Sisältö

1. Opetushallituksen kansallisten tietojärjestelmien käyttö- ja kapasiteettipalveluiden hankinta Dnro: 29/021/2011 Tarjouspyynnön esittelytilaisuus 1.12.2011

2. Sisältö Taustaa

3. Opetushallitus pähkinänkuoressa • Opetushallitus • Opetushallitus on opetuksen kehittämisvirasto. Se vastaa esi- ja perusopetuksen, aamu- ja iltapäivätoiminnan, lukiokoulutuksen, ammatillisen peruskoulutuksen, aikuiskoulutuksen, vapaan sivistystyön (mm. kansanopistot, opintokeskukset, kesäyliopistot) sekä taiteen perusopetuksen kehittämisestä. • Opetushallitus laatii perusopetuksen ja lukiokoulutuksen opetussuunnitelmien perusteet, ammatillisten tutkintojen ja näyttötutkintojen perusteet sekä kehittää koulutusta erilaisin hankkein. • Virasto tekee oppimistulosten arviointeja ja osallistuu koulutuksen tuloksellisuuden kehittämiseen. • Opetushallitus koordinoi koulutuksen tietoverkkoja ja tietopalveluja, tuottaa koulutuksen indikaattoreita ja ennakointitietoa, kerää tietoa opetustoimen rahoitusjärjestelmästä sekä julkaisee koulutusoppaita. • Virasto ylläpitää toisen asteen, ammattikorkeakoulujen ja yliopisto-jen opiskelijavalintarekisteriä, järjestää kielitutkintoja, järjestää ja rahoittaa jatkokoulutusta opettajille sekä muulle koulutoimen henkilöstölle, vastaa ul-komaisten tutkintojen tunnustamisesta sekä kehittää ja tuottaa oppimateriaalia.

4. Hankinnan taustaa • Opetushallitus ja sen toimintaa ohjaava opetus- ja kulttuuriministeriö ovat kehittämässä kansallisia oppijan palveuita • Opetushallitus on uusimassa kansallisia tietojärjestelmäpalveluitaan. Palvelukokonaisuus syntyy vaiheittain vuosien 2012 – 2014 välisenä aikana • Uudet palvelut asennetaan uuteen käyttö- ja kapasiteettipalveluympäristöön • Uuteen käyttö- ja kapasiteettipalveluympäristöön (tuotanto-, testi-, koulutus- ja kehitysympäristöt) otetaan kansallisia palveluita käyttöön vaiheittain

5. Keskitetyt oppijan palvelut

6. Sisältö Hankinnan kohde

7. Kilpailutettava kokonaisuus Lisäpalvelut (optio): Täydentävät asiantuntijapalvelut Palvelun käyttöönotto Palvelinten käyttöpalvelut Palvelinkapasiteetti Konesalikapasiteetti

8. Hankinnan kohde • Opetushallitus kilpailuttaa tässä hankinnassa seuraavat ICT-palvelinalustan käyttö- ja kapasiteettipalvelut • Palvelinalustan valvonta- ja hallintapalvelut • Palvelinalustan varmistuspalvelut • Palvelinalustan ns. alustaohjelmistojen tekninen ylläpito (=infraohjelmistojen käyttöpalvelu) • Konesalitila ja sen hallinta vuokrapalveluna • Kapasiteettipalvelut, kuten palvelinkapasiteetti sekä näitä täydentävä tallennus ja varmistuskapasiteetti sekä ratkaisun edellyttämä tietoliikennekapasiteetti • Kyseisten palvelujen käyttöönotto • Kyseisiä palveluja täydentävät tai kehittävät asiantuntijapalvelut

9. Hankinnan tavoitteet • Tavoitteet • Luodaan vakaa ja kehittyvä ICT-infran alusta kehittyville kansallisille oppijan palveluihin • Luodaan luotettava alusta, joka skaalautuu käyttövolyymien mukaan • Saadaan joustavuutta kansallisten palvelujen kehittämisen ja ylläpidon tehtäviin • Varmistutaan palvelujen kustannustehokkuudesta • Varmistutaan reagointikyvystä nopeasti ilmaantuviin ja muuttuviin tarpeisiin

10. Sisältö Tarjouspyynnön rakenteelliset seikat

11. Tarjouspyynnön tavoitteet • Tarjouspyyntö ja sen rakenne on laadittu seuraavia tavoitteita silmälläpitäen • Opetushallitukselle pystytään hankkimaan hankintamääräysten mukaisesti, tehokkaasti ja viivytyksettä sen tarpeiden mukainen palvelu- ja ratkaisu/kumppanikokonaisuus, jonka kustannukset ja laatu on mahdollisimman kattavasti määritetty ja joka joustaa sen tarpeen mukaisesti • Tarjouspyynnön vaatimukset ovat niin kattavat, että ne aidosti asettavat tarjoajien palvelut samalle viivalle vertailtavaksi • Hinta eri komponenteille pyritään saamaan selville mahdollisimman pitkälle jo puitejärjestelyvaiheessa • Tarjouspyynnöllä pyritään lyhentämään merkittävästi sopimuksen solmimiseen kuluvaa aikaa • Saadaan yksityiskohtainen kuva, mitkä vaatimukset ja toiminnot sisältyvät tarjottuun hintaan

12. Hankintasäädösten reunaehdot • Tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu • Laki julkisista hankinnoista lähtee siitä, että kaikkia tarjoajia kohdellaan kaikissa tilanteissa tasapuolisesti ja syrjimättä • Tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun tuomia reunaehtoja • Käytännössä hankintalain tulkinta tuo hyvin tarkkoja rajoitteita hankintayksikön kilpailutustoimintaan • Ainoastaan tarjouksissa määräaikaan mennessä tulleet asiat, jotka koskevat juuri tässä tarjoamaanne palvelua voidaan ottaa huomioon  laatikaa tarjous huolellisesti • Tarjouksia ei voi pyytää täydentämään muuten kuin tarjouspyynnössä olevan virheen johdosta • Emme voi huomioida ”yleisesti tiedossa olevia hyviä menetelmiänne, osaamistanne jne.” – asiat tulee löytyä tarjouksesta • Käykää läpi tarkasti, että olette vastanneet tarjouspyynnössä vaadittuihin asioihin ja toimittaneet vaaditut liitteet (ks. erityisesti tarjouspyynnön liitteet 4 ja 5), hankintayksikön lakisääteinen velvollisuus on hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia

13. Tarjouspyynnön rakenne • Tarjouspyyntö • Liite 1, Ohjeet • Liite 2, Hankinnan kohteen määrittely • Liite 2.1, KSHJ-hankesuunnitelma • Liite 2.2, Oppija-hankesuunnitelma • Liite 2.3, Opetushallituksen käyttämän teknologia-arkkitehtuurin kuvaus • Liite 2.4, Palvelinlaitteistot – laskennallinen • Liite 2.5, Käyttöympäristökuvaus • Liite 3. Tarjoajan soveltuvuutta ja tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuutta koskevat vaatimukset (täytettävä ja palautettava sekä allekirjoitettava) • Liite 4. Vaatimukset (täytettävä ja palautettava vastauslomake, xls) • Liite 5. Hintalomake (täytettävä ja palautettava vastauslomake, xls) • Liite 6. Sopimusmalli liitteineen (hyväksyttävä sellaisenaan)

14. Vertailukriteerit ja painoarvot

15. Sisältö Vastausohjeita

16. Vastausohjeita • Lukekaa Liite 1, Ohje huolellisesti ja noudattakaa sitä • Vastatkaa soveltuvuus- ja tarjouspyyntöliitteeseen 3 ja palauttakaa se allekirjoitettuna • Muistakaa laittaa vastausrasti kaikkien rivien kysymyksiin • Älkää laittako tarjoukseenne jotakin standardia ”muita sopimusehtoja” –kohtaa, jossa ilmoitetaan, että varsinaisessa sopimuksessa käytetään toimittajan omia ehtoja • Tarjouspyynnössä on mukana kohtuullisen kattava sopimusmalli, jotta tarjoajat saadaan myös sopimusehdoiltaan samalle viivalle • Älkää liittäkö tarjoukseenne yleisiä hinnastoja vaan kootkaa hinnat suoraan valmiiseen hintalomakkeeseen – käyttäkää tarpeen mukaan niitä sinisiä kohtia

17. Vastausohjeita • Vastatkaa vaatimusliitteeseen 4 huolellisesti ja perustellen • Vastauksia voidaan täydentää tarkentavilla liitteillä, mutta vastaus ja sen selkeä perustelu pitää kuitenkin kirjoittaa ko. lomakkeeseen • Muistakaa kuvata juuri OPHlle tarjottavan palvelun ominaisuuksia – ei standardeja ominaisuuksia, jotka eivät itse asiassa sisälly ilmoittamaanne hintaan • Muistakaa, mitä tarkoittaa kyllä, osittain, ei • Vastatkaa kaikkiin ns. suljettuihin kysymyksiin selvästi kyllä, osittain tai ei • Kyllä-vastauksissa ei huomioida reunaehtoja tai lievennyksiä • Kyllä-vastaus tapauksessa, jossa se sisältää vaatimuksia tai reunaehtoja on tarjouspyynnön vastainen tapa vastata • Vertailuhinnan tulee sisältää kaikki Kyllä-vastatut tehtävät tms. sekä ne tehtävät, jotka olette kuvanneet sisältyvän Osittain-vastauksiin • Vastausten selittävä osa on keskeinen vertailuperuste • Tarjoajan tulee pystyä kyllä, osittain tai ei-vastauksensa perään kuvaamaan ymmärrettävästi ja vakuuttavasti, miten se käytännössä tässä nimenomaisessa toimituksessa ko. vaatimuksen toteuttaa • Täydentäkää tätä vielä tarvittaessa tarjouksen liitteillä. Viitatkaa näihin vastauksessa • Tässä arvostetaan kattavuutta ja erityisesti OPHn tarpeet huomioivia kuvauksia

18. Vaatimuksista ja arvioinnista • Pakolliset vaatimukset • Pakolliset V1-vaatimukset ovat aidosti pakollisia. Ne tulee kaikki täyttää (= vastata kyllä). Nämä pisteytetään ja otetaan huomioon laatuarvioinnissa. • Selvitykset • Varsinaisten vaatimusten lisäksi tarjoajilta pyydetään erilaisia kuvauksia ja selvityksiä • Molemmat otetaan yhtä lailla huomioon vertailussa • Laatuarvioinnista • Huomatkaa, että laatuarviointi toteutetaan ns. kouluarvosanoin ja koulusta tutuin arviointiperiaattein. Paraskaan tarjous ei välttämättä saa laatuarvosanaksi 10 • Laatuarvio annetaan vertailukriteereittäin ja painotetaan painotettuna keskiarvona ilmoitettujen painoarvojen mukaisesti

19. Hintaliite • Hintaliite kokoaa hinnat • Täyttäkää sekä yksikköhinnat että sopimuskauden ns. vertailuhintataulukko • Huomatkaa, että excel-pohjassa on useita hintavälilehtiä • Kuvatkaa ALV 0 –hinnat. • Hintaliitteen kattavuus • Mikäli ette ole kuvanneet jotakin osaa, ominaisuutta tai tehtävää erikseen hinnoiteltavaksi JA kuvanneet tätä hintaa hintaliitteeseen JA sisällyttäneet sitä vertailuhintaan, tämä komponentti katsotaan kuuluvan toimituksen perushintaan ilman erillisveloitusta • Älkää muuttako hintaliitteen kaavoja. Vastatkaa sinisiin soluihin • Jos huomaatte virheen, ilmoittakaa OPH:lle, joka korjaa taulukon. • Tekstissä näkyvä kaava on ensijsijainen • Hintasoluun voi kirjoittaa hinnaksi myös 0 € • Hintaliitteen volyymit ovat laskennallisia, perustuen tämän hetken parhaaseen arvioon. Tarjoajien tulee sopeutua muutoksiin.

20. Hinnoista • Tarkistakaa hintanne vähintään NELJÄÄN kertaan • Tämä menee kiusallisen usein pieleen • Tarkistakaa ainakin: • Hinta todella vastaa vaatimusliitteeseen kuvaamaanne ratkaisua / palvelua (ei jotain riisuttua versiota) • Vertailuhinnan hinnat voidaan aidosti ja todistettavasti (tätä voidaan joutua kysymään) pystyä johtamaan SUORAAN ilmoittamistanne yksikköhinnoista yksinkertaisella matemaattisella kaavalla • Yksikköhinnat on tulkittu oikein (jos annatte tuntihinnan, kun pyydettiin päivähintaa, niin tätä ei voi enää jälkeenpäin korjata) • Vertailuhintakin on kokonaan tarjoajan vastuulla. Jos automaattiset osuudet eivät mielestänne huomioi kaikkia palvelunne hintoja, kuvatkaa lisähinnat sinipohjaisiin kenttiin •  Jos on epäselvää, niin kysykää, älkää omin päin tulkitko, että ”laitetaan se halvempi vaihtoehto” •  Tarjoaja yksin vastaa omista hinnoistaan ja hintoja ei voi tarjouksen jättämisen jälkeen enää täsmentää tai muuttaa

21. Muuta huomioitavaa • Liittäkää tarjoukseen sekä tulostettu että sähköisessä muodossa oleva tarjous • Ristiriitatilanteissa kirjallinen versio pätee. Ristiriitatilanne tarkoittaa sitä, että paperiversiossa on eri vastaus kuin sähköisessä • Huomatkaa, että liite 3 tulee palauttaa täytettynä ja allekirjoitettuna • Tämä toimii myös tarjouksen tarkistuslistana • Muistakaa jättää tarjous ajoissa • Myöhästyneitä tarjouksia ei voida käsitellä • Tarjouspyyntölomakkeita ei saa muuttaa • Poikkeus: jos jossakin vastauslomakkeessa (Liite 4) ”kyllä, osittain, ei” –vastauskohdasta puuttuu teknisestä virheestä johtuen valmiit vaihtoehdot, tämän saa korjata kopioimalla ko. vastaussolun toimivasta kohdasta.

22. Kysykää, älkää itsenäisesti tulkitko • Tarjouspyyntö on pyritty laatimaan niin hyvin kuin on osattu • Tämä ei valitettavasti tarkoita välttämättä kuitenkaan sitä, että se olisi kaikilta osiltaan kristallinkirkkaan selkeä tai ettei siinä voisi olla virheitä (ks. Jäljempänä) • Jos mielestänne tarjouspyynnössä on virhe, kysykää tästä kysymyskierroksella kirjallisesti • Esim. epäselvä tai ristiriitainen vaatimus tai ohje, virheellinen vaatimus, keskeneräinen kohta / lause tms. • Kysymykset tarjouspyynnön mukaisessa aikataulussa