Обучающий Семинар на тему:

1. Обучающий Семинар на тему: «Внедрение обязательных документированных процедур»

2. Документированная процедура Системы менеджмента качества Управление документацией СМК 02-01-2009

3. Руководители подразделений несут ответственность за: • ведение и актуализацию перечня документации СМК подразделения; • организацию управления документацией СМК в подразделении; • организацию внедрения документированных процедур для управления процессами выполнения работ и предоставления услуг персоналом подразделений. • своевременную актуализацию документации СМК подразделения, внесение изменений, с отметкой в листе регистрации изменений, во все документы, поступившие в подразделение и своевременное ознакомление с ними специалистов подразделения.

4. Перечень документов системы менеджмента качества кафедры

5. Под управлением документацией СМК понимается комплекс действий, направленных на создание документации, необходимой для достижения требуемого качества предоставляемой услуги (выполняемой работы) и оценки системы менеджмента качества, а также обеспечение данной документацией всех заинтересованных подразделений организации.

6. Документация внутреннего происхождения включает следующие уровни документов: высший уровень – Политика в области качества; первый уровень – Руководство по качеству; второй уровень – Документированные процедуры системы менеджмента качества, инструкции; третий уровень – Положения о подразделениях; четвертый уровень – Должностные инструкции. пятый уровень – Стандартизированные формы записей о качестве (Приказы, Протоколы, Планы, Отчеты, Программы, Графики, Распоряжения, Журналы)

7. Организация разработки документов Ответственным за разработку проекта документа СМК является руководитель подразделения (владелец процесса) к сфере деятельности которого относится документируемый процесс. Руководитель подразделения либо сам является разработчиком документа СМК, либо назначает лицо, ответственное за разработку (далее – разработчик). Основанием для разработки документа СМК являются указания руководства, планы мероприятий, графики пересмотра и т.п. Объем и степень подробности документов определяются разработчиком в зависимости от специфики и сложности работ, используемых методов, подготовки персонала. Документы должны содержать ссылки на другие нормативные, законодательные документы и документы СМК.

8. Присвоение обозначений • При разработке документам СМК разработчик присваивает регистрационный номер, состоящий из индекса СМК, группы документов, регистрационного порядкового номера и года утверждения документа, например (СМК ZZ-XX-УУУУ), где: • СМК – индекс, обозначающий принадлежность документа к системе менеджмента качества академии; • ZZ – код труппы документа, который подразделяется следующий образом: • 01 – Руководство по качеству; • 02 – документированные процедуры, методики СМК, рабочие инструкции, стандарты вуза и т.д.; • 03 – положения о подразделениях; • 04 – положение о деятельности; • 05 – должностные инструкции; • ХХ – регистрационный порядковый номер документа (01.02. и т.д.); • УУУУ – четыре цифры – год утверждения документа.

9. Пример Положение о подразделении СМК 03-01-2009, Должностная инструкция СМК 05-01-2009 Положение о деятельности СМК 04-03-2009

10. Документированная процедура Системы менеджмента качества Управление записями СМК 02-02-2009

11. Настоящая Документированная процедура устанавливает требования к средствам управления для идентификации, хранения, защиты, восстановления, определения сроков хранения и изъятия записей о качестве образования в ФГОУ ВПО «Ульяновская ГСХА»

12. В настоящей документированной процедуре применяются следующие определения: Процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса (одного или нескольких подразделений, включая порядок, ответственность и взаимодействие). Нормативная и техническая документация – документы, устанавливающие требования. Информация – значимые данные. Документ – информация и соответствующий носитель. Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Результативность - степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

13. Руководитель подразделения осуществляет: • выявление всех процедур и видов деятельности, выполняемых подразделением, в результате которых необходимы записи о качестве; • разработку процедуры управления записями о качестве; • разработку маршрутов движения записей о качестве; • проведение периодического контроля за правильностью осуществления записей о качестве; • разработку документированных процедур осуществления записей о качестве. Руководитель подразделения назначает исполнителей, непосредственно выполняющих записи о качестве

14. К записям о качестве в академии относятся: • Регистрационные документы (журналы, ведомости, протоколы, акты, отчеты и т.д.) и данные о результатах оценивания подготовки студентов, условий производительной среды; • учетно-регистрационная документация по образовательным услугам (заявления, программы, журналы учета и т.д.); • Сбор и анализ информации по оценке качества образовательной услуги, данные о персонале подразделений, в том числе по повышению квалификации, подготовке и аттестации персонала; • договора, заявки на проведение НИД и НМД и других работ; • документы и данные о проведении внутренних проверок системы менеджмента (план внутренних проверок; отчет о проведении внутренних проверок; план корректирующих мероприятий; отчет о выполнении корректирующих мероприятий) качества и проверок внешними организациями; • Зарегистрированные данные о несоответствующих услугах и устранения несоответствий; • прочие виды учетно-регистрационной документации и данных, используемых для анализа эффективности СМК, при планировании улучшений и составлении отчетов высшему руководству. • анализ системы менеджмента качества со стороны руководства за год, при необходимости за полугодие.

15. Документированная процедура Системы менеджмента качества Внутренний аудит СМК 02-03-2009

16. Настоящая Документированная процедура устанавливает требования к: • порядку планирования, проведению внутренних проверок (аудитов) системы менеджмента качества, ведение записей и составления отчётов; • разработке и утверждению годовой Программы внутренних проверок СМК академии; • персоналу, организующему и осуществляющему внутренние проверки; • отчету о результатах внутренних проверок системы менеджмента качества

17. Основными этапами процесса внутренних проверок являются: • а) процесс подготовки «Годового план- графика внутренних проверок…» • планирование проверок; • разработка и утверждение «Годового план- графика внутренних проверок…». • б) процесс подготовки «Программы проверки структурного подразделения» • подготовка и выделение персонала с соответствующей квалификацией для проведения проверок; • регистрация данных, полученных в процессе проверок • анализ результатов и подготовка отчета;

18. доведение результатов до руководителей и персонала проверяемого подразделения; • в) процесс подготовки «Плана корректирующих мероприятий» • разработка корректирующих мероприятий; • оценка достижения запланированных результатов. • По решению ректора могут проводиться внеочередные внутренние проверки системы менеджмента качества или комплексные проверки деятельности подразделений, объективной предпосылкой к проведению которых может служить: • претензии потребителей; • планирование существенных изменений в структуре или кадровом составе.

19. Документированная процедура Системы менеджмента качества Управление несоответствующей продукцией СМК 02-05-2009

20. Ответственность за идентификацию и регистрацию несоответствий предоставляемых образовательных услуг, за организацию и проведение анализа причин несоответствия предоставляемой услуги, разработку и реализацию мер по их устранению и предупреждению повторного появления несут руководители процессов, в которых выявлены несоответствия.

21. Перечень несоответствий услуг (продукции) • Оформление документации по образовательному процессу с нарушением требований положения по оформлению зачетно-экзаменационной документации; • Отсутствие в журналах регистрации полной информации; • Некачественное оформление регистрационных документов (журналов, ведомостей, протоколов, актов, отчетов и т.д.) образовательного процесса и др. проводимых работ и оказываемых услуг; • Некачественное оформление данных о персонале подразделений, в том числе по повышению квалификации, подготовке и аттестации персонала и несвоевременное внесение регистрационных данных в документы персонала (трудовые книжки, личные карточки работников и другие);

22. Не представление руководителями подразделений (ректору, представителю руководства и ответственному за СМК) данных об оценке удовлетворенности потребителей услуг оказываемых академией по заполненным анкетам в подразделениях; • Несвоевременное предоставление учебных планов, программ подразделениям и изменений к ним; • Несвоевременное доведение до студентов, учащихся, аспирантов расписания занятий и изменений к ним, расписания экзаменов и зачетов; • Несвоевременное предоставление руководителями подразделений отчетов ректору, представителю руководства по СМК, вышестоящей организации; • Не обеспечение сохранности документов, материалов, работ обучающимися в академии (студентов, аспирантов, слушателей и др. лиц), сдавших их на проверку и рецензирование; • Нарушение правил эксплуатации оборудования, транспорта, низкое качество проведения планово-профилактических работ с оборудованием; • Не обеспечение содержания помещений и зданий в надлежащем состоянии. • Не обеспечение подразделений академии материалами, канцелярскими товарами и комплектующими изделиями и повлекшее невыполнение в срок производственных заданий.

23. Документированная процедура Системы менеджмента качества Корректирующие и предупреждающие действия СМК 02-04-2009

24. Настоящая Документированная процедура распространяется на деятельность всех подразделений и сотрудников ФГОУ ВПО «Ульяновская ГСХА», распространяется на любые услуги (работы) проводимые академией.

25. Ответственность за разработку и внедрение корректирующих (предупреждающих) действий несут руководители подразделений, в которых выявлены несоответствия. Ответственность других подразделений, задействованных при проведении корректирующих (предупреждающих) действий, определяется при разработке и утверждении соответствующих мероприятий

26. Целью проведения корректирующих и предупреждающих действий является устранение или снижение влияния реальных и потенциальных причин несоответствий на степень удовлетворения потребителей и качество образовательных услуг, научно-исследовательских и редакционно-издательских работ

27. Документированная процедура Системы менеджмента качества Анализ со стороны руководства СМК 02-06-2009

28. Анализ СМК вуза со стороны руководства базируется на сборе, анализе и использовании необходимой информации, для осуществления результативного и эффективного управления рабочими процессами СМК УГСХА, программами обучения и СМК в целом

29. Оперативному анализу со стороны руководства подлежат данные о реализации процессов СМК, а также оперативная информация о проведении внутренних аудитов

30. Входные данные для анализа СМК со стороны руководства должны отражать: - результаты аудитов (проверок) и самооценки УГСХА; - обратную связь от потребителей; - функционирование процессов и соответствие продукции; - данные о статусе корректирующих и предупреждающих действий (уведомление, малозначительные, значительные нарушения); - последующие действия, вытекающие из предыдущих анализов со стороны руководства; - изменения, которые могли бы повлиять на СМК; - рекомендации по улучшению.

31. Выходные данные анализа со стороны руководства должны включать в себя все решения и действия, относящиеся: - к повышению результативности системы менеджмента качества и ее процессов (постоянное улучшение всех видов деятельности организации); - к улучшению продукции по отношению к требованиям потребителей (повышение качества образования, расширение спектра доп. образования и др.); - к потребности в ресурсах (обновление МТБ, повышение квалификации ППС и др.)

32. Предложения по улучшению своей деятельности руководители структурных подразделений и ответственные за СМК обязаны предоставить на заседании Совета по качеству, на котором происходит анализ СМК со стороны высшего руководства.

33. Благодарю за внимание!