طرح مستندسازي و اصلاح فرآيندهاي وزارت ف.و. ا. ا.

1. طرح مستندسازي و اصلاح فرآيندهاي وزارت ف.و. ا. ا. فرید آق اولی مهرماه 1388

2. مباني ناظر بر اجراي طرح 1- سياست هاي برنامه تحول اداري درتصويبنامه شماره 4509/26075 مورخ 8/2/1381 هيأت وزيران در برنامه هفته تحول اداري، سياست‌هاي اجراي برنامه (به عنوان معيار مميزي) شامل موارد زير مي‌باشد: 1- بكارگيري نظام‌هاي مكانيزه در دستگاه‌هاي اجرايي با هدف تسريع و تسهيل و ارتقاء سطح كيفيت خدمت 2- بكارگيري فنون و روش‌هاي نوين اداري 3- ايجاد شفافيت و زمان‌بندي مراحل انجام كار در ارايه خدمات به مردم 4- جلب رضايت شهروندان و ارباب رجوع 5- ايجاد نظام اطلاع‌رساني مطلوب در جهت تسهيل دسترسي مردم به اطلاعات مورد نياز خود در نظام اداري

3. 2- قانون برنامه چهارم توسعه در ماده 142 قانون برنامه چهارم توسعه، محورهاي بازنگري و مهندسي فرآيندهاي شامل موارد زير مي‌باشد: 1- افزايش پاسخگويي دستگاه‌هاي اجرايي در مقابل مردم (رضايت و تكريم ارباب رجوع) 2- افزايش سطح كيفي خدمات

4. 3-‌ دستورالعمل مستندسازي و اصلاح روش‌ها • در دستورالعمل نحوه مستندسازي و اصلاح روش‌هاي انجام كار كه در اجراي مصوبه 18540/13ط مورخ 81/2/10 شوراي عالي اداري تهيه و ابلاغ گرديده است، الگو و روش مستندسازي و اصلاح فرآيندها شامل موارد زير مي‌باشد: • 1-3-مستندسازي روش‌ها، مشتمل بر: • - عنوان روش • - خدمت‌گيرندگان و خدمت‌دهندگان (متصديان اجراي روش) • - مدارك و اطلاعات و فرم‌هاي مورد عمل • - شرح مراحل انجام كار • مسؤوليت‌ها و اختيارات عوامل اجرايي • - قوانين و مقررات • - نوع فناوري مورد استفاده در اجراي روش • - مدت زمان انجام كار • - نمودار گردش كار (با علايم تعيين و استاندارد شده)

5. 2-3-- اصلاح و بهبود روش‌هاي انجام كار، مشتمل بر: • - الويت‌بندي اصلاح روش‌ها (براساس تعداد مراجعين، فراواني و اثربخشي آن) • - انجام مطالعه به منظور احصاء مشكلات و ارايه طرح در جهت كاهش مراحل و زمان انجام كار 5

6. 3-‌ الگوي مستندسازي فرآيندها در اين الگو كه توسط بسياري از صاحبنظران علوم مديريت ايران مطرح گرديده است براي مستندسازي و اصلاح فرآيندها از معيارهاي زير استفاده مي‌شود. 1-‌ شرح فرآيند انجام كار (با مشخص نمودن متصدي انجام كار) در فرم مخصوص 2-‌ ترسيم نمودار گردش كار (با علائم استاندارد نظير:  عمليات كنترل بايگانيجابجايي) 3-‌ زمان‌سنجي مراحل كار و درج آن در فرم شرح فرآيند كار 4-‌ با استفاده از مطالعات ميداني و بررسي دقيق فعاليت‌ها، مراحل و زمان انجام كار، مشكلات احصاء و از طريق امكان‌سنجي ادغام يا حذف فعاليت‌ها و مراحل كار، اصلاح روش در جهت كاهش زمان انجام كار صورت مي‌پذيرد. همچنين از ساير فنون نظير اصلاح طرح جا و مكان، تفويض اختيار، اتوماسيون اداري، اصلاح فرم‌ها و تقسيم كار براي اصلاح فرآيندها استفاده مي‌گردد.

7. قلمرو طرح (فرآيندهاي احصاء شده) با توجه به هماهنگي انجام شده مركز نوسازي و تحول اداري وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي فرآيندهاي زير بعنوان فرآيندهاي الويت‌دار براي مستندسازي و اصلاح تعيين گرديده است. معاونت فرهنگي -صدور مجوز پروانه نشر -صدور مجوز تأسيس چاپخانه و حرف وابسته -صدور مجوز چاپ كتاب -صدور مجوز نمايشگاه‌هاي فرهنگي معاونت سينمايي -صدور مجوز آموزشگاه‌هاي آزاد سينمايي -صدور مجوز پروانه نمايش ويدئويي -پروانه ساخت فيلم‌هاي سينمايي

8. حوزه معاونت هنري -صدور مجوز آموزشگاه‌هاي آزاد موسيقي -صدور مجوز پنج ساله آموزشگاه‌هاي آزاد و هنري -صدور مجوز اجراي نمايش بزرگسال و حرفه‌اي -صدور مجوز يكساله آموزشگاه‌هاي هنرهاي تجسمي معاونت مطبوعاتي -مجوز ورود و توزيع نشريات خارجي -صدور مجوز انتشار نشريه -دريافت پروانه فعاليت دفتر نشريه معاونت برنامه‌ريزي -صدور مجوز مراكز و موسسات چند منظوره فرهنگي و هنري 8

9. محورهای اصلی بهبود فرايندها بطور کلی تحليل و اصلاح فرايندها با استفاده از مباني مطروحه و رعايت سياستهاي برنامه توسعه بر محورهای ارايه گرديده است: 1- كاهش مراحل و مدت زمان انجام فرايند( بمنظورافزايش رضايت خدمت گيرندگان) 2- عدم تمركز و واگذاري امور اجرايي به واحدهاي استاني و شهرستاني 3- بكارگيري فناوري اطلاعات و اتوماسيون اداري

10. نحوه جمع آوری اطلاعات • مستندسازي و مطالعات ميداني با استفاده از : • - مصاحبه(فهرست سوالات مشخص) • - مشاهده نحوه انجام کار • - کنترل مدارک و مستندات، مقررات و فرمها • - بررسی فناوری اطلاعات مورد استفاده • - بررسی وضعيت استقرار و چیدمان کارکنان و واحدها • در مرحله مستندسازي و انجام مطالعات ميداني علاوه بر مصاحبه با مسئولين و كارشناسان و مشاهده فرآيند كار در دفاتر و ادارات كل ذيربط در حوزه ستادي وزارتخانه (معاونت‌هاي فرهنگي، سينمايي، هنري، مطبوعاتي و برنامه‌ريزي)، ادارات كل فرهنگ و ارشاد اسلامي استان‌هاي تهران، كرمان و اصفهان نيز مورد بررسي قرار گرفته‌اند تا در صورت وجود تفاوت در فرايند كار، موارد احصاء گردد.

11. اعم مشكلات و نارسائيها بطور کلی در بررسيهاي انجام شده مهمترين مشكلات و نارسائيهای طولاني شدن مراحل و مدت زمان انجام فرايندها بترتيب تاثير آنها عبارتند از: 1- استعلام از مراجع ذيربط بويژه حراست(وزارت اطلاعات) براي تائيد صلاحيت فردي متقاضيان(پاسخ اين استعلام ها 2ماه تا يكسال بطول مي انجامد). 2- تمركز صدور برخي مجوز ها در حوزه ستادي وزارتخانه( كه مغاير مصوبه شماره 181526 مورخ 3/10/81 شوراي عالي اداري مي باشد) كه باعث طولاني شدن مدت زمان صدور مجوز بين 3 ماه تا يكسال مي گردد 3- فقدان سيستم اتوماسيون اداري بين حوزه ستادي،ادارات كل فرهنگ و ارشاد اسلامي استان و ادارات شهرستان 4- عدم تفويض صدور مجوزها به ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامي شهرستان 11

12. نمونه فرايند های مستندسازی شده فرآيند صدور پروانه نشر در فرايند صدور پروانه نشر (كتاب) ادارات شهرستان، (ادارات كل استان و حوزه ستادي وزارتخانه) (دفتر مجامع، تشكل‌ها و فعاليت‌هاي فرهنگي) داراي مسئوليت‌هايي مي‌باشند. با بررسي پرونده‌ها به صورت نمونه در ادارات كل فرهنگ و ارشاد اسلامي استان مشاهده شد كه به دليل تمركز تصميم‌گيري و صدور پروانه نشر در تهران مراحل كار بين 1/5 الي 3 سال به طول مي‌انجامد. 12

13. عنوان فعاليت: صدور فرايند پروانه نشر 13

14. عنوان فعاليت: صدور فرايند پروانه نشر 14

15. عنوان فعاليت: صدور فرايند پروانه نشر 15

16. عنوان فعاليت: صدور فرايند پروانه نشر 16

17. عنوان فعاليت: صدور فرايند پروانه نشر 17

18. عنوان فعاليت: صدور فرايند پروانه نشر 18

19. عنوان فعاليت: صدور فرايند پروانه نشر 19

20. عنوان فعاليت: صدور فرايند پروانه نشر 20

24. صدور مجوز تاسيس آموزشگاه آزاد سينمايي مسئوليت صدور مجوز تاسيس آموزشگاه آزاد سينمايي در تهران بعهده دفتر مطالعات و برنامه‌ريزي فعاليت‌هاي سينمايي و سمعي و بصري مي‌باشد ليكن در مورد ساير استان‌ها، مسئوليت صدور مجوز بعهده ادارات كل فرهنگ و ارشاد اسلامي استان مي‌باشد. در سال 1386 مجموعاً تعداد 152 مجوز تاسيس آموزشگاه آزاد سينمايي صادر گرديده است. تعداد درخواست اين مجوز در ساير استان‌ها بسيار محدود است، بنحوي كه در اداره كل فرهنگ و ارشاد اسلامي استان كرمان آخرين درخواست مربوطه به سال 1384 مي‌باشد. در سال 1385 كه استعلام از حراست انجام نمي‌پذيرفت مدت زمان درخواست متقاضي تا صدور مجوز 2 ماه (66 روز) بوده، ليكن از سال 1387 كه مرحله استعلام از حراست انجام مي‌پذيرد مدت زمان درخواست تا صدور مجوز 9 ماه تا يكسال بطول مي‌انجامد 24

25. عنوان فعاليت: صدور مجوز تاسيس آموزشگاه آزاد سينمايي (دفتر مطالعات و برنامه‌ريزي فعاليت‌هاي سينمايي و سمعي و بصري) 25

26. عنوان فعاليت: صدور مجوز تاسيس آموزشگاه آزاد سينمايي (دفتر مطالعات و برنامه‌ريزي فعاليت‌هاي سينمايي و سمعي و بصري) 26

27. عنوان فعاليت: صدور مجوز تاسيس آموزشگاه آزاد سينمايي (دفتر مطالعات و برنامه‌ريزي فعاليت‌هاي سينمايي و سمعي و بصري) 27

28. عنوان فعاليت: صدور مجوز تاسيس آموزشگاه آزاد سينمايي (دفتر مطالعات و برنامه‌ريزي فعاليت‌هاي سينمايي و سمعي و بصري) 28

31. نمونه ای از نمودار گردش کار سایر فرايند های مستندسازی شده 31

36. نمونه اصلاح فرايندها فرآيند صدور پروانه نشر 1- تفويض اختيار صدور پروانه به ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامي شهرستان بخش عمده‌اي از مراحل و مدت زمان انجام كار مربوط به ارسال پرونده و مدارك از ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامي شهرستان‌ها به ادارات كل استان و از آنجا به حوزه ستادي وزارتخانه (دفتر مجامع، تشكل‌ها و فعاليت‌هاي فرهنگي) و رفع و برگشت‌هاي اداري در سير مراحل انجام كار مي‌باشد كه حدود 5 ماه از مدت زمان انجام فرآيند را به خود اختصاص مي‌دهد. در صورت تفويض اختيار، تمامي امور تشكيل پرونده، بررسي و صدور پروانه مي‌تواند در چارچوب ضوابط و فرم‌هاي مربوطه توسط ادارات و فرهنگ و ارشاد اسلامي شهرستان انجام پذيرد و نسخه‌اي از اطلاعات متقاضي و پروانه در قالب فرم‌هاي تعريف شده از طريق اتوماسيون اداري براي حوزه ستادي و استاني وزارتخانه (جهت نظارت و درج در آمار) ارسال گردد.در صورتي كه در برخي از مركز استان، اداره شهرستان ذيربط تشكيل نشده باشد اين امور مي‌تواند توسط اداره كل استان انجام پذيرد 36

37. 2- حذف استعلامات از ساير دستگاه‌ها در ضوابط و مقررات موجود، استعلام از حراست (وزارت اطلاعات)، نيروي انتظامي و قوه قضائيه (براي بررسي سوء پيشينه) الزام نگرديده است، در صورتي كه اين استعلامات، به ويژه استعلام از حراست (وزارت اطلاعات) بين 4 ماه تا يكسال به طول مي‌انجامد. در اين خصوص پيشنهاد مي‌گردد استعلامات از دستگاه‌هاي مذكور از فرآيند صدور مجوز حذف گرديده، و در مقابل از متقاضي تعهد عدم سوء پيشينه (در قالب فرم درخواست) اخذ گردد. همچنين مرحله "برابر اصل نمودن" مدارك توسط دادگستري نيز مي‌تواند توسط ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامي شهرستان انجام پذيرد. 37

38. 3- ايجاد و توسعه سيستم اتوماسيون اداري با نصب و راه‌اندازي سيستم اتوماسيون اداري مي‌توان تمامي مراحل تشكيل پرونده، ارسال مدارك، درخواست‌ها، فرم ها و صدور پروانه و تهيه و ارسال آمارها بين متقاضيان (ناشران)، ادارات شهرستان، استان و حوزه ستادي وزارتخانه را بدون نياز به انجام مراحل متعدد ارسال و مراسلات دستي انجام داد. همچنين تعيين نام نشريه نيز از طريق اين سيستم مي‌تواند توسط ادارات شهرستان انجام پذيرد. 38

39. جدول مقايسه فرآيند موجود و پيشنهادي صدور پروانه نشر 39

40. 4- بهينه‌سازي طرح استقرار در حال حاضر در مورد كليه فرآيندهاي مورد بررسي، نامناسب بودن نحوه استقرار كاركنان و واحدها يكي از مشكلات طولاني‌شدن مدت زمان انجام كار مي‌باشد. به عنوان مثال واحدهاي دبيرخانه و بايگاني عموماً در طبقه همكف،‌كارشناسان در طبقه اول يا دوم و مديران (روساي ادارات، معاونين و مديركل) در طبقات ديگر مستقر مي‌باشند كه باعث مي‌شود فرآيند كار بلحاظ بعد ‌مسافت و عدم نظارت مستقيم مديريت بر حضور و نحوه فعاليت كاركنان به كندي انجام انجام پذيرد در صورت استقرار صحيح پرسنل و بهينه‌سازي چيدمان (Layout) با استفاده از سيستم گيشه (همانند بانك‌ها) سرعت انجام كار افزايش مي‌يابد. در اين خصوص پيشنهاد مي‌گردد در ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامي شهرستان و ادارات كل استان بخش پاسخگويي و صدور مجوزها در طبقه همكف ساختمانبه صورت گيشه طراحي و استقرار يابد. 40

41. در صورت استقرار صحيح پرسنل و بهينه‌سازي چيدمان (Layout) با استفاده از سيستم گيشه (همانند بانك‌ها) سرعت انجام كار افزايش مي‌يابد. در اين خصوص پيشنهاد مي‌گردد در ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامي شهرستان و ادارات كل استان بخش پاسخگويي و صدور مجوزها در طبقه همكف ساختمانبه صورت گيشه طراحي و استقرار يابد. 41

42. رئيس اداره (يا معاون) كارشناس كارشناس كارشناس متصدي دبيرخانه نمونه طرح استقرار 42

43. فرايند پيشنهادي صدور پروانه نشريه 43

44. 44

45. فرآيند صدور مجوز تأسيس چاپخانه و حرف وابسته پيشنهادات زير براي اصلاح فرايند صدور مجوز تاسيس چاپخانه ارائه مي‌گردد. 1- تفويض اختيار صدور مجوز به ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامي شهرستان 2- حذف استعلامات از ساير دستگاه‌ها 3- ايجاد و توسعه سيستم اتوماسيون اداري 4- بهينه‌سازي طرح استقرار 45

46. جدول مقايسه فرآيند موجود و پيشنهادي صدور مجوز تاسيس چاپخانه 46