Las 6 claves de la gestión del tiempo

1. Las 6 claves de la gestión del tiempo Xavier Gàmez i Imbert & Pep Camps i Barnet FORMADORS

3. Presentaciones y detección de necesidades • Introducción general: 6 peligros • GESTIONAR: No hacer nada que no sirva para nada. Registro de actividades • La competencia gestión del estrés y sus conductas asociadas • Tiempo potencial individual • Tpi=(TR+TC) exponencial (o+d+org+e) • ¿Cómo disponer de más tiempo?

4. Pensar antes de actuar: tengo claro a donde voy, cómo y por qué? • Qué es lo esencial. • Principio 80/20. Pareto. • Centrarse en el trabajo por objetivos. • Planificar • El desafio de los 40. recuperar la pasión por el trabajo

5. Delegar con eficacia: puede hacer esto otra persona? • Factores que permiten delegar • Primero. Identificar la persona para la función • Compromiso del empleado • Premiar y reprender • DELEGA, SUBCONTRATA, COMPRA TODO LO QUE PUEDAS

6. Desorden = estrés • ¿Dedico demasiado tiempo a mover papeles? • Diseñar mi sistema personal de organización. • ORGANIZO: diseño mi plan personal

7. COMUNICACIÓN: ¿ Cuánto tiempo debo dedicar a “ esta “ conversación? • Decidir por adelantado el tiempo que precisa cada contacto personal. • Malas relaciones y unidireccionales • Mejorar la gestion de conflictos • Comunicación eficaz • Empatia y escucha activa • Asertividad • La comunicación no verbal • Las reuniones de trabajo

8. La vida unidimensional • Qué es el estrés • Control del estrés • Actitudes que ayudan a encontrar paz • ESTRÉS= C/R-(A.S.x H2) • VIVIR EN ARMONIA • BUSCAR LA PLENITUD COMO SER HUMANO, NO COMO TRABAJADOR!!

10. Presentaciones y detección de necesidades • Introducción general: 6 peligros • GESTIONAR: No hacer nada que no sirva para nada. Registro de actividades • ¿Cómo disponer de más tiempo? • La competencia gestión del estrés y sus conductas asociadas • Tiempo potencial individual • Tpi=(TR+TC) exponencial (o+d+org+e)

11. ¿ cómo disponer de más tiempo?(6)

12. ¿ cómo disponer de más tiempo?(6)

13. ¿ cómo disponer de más tiempo?(6)

15. Hacer un listado de todas las cosas que os atraen, os pasan en la jornada, pensar en vuestra experiencia real ( esta semana) siguiendo el siguiente patrón: pocas personas superan el 20% de tiempo productivo (ti/tt). Sacaremos conclusiones a partir de este ejercicio.

16. Mi productividad • Calcular el tiempo productivo/tiempo total • A que hora empiezo a ser productivo • Imponerse horas de trabajo más reducidas. • Una vez lleguemos al 80% de productividad podemos ampliar horarios de trabajo

17. Registro de actividades de los próximos 7 dias: ¿ cuánto tiempo pierdo yo, verdaderamente?

18. Niveles • Contexto • Conducta • Competencia – aprendizajes • Creencias y valores • Identidad • Transpersonalidad • Creencia subyacente • Test de impulsores • Ver cuantos tenemos el “ donatpressa” • Auditoria de valores/creencias • Ver diagrama

19. Elementos que influyen en la creencia

20. Pensar en cada uno de vuestros objetivos que tenéis por escrito y Evaluar de 1 a 5 desde cabeza y desde el corazón. • La meta es posible y merece la pena( deseabilidad)? • Por qué es deseable? • La meta es posible conseguirla ( alcanzabilidad)? • Por qué es posible? • Las acciones son apropiadas y ecológicas ( adecuados comportamientos),cual es el camino para conseguir ese resultado?, • por qué es el camino adecuado? • Tengo las capacidades necesarias para alcanzar la meta (capacidades)? • Por qué soy capaz de completar ese camino? • Eres responsable y te mereces conseguirlo? • Por qué lo merezco?

21. La causa que • Qué causa que sea deseable • Qué causa que sea posible • Qué causa que ese camino sea el adecuado • Que me hace capaz • Qué me hace merecedor Xavi Gàmez i Imbert

22. Querer saberlo todo, pérdida de prestigio. • Ambicionar el prefeccionismo, el enemigo de lo bueno es lo mejor. • Desconfiar de los demás.Vigilantes, intergerir en su trabajo. • No confiar en uno mismo. Temas pendientes demasiado tiempo. • No tener claro lo que se espera de mi. Lo hago por si acaso • Desorden mental. Desorden comportamental. • Hablarse en términos negativos. Dialogo interno que no convence de la falta de capacidades. • Tendencia a prolongar los momentos de descanso de forma innecesaria, propósitos laborales poco claros.. • Tendencia a trabajar en lo que me gusta, en detreimento a lo que no me gusta y es importante. • Hacer frecuentes llamadas y mails en momentos inoportunos, que podría evitar o agrupar para un solo momento. • Navega sin rumbo por internet • Dificultad en afrontar tareas largas y complejas • Buscar formas de automotivarme (ver diagrama de conductas y expectativas)

23. Clarificar lo que he de hacer • Confiar en mi y en los demás • Priorizar • Ir al grano sin dispersarme • Un mínimo de orden • Aprender a acometer trabajos laboriosos • Aprender a automotivarme • Persistir.

24. Aprender a ser estricto con el reloj, pero afectuoso con el trato con las pesonas: guante de seda en puño de hierro • Buscar soluciones a las siguientes situaciones ( grupos de dos-tres) • Alguien nos pide que dejemos lo nuestro • Una visita imprevista • Reuniones improductivas • Minimizar interrupciones telefónicas

25. YO • Filtro mi teléfono • Pospongo temas personales ( pareja, etc) • Delego en mis subordinados • Administro mi correspondencia • Limito mis caprichos • Gestiono con mi jefe • Programo mis vistas • Selecciono y agrupo mis mails

26. Tpi= ( TR + TC ) exponencial (o+d+org+E) • TR= tiempo de respuesta justo y necesario • TC= tiempo de control adecuado al grado de responsabilidad • O= Objetivos (marte es medibles, adecuados, realistas-retadores, temporales, específicos) • D= Delegación es el contrato psicológico operativo • Org=Organización personalizada y suficiente • E= estres

29. Pensar antes de actuar: tengo claro a donde voy, cómo y por qué? • Qué es lo esencial. • Principio 80/20. Pareto. • Centrarse en el trabajo por objetivos. • Planificar • El desafio de los 40. recuperar la pasión por el trabajo

30. GESTIÓ DEL TEMPS I EFICÀCIA PERSONAL (Gestió de tasques)

31. IMPORTÀNCIA DELS OBJECTIUS • Tenim clar quin/s és/són els nostres OBJECTIUS? • Per definir els nostres objectius, cal definir un objectiu principal. • Cal aclarir-los en totes les facetes de la vida. • Hi ha objectius: • Racionals (el que decideixes per què et convé) • Obligats (els que has de fer per “obligació”) • Emocionals (els que desitges, et venen de gust...) • La poca claredat d’objectius porta a la desmotivació. • Els objectius és necessari posar-los per escrit. • Cal triar dates límit per a l’assoliment d’objectius. • Els objectius s’assoleixen definint accions. • Les accions cal prioritzar-les. • Cal fer una cosa cada dia que ens apropi al objectiu principal.

32. IMPORTÀNCIA DE LA PLANIFICACIÓ • Cada minut de planificació estalvia fins a 10 minuts en l’execució. • Necessitem cada dia uns 15 minuts de temps per planificar. • Importància de les llistes d’activitats: diària, setmanal i mensual. • Regla del 20/80: el 20% de les activitats valen el 80% del que fas. • Revisa els teus objectius, activitats, responsabilitats... I decideix quin d’ells estan dins del 20%. • Les conseqüències potencials de qualsevol activitat són clau per esbrinar-ne la importància. • El pensament a llarg termini millora les decisions a curt termini (pensament estratègic). • No és el mateix alleugerar tensions que assolir fites. • Revisa periòdicament els llistats d’activitats i projectes i decideix quins tindran un impacte mes positiu en la teva vida.

33. EXERCICI ORGANITZACIÓ DE TASQUES Aquest exercici consta de les següents fases: 1 DEFINICIÓ DE L’OBJECTIU PRINCIPAL Objectiu: fer-nos conscients de la importància de les tasques que desenvolupem 2 DEFINICIÓ DE LES ÀREES CLAU DE TREBALL 3 DEFINICIÓ DE LES ACTIVITATS DE CADA ÀREA Objectiu: analitzar de quina forma utilitzem el temps actualment 4 CONSTRUCCIÓ DE LA FITXA D’ACTIVITATS 5 CONSTRUCCIÓ DEL REGISTRE DE TASQUES Objectiu: planificar les tasques a curt termini de forma coherent

34. EXERCICI ORGANITZACIÓ DE TASQUES 1. Descriu en 1 frase quin és l’objectiu principal del lloc de treball que tu ocupes, és a dir, que he d’aconseguir? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ • Ara descriu les teves ÀREES CLAU de treball, que són aquelles en les que concentres el teu temps i esforç (màxim 8): • ________________________________________________________________ • ________________________________________________________________ • ________________________________________________________________ • ________________________________________________________________ • ________________________________________________________________ • ________________________________________________________________ • ________________________________________________________________ • ________________________________________________________________

35. QUÈ SÓN LES ÀREES CLAU? Són aquelles àrees principals sobre les que cal invertir el nostre temps, ja que és per les que “ens paguen”. Una idea orientativa d’àrees d’intervenció per a directius intermedis pot ser: - Planificació d’objectius. - Millora de procediments. - Presa de decisions. - Formació i desenvolupament dels col·laboradors. - Supervisió. - Planificació pressupuestària. - Treball en equip i coordinació. - Comunicació interna i externa. - ...

36. 3. Ara identifica les ACTIVITATS que es deriven de cada una de les ÀREES:

38. Ara és el moment d’establir prioritats. Tinguem en compte les següents observacions: • Les tasques que realitzem poden ser IMPORTANTS I/O URGENTS • De vegades costa distingir quines són les tasques urgents i quines importants • De vegades ho sabem distingir, però fem aquelles que ens ve mes de gust fer, que ens és mes fàcil, que ens manen fer... • De vegades costa decidir en quin ordre dur a terme les tasques, i també quan de temps dedicar a cada una d’elles. • Les tasques urgents no sempre produeixen beneficis importants • Sense adonar-nos-en, de vegades les tasques urgents es prioritzen sobre les importants • Les tasques urgents es solen fer sense planificar, és a dir, responen a imprevistos. • Les tasques importants són les que permeten realment assolir l’objectiu principal. • Llei de Pareto: el 80% del temps que utilitzem només té una efectivitat del 20%. El 20 % de determinades activitats produeixen el 80% dels resultats. Cal aplicar aquesta llei a les activitats que has definit en l’anterior quadre.

39. 10. Quan et sorgeixin tasques inesperades, no planificades, és útil situar-les en la següent matriu URGÈNCIA – IMPORTÀNCIA.

40. EXEMPLES D’ACTIVITATS SEGONS LA MATRIU URGENT – IMPORTANT

41. 5. Ara és el moment que analitzis a que dediques el temps diàriament, per saber si les tasques que realitzes responen al que és realment important i si ets eficaç

43. 6. Ara fixa-t’hi en la següent classificació i torna a la fitxa d’activitat per catalogar cada activitat segons la identifiquis con a tipus A, B, C, D o E:

44. 7. Tota aquesta feina feta fins ara t’ha d’ajudar a començar a planificar de forma mes eficaç. Comença per fer un llistat de les tasques que has de, vols i decideixes dur a terme entre avui i demà; utilitza’l també per afegir les tasques no previstes:

47. Delegar con eficacia: puede hacer esto otra persona? • Factores que permiten delegar • Primero. Identificar la persona para la función • Compromiso del empleado • Premiar y reprender • DELEGA, SUBCONTRATA, COMPRA TODO LO QUE PUEDAS

49. Desorden = estrés • ¿Dedico demasiado tiempo a mover papeles? • Diseñar mi sistema personal de organización. • ORGANIZO: diseño mi plan personal

50. GESTIÓ DEL TEMPS I EFICÀCIA PERSONAL (GTD)