电子文件归档与档案管理

1. 电子文件归档与档案管理 哈尔滨市档案局

2. 课程综述 一、电子文件管理 二、文书档案机读目录格式 三、纸质档案数字化规范 四、机关档案数字化规程 哈尔滨市档案局

3. 一、电子文件管理基础 哈尔滨市档案局

4. 电子文件的产生 • 1、信息技术的革命给各行各业带来的深刻的影响 • 2、办公自动化产生的电子文件 • 3、生产领域产生的电子文件 • 4、电子商务产生的电子文件 哈尔滨市档案局

5. 电子文件的概念 • 电子文件包括数字、图形及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。 • 美国 哈尔滨市档案局

6. 电子文件的概念 • 电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输和处理的文件。 • 国际档案理事会 哈尔滨市档案局

7. 电子文件的概念 • 以数字代码形态存在，通过电子计算机系统进行信息记录、传输、存储和利用的文件。 • 本书给出的概念 哈尔滨市档案局

8. 电子文件的概念 指在计算机及网络中生成的社会活动记录，即以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 ----------国家档案局制定的《电子文件归档与管理规范》（修改稿）的定义 p43 哈尔滨市档案局

9. 电子文件的特点 • （一）电子文件具备文件的基本特征 • （二）电子文件自身的技术特点 哈尔滨市档案局

10. （一)电子文件具备文件的基本特征 • 1、电子文件也要求由法定作者制发 • 2、具有法定的权威性和现行效用 • 3、具有规范的体式和特定的处理程序 • 电子信息中，只有具有凭证作用和上述特点的，才能视为电子文件。 哈尔滨市档案局

11. (二)电子文件自身的技术特点 • 编码形式上 • 二进制编码带来以下特性 • 非人工识读性 • 对计算机系统的依赖性 • 信息的易更改性 • 载体特性上 • 载体与信息的可分离性 • 信息存储的高密度性 • 载体的不稳定性 哈尔滨市档案局

12. 电子文件发展的四个阶段 • 一、电子文件是形成纸质文件过程的产物，即“草稿性电子文件” • 二、辅助性电子文件，即纸质文件为正本，电子文件为副本 • 三、电子文件阶段，即电子文件为正本，纸质文件为副本 • 四、无纸阶段p39 哈尔滨市档案局

13. 电子文件管理原则 • （一）档案管理的一般原则对电子文件的管理仍具有宏观指导作用 • （二）电子文件的“电子”特点使电子文件工作须注意的两方面内容： • 文档一体化的全过程管理 • 保障电子文件真实、完整、有效性 哈尔滨市档案局

14. 电子文件管理原则 • 文档一体化 • 是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。 • 包括： • 文档实体生成一体化 • 文档管理一体化 • 文档信息利用一体化 • 文档规范一体化 哈尔滨市档案局

15. 电子文件管理原则 • 文档一体化的意义： • 使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全 • 文档超前控制 • 提高信息检索效率 • 有助于科学决策 • 提高行政效率 • 有利与人、财、物的合理利用 哈尔滨市档案局

16. 电子文件的技术鉴定 • 电子文件的真实性、完整性、有效性 • 真实性：电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致 • 完整性：电子文件的内容、结构、背景信息和元数据无缺损 • 有效性：电子文件的可理解性和可被利用性 p171 哈尔滨市档案局

17. 电子文件工作的原则 • 准确完整 • 高效易用 • 安全保障 • p76 哈尔滨市档案局

18. 电子文件工作管理体制 • 电子文件工作管理体制的基本原则： • 集中统一 • （1）国家所有的电子文件与电子档案也应按档案规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理 • （2）全国电子文件工作在各级人民政府的领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理 • （3）对党政电子文件工作实行统一管理 • p79 哈尔滨市档案局

19. 电子文件的收集与积累的要求 • （1）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况、有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留 • 。 p177 哈尔滨市档案局

20. 电子文件的收集与积累的要求 • （2）当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采用严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上 哈尔滨市档案局

21. 电子文件的收集与积累的要求 • （3）对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失 哈尔滨市档案局

22. 电子文件的收集与积累的要求 • （4）对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件的存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以xml、rtf、txt为通用格式 哈尔滨市档案局

23. 电子文件的收集与积累的要求 • （5）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以jpeg，tiff格式为通用格式 哈尔滨市档案局

24. 电子文件的收集与积累的要求 • （6）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据 哈尔滨市档案局

25. 电子文件的收集与积累的要求 • （7）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以mpeg、avi为通用格式 哈尔滨市档案局

26. 电子文件的收集与积累的要求 • （8）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以wav、mp3为通用格式 哈尔滨市档案局

27. 电子文件的收集与积累的要求 • （9）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集 哈尔滨市档案局

28. 电子文件的收集与积累的要求 • （10）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 哈尔滨市档案局

29. 电子文件的收集与积累的要求 • （11）对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存 哈尔滨市档案局

30. 电子文件的收集与积累的要求 • （12）定期制作电子文件的备份 哈尔滨市档案局

31. 电子文件的收集与积累的要求 • 除上述要求外，我市电子文件收集还有几点补充： • （1）文字型电子文件的格式为xml、rtf、pdf • （2）扫描型电子文件的格式为tiff，jpeg、pdf • （3）视频和多媒体电子文件以mpeg、avi、wmv格式为通用格式 哈尔滨市档案局

32. 电子文件的归档 • 怎样做好电子文件的归档工作 • (1)目前电子文件的归档管理实行“双套制”，即具有保存价值的文件或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品。归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。 哈尔滨市档案局

33. 电子文件的归档 • 怎样做好电子文件的归档工作 • (2)电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定，并应包括相应的背景信息和元数据 哈尔滨市档案局

34. 电子文件的归档 • 背景信息：描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及影像产生的历史环境等。 • 元数据：描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据p177 哈尔滨市档案局

35. 电子文件的归档 • 电子文件归档还应该注意收集的有关文件： • （1）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统 • （2）数据文件，指各种数据材料，定期拷贝，并将拷贝文件归档 哈尔滨市档案局

36. 电子文件的归档 • 电子文件归档还应该注意收集的有关文件： • （3）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等；以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务数、操作手册等 哈尔滨市档案局

37. 电子文件的归档方式 • 电子文件收集中的逻辑归档和物理归档 • 逻辑归档：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 • 物理归档：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程 哈尔滨市档案局

38. 电子文件物理归档的要求 • （1）网络中逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档 • （2）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，应在解密后再制作拷贝 哈尔滨市档案局

39. 电子文件物理归档的要求 • （3）采用的载体推荐次序为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体 • （4）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态 哈尔滨市档案局

40. 电子文件物理归档的要求 • （5）特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件 • （6）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》。该表见课本p179 哈尔滨市档案局

41. 电子文件物理归档的要求 • （7）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录 • （8）归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年 哈尔滨市档案局

42. 归档电子文件的整理 • 1、归档电子文件的整理按DA/T22《归档文件整理规则》规定的要求进行。 • 2、归档电子文件以件为单位整理。 • 3、同一全宗内的电子文件按照年度—保管期限—机构（问题）或保管期限—年度—机构（问题）等分类方案进行分类。 哈尔滨市档案局

43. 归档电子文件的整理 • 4、按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。 • 5、电子文件的著录应参照DA/T18《档案著录规则》进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有著录项目和其他标识。 • 6、将著录结果制成机读目录和纸质目录 哈尔滨市档案局

44. 电子文件移交、接收与保管 • 对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。 哈尔滨市档案局

45. 电子文件移交、接收与保管 • 移交前检验项目： • ①载体有无划痕，是否清洁； • ②有无病毒； • ③核实归档电子文件 的真实性、完整性、有效性检验及审核手续； • ④核实登记表、软件、说明资料等是否齐全 哈尔滨市档案局

46. 电子文件移交、接收与保管 移交前检验项目： ⑤对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。 • 检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目。 哈尔滨市档案局

47. 电子文件移交、接收与保管 • 载体的保管要求： • 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件： • （1）归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。 • （2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压 哈尔滨市档案局

48. 电子文件移交、接收与保管 • 载体的保管要求： • （3）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 • （4）环境温度选定范围：17℃~20 ℃；相对湿度：35%~45%。 • 归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。 哈尔滨市档案局

49. 电子文件信息安全 • 信息安全的基本特征 • 1.完整性 • 指信息在存储或传输过程中保持不被修改、不被破坏和不丢失的特性 哈尔滨市档案局

50. 电子文件信息安全 • 信息安全的基本特征 • 2.可用性 • 指信息可被合法用户访问并按要求的特性使用，即当需要时能否存取所需信息 哈尔滨市档案局