Opintohallinnon tietojärjestelmäiltapäivä 18.4.2013 Laura Karppinen, HY

1. Korkeakoulujen opintotietojen tietosuojan käytännesäännötHenkilötietolaki (HetiL) ja julkisuuslaki (JulkL) Opintohallinnon tietojärjestelmäiltapäivä 18.4.2013 Laura Karppinen, HY

2. Toimeksianto Toimeksianto: Aloite RAKETTI-Opi-hankkeesta > OHA-forum, kesä 2012: Opi-lakimiehetLaura Karppinen (HY) ja Anna Johansson (Aalto) laativat ehdotuksen korkeakoulujen yhteisiksi käytännesäännöiksi opiskelijoiden henkilötietojen käsittelyyn, Tavoite: käyttökelpoiset toimintasuositukset korkeakouluille tyypillisiin tilanteisiin, huomio korkeakoulurajat ylittäviin rekistereihin Tilanne 18.4.2013 -Luonnos kirjoitettuna -Alustavia kommentteja saatu TSV:lta, OHA-forumilta ja amk-sektorin edustajalta -Jatko: -Luonnos muokataan viimeistellymmäksi ja lähetetään lausuntokierrokselle korkeakouluihin ennen kesää -TSV tarkastaa käytännesääntöjen lainmukaisuuden (HetiL 42 §)

3. Runko 1/2 -Keskeiset lait ja niiden käsitteet JulkL ja HetiL -julkisuusperiaate, salassapitoperusteet -henkilötiedon ja –rekisterin käsitteet -henkilötietojen käsittely henkilötietolain mukaan -Korkeakoulujen substanssiin liittyvät kokonaisuudet (julkisuus ja henkilötietojen käsittely) -opiskelijavalinta: asiakirjat ja rekisterit mm. valintakoesuorituksen julkisuus, hakijarekisterin rekisterinpitäjä -opiskelu: asiakirjat ja rekisterit mm opintotietorekisterin tiedot, päätöksissä olevat henkilötiedot, koesuoritusten ja opinnäytteiden julkisuus -valmistuneet: asiakirjat ja rekisterit mm. vanhentuneiden tietojen käsittely, alumnirekisterit

4. Runko 2/2 -Menettelyihin liittyvät kokonaisuudet: -JulkL: tiedon antaminen asiakirjasta, tiedonantamistavat -HetiL: arkaluonteisten tietojen käsittely, käsittely korkeakoulun sisällä muuhun tarkoitukseen, tyypilliset luovutusperusteet (tieteellinen tutkimus, mielipidekyselyt), malliselitteet säännönmukaisille luovutuksille, mallisuostumuslausekkeet ja päätöksenteko -Opintoihin ja valintoihin liittyvien henkilötietojen käsittely verkossa (avoin verkko, intranet)

5. Sisällys: LK osuus (Valintatiedot, arkaluontoiset tiedot, erityiskysymykset) • Julkisuus, salassapito ja tietosuoja • Julkisuusperiaate • Viranomaisen asiakirja • Julkisuuslain ja henkilötietolain keskeiset käsitteet • Opiskelijavalintatiedot • Henkilötietojen käsittely opiskelijavalinnoissa • Kansainväliset valinnat • Vaihto-opiskelu ja sivuaineopiskelu

6. Sisällys: LK osuus (Valintatiedot, arkaluontoiset tiedot, erityiskysymykset) jatkuu • Opiskelijavalinnassa käsiteltävien henkilötietojen julkisuus ja salassapito sekä arkaluonteisten tietojen käsittely • Opiskelijavalintaa koskevien henkilötietojen antaminen ja luovuttaminen • Ammattikorkeakoulun opiskelijakunta • Arkaluontoisten tietojen käsittely (YOL 45 b, 90 a, AMKL 28 b) • Erityistilanteita: Kriisiviestintä • Erityistilanteita: Jos henkilötunnus muuttuu • Erityistilanteita: Kuolleen opiskelijan henkilötiedot

7. Sisällys: AJ osuus (Opintorekisteritiedot) • Opintotietorekisteri (opiskelijarekisteri) • Pääsäännöt henkilötietojen tallentamiseen ja muuhun käsittelyyn opintotietorekisterissä • Yleisperiaatteet rekisteröityjen osoite- ja muiden yhteystietojen käsittelyyn • Henkilötietojen käsittely ilman rekisteröidyn suostumusta • Erityislakeihin perustuvat säännönmukaiset luovutukset opintotietorekisteristä • Henkilötietolakiin perustuvat säännönmukaiset luovutukset opintotietorekisteristä • Elintärkeä etu • Henkilötietolain soveltamisalan ulkopuolelle jäävä henkilötietojen käsittely • Henkilötietojen käsittely suostumuksen perusteella • Mielipide- ja markkinatutkimus sekä suoramarkkinointi • Henkilömatrikkelit • Sukututkimus

8. Sisällys: AJ osuus (Opintorekisteritiedot) jatkuu • Suositeltavat suostumuslausekkeet opintotietorekisteriin • Henkilötietojen luovuttaminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle • Henkilötietolain mukainen käsittely erityisiä tarkoituksia varten • Tutkimus • Tilasto • Viranomaisten suunnittelu- ja selvitystehtävät • Päätöksen tekeminen henkilötietoja sisältävän asiakirjan antamisesta • Päätöksen tekeminen tietojen luovutuksen muodosta • Henkilötietoja sisältävät tietoaineistot useasta eri järjestelmästä • Opiskelijoiden henkilötietojen julkaisu korkeakoulun kotisivuilla • Julkisuudesta ja henkilötietojen käsittelystä muualla • Tietosuoja ja julkisuus opintohallinnossa, aakkosellinen hakemisto www.uta.fiwww.tietosuoja.fi

9. Jatkotyöstö ennen lausuntokierrosta • Rakenteen selventäminen, väliotsikoinnin lisääminen, tekstin muokkaus käyttöoppaan suuntaan • Faktaruudut tai vastaavat: perusasiat esiin, helppokäyttöisyys > eri käyttäjäryhmät: tietojen käsittelyä suunnittelevat ja koordinoivat henkilöt vs. tietoja käytännössä käsittelevät • Käytännön esimerkkejä ja selvennyksiä, mitä missäkin kohdassa tarkoitetaan