Manual de la secretaria moderna

1. Manual de la secretaria moderna

2. Secretariado: Es la profesión u oficio de una persona que se encarga de recibir y redactar correspondencias de un superior, es quien además lleva la agenda, quien custodia y organiza documentos en una oficina con el fin de dar cumplimiento a unos procesos administrativos que conducen al éxito de su labor.es la que se ocupa de realizar pagos, diligenciar formatos elaborar facturas y además documentos menores en la empresa, es también una persona eficiente, eficaz, activa, responsable, proactiva, organizada, pulcra, dinámica, creativa y recursiva en todas sus funciones y finalmente es la auxiliar administrativa que desempeña las gestiones organizacionales.

3. Perfil de la secretaria: Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y cumpla con las siguientes características: Buena presencia Persona de buen trato amable, Cortez y seria Excelente redacción y ortografía Facilidad de expresión verbal y escrita Persona proactiva y organizada Facilidad para interactuar en grupo Dominio de Windows, Microsoft office, internet Brindar apoyo a todos los departamentos de la empresa Desempeñarse eficientemente en el área Aptitud para la organización Buenas relaciones interpersonales Dinámica y entusiasta Habilidades para el planeamiento, la motivación, el liderazgo y la toma de decisiones Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión

4. Características y funciones de la secretaria: Ser puntual en todas sus actividades y funciones Reclutar las solicitudes de servicio por parte de departamentos del servicio al cliente Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicio de este Recibir e informas asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente para que todos estén informados y desarrollar bien el trabajo asignado Mantener discreción sobre todo lo relacionado con la empresa Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamento de la empresa Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informados a los jefes de los compromisos y demás asuntos Obedecer instrucciones que sean asignadas por el jefe Mejorar el aprendizaje continuamente

5. Comunicación secretarial: Es la herramienta esencial atreves de la cual se organizan las acciones de las personas en una organización.

6. Beneficios de la comunicación: • desaparecen los rumores y la radio pasillo • se comprenden mejor los problemas • se moviliza la capacidad colectiva de solución de problemas • favorecen la identificación del personal • incrementan la participación • se establecen política basadas en la consulta y en el consenso • aumenta la pro actividad • la participación recibe el adecuado reconocimiento • aumenta el sentido de pertenencia Fundamentos de la comunicación: • procesos • flujos de la comunicación • ascendentes • descendentes • lateral

7. Barreras de la comunicación: Clasificación en: • Barreras del emisor • Barreras del receptor • Barreras físicas • Barreras semánticas • Barreras psicológicas Tipos de comunicación: • Escrita • Verbal • Corporal

8. Comunicación efectiva: • Simplificación y precisión en mensajes escritos • Capacidad de escucha empática • Coherencia entre el mensaje y la acción Mecanismos de la comunicación: • Palabras • Acciones • Imágenes • Gestos • Contextos

9. 2 reglas básicas a tener en cuenta: 3 “Q” • Que comunicar • Quien da la información • A quien se le va a comunicar 3 “C” • Cuando comunicar • Como comunicar • Cuanto comunicar Comunicación organizacional: La comunicación existe siempre en las comunicaciones (informal e informal) • Los empleados necesitan comunicarsen con sus superiores • La comunicación es un proceso continuo y acumulativo • La comunicación efectiva requiere canales múltiples con mensajes consistentes .

10. Etiqueta y protocolo: Objetivo general: identificar las normas de cortesía y etiqueta, para aplicarlas correctamente en su mundo profesional y cotidiano. Reconocer la importancia que tiene la presentación personal en el ámbito laboral.

11. Las 6 cosas que esperan los hombres de las mujeres: • Sexo • Orgulloso • Apoyo • Ternura • Bonitas y arregladas • Sumisión Las 6 cosas que esperan las mujeres de los hombres: • Comprensión y ternura • Comunicación • Apoyo • Respaldo económico • Respeto por la familia • Sentirse orgullosas

12. Presentación personal y etiqueta: • Objetivo: proporcionar las herramientas necesarias en cuanto a la presentación personal y etiqueta en mi presentación como secretaria.

13. Introducción: Las relaciones comerciales, Laborales y sociales exigen pautas de comportamiento que garanticen armonía y bienestar para las personas que participan en ella. Las personas cultas logran distinguirse, entre otras razones, por su presentación personal y la observación de las normas de cortesía y etiqueta.

14. Etiqueta:Normas de cortesía Las siguientes normas básicas facilitan la convivencia de los familiares, vecinos, compañeros y de la humanidad en general: Saludar y responder el saludo Reconocer y respetar los derechos de los demás Identificar, tomar conciencia y cumplir los deberes Desempeñar el trabajo con gusto, orden y eficiencia Comportarse con caballerosidad o femineidad en todo momento

15. Normas de etiqueta para la mesa: En algunas ocasiones se realizan eventos empresariales con los cuales se comparte la mesa con compañeros y directivos; sin que el comportamiento social deba ser diferente del que se utiliza cotidianamente, a continuación se presentan algunas recomendaciones:

16. Cuando inviten a pasar a la mesa, no dirigirse a ninguno de los puestos, esperen a que señalen el lugar que debe ocuparse. • No tomar asiento hasta que el anfitrión o el dueño de los puestos, no lo haga o lo indique explícitamente. • Adoptar una posición erguida. • No apoyar los codos en la mesa, estos deben estar a los costados del cuerpo. • Empezar a comer cuando hallan servido a todos los comensales. • No hablar con la boca llena. • No empuñar los cubiertos, sostenerlos con naturalidad. • No hacer ruido con los cubiertos sobre el plato, ni al masticar, ni al beber del vaso o tomar al sopa. • No tomar con la cuchara o tenedor grandes porciones de alimento. • No demostrar agradecimiento por una comida con voracidad. • No tocar el plato con las manos, solo el de la sopa puede inclinarse. • No levantar el dedo índice o el meñique al manejar los cubiertos. • No rechazar alguna comida aduciendo problemas de salud. El invitado educado come lo que le sirvan. • No iniciar conversaciones sobre temas desagradables. • No retocarse en la mesa.

17. Normas de etiqueta para restaurante: • Si la comida no corresponde con el pedido, esta fría o si no es del agrado devolverá con discreción y cultura • Si se derrama algo, no limpiar la mesa, solicitar al camarero que lo haga. • Si se cae un cubierto al suelo, no recogerlo, esto lo hace el camarero • Si en la mesa ha sucedido un desastre por que algo se rego debe pasarse a otra, pero no llevar los platos, ni la copa, esto lo hace el camarero. • Actualmente una mujer puede invitar a un caballero a un restaurante, en este caso, ella sugiere la comida, pero siempre pide a su invitado que escoja las bebidas. A la hora de pagar, ella pide la cuenta y paga. Si lo prefiere puede levantarse para arreglar la cuenta en privado.

18. Plegaria de la secretaria: Ayúdame señor: A tener la capacidad para contestar 4 teléfonos amablemente y atender al mismo tiempo 2 visitantes mientras escribo la carta que deberá estar lista dentro de cinco minutos y aunque tengo la plena certeza que apenas mañana será firmada. A no perder la paciencia si tengo que pasar horas en el archivo buscando un papel que tal cual yo sospechaba esta en el bolsillo de mi jefe. A tener una memoria de computadora para recordar hechos que pasaron inadvertidos a mi jefe hace mucho tiempo y que según el estoy obligada a recordar. Finalmente a tener la sabiduría de varios profesores universitarios aunque mis estudios hayan sido simplemente secundarios. A saber donde esta el jefe, que esta haciendo y a que horas volverá aunque eso no lo sepa nadie y mucho menos su esposa. A que cuando el año termine tenga al inteligencia necesaria para no obedecer la orden de mi jefe para destruir esos archivos que me pedirá un par de semanas después. A tener la habilidad de un mago para hacer desaparecer a las personas que mi jefe no quiere recibir después de que he dicho no esta y de repente el me habla en voz alta.

19. Importancia de trabajo en equipo en una secretaria: Objetivo: reconocer la importancia en la profesión de secretariado de trabajar en conjunto con otras personas para lograr un objetivo en común.

20. Equipo de trabajo: Un equipo de trabajo es un conjunto de personas que se organizan de una forma determinada para lograr un objetivo común. • 2. Elementos claves de trabajo en equipo: Los equipos de trabajo están formados por personas que aportan a los mismos una serie de características diferenciales (Formación, personalidad, aptitudes, etc.) • 3. A que se refiere la cooperación: Se refiere al hecho de que cada miembro del equipo aporte a estos todos sus recursos, personales para ayudar al logro del objetivo común este se observa cuando los componentes del equipo realizan actividades. • 4. Con base a los componentes del equipo de trabajo ¿Qué actividades se realizan? • Ofrecer nuevas ideas y proporcionar soluciones a las dificultades del equipo. • Interesarse por las ideas de los otros y desarrollarlas. • Ofrecer información relevante y hechos contrastados. • Evaluar los resultados del equipo.

21. 5. ¿Por que se caracterizan los equipos cohesionados? Se caracterizan por que tienen nuevas ideas y cuando esto surge, se encausan y se resuelven de manera positiva. • 6. ¿Que valora los equipos cohesionados? Valora su pertenecía y se esfuerzan por mantener relaciones positivas con los miembros de los otros equipos. • 7. ¿Qué es un equipo efectivo? Cada miembro favorece las relaciones interpersonales y aporta sus habilidades para trabajar juntos a lo largo del tiempo. • 8. ¿Cuáles son los ejemplos de actividades de mantenimiento en equipo? • Animar, aceptar y mostrar acuerdo con las ideas de los demás, mostrando solidaridad. • Caminar con el equipo, estando de acuerdo en realizar las ideas de los otros. • Alertar la participación de todos y no solo de unos pocos. • 9. ¿Cuáles son los 3 mantenimientos claves de un trabajo en equipo? Saber: esta competencia engloba las características, entre los miembros de los equipos de trabajo. Poder: se refiere a la oportunidad que tenga el equipo de poner en funcionamiento todos sus recursos para el logro de sus objetivos. Querer: hablamos de motivación, de la compatibilidad entre objetos personales y los objetivos del equipo.