6 电子订货系统 EOS

1. 6 电子订货系统EOS 教学目标 (1) 理解EOS的基本概念和EOS的作用，了解EOS的应用。 (2) 掌握EOS的结构和流程，明确实施EOS的重要性,深入领会实施EOS的要素。 (3) 掌握订单处理系统的构成、功能，明确订单处理系统的设计要点。 (4) 了解EOS在连锁行业的应用以及7Eleven的EOS系统。 关键词汇 电子订货系统EOS（Electronic Ordering System） 商业增值网络中心(VAN) 电子数据交换（EDI） 管理信息系统(MIS) 物流中心DC（Distribution Center） 圆形订货机（GOT） 销售点管理系统POS（Point Of Sales） 掌上型终端机（HandyTerminal） 在线联结(OnLine) 订货商品目录账册（Order Book） 国际标准通讯（ISDN）

2. 6 电子订货系统EOS 6.1EOS概述 6.2设计订单处理系统 6.3EOS在连锁门店的应用 6.4EOS的开发 ◎ 习题与思考题

3. 6.1EOS概述 6.1EOS概述 6.1.1EOS的定义 电子订货系统EOS（Electronic Ordering System）是指企业间利用通讯网络（VAN或互联网） 和终端设备以在线联结（OnLine）方式进行订货作业和订货信息交换的系统。EOS按应用范围可分为：各企业内的EOS（如连锁店经营中各个连锁分店与总部之间建立的EOS）；零售商与批发商之间的EOS；零售商、批发商和生产商之间的EOS。 物流信息系统在当前竞争的时代，想要有效管理企业的供货、库存等经营管理活动，并且在要求供货商及时补足售出商品的数量且不能有缺货的前提下,就必须采用EOS。EOS涵盖了许多先进的管理手段和方法，已经引起了物流企业的高度重视。

4. 6.1.2EOS的作用 EOS能及时准确地交换订货信息，它在企业物流管理中的作用如下： (1) 对于传统的订货方式，如上门订货、邮寄订货、电话及传真订货等，EOS可以缩短从接到订单到发出订货的时间，缩短订货商品的交货期，减少商品订单的出错率，节省人工。 (2) 有利于减少企业库存，提高企业的库存管理效率，同时也能防止商品特别是畅销商品缺货现象的发生。 (3) 对于生产厂家和批发商来说，通过分析零售商的商品订货信息，能准确判断畅销商品和滞销商品，有利于企业调整商品生产和销售计划。 (4) 有利于提高企业物流信息系统的效率，使各个业务信息子系统之间的数据交换更加便利和迅速，丰富企业的经营信息。

5. 6.1.3EOS的应用 (1) EOS应用的前提 企业在应用EOS时应注意以下前提： ① 订货业务作业的标准化。 ② 商品代码的设计。 ③ 订货商品目录账册（Order Book）的作用和更新。 ④ 计算机以及订货信息输入和输出终端设备的添置和EOS设计是应用EOS的基础条件。 ⑤ 需要制定EOS应用手册并协调部门间、企业间的经营活动。 (2) EOS的应用 在商业化迅速发展的今天，EOS越来越显示出它的重要性。同时，随着科学技术的不断发展和EOS的日益普及，EOS的标准化和网络化已经成了当今EOS的发展趋势。

6. 图6-2EOS的系统结构 6.1.4EOS的结构及各部分的作用 EOS并非是单个的零售点与单个的批发商组成的系统，而是许多零售店和许多批发商组成的大系统的整体动作方式。EOS结构如图6.2所示。

7. 从图中可看出，EOS中的批发、零售商、供货商和商业增值网络中心，在物流中的角色和作用为：从图中可看出，EOS中的批发、零售商、供货商和商业增值网络中心，在物流中的角色和作用为： (1) 批发、零售商的作用 采购人员根据管理信息系统MIS(Management Information System)提供的功能，收集并汇总各机构要货的商品名称、要货数量，根据供货商的可供商品货源、供货价格、交货期限、供货商的信誉等资料，向指定的供货商下达采购指令。 （2） 商业增值网络中心的作用 不参与交易双方的交易活动，只提供用户连接界面，每当接收到用户发来的EDI单证时，自动进行EOS交易伙伴关系的核查，只有互有伙伴关系的才能进行交易，否则视为无效交易。确定有效交易关系后还必须进行EDI单证格式检查，只有交易双方均认可的单证格式，才能进行单证传递，并对每笔交易进行长期保存，供用户今后查询或在交易双方发生贸易纠纷时，可以根据商业增值网络中心所储存的单证内容作为司法证据。 商业增值网络中心VAN是公共的信息中心，它是通过通信网络让不同机构的计算机或各种连线终端相通，促进信息的收发更加便利的一种共同的信息中心。 （3） 供货商的作用 根据订单内容和供货商的MIS提供的相关信息，供货商可及时安排出货，并将此信息通过EDI传递给相应的批发、零售商，从而完成一次基本的订货作业。

8. 图6-3EOS的系统工作形式(利用地区网、专业网) 6.1.5EOS的流程 EOS的基本流程如图6.3所示。

9. (1) 在零售店的终端利用条码阅读器获取准备采购的商品条码，并在终端机上输入订货材料,然后传到批发商的计算机中。 (2) 批发商开出提货发票，并根据发票同时开出拣货单，实施拣货，然后依据送货发票进行商品发货。 (3) 送货发票上的资料成为零售商的应付账款资料及批发商的应收账款资料。 (4) 将以上信息发送到应收账款的系统中。 (5) 零售商对送到的货物进行检验后，便可以陈列与销售了。

10. 6.1.6EOS的实施要点 (1) 落实EOS的规划 在规划EOS时，必须先仔细考虑下列因素，再制定整体规划，分阶段逐步实施。 ① 零售商的业态属性 ② 系统的现状 ③ 是否有推动系统化的体制或能力 (2) 做好实施EOS准备工作 ① 申请增值网 ② 建立联网对象的协调制度 ③ 建立商品代码、企业代码 ④ 建立商品目录 ⑤ 建立标准的订货模式 ⑥ 建立商品交易档案 ⑦ 培训作业人员 ⑨ 意外状况处理的对策 ⑩ 引入测试

11. 图6.4EOS与MIS集成示例 (3) 推进EOS与MIS的集成 图6.4为EOS与MIS集成的示例。

12. 图6.5企业信息部门自行完成EOS集成 EOS与MIS的集成工作可由企业的信息部门自行完成，如图6.5所示。也可由信息技术厂商来完成，如图6.6所示。图6.7为MIS／EOS数据流程图的示例。

13. 图6.6由信息技术厂商完成EOS集成

14. 图6.7MIS／EOS集成示例的数据流程图

15. (4) EOS推广的关键因素 EOS的目标是改善订货系统。在网络达到一定规模时，必须借助中介机构来协助制定和推广相关规范，推动标准作业的执行，并通过规模经济降低引入成本和参加费用。EOS推广的关键因素包括： ① 建立商品数据库 ② 企业公共代码及商品代码 ③ 公共数据库 ④ EOS增值网支持服务 返回

16. 6.2设计订单处理系统 6.2.1订单处理系统的构成 (1) 自动报价系统 自动报价系统需要输入的数据包括客户名称、询问商品的名称、商品的详细规格、商品等级等。然后，系统根据这些数据调用产品明细数据库、客户交易此商品的历史数据库、对此客户报价的历史数据库、客户数据库、厂商采购报价等，以取得此项商品的报价历史资料、折扣数据、客户以往交易记录及客户折扣、商品供应价等数据。 (2) 订单传送系统 订单传送的方法有多种，包括邮寄、销售人员取回、电话订购、传真订购及通过计算机网络订购等。若订单是由报价单确认而来，则可由系统将报价数据转换为订购数据；若订购单由计算机网络到达传送，则需根据电子数据交换标准格式将数据转换成内部订单文件格式。输入转换后的订购资料须由销售人员核查在客户制定的出货日期能否如期出货，所有的核查可经访问库存控制数据库、拣货产能调用数据库、包装产能调用数据库、运送设备产能调用数据库、人力资源调用数据库等核查其资源能力，数据确认即可转入待出货订单数据库中，并激活上述各数据库中的数量。

17. 6.2.2订单处理功能设计 （1） 计划的接受和分析 计划下达之后，办事人员通过终端向系统输入计划数据，除了人工审阅之外，系统对进入的数据进一步作合理性检验，如编号、名称、数量、期限、特殊要求等。系统对每一项计划赋予统一编号，生成对应的合同订货记录。 订货系统与其他系统之间的联系如图6.8所示。 (2) 市场订货 系统允许市场调节的订货形式进入系统，从计算机处理来说只是在合同订货记录中标上非计划合同，一般来说，它的优先级大大低于计划合同。在具体处理上对这类订货有以下两方面要求： ① 赊贷控制 ② 订货项的识别

18. 图6.8订货系统与其他系统的联系

19. (3) 订货的控制 订货的控制作用在于保证整个订货兑付过程中有计划，使订货如期交付，保证产品符合订货要求，保证订货优先级的合理处理。主要包括以下内容： ① 跟踪订货状态 ② 产品结构控制 ③ 订货优先级 ④ 确定订货交付日期 (4) 查询 订货服务系统提供全面的查询功能，以便管理人员和客户及时了解他们所关心的订货执行状态。如果中途要改变订货，如取消订货、加急订货、修改订货等，订货服务系统将通过其他系统提供的信息，汇总后输出改变订货的可能性和要付出的代价。 (5) 评价订货服务的执行情况 订货服务的执行情况包括交货是否及时、对查询是否快速响应、订货处理的时间是否减少等，这些评价来自于各合同订货记录中的记载。评价分析可以把历史情况拿出来比较，也可以以产品类型、计划完成情况来分类比较，定期打出分类情况报表，为改善管理提供依据。

20. 6.2.3订单处理系统的设计要点 一个订单处理系统的设计,主要包括以下要点: (1) 所需输入的数据,包括客户资料、商品规格资料和商品数量等。 (2) 日期及订单号码、报价单号码由系统自动填写，但可修改。 (3) 具备按客户名称、客户编号、商品名称、商品编号、订单号码、订货日期和出货日期等查询订单内容的功能。 (4) 具备客户的多个出货地址记录，可根据不同交货地点开立发票。 (5) 可查询客户信用、库存数量、产能分配及设备工具使用状况、人力资源分配。 (6) 具备单一订单或批次订单打印功能。 (7) 报价系统具备由客户名称、客户编号、商品名称、商品编号、最近报价日期、最近订货数据等查询该客户的报价历史、订货出货状况和付款状况等资料，作为对客户进行购买力分析及信用评估的标准。 (8) 可由销售主管或高层主管随时修改客户信用额度。 (9) 具备相似产品、可替代产品资料，当库存不足无法出货时，可向客户推荐替代品以争取销售机会。 (10) 可查询未结订单资料，以利于出货作业的跟催。 返回

21. 6.3EOS在连锁门店的应用 6.3.1EOS在连锁门店应用的结构和分类 EOS的构成内容包括：订货系统、通讯网络系统和接单电脑系统。 就门店而言，只要配备了订货终端机和货价卡(或订货簿)，再配上电话和数据机，就可以说是一套完整的电子订货配置。就供应商来说，凡能接收门店通过数据机发来的订货信息，并可利用终端机设备系统直接作订单处理，打印出出货单和检货单，就可以说已具备电子订货系统的功能。但就整个社会而言，标准的电子订货系统绝不是“一对一”的格局，即并非单个的零售店与单个的供应商组成的系统，而是“多对多”的整体运作，是许多零售店和许多供货商组成的大系统的整体运作方式。 根据EOS在连锁门店应用的整体运作程序来划分，大致可以分为以下三种类型： (1) 连锁体系内部的网络型 (2) 供应商对连锁门店的网络型 (3) 众多零售系统共同利用的标准网络型

22. 6.3.2连锁门店订货系统配置 无论采用何种形式的电子订货系统，皆以门店订货系统的配置为基础。门店订货系统配置包括硬件设备配置与确立电子订货方式两个方面。 (1) 硬件设备配置 硬件设备一般由三个部分组成： ① 电子订货终端机 ② 数据机 ③ 其他设备 (2) 确立电子订货方式 EOS的运作除硬件设备外，还必须有记录订货情报的货架卡和订货簿，并确立电子订货方式。常用的电子订货方式有三种： ① 电子订货簿 ② 电子订货簿与货架卡并用 ③ 低于安全存量订货法

23. 6.3.3EOS的作业流程 (1) 作业流程 ① 订货人员在进行订货作业时，首先要在卖场查看各商品销售状况，确认确需订货方可进行订货作业。要特别注意是否有未上货架的库存商品。 ② 订货人员在卖场扫描所需进货的商品价格卡，输入订货商品的数量。 ③ 订货人员将掌上型终端机的订货资料输入后台电脑，再由后台电脑通过数据机，把订货资料传送至供应商或连锁公司总部的配送中心。 ④ 如连锁店电脑系统没有与供应商或总部的配送中心进行联网，可将订货资料打印出来，通过传真机传送出去，或者派人直接送出。 (2) 盘点作业流程 ① 连锁店在进行盘点作业时，盘点人员可手持掌上型终端机去卖场和仓库，逐一扫描商品的价格卡或商品的条码，并输入清点的商品数量。 ② 商品存货清点与输入完成之后，将掌上型终端机连接到后台电脑上，以便统计和传输出盘点资料。 ③ 再通过数据机把盘点资料传输至公司总部的电脑，总部电脑经过运算后，可作出盘点统计表、盈亏表和其他的管理报表。

24. 6.3.4规划 EOS首先要对本企业的情况以及社会配套条件等方面的问题进行全面的分析，如果决定导入，再考虑以下规划内容： (1) 选择加入的社会配套信息管理系统 (2) 与交易对象共同建立EOS运作规范 (3) 建立标准的商品代号与企业代号 (4) 建立商品订货簿和货架卡 (5) 建立标准的订货模式 (6) 建立商品交易档案 (7) 货架卡定位 (8) 建立统一的传票 (9) 作业人员教育训练 (10) 导入测试 返回

25. 6.4EOS的开发 6.4.1系统定义 完整意义的EOS应该是运用VAN系统和EDI系统建立起来的，连接供应商、总部、配送中心、连锁分店和客户的整体的供货系统。 EOS需要订货端和接受订单的发货端双方的共同配合，所以EOS需要社会配套的管理信息系统。目前在VAN或EDI还没有完全建立的情况下，首先建立起商业企业内部（总部到配送中心、连锁店到配送中心）的EOS。当社会化的EDI建立好后，我们便可以顺利地建立起总部到供应商的EOS。 现代商业建立EOS有以下优点： (1) 门店库存合理化 (2) 减少误差和缺货 (3) 改善订货作业 (4) 确立订货管理系统

26. 6.4.2系统分析 (1) 系统功能 EOS包括产品目录管理、产品查询、客户（供应商）基本资料管理、产品分类及资料管理、交易流程管理、客户（供应商）远程信息管理等功能，如图6.10所示。 系统功能 基本功能 扩充功能 客户资料库 配件资料库 产品资料库 报价单管理 订单管理 发票单管理 报表管理 供应商资料库能

27. (2) 系统设计目标 EOS的设计，主要是要实现以下目标： ① 设计直接、易学易用; ② 客户资料库采用多联络人及分行设定,每个客户可输入多个联络人资料以及多个送货点资料; ③ 特强资料搜寻功能,每个资料库有多条件搜寻功能,可对资料库作多条件搜寻; ④ 可对个别客户设定单一折扣或使用预设折扣; ⑤ 客户买货记录、供应商订货记录以及货品运送状况一查即知; ⑥ 货物资料库、配件和产品资料独立处理,成品可由多款配件组成计算成本; ⑦ 每款配件、产品设立独立价格以及成本变动表; ⑧ 可储存配件、产品的种类清单； ⑨ 可储存管理、打印报价单、订货单、发票、订金发票、余款发票、保养发票、收据及送货单等; ⑩ 打印前可作预览; (3) 功能模块设计 ① 商品管理 商品管理包括新产品开发、滞销商品淘汰、商品的组合分类与编码及商品的定价。商品组织、分类与编码确定公司经营商品组织架构，并依商品编码对各类商品进行分类管理，这是商品经营业务的基础和导向。依据以下原则进行：

28. ●商品组合原则 ●商品分类标准 ●商品编码原则 ●商品编码管理和维护 ② 供应商管理 大型连锁超市一般拥有几百甚至上千家供货商，而且由于商品汰旧换新，供货商的变动也比较频繁，这就需要对厂商进行统一管理。系统的供应商管理包含以下功能： ●供应商分类与编号 ●供应商档案 ●供应商商品台账 ●销售状况统计分析 ●采购合同管理 ●商品及服务检查 ③ 客户及会员管理 客户管理包括： ● 客户档案管理;

29. ●客户的分类管理; ●客户的资信管理; ●客户应收款的管理; ●客户购买情况统计：消费明细，消费汇总; ●客户反馈信息管理; ●新商品发布; ●会员网上购物; ●利润返还:根据购货的额度确定年底的返款金额。 ●客户分析:采用对比分析、ABC分析、贡献度分析、重点顾客分析、频繁购物分析等方法对客户进行分类管理。 ④ 电子报价单 电子报价单主要分成四个部分，包括采购基本数据、询价基本数据、报价商品明细及报价厂商数据。询价公告相关数据，系统会自动带出，厂商只需针对报价商品明细部分进行报价动作。 ⑤ 报表管理 在商品流转系统中，报表提供给用户最终的材料，也是需要长期保存的文档之一。可是，由于各个用户的需求千差万别，而且，随着用户业务的发展，新的报表需求随时可能产生。所以，除了一些常用的报表，给用户提供一个简单、方便、实用的报表工具，是十分必要的。该报表工具就是应这种需求编写的，可以满足用户对报表的绝大多数的需求。

30. 6.4.3系统实现 (1) 系统要求 Pentium Ⅲ, 128M内存,200M以上硬盘容量, 800×600以上像素的分辨率。 (2) 技术实现 根据连锁系统的信息处理的方式，我们建议软件结构采用以下的处理模型：总部和各门店通过专用网络实时连接和进行数据处理、相互间的信息通过电子邮件进行信息交互。 ① 软件设计的三层客户/服务器（C/S）结构 客户服务器体系结构是一个将复杂的网络应用的用户界面和业务应用处理与数据库访问相分离，服务器和客户机之间通过消息传递机制进行对话，由客户端发出请求给服务器，服务器进行相应的处理后经传递机制回送给客户端。 C/S结构有以下类型： ●胖客户机结构 ●三层应用结构

31. ② 基于Web的服务器／浏览器(B/S)结构 随着Internet/Intranet/Extranet技术的不断发展，尤其是基于Web(HTML、HTTP)的信息发布检索技术，Java跨网络操作系统计算机技术以及 COM 或 CORBA网络分布式对象技术三者的有机结合, 导致了整个应用系统的体系结构从C/S的主从结构向灵活的多级分布结构的重大演变，使其在当今以Web技术为核心的信息网络的应用中有更新的内涵，就是浏览器/服务器体系结构。 (3) 图形界面 ① 客户资料库 客户总览表: 所有客户资料一目了然，可选择资料排列次序。 客户资料：客户资料详细记录。 联络人资料：每个客户可输入多个联络人资料。 分行资料：每个客户可输入多个分行地址及送货点。 订购记录：可立即查询客户过往订购记录及送货情况。 客户搜寻：快速详细的查询条件，翻查客户资料方便快捷。 ② 供应商资料库 供应商总览表：所有供应商资料一目了然，可选择资料排列次序。 供应商资料：供应商资料详细记录。

32. 联络人资料：每个供应商可输入多个联络人资料。联络人资料：每个供应商可输入多个联络人资料。 订单记录：可立即查询过往供应商处订购货品记录及送货情况。 供应商搜寻：快速详细的查询条件，翻查供应商资料方便快捷。 ③ 配件资料库 配件总览表：所有配件资料详细列出，可选择资料排列次序 。 配件资料：配件资料详细记录。 成本价/售价更新记录：每种配件成本价及售价更改都会存储记录，方便查询分析。 配件搜寻：快速详细的查询条件，翻查配件资料方便快捷。 ④ 产品资料库 产品总览表：所有产品资料详细列出，可选择资料排列次序。 产品资料：产品资料详细记录。 配件输入表:产品可由多种配件组成，自动计算产品成本。 成本价/售价更新记录：每种产品成本价及售价更改都会储存记录，方便查询分析。 产品搜寻：快速详细的查询条件，翻查产品资料方便快捷。

33. ⑤ 报价单管理 报价单总览表：所有报价单详细列出，可选择资料排列顺序。 报价单内容：报价单资料详细记录，确认报价单前可随时作成本和折扣计算，打印前可作预览。 更新货品资料：直接从产品和配件资料库选择货品，报价快而准。 报价单搜寻：快速详细的查询条件，翻查报价单方便快捷。 ⑥ 订单管理 订单总览表：所有订单详细列出，可选择资料排列次序。 订单内容：订单资料详细列出，可进行成本和折扣计算，打印前可作预览。 更新货品资料：直接从产品和配件资料库选择货品加入订单。 订单搜寻：快捷详细的查询条件，翻查订单方便快捷。 ⑦ 发票管理 发票总览表: 所有发票详尽列出，可选择资料排列次序。 发票内容: 发票资料详细记录，成本、售价和折扣自动计算，可复制报价单和发票，开订金发票、赊款发票及保养发票，处理付款资料等。打印收据及送货单前可作预览。

34. 更新货品资料: 直接从产品和配件资料库选择货品加入发票，可直接开出“现估单”。 发票搜寻: 快速详细的查询条件，翻查发票方便快捷。 ⑧ 报表管理 多款报表包括: 客户列表、订单列表、供应商列表、订单记录列表、配件列表、产品列表、报价单列表、订货单列表、发票列表、月结单、结欠报表、利润分析等。

35. 知识归纳 本章首先介绍了EOS的基本概念、分类、作用和应用，特别重点讨论了EOS的结构与流程。然后介绍了EOS的实施要点，如做好EOS规划，做好实施EOS前的准备工作，推进EOS与MIS的集成。具体介绍了EOS在连锁店的应用。 接着，论述了订单处理系统，内容包括其系统构成、功能和设计要点等。 最后，介绍了开发EOS的流程。

36. 习题与思考题 6.1试述EOS的概念。 6.2简要说明EOS的作用。 6.3试述企业在应用EOS时应注意的事项。 6.4简要说明EOS的结构及各部分的作用。 6.5EOS的基本流程是什么？ 6.6试述实施EOS应做什么准备工作。 6.7如何推进EOS与MIS的集成？ 6.8简要说明订单处理系统的构成。 6.9试述订单处理系统有哪些功能。 6.10花王公司的EOS系统。 返回