الإدارة المكتبية 2

1. الإدارة المكتبية 2 د/ جعفر محمد عبد الكريم رئيس قسم إدارة الأعمال

3. تعـارف قال تعالى : يَا أَيُّهَا النَّاسُ إِنَّا خَلَقْنَاكُمْ مِنْ ذَكَرٍ وَأُنْثَى وَجَعَلْنَاكُمْ شُعُوبًا وَقَبَائِلَ لِتَعَارَفُوا إِنَّ أَكْرَمَكُمْ عِنْدَ اللَّهِ أَتْقَاكُمْ إِنَّ اللَّهَ عَلِيمٌ خَبِيرٌ

4. د. جعفر محمد عبد الكريم استاذ مشارك جامعة سطام بن عبد العزيز. دكتوراه الفلسفة في ادارة الاعمال 2010 من( جامعة السودان للعلوم والتكنولوجية) ماجستير ادارة الاعمال 2003( جامعة جوبا) بكالوريوس الاقتصاد 1996( جامعة الخرطوم) E.mail: gaafarabdalkrim@gmail.com

5. أهــداف المقـــرر: يتناول المقر عدداً من الموضوعات تخص الاعمال المكتبية وادارة المكاتب من حيث المفهوم والاهمية وتعريف شامل للمكتب والمهام التي يقوم بها مدير المكتب وكيفية اعداد وكتابة التقارير والتعرف على اساليب الحفظ والفرسة والتصنيف وتداول البريد الوارد والصادر وكيفية ادارة الاجتماعات

6. المواضيع المطلوب بحثها وشمولها "مفردات المقرر"

7. المقررتوزيع درجات

8. من هم الذين لن يستفيدون من هذا المقرر الذين يقولون أنه لا يمكن أن نغير من طريقتنا ولا من طبعنا. الذي حضر ليتسلى أو ليتعرف أوليقارن. الذين يظنون انهم كبرو في العمر وان استعيابهماقل.

9. بقي معنا الآن كل من يريد التغيير والتعديل. وكل ومن عنده الشجاعة والقناعة بتغيير حياته إلى الأحسن والأفضل والأكمل والأجمل.

10. الوظائف الفنية في إدارة الأعمال المكتبية سواء كان حجم المكتب صغيراً أو كبيراً فإنه يؤدي مجموعة من الوظائف الفنية الهامة التي تخدم المشروع ككل وهي : 1- جمع المعلومات: يعتبر جمع المعلومات من أول الخطوات التي تقوم بها الإدارة المكتبية، وهي قد تلجأ إلى مصادر داخلية في المشروع أو مصادر خارجية وفي هذا الشأن على الإدارة أن تستبعد البيانات والمعلومات قليلة الأهمية لتخفيض حجم الأعمال المكتبية. 2- تسجيل المعلومات: لابد من توافر السجلات والأدوات والتجهيزات الحديثة التي تمكن من تسجيل المعلومات حتى تصبح في الصورة التي تستطيع المنشأة الاستفادة منها. 3- تحليل المعلومات: لقد أصبح تحليل البيانات مجالاً لتخصصات دقيقة مختلفة، فنجد بالمنظمات الكبيرة أفراد مختلفين يعملون على تحليل البيانات وتصميم ومراقبة النماذج وتحليل الاتصالات والتقارير. 4- حفظ المعلومات واسترجاعها: تتطلب هذه الوظيفة توافر وسائل الحفظ الملائمة التي تمكن من المحافظة على البيانات والمعلومات أثناء فترة تخزينها مع القدرة على سهولة استرجاعها عند الحاجة إليها لاستخدامها في اتخاذ القرارات الإدارية المناسبة.

11. الادارة المكتبية الحديثة1.مكننة( أتمته) المكتب مفهوم المكننة استخدام الكمبيوتر والأجهزة المبنية على المعالجات أو المتحكمات والبرمجيات في مختلف القطاعات الصناعية والتجارية والخدمية من أجل تأمين سير الإجراءات والأعمال بشكل آلي دقيق وسليم وبأقل خطأ ممكن

12. فن جعل الإجراءات والآلات تسير وتعمل بشكل تلقائي . • استخدام Machines) ) الآلات في انجاز الاعمال الروتينية التي كانت تنجز سابقا بواسطة الافراد .

13. أسبــــاب مكننة المكاتــب للإجابة عن ذلك وجد أن هنالك عددا من المزايا نناقش منهاما يأتي: • الوفر والاقتصاد في النفقات. • التحديث والتجديد. • مركز المنظمة وصورتها. • زيادة الانتاجية في المكتب. • تحقيق الكفاية في الاداء. • التخصص والدقة.

14. المشكلات التي تنتج من مكننة المكتب • المشكلة الاولي التي تنتج عن مكننة المكتب هي مقاومة التغير Resistance to change.اذا ان الاتجاه الطبيعي للفرد هو خوفه من المجهول. • النفقات الرأسمالية التي يتطلبها اقتناء الآلات الحديثة. • ضرورة تحديث هذه الآلات باستمرار فما يتم اقتناؤه اليوم يصبح قديما بعد فترة طالت او قصرة. • ان الآلات معرضه للتوقف والتعطل عن العمل في أي وقت, مما ينعكس سلبا على الاعمال المكتبية

15. المشكلات التي تنتج من مكننة المكتب (تابع) • قد تحتاج الوثائق والنماذج المكتبية الي اعادة تصميم لتلائم الالات التي تم ادخالها. • قد تحتاج الوثائق التي يتم التعامل بها في الاقسام الى معدات تكميلية. • قد ينتج عن الالات ضوضاء غير محتملة مما يتطلب تخصيص غرفة او تجهيز المكاتب بمواد عازلة للصوت مما يزيد الكلفة.

16. ما المتوقع ان يحدث في مكتب الغد؟ كيف سيكون شكل المكتب الالكتروني؟ • سوف تحل اجهزة معالجة الكلمات محل الالات الكاتبة العادية. وهذا سيقلص حجم الورق المستعمل في الاعمال المكتبة. • سيشهد دمجاً اوسع في العمليات التي يقوم بها جهاز الاتصالات الذي سيعمل بعد ربطه بموصلات خاصة بمثابة جهاز خزن للمعلومات وللأصوات. • سوف نجد اسلوب اجراء الاجتماعات العمل عن بعد بين مسؤولي مختلف فروع المنظمة في كافة انحاء العالم سينتشر وسيؤدي ذلك الي: • الاقتصاد في الوقت • تقليل نفقات الانتقال. • تحسين العمل الاداري

17. ما المتوقع ان يحدث في مكتب الغد؟ تابع كيف سيكون شكل المكتب الالكتروني؟ • سيتمكن مكتب الغد من تجاوز الحاجة لأقسام كاملة تكون مهمتها تجميع وحفظ وتقديم المعلومات اذ سيتم خزن كافة الوقائع الكترونيا علي جهاز حاسوب ذي سعة عالية يلغي وجوب تواجد ادراج وخزائن للملفات.

18. ب. الادارة المكتبية الحديثة و التخصص في المكاتب يلاحظ في السنوات الاخيرة ان هنالك اتجاها كبيراً الي تطبيق مبدأ التخصص وتقسيم العمل .نري ان معظم المنظمات والمكاتب الكبيرة تقوم بتقسيم اعمالها الي اجزاء صغيرة سهلة الاداء. الاداء تتم بمجرد تكرارها. وللتخصص في العمل مزايا متعددة منها. • يساعد على توزيع الأعمال بين الأفراد حسب خصائصهم الشخصية • اكتساب الموظف خبرة كبيرة في مجال العمل المخصص له واتقان القيام به نتيجة تكراره. • توفيرالوقت وتقليل الفاقد أثناء انتقال العامل من عملية إلى أخرى

19. ب. الادارة المكتبية الحديثة و التخصص في المكاتب • يؤدي التخصص في العمل الي تجنب الاحتكاك والتضارب بين الموظفين كما يقضي علي الازدواجية. • يسهل التخصص في العمل من تحديد الاجور علي اساس المهارة والخبرة التي يتطلبها كل عمل. • يؤدي التخصص في العمل الي سهولة تدريب الموظفين وخفض تكاليفه لان كل موظف يدرب علي جزء صغير من العمل • التخصص يؤدي الي الرقابة التلقائية علي تنفيذ الاعمال. • تنظيم العمل بشكل أكفاء من حيث التوقيت والتتابـع والإشراف • يؤدي إلى زيادة الكفاءة الإنتاجية وزيادة الإنتاج.

20. مساوئ المبالغة في التخصص وتقسيم العمل • الملل من تكرار نفس العمل الواحد. • يؤدي التخصص الشديد في العمل الي القضاء علي روح الابتكار والمباداة لدي الموظفين وخفض روحه المعنوية اذ ان كل موظف يشعر انه عنصر ثانوي وان جهودهم يصعب ملاحظتها. • يصعب اكتشاف الافراد ذوي القدرات العالية الذين يصلحون لشغل وظائف قيادية. • المنافسة بين الوظائف والاقسام وذلك لشعور الشخص المتخصص الانتماء لمجموعاتهم المتخصصة اكثر من المكتب الذي يعملون به.

21. السكرتارية وانواعها وبمقدار كفاءة وحيوية اجهزة السكرتارية والموظفين الكتابين تكون كفاءة وحيوية المنظمة في تحقيق اهدافها. اذا فالعلاقة وثيقة بين بين اهداف المنظمة وبين كفاءة الموظفين القائمين بالأعمال المكتبية او اجهزة السكرتارية بها. يعرف الكل الدور الكبير الذي تقوم به السكرتارية الناجحة والاعمال المكتبية المتقنة والتي تساعد العاملين في مختلف انواع المنظمات على القيام بأعمالهم بأبسط واسهل الطرق وتحقيق اهدافهم واهداف منظماتهم بأفضل وانجح صورة.

22. إن وظيفة السكرتارية تعتبر من الوظائف الإدارية المهمة في بيئة العمل، ويعود ظهور هذه الوظيفة إلى الثورة الصناعية في أوروبا،

23. مفهوم السكرتارية 1.هي مجموعة من الأعمال التي تهدف إلى توفير المساعدة الإدارية داخل المنشأة، وتعرف أيضاً بأنها الوظيفة التي تسعى إلى تزويد الإدارة بكافة المعلومات، والبيانات التي تساهم في دعم بيئة العمل، من أجل توفير الوقت، والجهد وتخفيف الأعباء المتراكمة، والمرتبطة بالوظائف الروتينية.

24. المقابلات فالسكرتير الفاكس الاجتماعات يهتم بتنظيم عملية الاتصال بين الأطراف المرتبطة بعمل المدير باختيار أفضل الوسائل المتاحة لذلك . بريد عادي الهاتف بريد إلكتروني 2. السكرتارية هي عمل مكتبي معاون للإدارة في أداء المهام المرتبطة بالاتصالات والمراسلات والتقارير والبريد والحفظ والفهرسة وإدارة المعلومات

25. السكرتير اما كلمة السكرتير بمعناها البسيط فتعني. ذلك الموظف الذي يقوم بمساعدة احد كبار المديرين في المنظمة في تنظيم وقته, واستقبال مراجعيه وزواره وتنظيم وحفظ اوراقه وملفاته, والاطلاع على الصحف اليومية واخباره بما تحويه من معلومات ذات العلاقة بأعمال المنظمة.

26. أهمية وظيفة السكرتارية مع ظهور التقنيات، والأجهزة الإلكترونية الحديثة، وخصوصاً جهاز الحاسوب ساهم بتطوير قطاع عمل السكرتارية بشكل واضح، مما أدى إلى زيادة أهميتها كواحد من المفاهيم الإدارية المهمة، والتي تعتمد على النقاط التالية: • التقليل من نسبة الضغط في العمل، وخصوصاً على المدراء، ورؤساء الأقسام من خلال التعاون معهم. • تنسيق كافة أنواع الأعمال، من تحضير للاجتماعات، والنقاشات، وغيرها. • توفير كافة المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب

27. أهمية وظيفة السكرتارية «تابع» • تأمين وسائل الاتصال بين المدراء، والمحيط الخارجي، والعكس. • تدقيق الوثائق، والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رسمياً. • القيام باستقبال الزائرين والمراجعين الذين يفدون لمقابلة الرئيس.

28. أهمية وظيفة السكرتارية «تابع» • متابعة البريد والرسائل المرسلة للأقسام المختلفة وخاصة تلك ذات المواعيد المحددة • تسلم البريد اليومي الوارد وتسجله وفرزه وتوزيعه علي القسام المختلفة. • دراسة ما يطلبه الرئيس من موضوعات مع تقديم تقرير كامل بخصوصها. • الاشراف على المعارض التي تقوم المنظمة بتنظيمها في مناسبات معينة. • مساعدة الرئيس علي التنبؤ بالمشكلات وتخطيط برامج المستقبل وذلك بتقديم المعلومات المناسبة في وقتها. • القيام باعداد رحلة الرئيس عند رغبته بالسفر الي الخارج في عمل رسمي • استقبال الناس، أي الحرص على تنظيم المواعيد، والتعامل مع الناس وفقاً لجدول منظم يسمح لهم بزيارة الطبيب، أو المدير، أو المسؤول عن العمل

29. المؤهلات العملية للسكرتير تتميز السكرتارية بمجموعة من الخصائص، وهي: • لالتزام بالصدق في التعامل، ويعد من أهم خصائص السكرتارية. • حسن التصرف، والكياسة واللباقة في التعامل. • التميز بالذكاء، وسرعة البديهة أثناء العمل. • قوة الشخصية. • التميز بالصبر، وتحمل ضغوط العمل «الصبر مفتاح الفرج»

30. المؤهلات العملية للسكرتير :تابع» • الالمام بالشؤون الادارية وعلاقة الادارات والاقسام ببعضها البعض. • التكتم على الامور السرية في العمل. • الحصول على جانب كبير من الثقافة ليتمكن من تفهم الامور التي قد تواجهه في عمله. • الالمام بطبائع الناس وميولهم وعاداتهم. • احترام كافة الافراد وعدم التقليل من شانهم. • التميز بالنشاط والاستعداد للعمل فور بداية الدوام الرسمي. • القدرة على استخدام اللغة المناسبة في التعبير عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح. • قوة الذاكرة.

31. السكرتير ومدير المكتب .... الرؤى والتحديات مقومات السكرتير الناجح ومدير المكتب الفعال !! مقومات فطرية مقومات مكتسبة • الاحتفاظ بالهدوء . • الابتكار والتجديد . • التعامل مع الآخرين. • الحد من الغضب والتوتر. • التكيف مع المواقف . • كتمان السر . • التميز وحسن التصرف . • التفاني في العمل . • المظهر العام .

32. السكرتير ومدير المكتب .... الرؤى والتحديات السكرتير ومدير المكتب .... الرؤى والتحديات أهم مسئوليات السكرتير ومدير المكتب *التنظيم المكتبي . * المواظبة والانتظام . * استقبال الزائرين . * التسجيل والاختزال . * معالجة البريد .

33. السكرتير ومدير المكتب .... الرؤى والتحديات السكرتير ومدير المكتب .... الرؤى والتحديات 1- التنظيم المكتبي • هو تصميم وتنسيق وترتيب مكان العمل باعتباره واجهة مكتب الرئيس . • يتوقف عليه فاعلية وكفاءة أداء الأعمال المكتبية . • يشمل تهيئة المكان لاستقبال الزائرين والمراجعين وترتيب الأثاث والمكاتب والأدوات المستخدمة . • المحافظة على الهدوء والنظافة والذوق العام .

34. السكرتير ومدير المكتب .... الرؤى والتحديات السكرتير ومدير المكتب .... الرؤى والتحديات 2- المواظبة والانتظام • الحضور مبكراً قبل حضور الرئيس أو المدير. • الانصراف متأخراً بعد مغادرة الرئيس . • ترتيب أجازاتك بالاتفاق مع الرئيس . • علم الرئيس بكافة تحركاتك وتصرفاتك مع الآخرين . • توفير دليل إجرائي منظم وواضح لسير العمل داخل مكتبك . • احرص دائماً على تهيئة البديل الذي يحل مكانك في حالة غيابك أو تأخرك لأسباب قاهرة.

35. السكرتير ومدير المكتب .... الرؤى والتحديات السكرتير ومدير المكتب .... الرؤى والتحديات 3- استقبال الزائرين نظراً لحساسية هذا العمل يجب على السكرتير أن تكون لديه القدرة على اللباقة ومعاملة مختلف أنماط الشخصية بالإضافة إلى البشاشة وهدوء الأعصاب . • يجب إدارة وقت الزيارات بكفاءة وبمهارة لأنه يؤثر بشدة على وقت الرئيس . • ضرورة إعداد سجل الزيارات قبل موعدها بوقت كافي وعرضها على الرئيس . • عند حجز موعد الزيارة يجب تسجيل بيانات ورغبات الزائر . • كل زيارة يجب أن تكون بموعد سابق ومعلوم للرئيس . • عدم السماح للزائرين بدخول مكتب الرئيس إلا بعد موافقته . • استقبال كل الزائرين بطريقة لائقة وتقديم التحية المناسبة.

36. السكرتير ومدير المكتب .... الرؤى والتحديات السكرتير ومدير المكتب .... الرؤى والتحديات 4- التسجيل والاختزال • الاختزال هو القدرة على الكتابة السريعة للرسالة التي تستقبلها . • تأكد من وجود الأدوات الأساسية للاختزال في متناول يدك ( الأوراق – الأقلام – جهاز التسجيل ). • اليقظة والفهم لما يُملى عليك حتى تكتبه بدقة . • اترك مسافة بين الأسطر للإضافة ومسافة في نهاية كل صفحة للتعديل . • لا تغادر مكتب الرئيس إلا ومعك كل الأوراق اللازمة لإنهاء المعاملة وأحفظ الرسالة المختزلة برقم وتاريخ .

37. السكرتير ومدير المكتب .... الرؤى والتحديات السكرتير ومدير المكتب .... الرؤى والتحديات 5- معالجة البريد • استلام البريد بطريقة منظمة وموثقة ( المراجعة – القيد ). • التصنيف والفرز ( بريد سري – بريد عاجل – بريد شخصي – برقيات – طرود ) . • المحافظة على محتويات الرسائل واستخدام الأدوات الحديثة في فتحها . • التأكد من التاريخ والمرفقات والمطلوب . • المعالجة السريعة للبريد الوارد بطريق الخطأ . • استخدام الوسائل والأدوات الحديثة لعرض البريد على الرئيس

38. السكرتير ومدير المكتب .... الرؤى والتحديات السكرتير ومدير المكتب .... الرؤى والتحديات 5- معالجة البريد • استلام البريد بطريقة منظمة وموثقة ( المراجعة – القيد ). • التصنيف والفرز ( بريد سري – بريد عاجل – بريد شخصي – برقيات – طرود ) . • المحافظة على محتويات الرسائل واستخدام الأدوات الحديثة في فتحها . • التأكد من التاريخ والمرفقات والمطلوب . • المعالجة السريعة للبريد الوارد بطريق الخطأ . • استخدام الوسائل والأدوات الحديثة لعرض البريد على الرئيس

39. انواع السكرتارية واختلاف مهامها زادت أهمية السكرتارية في السنوات الأخيرة بعد أن كبر حجم المنشآت التجارية والحكومية وغيرها وتعقد العمل بها ، مما أدى إلى أن يفرق علمياً بين وظيفة السكرتارية الخاصة والسكرتارية العامة والسكرتارية المتخصصة ، وأيضاً اصبحنا نسمع عن السكرتارية الطبية والسكرتارية التعليمية والسكرتارية الفندقية وغيرها. وهي تتطلب الكثير من الاعداد العلمي والفني ويمكن تقسم السكرتارية الى اربعة انواع:

40. انواع السكرتارية واختلاف مهامها • السكرتارية الخاصة. • السكرتارية المتخصصة • السكرتارية العامة. • السكرتارية التنفيذية.

41. اولاً: السكرتارية الخاصة تمثل الخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب المدراء والرؤساء ويقوم بأعمالها موظف يسمي السكرتير الخاص ويكون موضع ثقة الرئيس ويتصل عمله اتصالا وثيقاً برئيسه الذي يأتمنه على اسراره. وتلطيفا لكلمة سكرتير وتقدير لجهوده اصبح يطلق عليه مساعد الرئيس

42. مقومات السكرتير الخاصة • حسن المظهر. • كتمان الاسرار • النشاط والحيوية. • الثبات الانفعالي • حب العمل والاخلاص فيه • المهارات المهنية. • قوة الذاكرة. • اتقان اللغة العربية ولغة أجنبية.

43. مهام السكرتير الخاص • 1) استقبال الزوار وتنظيم دخولهم . • 2)          تنظيم وقت المدير . • 3)          فتح الخطابات الواردة . • 4)          تولي بعض الاجتماعات . • 5)          القيام بالمهام الهامة عند سفر الرئيس . • 6)          مساعدة الرئيس في بعض مسائله الخاصة . • 7)           مهارة استخدام التلفون. • 8)          تنظيم وقت الرئيس خارج المؤسسة . • 9)          إطلاع الرئيس على ما يهمه من أخبار

44. كيفية اختيار السكرتير الخاص • الاختبارات الموضوعية. • اختبارات القدرات والاستعدادات العقلية. • اختيار المعلومات العامة. • اختبار المواقف. • المقابلة

45. ثانيا: السكرتارية العامة تختلف الأنشطة التي تدخل في إطار السكرتارية العامة من منشأه إلى أخرى . وهناك نسبة اتفاق أن عمليات الحفظ والتصنيف والفهرسة إذا تمت بصورة مركزية في المنشأة بأنها تدخل في إطار نشاط السكرتارية العامة. وكذلك معالجة البريد الوارد للمنشأة والصادر منها والرقابة على هذا النشاط وعمليات الطباعة والنسخ.

46. مهام السكرتارية العامة • متابعة دوام العاملين أي الاشراف على عمليات الحضور والانصراف • تنظيم وسائط النقل من حركة وصيانة ووقود • الاشراف على التأثيث والتجهيزات المكتبية • تنظيم الاجتماعات

47. ثالثاً :  السكرتارية المتخصصة يطلق عليها السكرتارية الفنية وهي عبارة عن السكرتاريةالفنيةالاستشارية التي تقدم الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف انواعها وهي تقوم بعمل معين ومحدد من اعمال السكرتارية . وغالبا لا توجد الا في المنظمات الكبيرة واهم انواعها السكرتير القانوني, الصحفي, السكرتارية الطبية, السكرتارية التعليمية, السكرتارية الفندقية

48. اهم مهام السكرتارية القانونية ( المستشار) وهي سكرتارية مختصة في المجال القانوني ويجب على السكرتير في هذا المجال أن يكون ملم في جميع القوانين والعمل بها . واهم مهامها: • فحص القضايا المرفوعة ضد المنظمة وابداء الراي فيها. • اعداد مذكرات الاشعار او الاخطار للمنظمات او للأفراد في حالة ارتكابهم لأخطاء ادارية مع منظمته. • دراسة الانظمة ومشروعات القوانين ووضعها في صيغة قانونية مناسبة. • صياغة القرارات الادارية من الناحية القانونية قبل صدورها. • حضور كثير من الاجتماعات مع الرئيس للاستعانة به من الناحية القانونية • تنظيم السجل الخاص بالقضايا والموكلين  •  تسجيل الهواتف الضرورية • الرد علي الشكاوي والتظلمات الواردة من الافراد والمنظمات. • دراسة حالات النقل والترقية والعلاوات من الناحية القانونية

49. السكرتير الصحفي تتلخص اعماله فيما يلي: • الاطلاع علي الصحف التي ترد للمنظمة وقص الجزء الخاص بالمنظمة وارساله الي الجهة المختصة للرد علية. • تزويد الرئيس بجميع الانباء العامية والمحلية التي لها علاقة بمنظمته • حضور المؤتمرات الصحفية التي يعقدها الرئيس وتوجيه الدعوة لممثلي الصحافة وتلقي اسئلتهم واعداد الرد عليها. • كتابة ( صياغة) الخبر وتحريره. • المعرفة بالمصطلحات الخاصة بالصحافة •  العلاقات العامة الجيدة

50. السكرتارية الطبية تتلخص اعماله فيما يلي: • حفظ سجلات المرضى. • إعداد كشوف الحساب الخاصة بالمرضى • تزويد المستشفى بالمستلزمات الضرورية • كتابة الخطابات والتقارير والبحوث. • معالجة البريد الوارد والصادر