Московские лаборатории экономики и технологии знаний представляют

1. Московские лабораторииэкономики и технологии знанийпредставляют

2. Докумена 1.5 Управление электронными документами предприятия

3. В нашей системе документооборота этого файла нет, ведь это пока только черновик… Леночка, мне срочно нужен проект коммерческого предложения для «Главнефтегазбанка» Кажется, им занимался Петров… Срочно звоните Петрову! Говорите громче, плохо слышно! Алло, алло! Две с половиной тысячи файлов! Как тут разобраться? … но мы работаем с этим банком много лет, документов со словами «Нефтегаз», «предложение» и «услуга» все равно слишком много, а деталей предложения я не знаю… Немного усилий системного администратора… Но на файл-сервере документов еще больше! Попробовать контекстный поиск? Да, но он сейчас в отпуске. Поищу у него на компьютере… В какую папку он мог его положить? «Черновики»? «Проекты»? «Банк»? «Novajapapka»?.. Заглянем в обычный офис крупной компании… …телефон абонента выключен или вне зоны действия сети… Я положил его на наш… НА НАШ ФАЙЛ-СЕРВЕР!!! Где-то в экзотических странах… Только с названием «Predlogenie» тут сотня документов…

4. После часа поисков… 12 Наконец-то предложение нашлось… И даже не одно, а целых три версии. Во всех разные варианты поставки. Какое же правильное? 9 3 6 Уволить Петрова? Но он хороший сотрудник, просто никто не предполагал, что это отложенное предложение вдруг срочно понадобится!

5. …EDM? EDM (Enterprise Document Management) – управление электронными документами предприятия. Деятельность, направленная на капитализацию аккумулированного в электронных документах корпоративного знания.

6. Как часто ваши важные документы… …хранятся на рабочих станциях исполнителей? …многократно пересылаются почтой? …существуют в разных редакциях непонятной актуальности? …просто теряются?

7. В чем проблема? • Места неконтролируемого скопления документов: • Почтовые базы (вложения в письмах). • Локальные диски («Мои документы», «Рабочий стол» и т.д.) • Папки общего доступа на рабочих станциях. • Файловые серверы. • Вопросы без ответа: • Где последняя версия документа? • Кто ее готовил? • Какая версия получена от контрагента? • По какому шаблону сделан документ? • Кто последним занимался проектом XXX? Где об этомпроекте что-нибудь прочитать?

8. Документооборот? • Электронный документооборот представляет собой регламентированный набор операций над определенными видами документов. • Любая реальная деятельность шире формальных регламентов. • Все, что идет «мимо» регламентов документооборота – в зоне риска.

9. Электронный архив? • Электронный архив представляет собой централизованное и упорядоченное хранилище электронных документов, оснащенное механизмами поиска. • Электронный архив – место, где заканчивается жизненный цикл документа. • Электронный архив не помогает работатьс «живыми» документами.

10. Цель внедренияДокумены • Уменьшить издержки предприятия, связанные с управлением электронными документами: • Минимизировать время поиска документа. • Минимизировать время поиска сотрудника с нужной компетенцией. • Оптимизировать групповую работу над документом. • Минимизировать количество двойной работы. • Уменьшить риски предприятия, связанные с управлением электронными документами: • Минимизировать риск утраты или фальсификации документа. • Минимизировать риск утраты компетенции, связанной с уходом сотрудника.

11. Докуменабазовый функционал версии 1.5 • Централизованное и упорядоченное хранение электронных документов. • Привычный доступ к документам: • Через веб-интерфейс, в любом браузере. • Через веб-папки в Проводнике Windows. • Напрямую из продуктов Microsoft Office. • Через локальное меню документа в Проводнике Windows. • Возможность использования любых операционных систем для доступа к документам.

12. Докуменабазовый функционал версии 1.5 • Возможность просмотра основных типов электронных документов непосредственно в веб-браузере, без установки офисных программ. • Преобразование форматов документов например Microsoft Word 2003 (.doc) -> Microsoft Word 2007 (.docx) • Поддержка наиболее распространенных форматов документов Microsoft Office, Open Office, Adobe PDF, RTF, HTML и т.д.

13. Докуменабазовый функционал версии 1.5 • Смысловая классификация вместо «дерева» папок • Неограниченное количество классификаторов в системе. Например: • Вид документа (договор, счет, письмо, акт, спецификация и т.д.) • Проект • Контрагент • Регион • … все, что угодно. Вам виднее, как устроен ваш бизнес! • Метки (теги) документа. Используются для того, чтобы быстро пометить документ или группу, и могут быть преобразованы в элементы классификатора. • Документ может быть классифицирован по любому количеству признаков, содержать любое количество меток. • Персонализация • Наряду с общими пользователь может создавать собственные классификаторы и метки. • Пользователь может задать собственный порядок классификации.

14. Докуменабазовый функционал версии 1.5 • Поиск • По содержимому документа с поддержкой морфологии языка. • По названию, автору, меткам, классификаторам и прочим метаданным. • Версии • Изменения в документе порождают не новый документ, а новую версию документа. • Версии не теряются, они выстроены в порядке их появления. • Версии можно сравнить между собой и выявить отличия. • Обсуждение и согласование документов без переписки по почте.

15. Докуменабазовый функционал версии 1.5 • Стикеры • «Цветная наклейка» на электронный документ. • Привычный инструмент для организации коллективной работы. • Сохраненные фильтры и объекты поиска • «Мои документы» • «Презентации по Докумене за текущий год» • «Все тендеры прошлого года» • Фильтры создаются как персональные. Но вы можете передать свой фильтр другому сотруднику – у него появится копия. • Журнал операций. Все действия с документом заносятся в журнал

16. Докуменабазовый функционал версии 1.5 • Управление доступом • Гибкая ролевая модель. • Возможность назначения доступа к каждому документу системы. • Управление правилами доступа на основании классификации документа и его меток. • Интеграция с существующей инфраструктурой • Microsoft Active Directory • Любой LDAP-совместимый сервер

17. Докуменановое в версии 1.5 • Рабочие пространства • В рамках одной инсталляции можно создавать выделенные изолированные сегменты – рабочие пространства. • Каждое рабочее пространство может иметь свой набор классификаторов, может разделять общие классификаторы или иметь и те, и другие. • Каждое рабочее пространство имеет свой круг пользователей, «невидимых» из других рабочих пространств. • Документы можно изолировать в рамках рабочего пространства или делать доступными в рамках всей Докумены. • Рабочие пространства Докумены – идеальный инструмент для филиалов, выделенных подразделений и отдельных рабочих групп.

18. Докуменановое в версии 1.5 • Распознавание текста в графических документах • Создание и загрузка документов в систему через интерфейс сканера. • Анализ графических документов на предмет содержания в них текстовой информации. • Индексация текстового содержимого в графических документах.

19. Докуменаобновление 1.5.1 • Квоты и приоритеты • Управление квотами на дисковое пространство отдельных рабочих областей. • Управление приоритетами на обработку документов в очередях отдельных рабочих областей. • Публичные документы • К документу может быть предоставлен публичный доступ на чтение на заданный срок или бессрочно.

20. Докуменазаказной функционал • Коннекторы к учетным системам • 1С: Бухгалтерия и 1С: Предприятие • Инфобухгалтер • SAP и иные ERP-решения • Интеграция с портальными решениями • 1С: Битрикс • Microsoft SharePoint Portal • Oracle Portal • IBM WebSphere Portal

21. ДокуменаЗапланировано на версию 2.0* • Правила и оповещения • Шаблоны и картотеки объектов • Объекты типов «персона, организация». • Режим разделения документа на шаблон и объекты. • Ведение картотек объектов. Импорт объектов из распространенных форматов и программ. • Генерация документа по шаблону и объектам. • Online документы • Локализация • Английский, французский, испанский, португальский языки * Планируемая дата выпуска – 1 июля 2010

22. ДокуменаЗапланировано на версию 2.0 * • Семантический анализ • Автоклассификация • Нахождение связей и аналогов • «Антиплагиат» • Поиск первоисточников • Подборка документов по тематике и контексту • Распознавание текста в графических объектах • Индексация и поиск по текстовому содержимому в отсканированных документах – реализовано в версии 1.5! • … Мы еще не закончили! * Планируемая дата выпуска – 1 июля 2010

23. Докуменаhttp://documena.ru Ваш интеллектуальный капитал – под вашим контролем! Московские лаборатории экономики и технологии знаний Москва, ул.Дербеневская, д.20, стр.12 e-mail: org@ktelabs.ru +7 (495) 642 6319