Financial Management for the Club

1. Financial Managementfor the Club Gestionfinancière pour le club

2. SUJETs • Règlements du club • Assurance • Rapports réguliers • Signatures autorisées • Budgets annuels • Variation entre les budgets • Stratégie pour un compte de charité (oeuvres) • Vérification

3. RÈGLEMENTS • Nouveau règlement - Article 8 – Fonds et comptabilité • - Les sommesreçues pour des activités de service (oeuvres) ne peuventservirqu’àcette fin • - Unecomptabilitéséparéedoitêtretenue pour les fondsadministratifs et les fonds de charité. (On n’exige pas le maintien de comptesséparés, maisc’estcertainement plus facile à gérer).

4. Les fonds • Truc– n’ayez pas trop de comptesbancaires (fonds) – le Conseild’administrationpourraitperdre le contrôle des fonds du club. • Les règlements du club exigent que le Conseild’administrationadopte des budgets séparés (revenus et dépensesprévus) pour l’administration et les oeuvres • Le Conseild’administration du club verra à cequetoutes les cotisations, frais et autres obligations envers le Kiwanis International ou le District soientacquittéspromptement.

5. Cotisationsannuelles • Les cotisationsannuelles dues au Kiwanis International doiventêtrepayéesavant le 31 décembre de chaqueannée • Les cotisationsannuelles dues au Lieutenant-gouverneurdevraientêtrepayées le plus tôt possible après que son budget a étéacceptélors de la première réuniondivisionnaire.

6. Assurance • Ayeztoujoursune assurance garantissant la probité de votreTrésorier et une assurance responsabilité pour les administrateurs • Réclamationsencourues • au cours des 10 dernièresannées2 • au cours des 18 derniersmois 3

7. Opérationsrégulières • Le Conseild’administrationdevraitdésigner les personnesautorisées à signer en son nom. Pour de meilleursrésultats, tous les chèquesdevraient porter deux (2) signatures (protection pour le club et pour les individus) • Chaquesignatairedevraitprendreconnaissance des documents de soutien et y apposerleursinitiales pour attester de leurconnaissance. • Ayez un budget pour chaquecompte.

8. les cotisations des membres • Il est important de déposer les sommesreçuespromptement • Soyez au dessus des cotisations à recevoir – plusieurs clubs accordent de longs délais pour percevoirleurscotisations … après quoi les membresdeviennentsusceptibles de quitter … (on peutconvenir de modes de paiement).

9. Budget du compted’administration • Activités de l’annéeantérieureajustées pour des changementsconnus • Dépensessemblentstatiquesd’uneannée à l’autre • Revenusprovenant des cotisationspeuventêtrefacilementestimés • Prévoir des augmentations dues à l’inflation

10. Budget du compte de charité • Revenus plus difficiles à évaluer • Projetrécurent– utilisez les chiffres de l’annéeprécédentecomme point de départ • Tous les projets et les revenusprojetésdoiventêtreapprouvés par le Conseild’administration • Stratégie possible pour les dépensesreliées aux activités de service

11. Stratégie pour le compte des oeuvres • Les sommesutilisées pour les projets de service de l’année courante serontlimitées aux revenusaccumulés par les collectes de fonds de l’annéeprécédente

12. Variations dans le Budget • PAS besoin de reprendre le(s) budget(s) • Expliquez les variations lorsd’uneréunion du Conseild’administration et obtenezl’approbation de l’activitéconcernée

13. Rapport mensuel • Le Trésoriersoumet un rapport financier mensuel au Conseild’administration(préférablement en parallèle avec le budget) • Après révision, le Conseill’approuve • Bête noire personnelle – “les budgets sontdans le béton” – FAUX • Vousn’avez pas besoin de tout dépenser • Les nouveaux projets (non prévus au budget) peuventêtremis en place

14. Rapport aux membres • Présentez un rapport périodique aux membres • Cecisatisfait au rôle de fiduciaire du club • Les membrespeuventapporter de bonneidées qui peuventgénérer des améliorations

15. Vérification • Les règlementsstipulentque “les dossiers financiers serontexaminésannuellement par (a) unefirmecomptablen’ayantaucun lien avec un membre du club ou (b) un comité de révisioncomposéd’aumoinsdeux (2) membres qui ontuneconnaissance en comptabilitéou en finance (exclusion faite des membres du Conseil), conformémentà la politique du club” • Un rapport sera soumis par (a) ou (b) ci-haut au Conseild’administration du club.

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