OBSŁUGA ZLECENIA CELNO-SPEDYCYJNEGO

1. OBSŁUGA ZLECENIACELNO-SPEDYCYJNEGO KROK PO KROKU Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

2. Oprogramowanie Oprogramowanie potrzebne do pełnej obsługi zlecenia celno-spedycyjnego: • FRAKTAL Zlecenia++ • FRAKTAL Faktury++ • FRAKTAL SAD++ W zależności od rodzaju odpraw potrzebne mogą być także programy: • FRAKTAL ECS++ (wywozy) • FRAKTAL NCTS++ (tranzyty) • FRAKTAL ICS++ (importy)* • * w przygotowaniu Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

3. Kompleksowa obsługa zlecenia Przy pomocy takiego zestawu programów sprawy celno-spedycyjne są obsługiwane kompleksowo od początku do końca. W ramach zestawu programów : • Zlecenie jest rejestrowane a jego obsługa podlega kontroli • Wystawiane są dokumenty odprawy celnej (SAD, IE15, IE515 i inne) • Rozliczane są usługi wykonane dla klienta Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

4. Współpraca aplikacji Obsługa całego procesu w ramach jednolitego pakietu programów: • daje większą kontrolę nad prowadzonymi sprawami • praca jest bardziej zautomatyzowana i szybsza ponieważ raz • wprowadzone dane wykorzystywane są wielokrotnie • obniża ryzyko strat powodowanych przez zagubione informacje • o należnościach - do programu na bieżąco są wprowadzane • informacje o pozycjach, które powinny zostać zafakturowane • klientowi • ułatwia pracę dzięki wspólnemu interfejsowi Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

5. Opis programów FRAKTAL Zlecenia++ Program Zlecenia++ służy do organizacji obsługi zleceń. Aplikacja jest przeznaczona dla agencji celnych oraz firm spedycyjnych. • Dane wprowadzone do programu Zlecenia++ są wykorzystywane do: • rozliczenia usług wykonanych dla klienta • wystawienia faktur i not • tworzenia dokumentów odprawy celnej Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

6. Opis programów FRAKTAL Faktury++ Program FRAKTAL Faktury++ służy do wystawiania dokumentów sprzedaży - faktur, faktur proforma, faktur zagranicznych, korekt, not wykładowych. Program przeznaczony jest dla agencji celnych i firm spedycyjnych. Uwzględnia specyfikę rozliczania usług związanych z obsługą celną odpraw towarów. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

7. Opis programów FRAKTAL SAD++ Program FRAKTAL SAD ++ służy do tworzenia dokumentów SAD we wszystkich procedurach. W programie przygotowywane są dokumenty SAD (wydruki i pliki XML dla systemu Celina) oraz komunikaty IE15 (rozpoczęcie procedury tranzytu w systemie NCTS) i IE515 (rozpoczęcie procedury wywozu w systemie ECS). Użytkownik może tworzyć dokumenty wzorcowe, podręczne listy wyboru, własne opisy pozycji towarowych w taryfie celnej, wysyłać dokumenty SAD bezpośrednio do systemu CELINA, aktualizować na bieżąco taryfę celną i kursy walut, sprawdzać poprawność przygotowanych dokumentów. W programie obsługiwany jest podpis elektroniczny. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

8. Opis programów FRAKTAL ECS++ Program FRAKTAL ECS++ służy do pełnej obsługi wymiany komunikatów między firmą zgłaszającą sprawę eksportową a systemem ECS po stronie administracji celnej. Program obsługuje dokumenty podpisywane za pomocą podpisu elektronicznego. FRAKTAL NCTS++ Program FRAKTAL NCTS ++ obsługuje współpracę z system NCTS po stronie administracji celnej i wspomaga firmy w obsłudze spraw tranzytowych. Zarządza obiegiem informacji pomiędzy podmiotami uczestniczącymi w procesie tranzytu a administracja celną. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

9. Inne programy Obsługa celno-spedycyjna w zależności od zakresu działania firmy może wymagać dodatkowego oprogramowania, takiego jak: FRAKTAL Procedura++ (procedura uproszczona) FRAKTAL Magazyn Celny++ FRAKTAL Intrastat++ (deklaracje intrastat) FRAKTAL DS++ (deklaracje skrócone) FRAKTAL AWB++ (lotniczy list przewozowy) FRAKTAL CMR++ (drogowy list przewozowy) FRAKTAL EUR++ (świadectwo pochodzenia) oraz modułów dokumentów dodatkowych: WPR, INF1-9, COO, A.TR i in. Programy i moduły należą do pakietu FRAKTAL Studio Celne i pracują w ramach wspólnego interfejsu na wspólnych bazach danych. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

10. Przygotowanie oprogramowania do pracy Zanim rozpoczniemy pracę w oprogramowaniu należy: • zdefiniować sposób numeracji dokumentów • zdefiniować serie zleceń • zdefiniować serie faktur • wprowadzić dane kontrahentów Na kolejnych slajdach znajdują się podstawowe informacje o konfiguracji i użytkowaniu oprogramowania. Dokładne opisy czynności i funkcji znajdują się w instrukcjach oprogramowania. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

11. Numeracja dokumentów Każdy rodzaj dokumentów wymaga zdefiniowania sposobu numeracji. Przed rozpoczęciem pracy należy ustalić sposób numerowania poszczególnych dokumentów. Format numerowania dokumentów sprzedaży (faktur, not) i zleceń nie jest formalnie określony i może być zdefiniowany zgodnie z potrzebami danej firmy. Format numerowania dokumentów odprawy celnej (SAD, IE15, IE515 i in.) jest określony przez wymagania systemu CELINA. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

12. Numeratory Format numerowania dokumentów definiowany jest w odrębnym dla każdej aplikacji NUMERATORZE. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

13. Numeratory Wszystkie numeratory są dostępne na zakładce Administracja -> Numeratory Okno definiowania numeratora dla zleceń spedycyjnych: Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

14. Definiowanie serii zleceń W programie FRAKTAL Zlecenia++ można zdefiniować wiele różnych serii zleceń w zależności od potrzeb firmy np. seria zleceń importowych, eksportowych, dla poszczególnych klientów, lotniczych i in. Serie zleceń definiowane są na zakładce Zlecenia. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

15. Definiowanie serii zleceń Po wciśnięciu przycisku „Serie zleceń” otwiera się kartoteka Serii zleceń. Nową serię dodajemy przyciskiem „Dodaj”. Okno definicji serii zleceń Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

16. Definiowanie serii zleceń W ramach serii definiujemy jakie dokumenty przewozowe będą domyślne dla danej serii. W przewozach lotniczych będzie to list lotniczy (AWB, HAWB), w przewozach drogowych CMR. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

17. Definiowanie serii faktur W programie FRAKTAL Faktury++ można zdefiniować wiele różnych serii dokumentów w zależności od potrzeb firmy. Serie dokumentów sprzedaży definiowane są na zakładce Fakturowanie. Nową serię dodajemy przyciskiem „Dodaj”. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

18. Definiowanie serii faktur Okno definiowania serii dokumentów sprzedaży zawiera wiele parametrów, które należy zdefiniować zgodnie z potrzebami. W oknie „Uwagi” wpisywane są dodatkowe informacje, które mają się drukować na fakturach oraz logo firmy. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

19. Wprowadzanie danych kontrahentów Przed rozpoczęciem pracy w programie warto wprowadzić dane kontrahentów. Dane kontrahentów można także dodawać podczas pracy w programie. Dane kontrahentów przechowywane są w kartotece kontrahentów i są wspólne dla wszystkich programów pakietu FRAKTAL Studio Celne, w tym programów Zlecenia++, Faktury++ i SAD++ Kartoteka kontrahentów jest dostępna na zakładce Kartoteki. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

20. Wprowadzanie danych kontrahentów Dane nowego kontrahenta dodawane są za pomocą przycisku „Dodaj”. Dane wpisywane są do poszczególnych opisanych pól. Za pomocą funkcji „Zweryfikuj numery” program sprawdza poprawność podanych numerów REGON, NIP, EORI. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

21. Kolejność prac nad zleceniem • Przyjęcie nowego zlecenia spedycyjnego (program Zlecenia++) • Bieżąca obsługa zlecenia – uzupełnianie informacji o stanie zlecenia w miarę postępów obsługi (Zlecenia++) • Wprowadzanie na bieżąco informacji o wykonanych czynnościach, które mają być zafakturowane dla klienta (Zlecenia++) • Odprawa celna przesyłki (z danych zlecenia  SAD++) • Rozliczenie z klientem - wystawienie faktur i not (z danych zlecenia  Faktury++) • Zamknięcie zlecenia (Zlecenia++) Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

22. Przyjęcie zlecenia spedycyjnego Nowe zlecenie tworzone jest w kartotece zleceń spedycyjnych w programie FRAKTAL Zlecenia++ za pomocą przycisku „Dodaj” Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

23. Przyjęcie zlecenia spedycyjnego Otwiera się okno wyboru serii zleceń. Wybieramy serię, w ramach której ma zostać utworzone nowe zlecenie. W tym przypadku będzie to zlecenie importowe. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

24. Przyjęcie zlecenia spedycyjnego • Otwiera się okno edycyjne zlecenia. • W poszczególnych polach podawane • są dane dotyczące zlecenia: • Nadawca (z kartoteki kontrahentów) • Odbiorca (z kartoteki kontrahentów) • Informacja o towarze – ilość opakowań, waga, wartość • Warunki dostawy • Kraj pochodzenia, wysyłki, przeznaczenia • i inne dane Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

25. Bieżąca obsługa zlecenia • Informacje celno-spedycyjne uzupełniane są w miarę obsługi zlecenia: • Terminy związane ze spedycją przesyłki • Dokumenty i terminy związane z odprawą celną przesyłki Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

26. Bieżąca obsługa zlecenia Upoważniony przedsiębiorca (AEO) • Oprogramowanie spełnia • wymagania AEO. • Na zakładce „Dokumenty” • rejestrowane są wszystkie • wymagane informacje • o dokumentach do zlecenia: • Nazwa • Numer • Typ i kod dokumentu (na potrzeby • dokumentów odprawy celnej) • Osoba wprowadzająca • Data i godzina • Źródło dokumentu Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

27. Rozliczenia z klientem W trakcie obsługi zlecenia wykonywane są czynności, które są płatne i zostaną zafakturowane klientowi po zakończeniu obsługi zlecenia. Wprowadzanie na bieżąco informacji o należnościach zmniejsza ryzyko strat. Nowa należność dodawana jest za pomocą przycisku „Dodaj” Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

28. Rozliczenia z klientem • Dodając nową pozycję rozliczenia określamy czy jest to: • należność • wykład (wyłożone za klienta w • opłaty celno-podatkowe) • refaktura (należności wcześniej • opłacone w imieniu klienta np. • ubezpieczenie) • Podawana jest wartość pozycji (w PLN lub innej, wybranej walucie). • Pozycję można także wprowadzić wybierając ją z cennika, w którym zdefiniowane są ceny, opisy i inne istotne dane: Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

29. Rozliczenia z klientem - faktura Faktura/faktury są wystawiane w zautomatyzowany sposób na podstawie danych wprowadzonych do rozliczenia zlecenia. W tym przykładzie zostanie wystawiona tylko jedna faktura, po zakończeniu całego procesu obsługi zlecenia. Zanim przejdziemy do tworzenia faktury, prosimy o zapoznanie się z obsługa odprawy celnej przesyłki, zgodnie z określoną na początku kolejnością obsługi zlecenia celno-spedycyjnego. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

30. Odprawa celna Dane wprowadzone do zlecenia są podstawą do utworzenia dokumentu odprawy celnej SAD. • Tworzenie dokumentu SAD do zlecenia spedycyjnego: • zaznaczamy w kartotece • wybrane zlecenie • z menu górnego wybieramy • polecenie „Wystaw nowy • dokument SAD do zlecenia” Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

31. Odprawa celna – dokument SAD Po wyborze polecenia „Wystaw nowy dokument SAD do zlecenia” tworzony jest dokument odprawy celnej, w którym uwzględnione są dane wprowadzone wcześniej do zlecenia: Pozycje towarowe Dane ogólne dokumentu SAD Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

32. Odprawa celna – dokument SAD Dokument SAD należy uzupełnić o wymagane dane a następnie wysłać do systemu CELINA (import), systemu ECS (eksport) lub systemu NCTS (tranzyty). Proces obsługi odpraw i wymiany komunikatów jest obsługiwany w odpowiednich programach: FRAKTAL ECS++, FRAKTAL NCTS++. Tematyka odpraw celnych jest bardzo szeroka. Tematem niniejszej prezentacji jest przedstawienie przykładowego procesu obsługi zlecenia celno-spedycyjnego, gdzie odprawa celna jest tylko jednym z etapów obsługi. Osoby zainteresowane tworzeniem dokumentów odprawy celnej oraz obsługą odpraw celnych zapraszamy do zapoznania się z innymi materiałami informacyjnymi dostępnymi na naszej stronie internetowej: http://www.fraktal.com.pl/info.html Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

33. Odprawa celna – dokument SAD Zapraszamy do zapoznania się z filmem instruktażowym, w którym krok po kroku tworzony jest przykładowy dokument SAD. Film został przygotowany na podstawie zadania z egzaminu na agenta celnego. TREŚĆ ZADANIA FAKTURA Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

34. Odprawa celna – dokument SAD Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

35. Rozliczenie zlecenia - faktura W trakcie i po zakończeniu odprawy należy wprowadzać na bieżąco pozycje rozliczenia w programie FRAKTAL Zlecenia ++. Po wprowadzeniu tych informacji, można przystąpić do tworzenia faktury za usługi celno-spedycyjne. Fakturę można utworzyć z zatwierdzonych pozycji rozliczenia. Pozycje zatwierdzane są przyciskiem „Zatwierdź”. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

36. Rozliczenie zlecenia - faktura Po zatwierdzeniu pozycji rozliczenia można już wystawić fakturę za obsługę zlecenia celno-spedycyjnego. Fakturę można wystawić dla wszystkich lub tylko zaznaczonych pozycji. W naszym przykładzie wystawimy jedną fakturę dla wszystkich pozycji. W kolumnie „Status” widzimy zmieniające się informacje o statusie danej pozycji rozliczeniowej. Dzięki temu łatwo sprawdzić, która z pozycji nie została jeszcze zafakturowana klientowi. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

37. Rozliczenie zlecenia - faktura Po wybraniu polecenia „Wystaw fakturę ze wszystkich pozycji” otwiera się okno konfiguracji faktury. Wstępnie parametry są ustawione zgodnie z konfiguracją serii dokumentów. Uzupełniamy/zmieniamy parametry faktury. Po uzupełnieniu danych wystawiamy fakturę za pomocą przycisku „Wystaw fakturę”. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

38. Rozliczenie zlecenia - faktura Utworzona faktura jest widoczna w programie FRAKTAL Zlecenia++ na zakładce „Faktury/Noty”. Faktura może być edytowana w programie FRAKTAL Faktury++ na zakładce Fakturowanie. Pozycje rozliczenia zostały uwzględnione na fakturze. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

39. Faktury Wszystkie faktury wystawione do zleceń dostępne są do edycji w programie FRAKTAL Faktury++ na zakładce Fakturowanie. W programie FRAKTAL Faktury++ tworzone są: • wszelkie dokumenty sprzedaży (faktury, faktury korygujące, noty, polskie i zagraniczne, złotówkowe i w obcej walucie) • cenniki • wzorce wydruków • kategorie FK (ważne przy eksporcie danych do systemów finansowo-księgowych np. Symfonii) Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

40. Faktury Okno edycyjne dokumentu sprzedaży. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

41. Zamknięcie obsługi zlecenia • Obsługa zlecenia celno-spedycyjnego została zakończona. • Wszystkie dane zlecenia są dostępne w programie. (Zlecenia++) • Przygotowano dokument odprawy celnej SAD (SAD++) • Pozycje rozliczenia z klientem zostały wprowadzone do programu (Zlecenia++) • Na podstawie pozycji rozliczenia została wystawiona faktura (Faktury++) Zlecenie może zostać już zamknięte. Zamknięcie zlecenia nie ma znaczenia formalnego. Ułatwia pracę w programie, ponieważ w łatwy sposób można odfiltrować sprawy zakończone i mieć podgląd jedynie na sprawy aktualnie obsługiwane. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

42. Kompleksowa obsługa zlecenia celno-spedycyjnego Wykorzystanie w pracy agencji celnej i spedycyjnej pakietu programów FRAKTAL Studio Celne FRAKTAL Zlecenia++ FRAKTAL Faktury++ FRAKTAL SAD++ umożliwia kompleksową i zautomatyzowaną obsługę zleceń. Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

43. Kompleksowa obsługa zlecenia celno-spedycyjnego 1 Dzięki zintegrowaniu baz danych raz wprowadzone informacje są wykorzystywane wielokrotnie. Rozliczenia z klientem są pod kontrolą. Tworzenie dokumentów odprawy SAD i wystawianie faktur za usługi jest zautomatyzowane. Wspólny interfejs programów ułatwia pracę. Praca w sieci. 2 3 4 5 Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

44. Kompleksowa obsługa zlecenia celno-spedycyjnego Oprogramowanie może być rozszerzane w dowolnym momencie i w miarę potrzeb o dodatkowe programy pakietu FRAKTAL Studio Celne: Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010

45. Dziękujemy za uwagę  Niniejsza prezentacja jest jedynie zarysem możliwości oprogramowania i zawiera podstawowe informacje na temat jego obsługi. Zapraszamy na naszą stronę internetową, gdzie znajduje się wiele materiałów informacyjnych: www.fraktal.com.pl Studio Oprogramowania FRAKTAL ul. Konstruktorska 4, 02-673 Warszawa Tel. 22 490 43 86, biuro@fraktal.com.pl Studio Oprogramowania FRAKTAL 2010