Pietari Brahen rotaryklubi 26.1.10 LEO ILKKO

1. Tietotekniikka Klubihallinnon tukena Pietari Brahenrotaryklubi26.1.10LEO ILKKO 2009 / MKa

2. Tietovirtoja Kirjeet ja laskut RI SR Klubipressa / kuvernööri Sihteeri Jäsenistö Rahastonhoitaja

3. Miten hallitset kubisi tietovirtoja ? Näinkö .. vai näin ?

4. Tietotekniikka ja sähköinen viestintä Tietotekniikan ja sähköisen viestinnän hyväksikäyttö ovat voimakkaassa kasvussa rotarymaailmassa • Internet on tehokkain väline ajantasaisen rotarytiedon hankintaan • Rotarypiirejä ja klubeja kehoitetaan avaamaan omat nettisivut, sekä käyttämään sisäisessä viestinnässään sähköpostipalveluita sekä sähköisiä pikaviestimiä Tavoitteena tehokas viestintä ja hallintorutiinien keventäminen

5. Tietotekniikka ja sähköinen viestintä Sähköposti Sähköpostin käyttö klubin sisäisessä viestinnässä Klubien tavoitettavuus sähköpostin välityksellä (kuvernöörin kuukausikirjeet, Rotarytoimiston tiedotteet jne.) Klubin nettisivut Tarkoitettu omille jäsenille, vieraileville ja ulkopuolisille. (viikko-ohjelmat, projektit, yhteystiedot ..) Palvelevat myös Rotaryn tunnetuksi tekemistä Tällä hetkellä n. 90 % Suomen klubeista on omat nettisivustot

6. Rotaryn tietojärjestelmäkartta Huom: Eivät integroidu keskenään RI SR Klubit japiirit SR:n Webbipalvelut www.rotary.fi RI:n kotisivut www.rotary.org Webbisivustot: • SR • Piirit • Klubit On-Line Jäsentietojärjes-telmä Rotary Member Access Sähköposti • SR • Piirit • Klubit

7. Perustehtävät ja tietojärjestelmät klubien kannalta Puolivuotisraportit heinäkuussa ja tammikuussa Läsnäoloraportit kuukausittain Uudet klubivirkailijat joulukuussa SR:n Matrikkelitietojen päivitys tammikuussa RI Official Directory tiedot joulukuussa Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen jatkuva ylläpito Suomen Rotary Jäsentietojärjestelmä Rotary International Member Access

8. RI:n nettisivut www.rotary.org RI:n nettisivut www.rotary.org Sisäänmeno kaikille RI:n verkkopalveluille. Valtava rotarytietouden lähde. Paikoitellen amerikkalaisen kulttuurin leima, suodata kansallisella suodattimella.

9. RI / Rotary Member Access (MAP) Klubeilla (pesidentti ja sihteeri) ja kuvernööreillä on mahdollisuus (jopa välttämättömyys) liittyä RI:n klubi- ja jäsenistötietojen hallintajärjestelmään. Kuvernöörillä on vain oman piirinsä tietojen lukuoikeus. Järjestelmän suomen- ja ruotsinkieliset kieliset rekisteröitymis- ja käyttöohjeet löytyvät SR:n nettisivuilta.

10. RI Member Access- toiminnot • Rotaryklubit (presidentti, sihteeri) • Jäsen- ja klubitietojen päivittäminen juoksevasti • Kunkin seuraavan rotaryvuoden presidentin ja sihteerin tietojen päivittäminen Official Directory:a varten • Puolivuotisraportin (SAR) jäsentietojen päivittäminen • Jäsenraporttien tulostaminen • Rotary Official Directory-hakemiston selailu • Rotarysäätiölahjoitusten tilanneseuranta • Järjestelmä korvaa raportoinnin paperilomakkeet • Kuvernöörin toiminnot • Selailu- ja tulostusoikeudet piirinsä klubien ja jäsenten em. tietoihin. • DGE:llä ja TRF-puheenjohtajalla hieman rajoitetummat valtuudet.

11. Rotary Member Access päävalikko

12. SR:n tietotekniikkapalvelut • Suomen Rotaryn nettisivut kotisivut (www.rotary.fi) • Julkinen osa • Sisäiset jäsensivut (tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana) • Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä (Online matrikkeli) • Klubeille ja piireille tarjottavat nettipalvelut SR:n webbihotellissa SUOMEN ROTARY -FINLANDS ROTARY ry

13. Suomen Rotaryn nettisivut www.rotary.fi

14. Suomen Rotaryn sisäiset jäsensivut Suomen Rotaryn sisäisiltä jäsensivuilta löytyy runsaasti aineistoa sekä klubi- että piirihallinnon tueksi : • www.rotary.fi/suoja (tunnus: rotary, salasana: ratas) • Suomen Rotaryn tiedotteita, ohjeita ja lomakkeita • Rotary Internationalin suomennettuja ohjeistoja • Suomen Rotaryn tuottamat koulutusaineistot • RI:n ja SR:n tietojärjestelmiin liittyvät suomenkieliset kuvauksetja ohjeet • Osa aineistosta on myös ruotsinkielellä • Klubeissa ei kovin hyvin tunneta näitä sivuja • SR:n toimikunnat vastaavat sivustojen aineistojen ajantasaisuudesta

15. SR:n sisäiset jäsensivut

16. SR:n sisäiset jäsensivut

17. SR:n jäsentietojärjestelmä Klubit / tietojen päivitys Järjestelmän hallinta / Rotarytoimisto On-line matrikkeli Matrikkelit kirjapainosta Tietoja omalle koneelle JÄSENTEDOT

18. SR:n jäsentietojärjestelmä Internetin kautta nettiselaimella käytettävä keskitettyyn verkkotietokantaan perustuva ajantasajärjestelmä SISÄÄN: - klubi- ja jäsentietojen päivittäminen - klubivirkailijatietojen päivittäminen • kuukausittaisten läsnäoloilmoitusten raportointi ULOS: - lukuisia raportteja ja tilastoja klubin ja piirin toiminnan tueksi • online-hakutoiminnot • tietojen alaslataukset omalle koneelle • vuosittaisen matrikkelikirjan perusta Em. toimintojen käytettävyydet on määritelty eri käyttöoikeus-tasoille (jäsen, klubi, piiri,SR). Yksityiskohtainen järjestelmäkuvaus ja käyttöohjeet löytyvät SR:n kotisivuilta

19. SR:n jäsentietojärjestelmä

20. SR:n jäsentietojärjestelmän raportteja

21. Suomen Rotaryn webbihotelli • Hotellin ovet avattiin klubeille alkuvuodesta 2005, Tällä hetkellä hotellissa yli 100 klubia ja kaikki piirit • Sopimus antaa piireille ja klubeille mahdollisuuden sivustojensa rakentamiseen ja ylläpitoon yhteisessä ”rotarywebbihotellissa” SR:n neuvottelemin hinnoin. • Sopimus sisältää myös sähköpostin sekä mahdollisuuden käyttää sivustojen ylläpidossa webselaimella käytettävää julkaisujärjestelmää. • SR tarjoaa piireille ja klubeille veloituksetta ”Rotary-look” sivustopohjat

22. Piirien ja klubien omat sivustot Yksi esimerkki klubin kotisivuista

23. Yksi esimerkki piirin sivuista

24. Uusia mahdollisuuksia Verkkokokoukset Nykyisin on mahdollista pitää kokouksia myös verkkokokouksina Varsinaisia verkkoklubeja voidaan perustaa yksi / piiri Suomessa tällä hetkellä vain yksi verkkoklubi Sosiaaliset verkostot Rotaryn monet harrasteryhmät käyttävät kommunikoinnissaan esim. FaceBook-, Twitter-, MySpace-palveluita Rotary on omaksut videoitten jakelupaikaksi myös YouTuben

25. Yhteenvetona • Rotaryjärjestön internetsivustot eri organisaatiotasoilla (RI, SR, piirit, klubit) ovat erinomainen ja helposti käytettävä tietolähde sekä toiminnan johtamiseen, käytännön toteuttamiseen ja tiedonvälitykseen. • RI:n ja SR:n tietojärjestelmiä ( RI:n Member Access ja SR:n jäsentietojärjestelmä) ei tule nähdä vain tietoja keräävinä rekistereinä, ne tukevat erinomaisesti klubien ja piirien hallintoa ja ajantasaisen tiedon käyttöä.

26. Mistä saa tarvittaessa tukea ja apua ? • SR:n järjestelmät • Piirien IT-vastaavat • Rotarytoimisto • Ohjeet ja oppaat ja SR:n nettisivuilla • RI:n järjestelmät • Piirien IT-vastavat, RI Zűrich, RI Data Service • RI:n raportointien osalta: - RI:n Zürichin toimisto • Ohjeet ja oppaat RI:n ja SR:n nettisivuilla Yhteystiedot löytyvät matrikkelista ja SR:n kotisivuilta

27. Rotarin kotitoimisto