主管後請點閱工具列『簽核表』可查看 主管簽核意見紀錄

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