文献管理软件

上海师范大学图书馆 文献管理软件上海师范大学图书馆庄小峰xiaoz@shnu.edu.cn 本PPT下载地址（仅限校内）：http://202.121.55.13/pdfview/fulltext/zip/lecture/20110602-ne.zip Ne软件下载地址：http://202.121.55.13/pdfview/soft/ne_shsfdx.zip http://www.lib.shnu.edu.cnhttp://weibo.com/shnulib

1、时代背景 • 文献管理软件的诞生也是社会需求的产物。 • 当所需文献的总量积累到一定程度后，靠传统的方式进行收集和管理会十分辛苦，很多整天与文献打交道的人被文献郁闷了。 • 另外，如何将阅读时产生的思考实时记录并与文献本身联系起来？如何在写论文时方便地按照不同格式输入中文标引和文后参考文献列表？ • 为了解决这些问题，就有了专门的文献管理软件。 • 整天与文献打交道最多的无非是科研工作者，还有一类图书馆员以及文献发行者，不过后一类人群是少数。此处主要讨论科研工作者。

2、科研与文献的那点关系 • 孙武说，要知己知彼，才能百战不殆。牛顿说，我是站在巨人肩膀上的。所以，科研工作者开始知彼之路，寻找巨人的肩膀。第一步，就是要找到需要的文献，在此不多论述，因为讲文献检索的多如牛毛。找到之后能咋样？读呗！吭哧吭哧，读啊读，很多文献都是坑爹的，删！吭哧吭哧，继续读…… 终于有篇重要的文献。保存，建文件夹。哇噻，突然灵光一闪，思如泉涌，赶紧记下来，打开word，记下自己的一闪灵光。吭哧吭哧，生活继续，读得文献越来越多的，电脑已经建了很多文件夹。再读文献，经常碰到新的问题，这篇文献好像见过。翻出Google强大的桌面搜索，一找果然看过。当时有记录么？岁月流逝，文献越来越多，渐渐记不清看过什么了，记不得看过的文献在哪儿了。要写文章的时候，找不到文献了，只好再重新下一遍。好不容易，写了一篇洋洋洒洒的论文，投稿前发现第五篇参考文献后面少引了一篇重要文献。崩溃，重新调整引文序号，然来的6变成7，8变9……35变成36，终于完成了…… • 这估计目前大多数人与文献打交道的方式，基本算是原始社会的水平了。其实，一切可以更简单。

3、什么是文献管理软件 • 文献管理软件就是帮你解决这些郁闷的利器。 • 帮助读者在整个科研流程中高效利用电子资源：检索并管理得到的文献摘要、全文；可在论文中的指定位置方便地添加文中注释，然后按要求自动生成参考文献索引。

4、文献管理软件的功能 2 1 • 建立并维护个人的题录数据库 • 可通过四种方法把文献数据导入 • 在word中自动生成论文的参考文献 • 并可根据期刊样式进行格式化 3 4 • 随时记录思想火花，与当前研究方向联系起来 • 可通过笔记与某个题录联系起来，方便日后查询和阅读 • 个人知识管理 • 笔记、全文、附件可作为强大的知识管理系统，可进行数据挖掘

5、几款文献管理软件

6、学习文献管理软件的思路 • 上面讲到文献管理软件的基本功能之后，我们知道，这些软件无非是帮助我们更高效地管理文献。所以学习的思路，首先要弄明白怎么将文献交给软件管理，其实就是在软件中建立数据库的过程。当使用软件建立了数据库之后，我们就要知道，软件提供哪些管理功能，可以提高我们的工作效率。如果你需要写论文，还需要知道如何编辑参考文献格式。 • 以上是学习的基本思路，但不同的软件，操作上略有不同。可根据需要选择一款适合自己的软件。

7、文献管理软件的使用 • 下载 • 哪里下载 • Word中引文的插入 • 格式化输出 1 4 2 3 • 安装 • 安装过程中需要注意的问题 • 文献数据的导入 • 总共有4种方法 • 何时使用何种方法

7.1 下载 ① 通过图书馆网站下载 • 我们已经为读者汇总了图书馆数字资源中需要使用的一些常用软件 • 读者可以至图书馆网站 -> 应用指南 -> 常用软件下载进行下载。 ② 通过官网下载 • 教育网：http://www.scinote.com/download_chs.htm公　网：http://www.reflib.org/download_chs.htm • 下载时请选择上海师范大学图书馆版 ③ 通过社会网络获取开心网： http://www.kaixin001.com/home/?uid=61642253 新浪微博：http://weibo.com/shnulib

7.2 安装 • 安装时，如果是vista或者win7用户，请鼠标右击以管理员身份运行。 • 在安装过程中，同时会安装IE插件和word插件，如安装360安全卫士，会有如下提示，请点击允许。 1 2

7.2 安装 • 安装过程中如遇到“MS Word 插件安装失败。”，可在软件的选项对话框中安装重新安装该插件。 • 操作步骤：工具 – 选项，打开选项对话框，选择扩展。如果是VISTA或者WIN7用户，可能类似方法不能解决问题可以以管理员身份运行ne程序目录下的NTAddinReg.exe 点击是安装word插件，点击否卸载 1 2

7.3 首次使用 这里是题录详细信息列表，点击相应的题录信息命令，可以查看该题录的细节，预览，综述，附件的添加，笔记的增加、修改操作等等。这是软件的标题栏，从标题栏上面我们可以看到这个软件的版本是“上海师范大学图书馆版”的，如果你安装后发现不是，请尽快下载最新版本安装；还可以知道数据库文件（*.nel）的存放位置，建议保存在非系统盘。在文件菜单中将会讲到数据库文件（*.nel）的新建、打开和关闭等。这是工具栏，是一些常用操作的快捷方式。有数据库文件的操作，在线检索，本地检索，导入题录，将选中的题录插入到活动的word文档（插入引文），设置优先级，设置标签等。这是菜单栏，有文件菜单（数据库文件的操作，题录的导入导出操作）、文件夹（文件夹的操作和文件夹信息统计等）、题录（笔记）、检索、工具（样式、过滤器、批量链接附件、选项等）和帮助（可以查看NE的在线帮助）。这里是文件夹与数据库结构，可以进行文件夹和数据库方面的操作，还有笔记，检索（检索结果的显示和保存检索结果），组织（作者，作者机构，关键词）和回收站（删除的题录和笔记并未完全删除，保存在回收站里面，可以还原也可以彻底删除）。这是题录部分的列表头，目前显示的题录类型，年份，作者，标题，来源期刊等。可以右击选择自定义和排序列表。这是标签云，这里将我们对某一篇题录所作的标签（tag）（一个或者多个）聚在一起，形成了一个云（cloud），点击某一个标签，就会在检索结果里面显示标记为这个标签的所有题录。这里是题录列表，可以新建题录，编辑或者删除某一题录（删除操作可以多个，可以删除指定文件夹，也可以删除所有文件夹），链接（移动、复制）到文件夹，更新题录信息，下载（添加）全文或者其他附件等

7.4 上师大图书馆版本及保持最新 • 要求安装的ne是上师大图书馆版本，否则会提示试用到期等问题，可通过官网下载最新版本。 • 如何确定自己安装的是上师大图书馆版本？ • （1）通过软件标题栏 • （2）帮助 – 关于 • 建议定期更新ne软件及数据库链接等文件 • 一般打开程序，程序都会联网检查是否有更新， • 如果存在更新，在软件的右下角就会有如下显示： • 点击黄色三角，在弹出的对话框中选择“应用更新” • 你也可以通过帮助 - 更新配置文件 • （样式、在线数据库等）来检查是否有更新

7.5 建立自己的数据库 • 默认的数据库文件存放在C:\Documents and Settings\{用户名}\My Documents\NoteExpress2\Libraries\Sample.nel • 建议将数据库文件保存在非系统盘，可通过新建数据库完成（文件 – 新建数据库）选择数据库文件的存放位置，建议非系统盘附件的存放方式，建议选择第一种，复制到附件文件夹

7.5 建立自己的数据库 • 打开数据库： • 文件-打开数据库-选择数据库，在弹出来的对话框中选择需要的 nel文件即可。 • 关于ne数据库的新建、打开（将A电脑的数据库拷到B电脑）可查看文档：http://202.121.55.13/pdfview/?guid=60e32719-7ddc-4979-bf79-01d55fe1d02d

7.6 文献数据导入 • 文献数据的导入总共有4种： • 在线检索 • 指使用软件定制的检索程序，无需登录各数据库网站而直接检索 • 数据库导入 • 指首先通过web方式访问数据库，然后选择需要下载的题录，选择正确的过滤器导入到NoteExpress中去 • 导入全文 • 在没有使用文献管理软件之前，已经下载了很多全文，可以通过导入全文的方式把题录（部分）和全文导入到NoteExpress中去，然后通过在线更新更新题录信息 • 手动添加 • 在不能使用以上三种方法的时候使用推荐

7.6.1 在线检索 • 定义 • “在线检索”指使用软件定制的检索程序，无需登录数据库网站，直接以NoteExpress作为网关进行检索，并将检索到的题录保存在文件夹中。 • 检索演示 • 在中国知网检索2010年关于“社会网络”的文章。 • 检索步骤 • 检索菜单 -> 在线检索 -> 选择在线检索库（或者在历史检查里面选择一个）； • 选择“中国知网”； • 检索项中选择关键词，并输入“社会网络”，然后选择发表时间为“最近一年”，点击检索按钮； • 默认获取的数据是5页，每页10条，总共50条，你可以点击批量获取获取更多的数据； • 你也可以勾选全部或者选择部分题录； • 点击保存题录按钮保存到某一个文件夹。

① 检索 -> 在线检索 -> 选择在线数据库 ④ 检索结果 ⑤ 勾选需要的题录，保存到文件夹 ② 选择“中国知网”，点击确定 ③ 输入检索项，点击检索按钮 ⑥ 选择一个文件夹

7.6.2 数据库导入 • 中文资源 • 维普 • 万方学位论文 • CNKI（新版，旧版） • 外文资源 • ScienceDirect • SpringerLink（期刊、图书） • EBSCO • 网上资源 • Google Scholar（高级设置，需要设置文献管理软件为RefMan。） • 还有一个是我们写论文的的时候是引用的某个网页，那如何操作呢？ • 更多数据库的导入请访问：http://www.reflib.org:8081/wiki/index.php

导入成功的题录，且他的文件夹为vip，就是之前选择的文件夹导入成功的题录，且他的文件夹为vip，就是之前选择的文件夹在NoteExpress中选择文件，导入题录高级检索，检索2010年关于社会网络的文章刚演示的是下载某一条题录，维普还可以在检索结果中选择若干条（或者全部），然后单击“下载”按钮即可，操作类似。选择下载的格式，然后点击下载按钮保存下载的文件选择刚下载的文件，过滤器选择之前选择的格式NoteExpress，选择以讹存放位置，点击“开始导入”导入检索结果点击进入某一条，如果是自己需要的文章，可以选择下载题录本例演示通过导入的方式导入题录

① 学术搜索设置 检索结果点击某一检索结果的“导入RefMan”可方便将此题录导入到NoteExpress ②改为在文本框里面输入关键词检索，读者亦可选择“高级检索”来使结果更精确本例演示如何导入Google学术搜索的结果到NoteExpress ③ 更改后，点击保存设置返回开始检索

7.6.2 数据的导入 • 随便哪个数据库，导入题录的方式都是一样的，首先在数据库中检索需要的内容，然后选择需要下载的题录（一个或者若干），下载（复制）后，在NoteExpress中导入题录，选择来自文件或者剪贴板，选择正确的过滤器，选择需要存放的位置即可。 • 关于各数据库的题录导出和导入可访问站点：http://202.121.55.13/kb/filter/（内容将会不断增加，请收藏该站点）数据库页面检索勾选需要下载的题录下载或者导出 NoteExpress 导入题录，来自文件或者剪贴板，选择正确的过滤器及存放位置

7.6.3 导入全文 • 导入文件为题录及附件：对于已经下载了大量全文的用户，导入全文的功能可以快速实现将大量全文用NE管理起来，自动生成题录并将文献作为附件，实现文献管理的基本功能。 NoteExpress2.0版本能一次导入多个文件，而且可以导入整个目录及其子目录下的所有文件。软件能自动根据目录的结构在数据库中建立对应的文件夹结构。导入全文时自动生成的的题录只有有限的信息：题录类型以及标题。可以通过菜单【检索】->【在线更新题录】，手工或自动从在线数据库中获取精确的题录。 1、点击【文件】下拉菜单中的【导入文件】如果文件包含摘要信息（如图），也可以被导入到题录相应的字段中。 2、选择需要导入的文件或者目录（是否包含子目录） 3、按需要选择题录类型，字段默认值和导入到的文件夹 4、点击导入，完成导入

7.6.3 导入全文 1、选择需要使用的更新的连接 2、点击查找更新按钮选择需要更新的题录，右击鼠标选择Online Updata -> 自动更新，也可以使用检索菜单里面的在线更新题录这是通过导入文件方式生成的题录，有标题和全文 3、更新完毕后，选择需要更新的内容，如多个记录，刻选择一条正确。 4、点击应用更新，完成更新

7.6.4 手动添加 • 个别没有固定格式导出的题录或者由于其他原因需要手工录入的题录，可以按照下图步骤操作：在编辑题录时，对于作者、关键词等字段，软件会在您录入时自动查找数据库中相应字段的内容，并根据您的录入进行提示（即自动完成），保证了录入相同内容的准确性，也提高了录入速度。手工录入费时费力，差错率高，尽可能使用网上检索减少手工录入的劳动。需要手工录入时，也可以先复制一个与录入题录内容较为接近的题录，然后通过修改这条新题录来减少手工录入的劳动强度。 1、在所需添加题录处右击鼠标 2、选择题录类型，输入相应字段内容后保存

7.6.5 小结 • 推荐使用web方式检索，然后导入的方式 • 原因： • web检索的功能相对于软件的在线检索功能更强，而且如果网页发生变化，软件更新没那么及时。 • 很多新的数据库购买后，NE里面不一定会有相应的在线检索，但网页上基本上都会有导出题录的功能，可以选择合适的过滤器将题录信息导入。 • 使用导入题录的时候请选择合适的过滤器。 • 不推荐使用导入全文 • 原因： • 导入的全文会根据文件的属性自己建立题录信息，普遍题录信息不完整，还需要手工更改或者在线更新，但添加题录的同时将文件作为附件也导入了。

7.7 全文下载/附件添加 • 前面我们所导入的都是文献数据（包括标题、作者、摘要、期刊等），也就是题录建议先阅读综述，感觉这个文章对自己的科研、写作有帮助的话，再去下载全文进行进一步的阅读。

7.7 全文下载/添加附件 • 选中一个或者多个需要下载全文的题录，鼠标右击选择下载全文（或者检索菜单里面选择下载全文），可以在全文数据库列表中选择一个需要下载连接，也可以在历史列表中选择一个使用。小红框表示该题录有全文 2、选择重庆维普（上海师范大学）点击此按钮可以快速打开全文 1、选择需要下载全文的题录，右击选择下载全文附件区域，可以看到该全文，标题就是题录的标题

7.7 全文下载/添加附件 • NE提供添加附件功能，将题录与全文相关联起来进行管理。NE可以将各种类型的文件添加为附件，比如PDF、WORD、CAJ、图片、EXCEL等类型的文件。可以选择某一条题录，然后选择附件选项卡，空白处右击添加所需要的附件。也可以选中这条题录，然后右击选择添加附件。在NE中，软件的批量链接附件模块可以帮助用户快速和有效的在题录和电脑文件之间建立关联，而不用费时费力的逐条添加。 1、选中需要添加附件的题录 2、选择附件选项卡添加附件后的标志，单击“回形针”可以快速打开附件。点击某一按钮弹出相应对话框：文件：选择一个需要添加的文件，支持多种格式；文件夹：选择一个需要添加的本地文件夹；网络连接：输入一个网址，双击可以打开该链接；题录：选择一个已存在的题录与之关联；笔记：选择一个已有的笔记与之建立关联。 3、空白处右击鼠标选择添加附件附件列表

7.7 全文下载/添加附件 • 如果已经有大量和全文相关的题录信息，可以通过【批量链接附件】将题录和附件关联起来。选择需要批量链接题录文件夹在NE中，软件的批量链接附件模块可以帮助用户快速和有效的在题录和电脑文件之间建立关联，而不用费时费力的逐条添加。选择【工具】菜单，选择【批量链接附件】，弹出对话框中进行设置，点击开始查找匹配，点击应用完成题录与全文的匹配。选择附件文件的位置 1、【工具】 -> 【批量链接附件】如果需要链接的文件是.pdf和.doc之外的其他格式，需要点击“更多(M)”图标，勾选掉“仅包括所匹配的文件类型”。匹配结果，3条点击应用按钮，完成匹配设置完毕后，点击开始按钮开始匹配

7.8 笔记 • 当你对自己导入的题录整理和阅读时，是不是经常会有关于下一步研究的想法？是不是会因为几篇相关文章的启示产生了新的研究思路？或者某一文献是你在文章讨论中要着墨展开讨论的……等等等等的思想火花！惯常的方法可能是随手写下来，或者新建word文档，或者使用其它的笔记软件。但无论那种方式，都使得你的想法与最初的文献题录之间的关联被削弱了。或许一段时间后，你已经把从那里得到的想法忘得一干二净，这对你的研究不能不说是种损失！通过NoteExpress自带的笔记功能，你可以在让你思维火花迸发的题录下记录笔记，这样你的笔记与题录会永远的“相依相伴”！无论何时看到“她们”你都会觉得非常亲切。当然，如果在写文章时需要插入你所记录的笔记，非常简单！在word插件中点击即可做到！

7.8 笔记 1、选中需要添加笔记的题录 2、选择笔记选项卡笔记列表栏这里是笔记

7.8 笔记 1、点击选中某类公式 ① ② 自动生成Tex代码，根据需要进行编辑点击确定，完成插入公式预览跟WORD操作类似

7.9 写作 • 对于大多数使用NoteExpress的用户来说，使用NoteExpress管理文献的主要目的之一便是文章或论文撰写。NoteExpress内置了多种国内外学术期刊、学位论文和国标的格式规范，通过NoteExpress插入文献，然后使用你需要的格式进行格式化，可以快速自动地生成参考文献。这样在写文章/论文的过程中，你便可以从手工编辑与管理文献的繁重工作中解脱出来。而且你可以根据需要随时调整参考文献的格式。当然如果 NoteExpress没有你需要的文献格式，你可以非常方便地编辑自己需要的格式。同时，在输出速度和内存占用上，NoteExpress与国外产品相比都具有明显优势。而且，NoteExpress首创的多国语言模板功能，自动根据所引用的参考文献不同实现差异化输出。

7.9 写作 • 认识下WORD插件 • 如果插件没有安装可在NE【工具】-> 【选项】里面安装。转到NoteExpress 定位引文设置在数据库中检索排列窗口位置查找引文 NoteExpress帮助插入引文去除格式化插入注释更新题录信息插入笔记格式化参考文献编辑引文

7.9 写作 • 1、插入引文

7.9 写作 • 2、格式化参考文献

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