Electronic Office (e-Model) and Knowledge Management

Electronic Office(e-Model)andKnowledge Management รศ.ยืน ภู่วรวรรณ รองอธิการบดีฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ yuen@ku.ac.th 28 Sep 2004

หัวข้อที่จะบรรยาย • แรงกดดันจากเศรษฐกิจดิจิตอลที่ทำให้สำนักงานต้องเปลี่ยนไป • ความรู้ สารสนเทศ และการใช้งานบนเครือข่ายขององค์กร • ระบบสำนักงานอัตโนมัติมีความจำเป็นต่อองค์กรอย่างไร • ความรู้และการจัดการความรู้มีความสำคัญกับระบบสำนักงานอัตโนมัติ • กระบวนการที่ใช้ไอซีทีกับการประยุกต์องค์กร • ตัวอย่างการสร้างองค์กรเป็นองค์กรสมัยใหม่ที่ใช้อิเล็กทรอนิกส์เพิ่มประสิทธิภาพ ภายใต้ e-Model • แนวทางในอนาคตสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ

แรงกดดันจาก เศรษฐกิจดิจิตอล และภูมิปัญญา ความสำคัญต่อการพัฒนา เพื่อการแข่งขัน

ประเทศที่มีความทรัพยากรมากมายประเทศที่มีความทรัพยากรมากมาย ไนจีเรีย มีน้ำมัน อินโดนีเซีย มีป่าไม้แอฟริกาใต้ มีเพชร และ ทองคำบราซิล มี ป่า และ แร่ธาตุอาร์เจนตินา มี ดินอุดมสมบูรณ์คองโก มี แร่ธาตุ อัญมณีเม็กซิโก มี น้ำมัน เงินโคลัมเบีย มี มรกตซาอุ มี น้ำมัน

ทำไม ? “ทุกวันนี้ประเทศเหล่านี้จนลงมากกว่าเมื่อยี่สิบปีที่แล้ว”WHY??? อักษรครองโลก ไม่ใช่ 26 ตัว แต่เป็นสองตัวคือ 0กับ 1

แนวโน้มเศรษฐกิจโลก (new economy, digital economy, internet economy) • การเจริญเติบโตที่รวดเร็วของเทคโนโลยี ICT • แรงขับดันจากเครือข่ายอินเทอร์เน็ต • สังคมดิจิตอล และ digital devide ทำให้เกิดความกังวลในเรื่องความแตกต่างทางด้านการใช้ข่าวสาร • การทำงานร่วมกัน เพื่อผลประโยชน์ร่วมกัน (รูปแบบการทำงานในทุกองค์กร (Collaboration Model และ e-Model)) • การเติบโตของ Web Technology, EDI และการใช้ประโยชน์จาก Web Service ให้การทำงานแบบ Virtual

สังคมกำลังก้าวสู่สังคมใหม่ที่ใช้ภูมิปัญญาสังคมกำลังก้าวสู่สังคมใหม่ที่ใช้ภูมิปัญญา “ทำอย่างไรจึงใช้ทรัพยากร ที่ได้มาให้เกิดผลคุ้มค่า มีประโยชน์ และยั่งยืน”

การก้าวสู่องค์กรที่ใช้ไอซีทีการก้าวสู่องค์กรที่ใช้ไอซีที ช่วยการดำเนินการ และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการ ข้อมูล สารสนเทศ และ ความรู้

นิยามพื้นฐานทั่วไปที่มีบทบาทและความสำคัญในองค์กรนิยามพื้นฐานทั่วไปที่มีบทบาทและความสำคัญในองค์กร • ข้อมูล (Data) • สารสนเทศ (Information) • ความรู้ (Knowledge)

พื้นฐานชนิดของความรู้พื้นฐานชนิดของความรู้ • Tacit knowledgeความรู้ที่มีรูปแบบที่ไม่แน่นอน ไม่มีกฎเกณฑ์ที่ชัดเจน • Explicit knowledgeความรู้ที่มีรูปแบบชัดเจน กฎเกณฑ์แน่นอนและชัดเจน

ธรรมชาติของความรู้ Explicit ง่ายต่อการจัดเก็บในรูปเอกสาร และแบ่งกันใช้งาน แจกจ่ายใช้งานง่าย มีประสิทธิภาพ ง่ายต่อการสำเนา 20% ทำให้มีอำนาจเพื่อการแข่งขันได้ดี 80% Tacit ยากต่อการประติดประต่อ ยากต่อการถูกขโมย มีประโยชน์ใน การแข่งขันสูง ยากต่อการถ่ายทอด

ปัญหาการจัดการความรู้ในองค์กรปัญหาการจัดการความรู้ในองค์กร • การถ่ายทอดความรู้ระหว่างบุคคลและจากภายนอกองค์กร • การจัดเก็บความรู้ขององค์กร • การนำความรู้มาสร้างความสามารถในการแข่งขันหรือก่อให้เกิดประโยชน์อย่างแท้จริง • การสร้างความรู้ใหม่

การก้าวเข้าสู่สังคมภูมิปัญญาการก้าวเข้าสู่สังคมภูมิปัญญา และความรอบรู้ • การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Enterprise) • การสร้างคุณค่าจากภูมิปัญญาและความรอบรู้ • การเปลี่ยนสินทรัพย์ทางปัญญาให้เป็นทุน • การจัดการความรอบรู้และภูมิปัญญา • การเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเป็นแบบ Knowledge Worker

การใช้ไอซีทีเพื่อการทำงานร่วมกันการใช้ไอซีทีเพื่อการทำงานร่วมกัน ภายในองค์กร

ความร่วมมือและการทำงานร่วมกันความร่วมมือและการทำงานร่วมกัน ด้วยไอซีที (Collaboration) ความร่วมกันทำงานไม่ใช่ความคิดใหม่ !!! การประสานภารกิจ และให้บริการ รวมกันเราอยู่ แยกหมู่เราตาย การทำงานร่วมกัน สร้างพันธมิตร สร้างความเข้มแข็ง เป็นรากฐานของการทำงานมาแต่โบราณ

การทำงานร่วมกันภายในองค์กรและ ระหว่างองค์กร • การทำงานร่วมระหว่างบุคคล หน่วยงาน, องค์กร งานบริการร่วม etc… • เพื่อสร้างเครือข่ายกิจกรรม • และสร้างธุรกรรมแบบ b-b b-c c-c b-g g-g g-c

การทำงานร่วมกันด้วยกระดาษอิเล็กทรอนิกส์การทำงานร่วมกันด้วยกระดาษอิเล็กทรอนิกส์

การเคลื่อนย้าย (work flow)และ การไหลของงานบนเครือข่าย

การประชุมร่วมกันแบบไร้กระดาษการประชุมร่วมกันแบบไร้กระดาษ

การใช้ประโยชน์จาก e-Meeting บน intranet

การลดการใช้กระดาษและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานการลดการใช้กระดาษและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ทำไมองค์กรต้องให้ความสำคัญในการใช้ทำไมองค์กรต้องให้ความสำคัญในการใช้ ไอซีทีเพื่อการทำงานแบบอัตโนมัติ ระบบเศรษฐกิจใหม่ ระบบเศรษฐกิจเก่า Knowledge in Specific Function คน Productivity Across Many Functions ระบบเศรษฐกิจเก่า (ประสิทธิภาพ ความเร็ว) ระบบเศรษฐกิจใหม่ (เน้นลูกค้า) ผลิตภัณฑ์ กระบวนการ ระบบเศรษฐกิจใหม่ (ความคล่องตัว ตื่นตัว ว่องไว) ระบบเศรษฐกิจเก่า (เน้นสินค้าหรือบริการ)

อินเทอร์เน็ต ทำให้เกิดระบบเศรษฐกิจใหม่ และ e-Office คน ขีดความสามารถเชิง ความรอบรู้ การเข้าถึงเนื้อหา สาระความรู้ เน้นเข้าหาลูกค้า ผลิตภัณฑ์ กระบวนการ ความว่องไว รวดเร็ว ไดนามิกส์ และสร้างกิจกรรม ร่วมกันระหว่างองค์กร

การทำงานที่ต้องใช้ข้อมูลข่าวสารการทำงานที่ต้องใช้ข้อมูลข่าวสาร และความรู้มากขึ้น บริการ สินค้า เว็บ และ อินเทอร์เน็ต การประยุกต์เฉพาะ ข้อมูลข่าวสาร ลูกค้า เครือข่าย คน พันธมิตร กระบวนการ ซัพพลายเออร์ ผลิตภัณฑ์ การจัดการ ความรอบรู้ ระบบ คน

การทำงานร่วมกันแบบสหกิจการทำงานร่วมกันแบบสหกิจ ดูข้อมูลร่วมกัน สื่อสารสองทิศทาง “Chat” EDI E-Mail ,XML 1. แบ่งกันใช้, ใช้ร่วมกัน กำหนดเป็น เป้าหมายร่วมกัน 2. บุคลากรทำงาน ร่วมกัน

องค์กรต้องมีการจัดการความรู้องค์กรต้องมีการจัดการความรู้ และใช้ไอซีทีเพื่อจัดการความรู้ เพื่อการดำเนินการแบบ มีประสิทธิภาพ

ทำไมต้องมีการจัดการความรู้ทำไมต้องมีการจัดการความรู้ • สารสนเทศล้น มีสารสนเทศมากที่จะสร้างเป็นความรู้ ต้องจัดการในรูปอิเล็กทรอนิกส์ • องค์ความรู้มีมากมาย เกิดใหม่ และสะสม • เพื่อประสิทธิภาพขององค์กร ต้องใช้ e-Model • มีการแข่งขันที่รุนแรงและความอยู่รอด • ความรู้คือทรัพย์ (Knowledge is asset) • มีวิชาเหมือนมีทรัพย์อยู่นับแสน • ความรู้เป็นแหล่งกำเนิดของนวัตกรรม • นโยบายเปลี่ยนสินทรัพย์ให้เป็นทุนของรัฐบาล

การจัดการความรู้คืออะไรการจัดการความรู้คืออะไร การจัดการความรู้ หมายถึง กระบวนการสร้างความรู้ จัดเก็บ รวบรวม ขนส่ง ถ่ายทอด และใช้ความรู้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร การจัดการความรู้ เกี่ยวโยงกับกิจกรรมที่สำคัญสองอย่างคือ • การพยายามที่จะทำให้ความรู้อยู่ในรูปเอกสาร ข้อความ สิ่งพิมพ์ หรือถ่ายทอดความรู้ออกมาในรูปที่เก็บรักษาได้และอยู่คู่กับองค์กร • กิจกรรมที่ทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างบุคลากรหรือใช้ความรู้ร่วมกัน แลกเปลี่ยนประสบการณ์เรียนรู้ระหว่างกัน

การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM) • ความมั่งคั่งสมบูรณ์ขององค์กร คือความรู้ ไม่ใช่เงิน • ความรู้เป็นสินทรัพย์ที่สำคัญยิ่งขององค์กร • กุญแจแห่งความสำเร็จคือ การสร้าง innovation economy ทำนวัตกรรมให้เป็นเงิน

ตัวแปรทุกตัวสามารถเอาออกจากสมการของการแข่งขันได้ ยกเว้นความรู้และภูมิปัญญาเป็นตัวแปรที่สำคัญเพื่อการแข่งขันที่ยั่งยืน องค์กรทุกองค์กรต้องตระหนักว่าสินทรัพย์หลักความรู้ ที่จะแปรเปลี่ยนมาเป็นสินค้าและบริการที่มีอำนาจเพื่อการแข่งขัน อำนาจการแข่งขันที่ยั่งยืน

ทุนปัญญา (intellectual capital)

กระบวนการการจัดการความรู้กระบวนการการจัดการความรู้ Use Adapt Create Identify Share Review Collect การดำเนินการจะไม่สำเร็จถ้าวงรอบไม่สมบูรณ์

กระบวนการจัดการความรู้กระบวนการจัดการความรู้ • Knowledge Identification • Knowledge Acquisition • Knowledge Utilization /Reuse • Knowledge Development • Knowledge Integration • Knowledge Transfer • Knowledge Storage

กำหนดท่าทีและการตั้งคำถาม (less tool-based) ทำในหลายระดับ (strategic, tactical, operational) การบรรยายและสนทนาบ่อยๆ (less technical) การพัฒนาและประยุกต์ใช้อย่างจริงจัง จุดประกายและสร้างความคิดใหม่ให้เกิดขึ้น ใช้ ICT เข้าช่วย การส่งเสริมให้เกิด KM ในองค์กร

ส่งเสริมให้เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง โดยไม่ต้องเน้นว่าจะต้องได้ผลิตภัณฑ์ ทำให้ยาวนาน ลุ่มลึก และกว้างขวาง ติดดิน ทำในทุกระดับ การพัฒนา KM ในองค์กร

การสร้างองค์กรให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้การสร้างองค์กรให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ • สร้างกระบวนการด้วยไอที • E-learning และ KM มีเส้นทางเข้าหากัน • สิ่งต่อไปที่ยิ่งใหญ่: ใช้ KM เป็นพลังขับเคลื่อน ให้เกิดนวัตกรรมใหม่

เทคโนโลยีไอซีทีที่ใช้ในการเทคโนโลยีไอซีทีที่ใช้ในการ จัดการความรู้ และ การดำเนินการ แบบ e-Model

เทคโนโลยีสารสนเทศกับการดำเนินการ (1) • Communication technologiesทำให้เราเข้าถึงความรู้ได้ง่าย เร็ว และสื่อสารระหว่างบุคคลหรือผู้เชี่ยวชาญได้ง่าย • Collaboration technologiesช่วยเป็นตัวกลางในการทำให้เกิดการทำงานร่วมกันเป็นทีม • Storage technologiesใช้ในการจัดเก็บ รวบรวม และจัดการความรู้

เทคโนโลยีสารสนเทศกับการดำเนินการ (2) • Groupwareกับการทำงานแบบทีม • Intranetกับการแลกเปลี่ยนความรู้ในองค์กร • Internetกับการสร้างและเสาะแสวงหาความรู้จากภายนอก • News groupและDiscussion groupกับการแบ่งปันความรู้ • Knowledge Mapกับการแสวงหาความรู้และผู้เชี่ยวชาญ

เทคโนโลยีสารสนเทศกับการดำเนินการ(3)เทคโนโลยีสารสนเทศกับการดำเนินการ(3) • Search Engine • Full text search • OLAP and Data mining • Multimedia Technology and Content Analysis, Distribution • Knowledge Expert System

Knowledge Management Organizational Learning Training การทำให้องค์กรเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ • ความต้องการในเรื่องฝึกอบรมพื้นฐาน • การดำเนินการให้เข้าถึงแก่นของการเรียนรู้เพื่อสร้างองค์กรแห่งการเรียนรู้ • ดำเนินการก้าวสู่ KM

การจัดการความรู้ในองค์กรการจัดการความรู้ในองค์กร และผลจากอินเทอร์เน็ต ผลกระทบ การออนไลน์ สื่อสารสองทาง การนำเสนอ การเชื่อมโยง เวลา 1999 Storefronts 1990 Internet-Hypertex 1992 Browser 1995 Portals 1969 ArpaNet ก้าวสู่การออนไลน์และการเข้าถึงขุมความรู้

ผลลัพธ์จากการเติบโตของอินเทอร์เน็ต (ต่อ) การสร้างวิธีทำงานใหม่ ผลกระทบ การเพิ่มคุณค่าสายใย การเชื่อมโยง อีเซอร์วิส การเข้าถึงและ การบริการร่วมกัน ระบบอินเทอร์เน็ตแบบอยู่กับที่ กับการเคลื่อนที่กำลังรวมตัวเข้าหากัน 2000-2003 เวลา

ขุมความรู้ แนวคิดการเก็บรวบรวม ผู้ใช้บริการ จากระยะไกล เปิดบริการ 24x7x365 เข้าใช้บริการอย่างทั่วถึง เชื่อมโยงและจัดการ อย่างเป็นเอกภาพ ภายใต้ระบบ Digital ขุมความรู้ แหล่งรวมความรู้ทุกรูปแบบ เอกสาร หนังสือ สิ่งพิมพ์ มัลติมีเดีย ภาพ เสียง วิดีโอ …... (ระยะทาง เวลา สถานที่ จะไม่เป็นอุปสรรค ต่อการให้บริการอีกต่อไป)

เครือข่ายอินเทอร์เน็ต และ wwwกำลังมีบทบาทสูงมากในการเรียนรู้

องค์กรได้ประโยชน์จากข้อมูลบน WWW ปี 2003 ไทยมีข้อมูลรวมกันบนเว็บ 1.5 ล้าน URLpages ทั่วโลกมีประมาณ > 2000 ล้าน URL pages การบัฟเฟอร์ข้อมูลทั้งหมดของประเทศ ใช้เพียง 10-20 จิกะไบต์ การบัฟเฟอร์ของทั่วโลกจะมีค่าประมาณ 20-30 เทอราไบต์ เทคโนโลยีปัจจุบัน มีความเป็นไปได้ ที่จะสร้างบัฟเฟอร์ขนาด 20-30 เทอราไบต์

ตัวอย่างการสร้างองค์กรให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้และใช้ไอซีทีเป็นฐานตัวอย่างการสร้างองค์กรให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้และใช้ไอซีทีเป็นฐาน

สร้างสังคมให้เกิดการเรียนรู้ร่วมกัน Tacit to Tacitknowledge transfer

ตัวอย่างใช้ e-Model จัดเก็บความรู้เพื่อองค์กรแห่งการเรียนรู้ Explicit to Tacit Knowledge transfer Explicit to Explicit Knowledge transfer

ระบบไร้สายเป็นวิธีการ แบบเพิ่มพื้นที่ เพื่อเข้าถึงขุมความรู้และการเรียนรู้ร่วมกัน

Electronic Office (e-Model) and Knowledge Management