數學所資訊室 工作經驗分享

1. 數學所資訊室工作經驗分享 林玉端 2008/7/24

2. 前言 iThome online 2008-06-17 MIS 難當 八成曾想轉行 MIS想轉行的原因當中，以庶務性工作繁多為最大主因，另外MIS有21%的工作時間都花在硬體、設備維修上。 演講主軸： MIS 在中研院服務的熱誠 文章中，” 日盛金控財富管理事業群執行長的柯定旺 :「資訊人員是一家公司的重要核心單位，如果以專業知識結合創意，事實上能夠發揮的影響力是相當強大。 」

3. 大綱 • 數學所資訊人員工作範圍 • 中研院各處所資訊人力落差 • 數學所特有資產 • 台灣數學界資訊室角色 • 為教育出一份心力 • 中研院資訊人員優勢 • 結論、建議與討論

4. 資訊人員工作範圍(一) + 一位暑期工讀生 • 三名資訊人員（包含玉端） • 各式 Server 系統，安裝、建置、管理 • 網路架構規劃、設備維護 • 個人電腦軟硬體維護、以及使用諮詢 • 行政自動化資料庫建置、程式設計、教育推廣 • 歷史期刊紙本掃瞄分檔、電子版設計維護 • 學術活動註冊、攝影、製作紀錄影片、網頁美工設計、大部分活動海報設計等資訊業務

5. 資訊人員工作範圍（二） • 台大校區新大樓房屋使用規劃（1資訊人員 土木背景，讀設計施工圖、執行使用變更） • 新大樓預算規劃 • 新大樓視聽設備教室規劃、網路、資訊設備規劃採購、搬遷計畫、協助辦公桌椅採購 • 電話交換機（IP-PBX）研究、規劃、採購 • 監控系統研究、規劃、採購 包含演講錄音、錄影，及線上廣播教學（stream）等設備

6. 中研院各所（處）資訊人力落差 • 數學所三名資訊人員 工作內容－和電有關，有技術考量事務 • 一些所處僅1～2人資訊室 • 羨慕一些所（處）有 6~10位資訊人員 各所處主管對資訊室定位不同， 希望資訊室完成的工作範圍也不一樣 因此產生懸殊人力落差狀況 如何在人力精簡環境 從繁瑣庶務裡 找到著力點 讓工作愉快 產生成就感 ?

7. 數學所特有資產（一） 所方重要資產； 自己不動手做； 別人不會幫助你完成的資源 • 數學傳播（電子版1976起、稿件處理系統） －傳播數學知識 . 促進數學教育 • 數學集刊（電子版1973起、稿件處理系統） － 數學領域專業期刊 自行規劃資料庫、參與掃瞄期刊紙本、一一實作轉換文章電子檔格式、規劃工作流程，親自撰寫程式及美工設計，完全掌握相關技術。 • 隨時彈性修改使用需求 • 配合新技術需改版，以最低成本，快速轉移。 • 稿件登記 • 審稿人資料 • 來往制式信函 • 訂戶資料等

8. 數學所特有資產（二） • 學術活動資料 行政自動化以簡易人事資料為根本、 所內外公告、演講、播放廣告等學術活動，完全由 行政承辦人自行負責登錄內容，將文字輸入 step-by –step 的自動化系統，設定卸載時間等參數。網頁馬上依照程式套出制式網頁，於該卸載時間自動取下。 公告事項責任歸屬，絕對明確。 減少不必要人力配置，縮短工作流程 • 數學之友資料庫建置（訪問學人、博士後研究、研習員、助理學經歷資料，學術活動行程紀錄）

9. 數學所資產 • 研究人員網頁資料、著作目錄、研究成果、學術活動記錄系統 • 與院方研究成果管理系統相似。 • 著作目錄，數學所2004年底，搭配研究人員網頁施作。 • 院方研究成果系統推出時，亦努力配合匯入資料，但是出現研究人員不願意自行輸入資料等狀況。 • 資訊室堅持到 2008年初， 應所內主管要求，數學所再增加與院方相似的研究成果系統，滿足所內考績、行政人員製作報告、以及院方報表需求，現在研究人員也配合填寫資料，達成所內研究成果資料 pool 的目的。

10. 台灣數學界資訊室角色－國科會數學研究推動中心台灣數學界資訊室角色－國科會數學研究推動中心 • 數學與統計系所人員通訊錄 • 發佈數學中心補助之研討會、訪問學人訊息 • 數學統計聯合演講公告平台（其他系所技術諮詢）－Google Calendar • 中華民國數學會正式通過，中研院數學所常設台灣數學年會註冊及投稿系統服務 － 線上數學 Tex 符號等，Compiler 為 PDF ， 投稿者直接預覽完成的稿件。(另外，專屬特色 LaTex 樣版設計) • 數學專業領域網站程式設計、伺服器主機代管（組合網）

11. 為教育出一份心力 • 製作黑冠麻鷺 即時轉播三年，95年獲中國時報報導、公共電視台轉播，最後自行剪接製作 VCD 贈國民中小學及幼兒學校（中心多媒體組，協助檢查轉場等技術諮詢） • 96年採用兩個不同解析度錄影，提供部落格討論區（資訊所 何建民研究員實驗室 yufang，提供 streaming 技術指導，微調錄影參數；讓不同頻寬讀者，可以獲得最適當的轉播解析度）； 97年僅即時轉播 • 向社會推薦優良數學科普書籍 • Tex、Latex 各式技巧諮詢 • 展望：數學圖庫網站

12. 數學所資訊室團隊工作原則（一） • 大致分工（以技術領域分工） 三人各負責：統籌規劃、採購、個人電腦服務 • 互相支援 資訊相關事務，互相瞭解，互相代理； 系統開發，不以專案分工，每個專案一起撰寫程式，一起腦力激盪，一起累積經驗，互相彌補思路盲點，快速完成各式系統，這樣不容易產生技術斷層，不可能有工作量不平衡的現象

13. 工作原則（二） 數學所除了部分美工事務， 系統開發等資訊業務不委外 軟體開發 — 人力配置 • 電腦室瞭解所內文化、充分溝通使用需求，省卻與廠商開發協調、以及請求維護修改的時間及經費(1/3+1/3) • 電腦室預先想像需求、支援輸入部分測試資料(1/6) • 如此，提高同仁使用意願，增加推動系統的成功率，達省時減少經費支出目的

14. 工作原則（三） 完全使用者導向 • 個人電腦軟硬體設備，必須完整測試使用者需求後，方可交件 • 系統開發以最少學習，直覺化使用為標準 減少現場服務時間 提高使用者滿意度

15. 工作原則（四） • 詳細規劃資料庫結構，相同資料僅於一處位置登錄，避免修改時遺漏，造成資料無法同步。 • 數學所電腦室人力不足，個人隱私資料或全院性系統，盡量不施作，避免承擔不夠周全的 ”資料安全”責任 最近計算中心系統組和生圖推出 SSL VPN、以及無線網路帳號管理等，聽聞將採取 gate mail server 的 LDAP 目錄服務資料，進行單一登入帳號作法，讓人期待。 數學所各式系統，將來亦希望朝 LDAP 目錄服務方式規劃。 減少不必要人力配置，縮短工作流程

16. 中研院資訊人員優勢 • 主管充分授權 • 計算中心技術支援 • 持續、充裕的經費 • 長時間整體環境觀察，構思規劃 • 較完整交接流程，經驗得以傳承 • 比較研究人員－開創性研究 • 比較行政人員－paper flow； 績效具體化 • 教育推廣；平日網路設備服務支援；特殊狀況，個人電腦或伺服器支援 • 2.資訊安全維護；如，系統開發時， SQL Injection、Cross-Site Scripting檢查 • 3.技術諮詢，例如日前，曹Sir 提供，製作備份 Email server 之 shell script • 3. 許許多多技術支援，彌補人力不足窘境

17. 工作困擾 • 工作內容太繁雜，人手不足 • 資訊人員定位； 非行政體系； 打考績時，研究技師或研究助理屬研究人員體系，沒有發表學術論文； 學術研究成果太少 非鳥類亦非獸類的蝙蝠

18. 結論 數學所資訊室技術不是最頂尖， 開發系統不是很大，我們有 很好的執行力，對數學所同仁、 台灣數學界、以及社會，有 一些值得陳述的正面價值。 利用優勢，發揮影響力 Enjoy Work

19. 建議 • 人力精簡的所處，從繁雜庶務著手自動化 － 例如，網頁內容資料庫程式化， 更新內容的責任，回歸行政承辦人 • 全院共有資源由計算中心負責，各處所找出特有資產，著手開發建置 • 以計算中心和資訊所等處所為主，恢復資訊技術小組機制，提供所處自動化經驗，貢獻相似工作流程， 避免大家投入重複的規劃資源

20. 討論 Thank you !