Изменения в проекте Changes in the project

Семинар для Бенефициаров Программы 5-6марта 2012 г. Псков, Россия Изменения в проектеChanges in the project Joint Technical Secretariat Seminar for Beneficiaries 5-6March 2012 Pskov, Russia

Основные принципы Main principles (Section 10 of Practical Guidelines) • Изменения могут производиться только после старта проекта; • Изменения не должны ставить под вопрос цели и результаты проекта; • Изменения не могут производиться «задним числом»; • Нельзя превышать максимальную сумму гранта проекта; • Продление периода реализации проекта ограничено истечением срока финансового соглашения по программе (31 декабря 2014 г.); • Любое изменение в проекте обсуждается внутри партнерства, а Бенефициар доводит информацию об изменениях до каждого партнера. Изменения в проекте – это исключение из правил! • Changes can take place only when project implementation has already started; • Changes should not question project objectives and results; • Changes may not be implemented retroactively; • Maximum amount of grant may not be increased; • Extension of project implementation period is limited to expiry of financial decision and end of the Programme on 31 December 2014; • Any change should be discussed in the partnership and communicated to all partners by the Beneficiary. Exceptional nature of changes!

Участники процесса – 1 Involved parties

Участники процесса – 2 Involved parties

Виды изменений Types of changes (Section 10 of Practical Guidelines, p.40) Коррективы(14 дней) «…могут быть внесены без предварительного одобрения «Нанимающего Органа», однако, последний должен быть проинформирован о вносимых коррективах» Крупные изменения (30 дней) «…перед внесением изменений требуется Дополнение к контракту, подписанное «Нанимающим Органом» и Бенефициаром» Minor changes (14 days) “…may be implemented without receiving a prior agreement of the Contracting Authority, but the Contracting Authority should be notified about them” Major modifications(30days) “…require a formal Addendum to the contract to be signed by the Contracting Authority and the Beneficiary before their implementation”

Что считать коррективами? – 1What are minor changes? • Незначительные изменения в проекте с/без изменений в бюджете; • Перемещение средств внутри Раздела Бюджета, включая удаление/ создание новой статьи расхода; • Перемещение средств между Разделами Бюджета, не превышающее 15% от каждого затронутого Раздела Бюджета; • Minor changes in project activities with/without budgetary implications; • Reallocations within the Budget Heading, including cancellation/introduction of the budget line; • Transfer between the Budget Headings within the variation not exceeding 15% in relation to each Budget Heading considered;

Что считать коррективами? – 2What are minor changes? • Контактная информация Бенефициара и Партнеров Проекта; • Изменений счета Бенефициара; • Замена сотрудника проекта и ключевых экспертов; • Изменение в количестве оборудования; цены за единицу изделия; • Изменение модели/марки оборудования. • Contact details of Beneficiary or Project Partners; • Change of the Beneficiary’s bank account; • Change of project staff and key experts; • Changes in quantity of equipment, prices per item; • Change of model/brand of equipment.

Как вносить коррективы? Minor changes. How to? КОНСУЛЬТАЦИЯ Бенефициар Менеджер Проекта по внесению желаемых коррективов перед подачей официального уведомления ДА/НЕТ • Сов. Тех. Секретариат • проверяет документы • информирует «Нанимающий Орган» Официальное уведомление + Сопроводительные документы (рассматривает «Нанимающий Орган») Annex 3, Practical Guidelines Информирует Бенефициара об одобрении коррективов в письменной форме через СТС • «Нанимающий Орган» • одобряет/не одобряет коррективы • дает ответ Бенефициару Информирует Бенефициара о неодобрении коррективов в письменной форме через СТС

Что считать крупными изменениями? What are major modifications?– 1 • Продление/досрочное завершение грант-контракта; • Существенные изменения мероприятий, влияющих на основную цель проекта, но не ставящие под сомнение решение о присуждении гранта и не противоречащие принципу обеспечения равных возможностей для заявителей; • Перемещение средств между Разделами бюджета, превышающее 15% от каждого затронутого Раздела Бюджета; • Extension/early closing of the Grant Contract; • Significant changes in activities affecting the basic purpose of the project, but not questioning the grant award decision and not conflicting the equal treatment of the applicants; • Transfer between the Budget Headings, which exceeds 15% in relation to each Budget Heading considered;

Что считать крупными изменениями? What are major modifications?– 2 • Добавление/удаление Раздела Бюджета; • Использование резерва на непредвиденные расходы; • Замена аудитора у Бенефициара или Партнера Проекта; • Изменение в партнерстве (выход, добавление, замена Партнера Проекта); • Изменения в имени Бенефициара/Партнера проекта или в их юридическом статусе. • Addition/deletion of the Budget Heading to/from the project budget; • Use of contingency reserve; • Change of the Auditor by the Beneficiary or the Project Partners; • Change of the partnership (drop out, addition, replacement) • Changes in name of Beneficiary/Project Partner or in its legal status.

Согласование крупных изменений Major modifications. How to? • СТСпроверяет: • описание/детали; • обоснование; • сопроводит. док.; • расчеты. • Может запросить доп. разъяснения • Представляет отчет «Нанимающему Органу» КОНСУЛЬТАЦИЯ Менеджер проекта Бенефициар по возможности желаемых изменений перед подачей запроса на Дополнение к контракту ДА/НЕТ Запрос на Дополнение к контракту (2+1 копии по почте, эл.почте) Английский язык • «Нанимающий Орган»: • проверяет запрос на Дополнение к контракту, сопроводительные документы и отчет СТС; • принимает решение; • готовит и подписывает Дополнение к контракту; • проверяет расчеты. • Может запросить доп. разъяснения • В определенных случаях может привлечь СМК к принятью решения Дополнение к контракту(3 копии) Письменное уведомление

Изменения в бюджете – 1 Changing budget • Applicable both for minor changes and major modifications; • Consolidated table to keep records and to submit together with request for changes throughout the project implementation; • For showing calculations use templates in Annex 3 or Annex 4 to Practical Guidelines • Применимы и к коррективам, и к крупным изменениям; • Сводная таблица позволяет отслеживать изменения на протяжение реализации проекта; подается вместе с запросом; • Используйте Приложение 3 и Приложение 4 из Практического Руководства для расчета финансовых изменений

Изменения в бюджете – 2 Changing budget

Необходимо помнить… Remember… • о соблюдении сроков информирования программы о коррективах и крупных изменениях. Раздел 10 Практического руководства, сс.41, 45; • что «Нанимающий Орган» может не одобрить коррективы, внесенные в проект; • о предоставлении сопроводительных документов на коррективы и/или крупные изменения, там же сс.42, 44-45; • о консультации с СТС перед внедрением каких-либо изменений; • об использовании шаблонов документов для информирования СТС и «Нанимающего Органа» о любых изменениях в проекте. • to respect deadlines informing the Programme about the minor changes and major modifications. Section 10 of Practical Guidelines p.41 and p.45; • that the Contracting Authority may disapprove minor changes in the project; • to submit additional documents required for minor changes and/or major modifications, ibid., p.42 and 44-45; • consult with the JTS prior to implementation of any changes; • inform the JTS and the Contracting Authority about any changes in the projectusing templates.

Совместный Технический Секретариат Joint Technical Secretariat Спасибо! Thank you! 15

Изменения в проекте Changes in the project