第六章秘书商务活动实务

第六章 秘书商务活动实务

教学内容 1．掌握安排会见、会谈、宴请，组织开放参观活动的程序。 2．掌握拟订商务旅行计划的要点，以及出差旅行准备工作的要点。 3．掌握筹备商务谈判的程序和要点。

秘书人员在日常事务管理中，经常要根据单位或公司的需要安排会见、会谈、宴请，组织开放参观等活动。因此作为秘书人员应该了解这类活动的基本要求及程序。秘书人员在日常事务管理中，经常要根据单位或公司的需要安排会见、会谈、宴请，组织开放参观等活动。因此作为秘书人员应该了解这类活动的基本要求及程序。

一、会见与会谈会见是指双方见面、交换意见，又称会晤。会见可以起到沟通信息、交换立场、联络情感的作用。 会谈是指双方或多方以平等的身份就实质性问题交换意见，进行讨论，阐述各自立场，以期取得共识，或为达成某项具体协议而进行正式磋商。

会见与会谈的联系与区别（174页） 会见与会谈的联系：两者往往相辅相成会见与会谈的区别： 1）身份要求不同 2）目的不同 3）约束力不同

会见的工作程序 • 第一，明确目的和议题 • 第二，确定会见的规格 • 第三，确定会见时的陪同人员 • 第四，挑选记录员和翻译人员 • 第五，确定会见时间 • 第六，确定会见地点 • 第七，求见与通知 • 第八，现场布置第九，迎候 • 第十，介绍十一，合影 • 十二，送别十三，整理会谈文件

会谈的工作程序： 第一，确定议题第二，明确目标第三，收集和分析信息第四，统一口径第五，确定参加人员第六，确定会谈时间第七，确定会谈地点第八，通知对方第九，会谈现场安排第十，迎候和送别第十一，合影第十二，新闻发布第十三，整理会谈文件

二、开放参观活动（ 180页） 开放参观活动是指将组织内部有关场所和作业程序对外开放的活动。开放参观活动可分为游览参观和组织参观两类。

（一）准备与接待工作 1、确定开放参观的项目 (1)组织的展览室； (2)生产设备和工艺流程； (3)厂区环境； (4)员工的教育与培训设施； (5)组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施

准备宣传 小册子放映视听材料观看模型引导观摩实物中途休息服务赠送纪念品征求意见 2、开放参观活动的操作流程

3、秘书的职责 (1)准备内容： ①准备与寄发请柬； ②为来宾准备休息服务处； ③准备介绍材料； ④准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等； ⑤准备茶水饮料； ⑥准备赠送的礼品和纪念品。

(2)接待服务与要求： ①来宾到达后热情引导接待； ②放映视听资料时认真解说； ③参观过程中为来宾做向导； ④做好招待来宾的餐饮服务； ⑤耐心解答来宾提出的各种问题； ⑥做好欢送工作。

（二）拟订活动方案 1．确定主题常见的主题有： (1)扩大组织的知名度，提高美誉度； (2)促进组织的业务拓展； (3)和谐组织与社区的关系； (4)增强员工或家属的自豪感。

2．安排开放参观的内容 参观的内容一般包括： (1)情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。 (2)现场观摩，让参观者参观现场。 (3)实物展览，参观组织的成果展览室；可以陈列资料、模型、样品等实物。此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的需要和兴趣。

3．选择开放参观的时机 最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。 4．确定邀请对象一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等。

5．选择参观路线 参观路线的选择要求做到： (1)能引起参观者的兴趣； (2)能保证参观者的安全； (3)对组织正常工作干扰小。以上三点要综合考虑。 6．策划宣传工作参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者，或放映电影、录像片进行介绍。

7．做好解说及接待准备 (1)挑选并培训导游或解说人员； (2)制作并寄发请柬； (3)设立接待服务处； (4)准备特殊的参观用品； (5)准备礼品或纪念品。

三、宴请活动（182页） 宴请的形式有正式宴会、便宴、酒会、冷餐会、茶会、工作餐等，应掌握安排宴请活动的方式与要求。

1、宴请活动的安排 1）确定宴会的规格 2）确定宴请的时间和地点 3）确定宴会的主持人和致辞人 4）确定菜单 5）排定座次

座位安排的五大原则： • 以右为上 • 居中为上 • 前排为上 • 远离大门（面门）为上 • 良好视野为上

男主宾 女主人女宾甲男宾乙男宾甲女主宾男主人西餐中的座次安排 • 女士优先（女主人：主位/男主人：第二主位） • 恭敬主宾（男女主宾分别紧靠女主人和男主人） • 以右为尊（男主宾坐于女主人右侧，女主宾坐于男主人右侧） • 距离定位（距主位近的位子高于距主位远的位子） • 面门为上（面对餐厅门的位子高于背对餐厅门的位子） • 交叉排列（男&女，生人&熟人）

(3) (5) (1) 女主人 (3) (7) (7) 10 (9) (10) (6) (8) (4) 男主人 (6) 男女主人居中而坐时位次的排列女主人 ⑴ (5) 2 (9) ⑴ (2) (8) (2) (4) DOOR 男主人男女主人分坐于两侧位次的排列

2、宴请程序 1）迎候 2）入场 3）介绍主要来宾 4）致辞 5）祝酒 6）交谈 7）散宴和送别

迎宾要在单位大门口，办公室人员要亲自到场迎接。迎宾要在单位大门口，办公室人员要亲自到场迎接。来宾人数众多时要在单位的显要位置放置方位提示牌，引导来宾正确进入。来宾到达目的地后，工作人员要做好安排，可以请来宾到休息室暂时休息，休息室要备好茶水及当天报纸或近期的杂志。安排来宾就餐要根据来宾身份制定合理标准。安排宴会座次一定要遵照中式宴会要求。商务人员接待礼仪规范

宴请时应文明敬酒，先由主人方最高领导敬酒，然后工作人员才有序进行，酒到位就好，不要让客人酩酊大醉，有失仪态。宴请时应文明敬酒，先由主人方最高领导敬酒，然后工作人员才有序进行，酒到位就好，不要让客人酩酊大醉，有失仪态。 • 接待来宾要大方得体，热情有礼，微笑服务是关键。 • “迎人三步，送人七步”充分说明送来宾离开的礼仪比迎接更为重要，送来宾离开一定要送到单位大门口，为来宾打开车门，礼貌话别后，目送车子离开后方能转身回单位。

次序礼仪 • 就座时，右为上座。即将客人安排在企业领导或其他陪同人员的右边。 • 上楼时，客人走在前，主人走在后； • 下楼时，主人走在前，客人走在后。 • 迎客时，主人在前；送客时，主人走在后。

进电梯时，有专人看守电梯的，客人先进，先出；无人看守电梯的，主人先进、后出并按住电钮，以防电梯门卡住客人。进电梯时，有专人看守电梯的，客人先进，先出；无人看守电梯的，主人先进、后出并按住电钮，以防电梯门卡住客人。 • 奉茶、递名片、握手、介绍时，应按地位、职务和受尊敬程度从高至低进行。平级关系从年长者处起，男女性兼有时女性优先。 • 进门时，如果门是向外开的，把门拉开后，拉住门，再请客人进。如果门是向内开的，把门推开后，请客人先进。

注意： 社交场合，一般以右为大、为尊，以左为小，为次，进门上车，应让尊者先行，一切服务均从尊者开始。

黑色你答对了吗？接待时的用车礼仪请问当进行公务接待时，开哪种颜色的车最好？

副驾驶座 接待时的用车礼仪请问当主人自驾车时，客人坐在哪个位置为上座？你答对了吗？

四、商务旅行 （一）商务旅行的一般性准备工作 1、制定商务旅行计划和旅程表 2、安排交通工具 3、安排订票、订房 4、准备必备用品 5、预支差旅费 6、处理公司事务

（二）出国商务旅行的准备工作 （三）发挥旅行社的服务工作（四）领导旅行期间秘书的工作处理

案例分析

老总朝令夕改 • 一、背景 • 公司与秦皇岛恒润公司就合作开发新型压缩机项目己谈了大半年了，由于就专利技术转让的估价问题分歧较大，项目进展缓慢。根据事先约定，今天下午两点半继续谈。上午十一点半，恒润公司张总的秘书刘小姐给公司老总秘书于雪来电话，再次确认下午会谈的事，说他们马上开车出发。放下电话于雪马上向老总作了汇报。 • 下午二点于雪去给胡总给材料时，提起下午二点半与恒润公司谈判的事；听于雪这么一说，老总说自己差点把这事忘了，并说不想见恒润的张总，让于雪自己处理一下。下午快三点了恒润公司的张总他们才到。面对这种情况，于雪应该如何处理？

现在于雪有这么几种选择： a、对不起，由于你们没有按时来，我们老总己出去办别的事去了。 b、我们老总觉得这项目谈起来太艰难，不想再谈了。 c、实在不好意思，由于上海分公司那边出了一点意外，我们老总下午六点的飞机去上海，现在要作些准备，不能亲自谈判，今天先跟研发部的王经理谈谈怎样？ d、实在不好意思，我们老总今下午太忙，改个时间再谈好吗？ e、实在不好意思，下午一上班，商务部的人就来电话，说下午三点半牛司长要来公司了解情况，所以只有请张总谅解。 • 二、问题以上几种选择，哪种比较合适，请说明理由。

二、会谈超时 • 　　（一）背景 • 　　按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；从十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻，海洋公司的李总已经到了，总经理秘书于雪请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示另外的客人已到；可老总对于雪的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十

了，见李总等得有些不耐烦了，于雪只好又一次来到老总办公室，她递给了老总一张纸条。纸条有这么几种写法：了，见李总等得有些不耐烦了，于雪只好又一次来到老总办公室，她递给了老总一张纸条。纸条有这么几种写法： • a、“老总，李总已到。你已经超过30分钟了！” • b、“老总，李总已到。还让李总等多久？” • c、“老总，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了，我怎么答复人家？” • d、“老总，李总已到。你去接待李总吧，刘总我来接待。” • e、“老总，李总已到。我怎么向他解释？”

谢谢

第六章 秘书商务活动实务