Das Kompetenzteam Ausschreibungsplattform / eVergabe

1. Das KompetenzteamAusschreibungsplattform / eVergabe Klaus-Peter Ernst, Vorsitzender Saarpfalz-Kreis, Homburg big-Eppel Kultur & Kongress

2. Agenda • Eine Bilanz • Die Beschlüsse • Die rechtlichen Vorgaben • Eine Marktübersicht • Eine Abgrenzung • Die Bedingungen für ein Modell • Das Modell einer Vergabestruktur eGo-Saar • Die Teilnehmer des Software-Testes • Der Livetest beim Saarpfalz-Kreis • Die einheitliche Bekanntmachung • Die Vorteile Vergabe@NET und BieterCockpit • Ein Organisationsmodell • Die Vorteile von Vergabe@Work • Die Alleinstellungsmerkmale • Ausschreibung Ja oder Nein • Die Kosten und Einsparungen • Die Bekanntmachungsplattform eGo-AVA • Ziele und Ausblick big-Eppel Kultur & Kongress

3. Eine Bilanz Kompetenzteam „Ausschreibungsplattform“ Konstituierende Sitzung am 18. Februar 2005 16 Fachleute aus verschiedenen Bereichen Diskussionen und Beschlüsse in 16 Sitzungen big-Eppel Kultur & Kongress

4. Die Beschlüsse • Des Kompetenzteams • Angleichung des Informationsstandes zum Vergaberecht • Marktanalyse / Kontakt mit Anbietern • Vorstellung von Software • Beschaffung eines Vergabemanagementsystems • Empfehlung eines Katalogsystems zur gemeinsamen Beschaffung • Des Vorstandes und der Verbandsversammlung • Der Vorstand ist den Ergebnissen des Ko-Teams gefolgt • Die Verbandsversammlung hat am 6. Dezember 2005 einem Ausschreibungsmanagementsystems die Zustimmung erteilt big-Eppel Kultur & Kongress

5. Die rechtlichen Vorgaben • Umsetzungsfrist für die neue EU-Richtlinie zum Vergaberecht in nationales Recht ist am 31. Januar 2006 abgelaufen • Aussage der Bundesregierung: • Das Vergaberecht wird vereinfacht und modernisiert • Das Vergaberecht wird im Rahmen des bestehenden Systems novelliert • Die Umsetzung der EU-Vergaberichtlinien erfolgt unter Beibehaltung der Kaskade: • Zeitplan der Bundesregierung: • Rundschreiben zum 1. Februar 2006 für Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte • Anpassung der Verdingungs- und Vergabeverordnung zum 1. Oktober 2006 • Modernisierung des dreistufigen Systems ohne zeitliche Festlegung GWB VgV VOB, VOL, VOF big-Eppel Kultur & Kongress

6. Eine Marktübersicht von Softwareanbietern und Ausschreibungsverlagen (Auswahl ohne Vollständigkeit) big-Eppel Kultur & Kongress

7. Eine Abgrenzung • Bekanntmachungsplattformen • dienen der elektronischen Bekanntmachung von Ausschreibungen • sind ein Informationsmedium für Auftragnehmer – redaktionell bearbeitet • bieten nicht die Möglichkeit Vergabeunterlagen herunterzuladen • Vergabe- / Ausschreibungsplattformenbieten zusätzlich • die Möglichkeit Vergabeunterlagen und Angebote elektronisch auszutauschen • zur Rechtssicherheit die qualifizierte elektronische Signatur, vereinfachte Signatur oder das Mantelbogenverfahren • eine Kommunikationsdrehscheibe zwischen Auftraggeber und Bieter • eine Bearbeitung von Angebotsdaten – eine Prüfung/ Wertung ist nicht oder nur eingeschränkt möglich • Integrierte Vergabemanagement-Systemebieten darüber hinaus • eine Workflow-Steuerung mit hinterlegten Rollen und Rechten sowie Plausibilitätschecks und Formularbibliotheken • die Erstellung der Vergabeunterlagen vollständig und rechtskonform • die elektronische Auswertung der Angebote bis zum Zuschlag • medienbruchfreie Integration in vor- und nachgelagerte Systeme z.B. Haushalts- oder Beschaffungssysteme big-Eppel Kultur & Kongress

8. Die Bedingungen für ein Modell ...einer Ausschreibungsplattform / elektronische Vergabe für alle saarländische kommunale Institutionen des eGo-Saar: • Einheitliche Bekanntmachungsplattform • Nutzbar für alle Kommunen, Landkreise und sonstige Institutionen • Einheitliche elektronische Plattform für alle Vergabearten • Rechtssichere Abwicklung von Ausschreibungen • Standardisierung des Formularwesens • Qualitätsverbesserung von Vergaben • Austausch und Multiplikation von Vergabeunterlagen • Vollständigkeits- und Plausibilitäts-Prüfung für formalkorrekte Angebote • Optimierung und Beschleunigung interner Verwaltungsabläufe • Kosteneinsparung und Zeitreduzierung big-Eppel Kultur & Kongress

9. Bsp. Vergabestruktur eGo-Saar VergabeCockpit LV-Manager Gemeinde A Vergaben Zeichnungsstufen User Kreisstadt B Landkreis C Bundesland D Gemeinde E Gemeinde F Stadt G LV´s LV-Manager LV-Manager Gesellschaft H Gesellschaft I LV-Manager Einheitlicher Lieferanten- / Bieterstamm Einheitlicher Formularsatz (VHB) VOL/VOB www.vergabeplattform.de eGo-AVA Bekanntmachungen big-Eppel Kultur & Kongress

10. Die Teilnehmer des Softwaretestes • Kreisstadt Neunkirchen • VOB / Vergabe@Work • Landeshauptstadt Saarbrücken • VOL / Vergabe Cockpit und Modul Preisanfragen • Entsorgungsverband Saar • VOB und VOL / Vergabe@Work • Saarpfalz-Kreis • VOL / Vergabe@Work und Modul Preisanfragen • Stadtverband Saarbrücken • VOL / Vergabe@Work • Landkreis St. Wendel • VOB und VOL / Vergabe@Work big-Eppel Kultur & Kongress

11. Der Livetest beim Saarpfalz-Kreis Anzahl registrierter Bieter 50 Steigerung um 333 % 27 15 Okt ´061. beschränkte Ausschreibung + 11 Preisanfragen Jul ´062. öffentliche Ausschreibung Jun ´061. öffentlicheAusschreibung big-Eppel Kultur & Kongress

12. Die einheitliche Bekanntmachung Lokale Medien Internetseite Vergabeplattform big-Eppel Kultur & Kongress

13. Die Vorteile Vergabe@Net und Bietercockpit • Leichter Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen • Keine Medienbrüche – dadurch schneller und kostengünstiger • Direkte Einsicht in Bedarfs- und Vergabevorhaben der Behörden • Reduktion von Vervielfältigungskosten • Bearbeitung von Ausschreibungen am PC • Elektronische Rücksendung von Angeboten incl. Anlagen • Nachrichten über Vergabeänderungen an alle Bieter gleichzeitig • Beschleunigter Entscheidungs- und Zeichnungslauf • Automatische Plausibilitätsprüfung • Erhöhung von Qualität und Nachprüfbarkeit • Dokumentation aller Aktivitäten innerhalb einer Vergabe big-Eppel Kultur & Kongress

14. Gemeinde A Gemeinde B Gemeinde C Gemeinde D Ein Organisationsmodell • für saarländische Kommunen Landkreis RPA LV-Manager Bekanntmachungen big-Eppel Kultur & Kongress

15. Die Vorteile von Vergabe@Work • Rechtskonformes Vergabeverfahren nach VOL/VOB/VOF • juristisch ausgeprägter Workflow und rollenbasiertes Workflow-System • Erstellung und Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen • Vergabevorschriften als Hilfefunktion • Vergabehandbuch des Bundes, ZVB, EVB, BVB • Termin- und Fristenmanager • Qualifizierte digitale Signatur und Verschlüsselungsmechanismen • Unterstützt die komplette Ausschreibung von der Planung über LV, Submission, Auswertung bis zur Archivierung • Permanente Dokumentation aller Aktivitäten big-Eppel Kultur & Kongress

16. Die Alleinstellungsmerkmale • der Vergabelösung prego eVergabe / AI-AG • Abwicklung aller Vergabearten VOB – VOL – VOF • Vergabemanagement-System gemäß juristischem Pflichtenheft • Vergabevorlagen incl. Workflow mit juristischer Logik • Prüfung und Wertung der Angebote incl. Preisspiegel • Medienbruchfreie Bieterkommunikation via Vergabeplattform • Schnittstellen zu GAEB-Dateien, Katalogsystemen usw. big-Eppel Kultur & Kongress

17. Ausschreibung Ja oder Nein • vergaberechtliche Überprüfung des Software-Systems: • das Produkt bietet mehrere Alleinstellungsmerkmale • kein anderes Produkt eines Wettbewerbers bietet diese Funktionalitäten, bzw. wenn, nur in eingeschränkter Funktion • das Produkt bietet Schnittstellen zu anderen Systemen, z. B. Doppik, GAEB-Dateien, Beschaffungs- und Katalogsystemen, Warenwirtschaftssystemen der Lieferanten etc. • Die Vorschriften des Vergaberechts: • nach § 4 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) • in Verbindung mit § 3a Nr.2 VOL-A • und nach der Vorschrift des § 3 Nr. 4 a) VOL-A • können Aufträge ohne vorherige Öffentliche Vergabebekanntmachung • im Verhandlungsverfahren vergeben werden • wenn der Auftrag wegen seiner technischen Besonderheit nur von einem bestimmten Unternehmen durchgeführt werden kann. Das Produkt bietet technische Besonderheiten, die nur von prego-vergabe in Verbindung mit AI-AG angeboten werden big-Eppel Kultur & Kongress

18. Kosten und Einsparungen * Ausgehend von einem User big-Eppel Kultur & Kongress

19. Die Bekanntmachungsplattform eGo-AVA eGo-AVABekanntmachungen big-Eppel Kultur & Kongress

20. Die Bekanntmachungsplattform eGo-AVA • erreichbar via • Homepage der Kommunen über „Ausschreibungen“ • www.ego-saar.de • Bietercockpit • Suchmaschinen im Internet • Bekanntmachungs- und Ausschreibungsplattformen • Mit einem Klick erreichen Sie dann: big-Eppel Kultur & Kongress

21. Ziele und Ausblick Alle Vergabebekanntmachungen • Gemeinsame Beschaffung / Katalogsystem • Shared-Services • E-Government-Aktionsplan der EU im Rahmen der i2010-Initiative der kommunalen Institutionen über eine gemeinsame Plattform beim eGo Saar big-Eppel Kultur & Kongress

22. …noch Fragen? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-Kreis Am Forum 1, 66424 Homburg Tel. 06841 / 104209 klaus-peter.ernst@saarpfalz-kreis.de big-Eppel Kultur & Kongress